Quản lý hồ sơ nhân sự

ĐỀ TÀI: Quản lý hồ sơ nhân sự

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại bùng nổ của khoa học và công nghệ, việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp được xem là con đường ngắn nhất dẫn tới thành công và phát triển. Do vậy nhu cầu về phát triển hệ thống thông tin, xây dựng những phần mềm tin học nhằm nâng cao hiệu quả quản lư, tăng năng xuất lao động luôn là nhu cầu cấp thiết trong mỗi doanh nghiệp.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đă trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động quản lư, kinh tế, thông tin
Việc áp dụng công nghệ thông tin trong việc quản lư tại các cơ quan, xí nghiệp đang trở nên phổ biến và cần thiết. Việc “Quản lư hồ sơ nhân sự” là một trong số rất nhiều các công việc quản lư trong các lĩnh vực, ngành nghề trong xă hội.
Trong thời gian thực tập tại Ngân Hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn Việt Nam (chi nhánh thành phố Hưng Yên) được sự giúp đỡ và hướng dẫn của cô giáo Trần Thị Mỹ Diệp và mọi người trong ngân hàng, em đă cố gắng phân tích , t́m hiểu và quyết định chọn đề tài : “Quản lư hồ sơ nhân sự” trong chuyên đề báo cáo thực tập.
Do thời gian thực tập có hạn nên trong quá tŕnh thực hiện đề tài em mong cô giáo chỉ bảo và giúp đỡ em hoàn thiện đề tài.


CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG NHÀ NÔNG NGHIỆP & PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM (CHI NHÁNH THỊ XĂ HƯNG YÊN) VÀ CÁC QUY TR̀NH QUẢN LƯ HỒ SƠ NHÂN SỰ:
1.1.Lịch sử h́nh thành và phát triển của NHNN & PTNT Việt Nam (chi nhánh thị xă Hưng Yên)
1.1.1.Một số nét về môi trường hoạt động của ngân hàng:
Cùng với việc thành lập Thành phố Hưng Yên trực thuộc tỉnh Hưng Yên, trước đây NHNN & PTNN thị că Hưng Yên nay đổi thành NHNN & PTNT thành phố Hưng Yên trực thuộc NHNN & PTNT tỉnh Hưng Yên.
NHNN & PTNT Thành phố Hưng Yên đóng trên địa bàn Hưng Yên, do vậy hoạt động kinh tế của địa bàn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của NHNN & PTNT Thành phố Hưng Yên. Hoạt động của ngân hàng trên địa bàn noid chung là diễn ra vô cùng sôi động, cạnh tranh giữa các ngân hàng trở nên ngày càng gay gắt do xu hướng, t́nh h́nh thế giới mang lại. Trong xu thế hội nhận và phát triển, cơ chế hoạt động của các NHTM và TCTD ngày càng được Nhà nước tạo hành lang pháp lư thuận lợi. Từ đó, hoạt động Ngân hàng trên địa bàn này lại càng phong phú và đa dạng hơn.
Ngoài ra, ở Hưng Yên c̣n có đặc điểm là tập trung đầu mối của NHNN Việt Nam, Ngân hàng đầu tư và phát triển, ngân hàng công thương Việt Nam, ngân hàng chính sách xă hội, quỹ tín dụng và các ngân hàng thương mại cổ phần khác.

71.1.2.Lịch sử h́nh thành và phát triển của ngân hàng:
Chi nhánh NHNN & PTNT thành phố Hưng Yên là một chi nhánh trực thuộc NHNN & PTNT tỉnh Hưng Yên. Là một ngân hàng cấp thành phố mới thành lập QĐ 481/QĐ ngày 26/11/1996 do tổng giám đốc NHNN & PTNT Việt Nam kư và chính thức đi vào hoạt động kinh doanh kể từ ngày 20/12/1996. Cùng với việc tái lập Hưng Yên, ra đời sau các ngân hàng thương mại khác cùng đóng trên địa bàn như ngân hàng công thương Việt Nam, ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam cơ sở vật chất kỹ thuật ban đầu hoạt động c̣n thiếu thốn, xuất phát từ số không, chưa t́m được bạn hàng, dân cư th́ nghèo nàn lạc hậu, chủ yếu sống bằng nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và buôn bán nhỏ. Hoạt động kinh doanh của ngân hàng nói chung và NHNN & PTNT chi nhánh thành phố Hưng Yên nói riền c̣n gặp không ít khó khăn. Trong khi đó địa bàn nhỏ hẹp, lại có nhiều tổ chức tín dụng đóng trên địa bàn. Thị phần bị chia sẻ với nhiều tổ chức tín dụng. Điều đó ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng.
1.2.Cơ cấu tổ chức của ngân hàng









Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức của ngân hàng
- Ban Giám Đốc gồm:
+ Giám Đốc
+ hai phó Giám Đốc
- Chức năng của các pḥng ban:
+ Giám Đốc là người chịu trách nhiệm trực tiếp lănh đạo và điều hành mọi hoạt động của chi nhánh theo quy định của Nhà nước, Ngân hàng Nông Nghiệp, NHNN & PTNT Việt Nam và NHNN & PTNT thành phố, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định của ḿnh.
+ Phó Giám Đốc trong phạm vi phân công ủy quyền PGĐ có thể:
Tổ chức hướng dẫn hoạt động nghiệp vụ của chi nhánh, giải quyết các vấn đề cụ thể phát sinh hàng ngày thuộc lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về các quyết định của ḿnh.
Phân tích t́nh h́nh kinh tế, phân tích nghiệp vụ kinh doanh, đề xuất ư kiến phục vụ công tác hàng tuần, tháng, quư, năm và thực hiện chương tŕnh được duyệt.
+ Pḥng kế toán ngân quỹ:
Thực hiện hạch toán, theo dơi các quỹ, vốn tập trung vào chi nhánh và thanh toán. Ngoài ra c̣n tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu, kế toán và phân tích tổng hợp tài chính.
+ Pḥng nhân sự:
Thực hiện các công việc hành chính tổng hợp kế hoạch nhân sự.
Hiện nay chi nhánh ngân hàng gồm có 33 cán bộ công nhân viên chức.
Trụ sở chính đóng tại: 122 Phạm Ngũ Lăo, Phường Quang Trung, Thành Phố Hưng Yên
Và có 2 văn pḥng giao dịch:
Pḥng giao dịch số 2: số 2 Nguyễn Thiện Thuật, Phường Lê Lợi, Thành Phố Hưng Yên.
Pḥng giao dịch chợ Gạo: Đường Đinh Điền, Phường Lam Sơn, Thành Phố Hưng Yên.
1.3.Quy tŕnh Quản Lư Hồ Sơ Nhân Sự tại NHNN & PTNT Việt Nam
1.3.1.Quy tŕnh quản lư hồ sơ nhân viên
Mục đích:
Quy tŕnh thống nhất toàn bộ phương pháp quản lư hồ sơ của nhân viên trong suốt quá tŕnh từ khi bắt đầu vào ngân hàng cho đến khi ra khỏi ngân hàng
Quy tŕnh quản lư hồ sơ gồm các bước sau:
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ:
Pḥng đào tạo chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ trúng tuyển của các ứng viên. Hồ sơ tiếp nhận bao gồm:
+ Hồ sơ trúng tuyển
+ Sơ yếu lư lịch
+ Bằng tốt nghiệp ĐH, CĐ
+ Các chứng chỉ khác
+ Giấy tờ ưu tiên
- Kiểm tra hồ sơ:
Bộ phận thu nhận hồ sơ chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ.
- Xử lư hồ sơ:
+ Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị để tiện theo dơi và quản lư công việc.
+ Phân giấy tớ ưu tiên theo đơn vị để tiện lơi cho công tác xét ưu tiên sau này.
- Lưu trữ và truy xuất:
Lưu trữ:
+ Lưu trữ túi đựng hồ sơ được xếp theo đơn vị
+ Nhập thông tin của nhân viên trên hồ sơ vào chương tŕnh quản lư nhân viên theo đơn vị, gồm các mục : họ và tên, mă số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, hộ khẩu thường chú, quê quán, số điện thoại, địa chỉ liên hệ
Truy xuất:
+ Việc t́m kiếm, xác nhận nhân viên được thực hiện dễ dàng nhờ chương tŕnh quản lư nhân viên.
+ Nhanh chóng t́m được hồ sơ lưu gốc bằng chương tŕnh quản lư nhân viên khi biết tên hoặc mă của nhân viên.
1.3.2.Quy tŕnh khen thưởng, kỷ luật
Mục đích:
- Góp phần kích thích CBCNV phấn đấu thực hiện công việc tốt hơn.
- Đảm bảo việc thực hiện các công việc nghiêm chỉnh.
- Xây dựng ngân hàng ngày càng vững mạnh, phát triển.
Quy tŕnh khen thưởng, kỷ luật:
- Tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ:
Chuyên viên phụ trách công tác khen thưởng, kỷ luật của Pḥng nhận hồ sơ ban đầu của vụ việc từ các bộ phận chức năng, kiểm tra nếu hồ sơ chưa đầy đủ th́ đề nghị bổ xung. Hồ sơ bao gồm: biên bản, bản tường tŕnh sự việc của CBCNV vi phạm và các giấy tờ khác có liên quan.
Chuyên viên khen thưởng, kỷ luật nghiên cứu và hoàn thiện hồ sơ, ghi ư kiến đề xuất, gửi lănh đạo pḥng kư duyệt sau đó chuyển giao hồ sơ cho Giám đốc để tổ chức khen thưởng, kiểm điểm và đề xuất h́nh thức khen thưởng, kỷ luật.
- Kiểm tra hồ sơ:
Trưởng pḥng chỉ đạo tổ chức việc kiểm điểm hành vi vi phạm của CBCNV, ghi rơ ư kiến đề xuất h́nh thức xử lư kỷ luật, sau đó chuyển giao hồ sơ cho hội đồng khen thưởng, kỷ luật của ngân hàng.
- Ban hành quyết định:
Hội đồng khen thưởng, kỷ luật soạn thảo quyết định kỷ luật và tŕnh lên Giám đốc kư.
Pḥng TC – HC ban hành quyết định kỷ luật gửi đến CBCNV bị kỷ luật.
1.3.3.Quy tŕnh đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên
Mục đích :
Quy tŕnh quy định về trách nhiệm và phương pháp quản lư công tác đào tạo cho các cán bộ, thành viên trong ngân hàng.
Pḥng HC - TH căn cứ vào kế hoạch, định hướng phát triển của ngân hàng xác định nhu cầu cần đào tạo.
Quy tŕnh đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên:
- Xác định nhu cầu đào tạo:
Pḥng HC – TH căn cứ vào kế hoạch, định hướng phát triển của ngân hàng để lên kế hoạch đào tạo CBCNV.
- Lập kế hoạch đào tạo:
Căn cứ vào nhu cầu cần đào tạo chung của ngân hàng, trưởng pḥng HC – TH lập kế hoạch đào tạo tŕnh lên Giám Đốc phê duyệt.
Thông báo cho CBCNV bằng bản sao kế hoạch đă được Giám Đốc phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện:
Quy định về thủ tục đào tạo:
+ Căn cứ vào kế hoạch đào tạo và nhu cầu sử dụng để lựa chọn cán bộ có nguyện vọng đề cử đi đào tạo.
+ Đối với lớp nâng cao tŕnh độ về nghiệp vụ, quản lư có thời gian dưới 6 tháng th́ các chế độ quyền lợi, kinh phí trong thời gian theo học do đơn vị thanh toán.
+ Đối với các lớp đào tạo nâng cao về chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ có thời gian từ 6 tháng đến 36 tháng th́ quyền lợi, kinh phí trong thời gian theo học tùy từng trường hợp cụ thể được ghi trong quyết định cử đi học.
+ Các lớp đào tạo mà không do nhu cầu của ngân hàng mà do nhu cầu cá nhân th́ mọi kinh phí đào tạo do cá nhân chịu trách nhiệm.
- Bố trí công việc sau đào tạo:
Sau khi hoàn thành khóa đào tạo th́ ngân hàng có thể bố trí, sắp xếp công việc mới cho người đă được đào tạo.
- Đánh giá kết quả:
Trưởng pḥng phân công người theo dơi, lập kế hoạch và cập nhật hồ sơ đào tạo dựa vào phiếu theo dơi đào tạo cá nhân.
- Lưu hồ sơ:
Pḥng HC – TH theo dơi việc đào tạo của cán bộ trong ngân hàng và cập nhật phiếu theo dơi đào tạo.
1.3.4.Quy tŕnh trả lương
Mục đích:
Giúp cho CBCNV hiểu rơ nội dung công việc, quy tŕnh thực hiện để nâng cao tinh thần trách nhiệm, thường xuyên cải tiến, hợp lư hóa công việc phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trên các mặt: năng suất, chất lượng, hiệu quả.
Giúp cho các cán bộ lănh đạo phụ trách đơn vị có cơ sở theo dơi kiểm tra, đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện công tác nâng lương.
Quy tŕnh tính lương:
- Công việc tính lương:
Mỗi tháng, nhân viên kế toán phải cập nhật tổng số ngày làm việc quy định trong tháng, số ngày lễ có trong tháng đó trước khi tiến hành tính lương.
- Cách tính lương:
Hàng tháng ngân hàng phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xă hội 20% số tiền lương chính của mỗi nhân viên trong đó nhân viên phải chịu 5% (trừ vào tiền lương cuối tháng) và ngân hàng chịu 15%. Tiền BHYT ngân hàng phải nộp 3% lương chính của nhân viên đó, trong đó ngân hàng chịu 2% và nhân viên chịu 1% ( trừ vào tiền lương cuối tháng).

- Lương tạm ứng:
Nhân viên của ngân hàng có thể xin tạm ứng vào bất cứ thời gian nào trong tháng. Mỗi nhân viên chỉ được xin tạm ứng 01 lân/tháng. Lượng tạm ứng thực hiện vào giữa mỗi tháng. Lương tạm ứng của nhân viên bằng 1/2 mức lương cơ bản nhân với hệ số lương.
- Lương phép:
Mỗi nhân viên được nghỉ 01 ngày/01 tháng hưởng lương. Số ngày phép này sẽ được khấu trừ theo tổng ngày nghỉ vào cuối năm. Nhân viên đó sẽ được hoàn trả lương ngày phép c̣n lại
- Cụ thể lương được tính như sau:
Số ngày công = Số ngày đi làm + Ngày nghỉ hưởng lương
Lương ngày = (( LCB * hệ số ) – 6%)/ số ngày quy định
Lương tạm ứng = Tiền thực tạm ứng < = 1/2 * Lương cơ bản * hệ số lương
Lương chính = lương ngày * số ngày công
Tiền PCCV = Lương chính * hệ số chức vụ
Lương làm thêm = 2 * lương ngày * số ngày làm thêm
Lương nghỉ phép = lương ngày * số ngày nghỉ
BHYT = 1% lương chính
BHXH = 5% lương chính
Tổng lương = Lương chính + Tiền PCCV + Lương thêm
Lương cuối tháng = Tổng lương - (Tạm ứng + lương nghỉ phép + BHYT + BHXH )

CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống Quản lư hồ sơ nhân sự tại NHNN & PTNT Việt Nam


Hình 2.1: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống Quản lư hồ sơ nhân sự
2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Hình 2.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
























[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]xác nhận

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=colspan: 2][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]

























[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]thông tin bảng chấm công

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]Hồ sơ NV

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
``

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=colspan: 3][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=colspan: 2][/TD]
[TD=colspan: 3, align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]





`


[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]