Báo Cáo PTTK Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động của

PTTK Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động của công ty TNHH thương mại và dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên Phong

BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC

PHÂN TÍCH , THIẾT KẾ HỆ THỐNG




ĐỀ TÀI:


Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động của

công ty TNHH thương mại và dịch vụ

giao nhận hàng hoá Tiên Phong




















I.Mô tả bài toán và giải pháp:

1.Giới thiệu khái quát công ty:


Tên công ty : Công ty TNHH Thuơng mại, dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên Phong.

Địa chỉ : số 514 Lê Thánh Tông - Ngô Quyền - Hải Phòng .

Điện thoại: 031 769555

Công việc chính là vận tải hàng hoá theo yêu cầu của khách qua Cảng Hải Phòng, chủ yếu là nhận hàng nhập khẩu chuyển qua Cảng và giao lại cho khách hoặc nhận chuyển hàng cho khách đến Cảng.

Cơ sở vật chất gồm có: một văn phòng đặt tại số 514 Lê Thánh Tông -Ngô Quyền -Hải Phòng, ngoài ra công ty còn sở hữu 2 xe kéo rơ moóc loại 20’ và 40’.

Nhân viên trong công ty gồm có 5 người .

Trong đó:

Giám đốc : bà Đặng Thị Huê

Kế toán : Nguyễn Thị Thu Hà

Nhân viên giao nhận: Trần Thành Trung

Ngô Hữu Đình

Nguyễn Khánh Nhân


2.Cơ cấu tổ chức và chức năng:


Công ty gồm 3 bộ phận: Giám đốc,bộ phận kế toán và bộ phận giao nhận hàng



















Trong đó :

GIÁM ĐỐC: điều hành mọi hoạt động công việc của công ty.

KẾ TOÁN: có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ, chứng từ và theo dõi việc thu chi hàng ngày của công ty,từ đó lập các báo cáo thống kê doanh thu trình lên giám đốc. Ngoài ra nhân viên kế toán còn kiêm luôn chức năng của một nhân viên văn phòng.

BỘ PHẬN GIAO NHẬN HÀNG: trực tiếp làm các thủ tục cần thiết để lấy hàng hoặc gửi hàng cho khách.


3.Quy trình hoạt động của công ty:


Khách hàng muốn công ty giao hoặc nhận hàng qua Cảng, trước tiên sẽ giao dịch trực tiếp với giám đốc và gửi thông tin về hàng hoá đó(số lượng, chủng loại, ).Giám đốc sẽ chuyển cho kế toán tính toán và gửi cước phí tính toán cho khách hàng dựa trên bảng giá, nếu khách hàng đồng ý sẽ thông báo lại với công ty kế toán lập hợp đồng gửi cho khách, khách sẽ ký hợp đồng, đồng thời gửi thêm bộ hồ sơ hàng. Giám đốc sẽ giao cho kế toán để kế toán lưu thông tin vào hồ sơ khách hàng, sau đó hồ sơ này chuyển cho nhân viên giao nhận hàng để nhân viên này làm thủ tục tại Cảng. Sau khi nhận được hồ sơ nhân viên giao nhận hàng sẽ đến nơi để hàng làm thủ tục nhận hàng (nếu nhận hàng từ Cảng phải cần có phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho sau khi hồ sơ về hàng được kiểm tra xác nhận, còn nếu nhận hàng từ khách tiến hành lập biên bản giao nhận hàng ).Khi nhận hàng xong tiến hành chuyển hàng, lập phiếu yêu cầu vận chuyển và đưa cho chủ xe ký nhận. Sau khi chuyển hàng đến nơi làm thủ tục giao hàng (nếu giao hàng tới cho khách thì lập biên bản giao nhận hàng còn nếu giao hàng tới Cảng thì sẽ nhận phiếu giao nhận kiêm phiếu nhập kho của Cảng sau khi trình mọi hồ sơ về hàng). Kết thúc việc giao hàng kế toán lập, gửi phiếu yêu cầu thanh toán đến khách hàng, sau khi khách thanh toán xong sẽ ghi hoá đơn thanh toán đưa lại cho khách.

Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cũng được.

Cuối mỗi tháng kế toán sẽ tổng kết hoạt động và lập báo cáo tình hình giao nhận hàng, doanh thu cho giám đốc.


4.Giải pháp cho hệ thống:


Qua việc phân tích hoạt động của công ty ta thấy: hồ sơ về mặt hàng vận chuyển rất phức tạp cần lưu trữ để có thể đối chiếu, công việc tính toán cước phí vận chuyển. Cần xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng với dữ liệu vào là: thông tin về hàng cần giao hoặc nhận, bộ hồ sơ thông tin liên quan mặt hàng, .Hệ thống sẽ đưa ra :cước phí vận chuyển, phiếu yêu cầu vận chuyển, biên bản giao nhận hàng, phiếu yêu cầu thanh toán, hoá đơn thanh toán