Phân tích và thiết kế quản lí bán hàng kinh doanh thực phẩm của công ty trách nhiệm hữu hạn Tiêu Lin

ĐỀ TÀI: Phân tích và thiết kế quản lí bán hàng kinh doanh thực phẩm của công ty trách nhiệm hữu hạn Tiêu Linh-Thị xã Hà Giang

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa học công nghệ đă thực sự đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xă hội, các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa này đặc biệt nâng cao hiệu quả quá tŕnh xử lí quản lí.
Có thể nói, với sự phát triển của công nghệ thông tin th́ việc quản lí thủ công không c̣n phù hợp nữa, ta có thể nhận thấy sự yếu kém về mặt quản lí theo phương pháp thủ công, thông tin về đối tượng quản lí c̣n nghèo nàn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật, việc lưu trữ trong đơn vị không được nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận, mất nhiều thời gian để phân tích, thống kê.
Do đó việc sử dụng những thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lí ngày càng rộng răi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục nhược điểm của hệ thống cũ, các bài toán được đưa vào máy tính càng được đơn giản hóa, giảm thời gian cũng như chi phí cho quá tŕnh xử lí mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh.
Là sinh viên đang học tại khoa toán tin, việc học tập, trang bị và tiếp thu các kiến thức thực tế về tin học cũng như quản lí là điều cần thiết. Chính v́ thế được sự giúp đỡ của thầy giáo Cáp Thanh Tùng em đă có thể t́m hiểu, khảo sát, phân tích thiết kế và cài đặt để làm một phần mềm quản lí. Qua đó em có thể ôn tập và vận dụng các kiến thức của các môn học đă được học và trang bị thêm cho ḿnh nhũng hiểu biết về việc khảo sát, phân tích, thiết kế và cài đặt một phần mềm trong thực tế.
Qua một thời gian t́m hiểu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và khảo sát thực tiễn mô h́nh quản lí của công ty trách nhiệm hữu hạn lương thực Tiêu Linh, thị xà Hà Giang. Được sự giúp đỡ tận t́nh của ban giám đốc, và của các nhân viên, sự hướng dẫn của thầy Cáp Thanh Tùng, em đă hoàn thành luận văn tốt nghiệp”Quản lí bán hàng kinh doanh thực phẩm của công ty trách nhiệm hữu hạn Tiêu Linh-Thị xă Hà Giang ”.
Tuy nhiên do thời gian có hạn và tŕnh độ chuyên môn của bản thân c̣n hạn chế nên trong quá tŕnh thực hiện c̣n nhiều thiếu sót. Em rất mong có được những ư kiến đóng góp của các thầy cô giáo và của các bạn để hoàn thiện đề tài hơn nữa và để có thể ứng dụng được trong thực tiễn.
Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Cáp Thanh Tùng đă tận t́nh giúp đỡ và hướng dẫn để em có thể hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp đại học.
Thái Nguyên, tháng 4 năm 2010
Sinh viên thực hiện


Dương Thị Tuyết


















CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ LẬP TR̀NH

1. Giới thiệu về cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
1.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau được lưu trữ trong máy tính theo một quy định nào đó và được sử dụng cho số đông người sử dụng.
Phần chương tŕnh có thể xử lí, thay đổi dữ liệu được gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management system). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có một nhiệm vụ rất quan trọng là nó được coi như một biên dịch (Interpreter) với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp cho người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà không nhất thiết phải biết tường tận các thuật toán cũng như cách lưu trữ, biểu diễn dữ liệu trong máy tính như thế nào.
Việc tổ chức một hệ thống thông tin hay xây dựng một cơ sở dữ liệu cho một ngành khoa học hay một ngành kinh tế nào đó ngày càng trở nên thông dụng. Có thể phân loại như sau:
- Tổ chức thông tin trong các bài toán khoa học kĩ thuật.
- Kho dữ liệu trong các hệ thống thông tin quản lí .
- Tổ chức dữ liệu có cấu trúc phức tạp như các dữ liệu quản lí.
- Cơ sở dữ liệu trong các hệ thống hỗ trợ công nghiệp, hỗ trợ giảng dạy
- Tổ chức thông tin đa phương tiện.
Ứng dụng trong các bài toán khoa học kĩ thuật:
Các bài toán này có thuật toán khó, không đ̣i hỏi công cụ tốt nhất về tổ chức dữ liệu.Tuy nhiên trong các bài toán phức tạp hơn với nhiều dữ liệu trung gian th́ cách tổ chức dữ liệu hợp lí c̣n khó thực hiện.
Cơ sở dữ liệu trong quản lí :
Công tác quản lí không cần thuật toán phức tạp nhưng đ̣i hỏi xử lí nhiều dữ liệu.
Khối lượng lớn thông tin, cần được tổ chức khoa học để tiện cho quả tŕnh xử lí.
Các ngành khoa học không phải công nghệ thông tin như vật lí, hóa học, cũng có nhu cầu xử lí dữ liệu. Các cơ sở dữ liệu riêng biệt này mang đặc tính riêng của từng ngành.
Ứng dụng trong hệ thống đa phương tiện, xử lí tri thức
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu đa phương tiện không đề cập đến giao diện người dùng trong cơ sở dữ liệu. Người ta nhận thấy không có ngôn ngữ nào là đặc biệt quan trọng và ưu điểm vượt trội hơn hẳn. Một giao diện được người dùng ưa chuộng với khả năng:
Đưa ra câu hỏi dưới dạng hiển thị như đồ thị, lược đồ và có tác dụng trực giác.
Có khả năng lựa chọn thông tin nhanh một cách tự nhiên và nhanh chóng.
T́m kiếm trong cơ sở dữ liệu theo phương thức con người đă quen thuộc.
Tuy không được xây dựng như hệ thống tri thức hay hệ chuyên gia, nhưng cơ sở dữ liệu có thể mô tả và xử lí các tri thức. Các tri thức xử lí thể hiện dưới các dạng:
- Tri thức tổng quát như các luật và các sự kiện .
- Các điều kiện thay đổi hoặc kích hoạt dữ liệu.
- Suy diễn các thông tin có liên hệ với các sự kiện và các luật.
Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để quản lí và khai thác. Mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẩu tin chứa một số thông tin về đối tượng.
Nhu cầu tích lũy và sử lí các dữ liệu đă nảy sinh trong mọi công việc, trong mọi hoạt động của con người.
1.1.2. Cấu trúc của hệ cơ sở dữ liệu
Một hệ cơ sở dữ liệu được chia thành các mức khác nhau: mức vật lí và mức logic. Mức vật lí là tập hợp các tệp cơ sở dữ liệu theo một cấu trúc nào đó được lưu trữ trên thiết bị thứ cấp như băng, đĩa từ. Cơ cấu ở mức logic là một sự biểu diễn trừu tượng của cơ sở dữ liệu vật lí.
Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu bao gồm:
-Thể hiện(Itansce): Khi đă được thiết kế thường người ta quan tâm đến “bộ khung” hay c̣n gọi là mẫu của cơ sở dữ liệu, mặc dù khi dữ liệu thay đổi trong một chu ḱ thời gian nào đó th́ bộ khung của cơ sở dữ liệu vẫn không thay đổi.
-Luợc đồ(Scheme): Thường “bộ khung”nêu trên bao gồm một số danh mục hoặc chỉ tiêu hoặc một số kiểu của các thực thể trong cơ sở dữ liệu
Giữa các thực thể có mối quan hệ nào đó với nhau. Có các lược đồ sau:
+ Lược đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu khái niệm.
+Lược đồ vật lí là bộ khung của cơ sở dữ liệu mức vật lí.
+Lược đồ dữ liệu mức khung nh́n.
Mô h́nh dữ liệu: Có nhiều loại mô h́nh dữ liệu, tuy nhiên có ba loại mô h́nh dữ liệu đang sử dụng là:
+Mô h́nh phân cấp: Là mô h́nh dữ liệu có dạng cây, trong đó các nút biểu diễn các tập thực thể, giữa các nút con và cha được liên hệ thao mối quan hệ xác định.
+Mô h́nh mạng: Là mô h́nh được biểu diễn là một đồ thị có hướng.
+Mô h́nh quan hệ: Là mô h́nh dựa trên cơ sở khái niệm lư thuyết tập trung của các quan hệ tức là các tập hợp các k bộ.
Tính độc lập dữ liệu: Là sự bất biến của các hệ ứng dụng đối với các thay đổi trong cấu trúc dữ liệu và chiến lược truy cập. Tính độc lập dữ liệu là mục tiêu chủ yếu của cơ sở dữ liệu. Có 2 mức độc lập dữ liệu:
+ Độc lập mức vật lí: Việc tổ chức các cơ sở dữ liệu mức vật lí (thay đổi các tổ chức, cấu trúc dữ liệu trên các thiết bị nhớ thứ cấp) có thể làm thay đổi hiệu quả tính toán của các chương tŕnh ứng dụng mà không cần thiết viết lại chương tŕnh đó.
+ Độc lập dữ liệu ở mức logic: Khi sử dụng một cơ sở dữ liệu có thể cần thiết phải thay đổi lược đồ khái niệm như thêm thông tin về các loại khác nhau của thực thể đang tồn tại trong cơ sở dữ liệu. Việc thay đổi lược đồ khái niệm không nhất thiết phải thay đổi các chương tŕnh ứng dụng.
Trong ba lại mô h́nh dữ liêu trên th́ mô h́nh quan hệ có nhiều ưu điểm và được quan tâm nhiều nhất. Bởi v́ mô h́nh quan hệ có tính độc lập dữ liệu cao lại dễ sử dụng. Song điều quan trọng chủ yếu vẫn là mô h́nh quan hệ được h́nh thức hóa toán học tốt.
1.2 .Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
1.2.1. Giới thiệu chung
Microsoft Access có tất cả cá tính năng của một hệ quản trị cơ cở dữ liệu cổ điển và c̣n hơn thế nữa Access không chỉ là một hệ cơ sở dữ liệu mạnh dễ sử dụng mà c̣n là phương tiện phát triển cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh. Có thể sử dụng Access để tạo và chạy một ứng dụng nhằm đáp ứng các nhu cầu quản lí dữ liệu bằng các truy vấn, có thể hạn chế, chọn lọc và tính tổng các nhóm dữ liệu. Có thể tạo những biểu mẫu để xem và thay đổi dữ liệu. Access cũng được dùng để tạo những báo cáo từ đơn giản đến phức tạp. Các biểu mẫu và báo cáo thừa kế các thuộc tính của bảng hoặc truy vấn cơ sở, nên trong hầu hết các trường hợp chỉ cần phải định nghĩa một lần các quy tắc và quy cách hợp lệ của dữ liệu.
Trong số các tính năng của Access có tính năng WinZards cho phép tạo các bảng truy vấn và xử lí hàng loạt các biếu mẫu và báo cáo, chỉ cần nhấp chuột chọn vào các mục cần chọn. Bảng các Macro trong Access có thể liên kết các dữ liệu trong các biểu mẫu và báo cáo có thể tự động hóa hoàn toàn một ứng dụng mà không cần phải viết chương tŕnh. Tuy nhiên với một số ứng dụng tinh vi th́ vẫn c̣n có 1 ngôn ngữ lập tŕnh Microsoft Access Basic dùng để thực hiện các ứng dụng phức tạp.
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu với dầy đủ các tính năng như định nghĩa dữ liệu, xử lí dữ liệu và kiểm soát dữ liệu cần thiết để quản lí một lượng lớn dữ liệu, định nghĩa việc lưu trữ dữ liệu và định nghĩa quy cách dữ liệu để hiển thị hoặc để in. Cũng có thể yêu cầu Access kiểm tra xác nhận mối quan hệ hợp lệ giữa các tệp hoặc các bảng cơ sở dữ liệu.
Access c̣n là công cụ để hỗ trợ, để phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu, nó có phương tiện phát triển tiên tiến để xử lí các dữ liệu có cấu trúc, cơ sở dữ liệu riêng của nó mà c̣n nhiều quy cách cơ sở dữ liệu thông dụng khác.
Có thể nhận định rằng, sức mạnh lớn nhất của Access chính là khả năng có thể xử lí dữ liệu của các bảng tính, các tệp văn bản, các cơ sở dữ liệu. Điều này có nghĩa Access có thể dùng tạo mới một ứng dụng trong Windows mà có thể xử lí các dữ liệu trên SQL SERVER của mạng hoặc cơ sở dữ liệu SQL trên máy tính lớn.
1.2.2. Những thế mạnh và tiện ích của Microsoft Access
Là hệ cơ sở dữ liệu thức sự. Với bảng ta có thể định nghĩa khóa chính, khóa ngoài để đảm bảo tính duy nhất, có các quan hệ:
Một – một
Một –Nhiều
Nhiều – Nhiều
Access cung cấp đẩy đủ các kiểu dữ liệu cần thiết như :
Kiểu văn bản(text)
Kiểu số(number)
Kiểu logic(yes/ no)
Kiểu tiền tệ(Currency)
Kiểu ngày/tháng/năm(date/ time)
Kiểu kí ức(memory)
Winzard ta sẽ xây dựng được các đối tượng như:
+Table:
+Form:
+Report
+Query
Với các truy vấn có thể liên kết nhiều bảng để kiết xuất thông tin
Macro: Không phải lập tŕnh, với macro việc kết nối các menu, các nút lệnh được tự động thực hiện, với khoảng 60 macro giúp xử lí dữ liệu, đóng mở các biểu, các báo cáo.
Module –Access Basic cho phép lập cơ sở dữ liệu Access cho phép lập tŕnh theo hướng sự kiện, có các lệnh lựa chọn, rẽ nhánh (if, if then, if then else,case), các ṿg lặp(for,while), ngoài ra c̣n có các bộ t́m lỗi, kiểm tra cú pháp câu lệnh.
1.2.3. Những công cụ để xây dựng một chương tŕnh quản lí trên Access
*Bảng (Table): Giống như DBF của Foxpro. Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môt trường giao diện, đồ họa trực quan, cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu như: Kiểu Text, kiểu Number, Kiểu Currency, Kiểu Date/Time, Kiểu Memo, kiểu Yes/No.
*Truy vấn(Query): Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo điều kiện nào đó. Trong Acess có hai nhóm truy vấn:
+Truy vấn lựa chọn (select query): là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn từ các bảng, các truy vấn theo một điều kiện nào đó.
+Truy vấn hành động là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác xử lí dữ liệu nào đó, ví dụ như xóa( query delete), cập nhật( query update ), chèn dữ liệu( query append), tạo bảng(query make table).
* Biểu mẫu(Form): Biểu mẫu là công cụ để cập nhật dữ liệu. Trong Access có những loại biểu mẫu như:
+ Biểu mẫu số cột (Single column).
+ Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular).
+ Biểu mẫu chính, phụ (Main/SubForm).
+ Biểu mẫu đồ họa (Graph).
*Báo cáo(Report): Access cung cấp đầy đủ và đa dạng các loại báo cáo tiện lợi hơn các công cụ lập tŕnh khác như Visual Basic về chất lượng cũng như tốc độ.
*Macro: Tập hợp các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự động. Bất kỳ một thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần có thể sử dụng Macro, với Macro ta có thể thiết lập một hệ thống giống như menu, kích hoạt các nút lệnh, mở đóng các biểu mẫu, bảng, truy vấn Tự động t́m kiếm chắt lọc các thông tin, kiểm soát các phím nóng.
*Module: Với những bài toán có độ phức tạp cao Access không thể đáp ứng được th́ ta có thể lập tŕnh bằng ngôn ngữ Access Basic, đây là ngôn ngữ lập tŕnh mạnh trên môi trường Window, có tất cả các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, các ṿng lặp .Là công cụ để tổng hợp, kiết xuất thông tin.
1.2.4 Một số thao tác cơ bản
* Có thể khởi động Access theo nhiều cách:
- Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Office chọn Microsoft Access 2003.
- Nhấn kép chuột lên tên tệp có phần mở rộng .mdb với biểu tượng của Microsoft Access
Sau khi ra lệnh chạy chương tŕnh Access, thông thường màn h́nh tiếp theo xuất hiện cho phép chọn cách làm việc: