Chuyên Đề Phát huy vai trò của Văn phòng trong các cơ quan hành chính Nhà nước đối với cải cách hành chính Nhà

1. Mấy vấn đề về văn phòng và công tác văn phòng

a) Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức và điều hành các hoạt động chung, là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của lãnh đạo cơ quan và là nơi đảm bảo điều kiện vật chất - kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Vị trí, tính chất và chức năng của văn phòng có thể được nhận biết theo ba mặt cơ bản sau đây: 1) theo phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức chung của cơ quan, tổ chức; 2) theo chức năng, văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mưu tổng hợp cho nhà quản lý và 3) theo tính chất, văn phòng thực hiện việc quản trị thông tin phục vụ cho họat động điều hành của nhà quản lý.

b) Trong hoạt động của mình, mọi cơ quan, tổ chức đều phải tiến hành các công việc hành chính văn phòng nhằm phục vụ, yểm trợ cho hoạt động điều hành, quản lý của người lãnh đạo. Quản trị hành chính văn phòng là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các công việc văn phòng nhằm đạt được những mục tiêu của quản lý, trong đó có mục tiêu hết sức quan trọng là đảm bảo thu thập và xử lý thông tin, trong đó chủ yếu là soạn thảo, quản lý công văn, giấy tờ. Chính vì vậy, các nhà quản trị văn phòng đều cho rằng: thực chất của quản trị hành chính văn phòng là quản trị thông tin[SUP](1)[/SUP].

c) Với chức năng như vậy, vị trí của văn phòng và công tác văn phòng được Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng ở Chiến khu Việt Bắc năm 1950 là “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”[SUP](2)[/SUP]. Tầm quan trọng “đặc biệt” của văn phòng được tạo nên bởi những yếu tố như: 1) văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo; 2) hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo; 3) công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn ra trong phạm vi toàn cơ quan nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức; và 4) văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìn thấy” của một cơ quan, tổ chức và do đó cũng gắn liền với uy tín của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người lãnh đạo cơ quan, tổ chức đó.

2. Những đóng góp của văn phòng đối với cải cách thể chế hành chính nhà nước
2.1. Văn phòng cùng cơ quan tư pháp các cấp là đầu mối chính xây dựng Chương trình ban hành VBQPPL của Chính phủ, các Bộ và UBND các cấp

2.2. Đóng góp vào việc thực hiện và đổi mới quy trình xây dựng, ban hành VBQLNN, đặc biệt là VBQPPL

2.3. Văn phòng tham gia kiểm tra, thẩm tra văn bản trước khi ký ban hành

2.4. Văn phòng tham gia công tác rà soát, hệ thống hóa VBQPPL

2.5. Văn phòng với cải cách thủ tục hành chính

3. Đổi mới và hiện đại hóa văn phòng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của cải cách thể chế hành chính nhà nước

3.1. Đổi mới nhận thức về chức năng cơ bản của văn phòng
3.2. Xây dựng tổ chức văn phòng với bộ máy tinh gọn, có quy chế làm việc rõ ràng, cụ thể để cả bộ máy văn phòng cũng như từng cán bộ văn phòng hoạt động chủ động sáng tạo, đủ sức tập trung cho việc hoạch định, ban hành và kiểm tra, đôn đốc, tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách. Chỉ với bộ máy văn phòng như vậy mới kịp thời ngăn chặn từ xa các sai phạm, sơ hở trong quản lý, tránh tình trạng hoạt động của bộ máy văn phòng rất bị động, chỉ lo xử lý với những vụ việc cụ thể, truớc mắt và mang nặng tính đối phó đang diễn ra khá phổ biến trong bộ máy chính quyền từ TW đến địa phương hiện nay.

3.3. Tập trung xây dựng đội ngũ cán bộ văn phòng có tính chuyên nghiệp cao, được đào tạo theo yêu cầu của lao động thông tin, có năng lực xử lý thông tin thành thạo, nhanh nhạy, trong đó cần đặc biệt đào tạo, bồi dưỡng về kỹ năng soạn thảo văn bản. Thủ tướng Chính phủ đã nêu nhận định: “Đội ngũ chuyên gia thực hiện nhiệm vụ soạn thảo, thẩm định, rà soát văn bản quy phạm pháp luật còn thiếu; kinh nghiệm, trình độ còn hạn chế”[SUP](12)[/SUP]. và đồng thời cũng nêu lên nhiệm vụ cho các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải “Có kế hoạch thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng soạn thảo, hoạch định chính sách đối với cán bộ, công chức làm công tác xây dựng pháp luật ở ngành, lĩnh vực mình phụ trách”[SUP](13)[/SUP]. Cần thực hiện tốt nhiệm vụ đó để văn phòng có được một đội ngũ chuyên gia, chuyên viên soạn thảo văn bản, đủ năng lực xây dựng các đề án, dự thảo VBQPPL quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước của các ngành, các cấp.

3.4. Xây dựng văn phòng với đầy đủ các quy trình nghiệp vụ thống nhất, mang tính khoa học cao, nhất là các quy trình trực tiếp liên quan đến xây dựng và cải cách thể chế hành chính như quy trình xử lý thông tin văn bản, quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, quy trình tổ chức kiểm tra, triển khai thực hiện văn bản, đánh giá tác động, hiệu quả của văn bản, của quyết định quản lý trong quá trình lãnh đạo, quản lý theo những định hướng mới nhất mà của Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI của Đảng (01-2011) đã đề ra.

3.5. Xây dựng văn phòng với trang thiết bị ngày càng hiện đại; được tổ chức điều hành với những phương thức tổ chức điều hành mới và áp dụng ngày càng rộng rãi các thành tựu KH-CN vào văn phòng nhất là công nghệ thông tin, hệ thống quản lý chất lượng (ISO) và một số công nghệ khác.
Từ những trình bày trên, chúng ta có thể khẳng định rằng: văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của bộ máy nhà nước và của từng cơ quan, tổ chức; văn phòng có đóng góp tích cực và trực tiếp trên nhiều mặt đối với CCHC nhà nước nói chung và cải cách thể chế hành chính nói riêng.
Trong các cơ quan quản lý nhà nước, nhất là các cơ quan có thẩm quyền ban hành VBQPPL cần không ngừng đổi mới và hiện đại hóa văn phòng để văn phòng có thể phục vụ tốt nhất cho công cuộc cải cách thể chế hành chính nhà nước hiện nay ở nước ta./.

[TABLE="align: left"]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]
Chú thích và tài liệu tham khảo:


1. Mike Harvey, Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, HN, 1995, tr 13.

2. Văn phòng TW Đảng, Về công tác văn phòng cấp ủy Đảng, Nxb CTQG, HN, 2001, tr 187.

3. Báo Nhân dân, ngày 25-5-2001, tr 3.

4. Học viện Hành chính quốc gia, Các giải pháp CCHC ở Việt Nam, Nxb CTQG, 2001, tr 92.

5. Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 909/2003/CT-TTg ngày 14-8-2003 về việc phê duyệt Chương trình đổi
mới công tác xây dựng, ban hành và nâng cao chất lượng VBQPPL.

6. Chính phủ, Nghị định số 33/2008/NĐ-CP ngày 19/3/2008 quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ và Nghị định số 136/2005/NĐ-CP ngày 08-11-2005 về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

7. Theo tổng hợp của Ban Chỉ đạo CCHC của Chính phủ, năm 2000:
- Rà soát 7.059 văn bản của Chính phủ và các Bộ đã có tới 2.014 văn bản cần hủy bỏ, 1.107 vắn bản cần bổ sung, sửa đổi;
- Rà soát 1.240 văn bản của Bộ Xây dựng chỉ có 266 văn bản (23,7%) còn hiệu lực thi hành, có 378 văn bản (33,7%) đã hết hiệu lực và 376 văn bản (33,5%) được đề nghị bãi bỏ.
Theo báo cáo của Bộ Tư pháp: năm 2004, kiểm tra 21.027 văn bản có 3.260 văn bản trái pháp luật; năm 2005, kiểm tra 176.000 văn bản có 3.500 văn bản trái pháp luật.
Theo TS. Nguyễn Sĩ Dũng - Phó Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội: 70 % pháp luật chưa đi vào cuộc sống.
Theo Tuổi trẻ Online ngày 27-5-2006: Cục Kiểm tra VBQPPL kiểm tra 1.702 văn bản có 522 văn bản vi phạm, trong đó có 114 văn bản sai thẩm quyền, 169 văn bản có nội dung không phù hợp, 109 văn bản sai căn cứ pháp lý và 170 văn bản sai về kỹ thuật trình bày.
8. Quốc hội, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, 2008.

9. Nguyễn Văn Thâm, Võ Kim Sơn, Thủ tục hành chính - Lý luận và thực tiễn, Nxb CTQG, HN, 2002, tr 44.

10. Văn phòng TW Đảng, Về công tác văn phòng cấp ủy Đảng, tr 192.

11. Chính phủ, Nghị định số 33/2008/NĐ-CP và Nghị định số 136/2005/NĐ-CP

12. Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 909/2003/QĐ-TTg ngày 14-8-2003 về việc phê duyệt Chương trình đổi mới công tác xây dựng, ban hành và nâng cao chất lượng văn bản quy phạm pháp luật.

13. Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 14/2006/CT-TTg ngày 10-4-2006 về triển khai thực hiện Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27-12-2005 của Chính phủ.