Luận Văn Phương hướng và giải pháp ứng dụng phần mềm tin học trong hoạt động kiểm toán của kiểm toán nhà nước

1. Tính cấp thiết của Đề tài

Mở đầu



Ngày nay hầu hết các tổ chức, đơn vị trên thế giới đều sử dụng máy vi tính và xu thế tin học hoá sẽ phát triển trong nhiều năm tới. Việc sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố cần thiết cho sự thành công và sống còn của nhiều tổ chức, đơn vị. CNTT đã phá vỡ rào cản về thời gian, khoảng cách và tốc độ, đã làm thay đổi đột ngột cách thức giao tiếp và làm việc. Việc áp dụng CNTT thông qua các hệ thống thông tin(Informaton System) đã làm thay đổi chiến lược kinh doanh, sản xuất, tình trạng tài chính và cách thức làm việc, chức năng và các quá trình xử lý và là điều kiện quan trọng để hoạt động của một đơn vị, tổ chức.


Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần: phần cứng(Hardware), phần mềm(software), và con người điều khiển.


. Các hệ thống thông tin đã trở nên phức tạp hơn và được tích hợp với nhiều hệ thống khác như hệ thông tin kế toán, hệ thống quản lý tài nguyên, hệ thống kế hoạch hoá .


Người dùng (users) khi sử dụng máy tính, chính là họ sử dụng các phần mềm(software) khác nhau trong các ứng dụng khác nhau. Có thể nói nếu không có phần mềm thì máy tính không hoạt động được và không thể dùng máy tính vào bất kỳ một ứng dụng nào.


Một trong các nội dung của tin học hoá các hoạt động của Kiểm toán Nhà nước là việc trang bị các phần mềm ứng dụng(Application softwares) cho nhiều các lĩnh vực khác nhau và đặc biệt quan trọng là các hoạt động kiểm toán và quản lý hoạt động kiểm toán, bởi đây là lĩnh vực mới và mang tính đặc thù riêng của Kiểm toán Nhà nước.


Việc nghiên cứu nhằm định hướng và đưa ra một số giải pháp cho việc ứng dụng các phần mềm trong hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, bao gồm hoạt động thực hành kiểm toán và quản lý hoạt động kiểm toán

nhằm mục đích ứng dụng một cách hiệu quả các phần mềm vào hoạt động kiểm toán của KTNN là một nhu cầu bức thiết và bước đi tất yếu của công cuộc tin học hoá trong Kiểm toán Nhà nước.
2. Mục tiêu của đề tài


Nghiên cứu đưa ra các định hướng và một số giải pháp cho việc ứng dụng các phần mềm trong hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, bao gồm hoạt động thực hành kiểm toán và quản lý hoạt động kiểm toán nhằm mục đích ứng dụng một cách hiệu quả các phần mềm vào hoạt động kiểm toán của KTNN.
Các mục tiêu cụ thể:


- Hệ thống và phân loại các phần mềm cần thiết áp dụng trong hoạt


động kiểm toán của KTNN.


- Đưa ra các yêu cầu cơ bản của từng loại phần mềm khi được xây dựng và áp dụng trong hoạt động kiểm toán của KTNN.
- Đưa ra các định hướng về giải pháp công nghệ, trang bị và áp dụng cho từng loại phần mềm trong hoạt động kiểm toán của KTNN.
- Giới thiệu hai phần mềm tự xây dựng phục vụ cho hoạt động kiểm toán và quản lý hoạt động kiểm toán.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu


- Các lĩnh vực hoạt động kiểm toán của KTNN bao gồm hoạt động kiểm toán và quản lý kiểm toán.
- Các qui trình, chuẩn mực kiểm toán.


- Công nghệ phần mềm, các phương pháp phát triển phần mềm.


- Các phần mềm phục vụ cho các hoạt động kiểm toán và quản lý đang


được áp dụng phổ biến hiện nay trong nước và trên thế giới.


4. Phương pháp nghiên cứu


- Phương phỏp mụ hỡnh hoỏ;


- Phương phỏp thống kờ toỏn;


- Tổng hợp phõn tớch cỏc phương phỏp xõy dựng phần mềm;

- Tiếp thu, phõn tớch cỏc kinh nghiệm xõy dựng phần mềm kiểm toỏn trong nước và thế giới để ỏp dụng vào thực tế KTNN.
5. Nội dung Đề tài


Kết quả nghiên cứu của Đề tài được trình bày trong Báo cáo bao gồm 4 chương và một phụ lục:
Chương 1- Cụng nghệ phần mềm và ứng dụng cụng nghệ phần mềm trong hoạt động kiểm toỏn của Kiểm toỏn Nhà nước.
Chương 2- Thực trạng ứng dụng phần mềm trong hoạt động kiểm toỏn của Kiểm toỏn Nhà nước.
Chương 3- Định hướng và giải pháp ứng dụng phần mềm trong hoạt


động kiểm toỏn của Kiểm toán Nhà nước

Cỏc dữ liệu đầu vào được tổ chức thành cỏc nhúm dự ỏn ( project), nhập vào mụi trường ACL qua chức năng mở hoặc tạo mới cỏc Project và Input file Definitions (thực đơn File).
Sau khi dữ liệu được nhập vào mụi trường ACL, cỏc chức năng khai thỏc, phõn tớch dữ liệu của ACL được trỡnh bày ở dưới đõy.
- Cỏc chức năng thao tỏc xử lý dữ liệu:


a- Tổng hợp dữ liệu (Sumarization): cho phộp tớnh tổng giỏ trị theo một trường nào đú (vớ dụ cú thể tớnh tổng giỏ trị tiền theo cỏc tài khoản cú hoặc tài khoản nợ phỏt sinh trong bảng kờ cỏc chứng từ phỏt sinh trong kỳ hoặc tớnh tổng giỏ trị tiền theo cỏc loại hàng hoỏ trong bảng kờ hoỏ đơn bỏn hàng)
b- Trớch rỳt dữ liệu ( Extraction): Cho phộp lấy ra cỏc bản ghi theo cỏc tiờu thức do người dựng lựa chọn . Vớ dụ ta cú thể lấy ra tất cả cỏc chứng từ liờn quan tới tài khoản 627 và cú giỏ trị tiền lớn hơn 1 triệu đồng.
c- Thống kờ ( Statistic): cho phộp thống kờ theo tiờu thức bất kỳ cần lựa chọn. Những kết quả sẽ được đưa ra là: tổng giỏ trị, giỏ trị lớn nhất, nhỏ nhất, trung bỡnh
d- Lấy mẫu (sampling): cho phộp người kiểm toỏn viờn thực hiện việc lấy mẫu kiểm toỏn theo cỏc phương phỏp khỏc nhau đảm bảo độ tin cậy và nhanh chúng.
e- Xõy dựng biểu đồ ( Histogram): biểu diễn mối quan hệ giữa những bản ghi với cỏc tiờu thức cần lựa chọn, cho một hỡnh ảnh trực quan về mối quan hệ này.
f- Cỏc chức năng khỏc: như phỏt hiện sự trựng lặp (duplicate), khoảng trống (Gap), phõn tớch số Benford cho phộp phỏt hiện những dấu hiệu bất thường, phõn tớch cỏc tệp dữ liệu đầu vào theo cỏc mục tiờu mà người kiểm toỏn viờn đặt ra.
- Tổ chức cỏc lệnh gộp (Batch)

ACL cho phộp tổ chức tập hợp cỏc thao tỏc xử lý dữ liệu thành một gúi lệnh ( batch) và khi cần cú thể gọi cỏc lệnh gộp này ( chức năng này tương tự như tổ chức cỏc Macro trong IDEA). Chức năng này cho phộp người kiểm toỏn viờn tự mỡnh xõy dựng những qui trỡnh xử lý thường xuyờn phải dựng trong quỏ trỡnh thực hiện nghiệp vụ của mỡnh như kiểm tra hoỏ đơn bỏn hàng, kiểm tra cụng nợ Cỏc qui trỡnh này sẽ được lưu trữ trong mỏy và lần xử lý tiếp theo sẽ khụng cần phải xõy dựng lại nữa.
- Tổ chức lưu trữ tài liệu kiểm toỏn:


Cỏc dữ liệu đầu vào(cỏc file), kết quả phõn tớch dữ liệu, bỏo cỏo sẽ được lưu trữ trong cỏc project(đề ỏn- ứng với một cuộc kiểm toỏn). Việc lưu trữ này giỳp cho việc kiểm tra lại kết quả của từng cuộc kiểm toỏn sẽ thuận tiện và đầy đủ cỏc tư liệu về một cuộc kiểm toỏn. Tuy nhiờn cỏc file liờn quan đến đề ỏn - một cuộc kiểm toỏn cần được lưu trữ tại cỏc thư mục khỏc nhau theo cỏch tổ chức thư mục của Windows explorer.
3- Phạm vi ứng dụng trong hoạt động kiểm toỏn


ACL là phần mềm ứng dụng tốt cho việc thực hành cỏc thao tỏc kiểm toỏn của cỏc kiểm toỏn viờn.
Cú thể ỏp dụng cho cỏc loại hỡnh kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh và kiểm toỏn hoạt động cho cỏc đối tượng kiểm toỏn là cỏc doanh nghiệp, kiểm toỏn ngõn sỏch nhà nước cũng như cỏc dự ỏn đầu tư.
Cú thể cài đặt trờn mỏy đơn hoặc trờn mỏy chủ mạng theo mụ hỡnh client/ Server .




4- Yờu cầu hệ thống


- ACL cú thể cài chạy trờn mỏy đơn hoặc mỏy chủ mạng.


- Mỏy tớnh cần cú cấu hỡnh Pentium- 400 MHz, 32 Mb Ram trở lờn


ã Windows 95, 98, NT4.0, 2000, ME hoặc XP


ã MS Office 97, MS Office 95, MS Office 2000, and MS XP.