Tài liệu Quản lý hồ sơ đăng ký dự thi đại học

I. ĐẶT VẤN ĐỀ

Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng vào mọi ngành , mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan trọng làm cho các ngành này phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn. Tin học quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý một lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanh chóng đáp ứng những yêu cầu đặt ra.
Hoà cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước là các nhân tài của đất nước.Hàng năm các trường đại học điều tổ chưc các kỳ thì tuyển sinh đại học để đào tạo các nhân tài đó theo nghị quyết của nhà nước. Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa số các hệ thống quản lý hồ sơ dăng ký tuyển sinh đại học (QLHSĐKTSĐH) ở các trường đại học chỉ đơn thuần là quản lý thủ công , và một số hệ thống QLHSĐKTSĐH bằng máy tính như lưu trữ các thông tin chung về các thí sinh dự thi trên máy tính chủ yếu trên Word. Các mẫu báo cáo thống kê phải viết tay hoặc có đánh máy thì lại phải đánh lại danh sách thí sinh theo nội dung báo cáo, công việc này mất thời gian mà chưa hiệu qủa cao chưa đồng bộ. Nếu tin học hoá được các hệ thống thủ công này thì trong tương lai hệ thống QLHSĐKTSĐH được đồng bộ hoá của tất cả các trường đại học, đồng thời việc cập nhật những thay đổi hay tìm kiếm thông tin với những công việc trước đây ta làm mất rất nhiều thời gian thì bây giờ chỉ cần làm trong thời gian ngắn .
II. KHẢO SÁT

Sau khi nhận được bài tâp lớn , chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại Phòng Đào tạo trường đại học Hàng hải.
Địa chỉ: Nhà A1 Khu Hiệu bộ trường đại học Hàng hải
1. Hiện trạng QLHSĐKTSĐH của trường Đại Học Hàng hải
v Tại trường đại học Hàng hải, việc quản lý hồ sơ của các thí sinh thuộc đơn vị mình quản lý vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý là rất lớn.

v Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một thí sinh nào đó là rất khó khăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất về thí sinh đó.
v Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ QLHSĐKTSĐH cũng rất lớn
v Việc làm các báo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra chuyên đề thì càng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thỏa mãn được yêu cầu đặt ra
Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ QLHSĐKTSĐH bằng sổ sách có những ưu khuyết điểm sau:
Ưu điểm :
Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính.
Nhược điểm :
Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển rất nhanh và mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm chính sau:
o Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc
o Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian.
o Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu qủa của việc quản lý điều hành .
o Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất.
o Không mang tính thời đại
2. Mục tiêu của hệ thống mới
- Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác.
- Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn theo yêu cầu quản lý.
- Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận tiện đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên thực tế hiện nay hầu hết các trường đại học là những nơi trực tiếp quản lý hồ sơ dăng ký của các thí sinh chưa trang bị máy vi tính.