Tài liệu Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Lời mở đầu
Bill Gates đă nói “Chóng ta đang bước vào một thời đại mới, thời đại mà chúng ta càng cho bao nhiêu th́ chúng ta lại càng giàu có lên bấy nhiêu, đó chính là thông tin và tri thức ”
Hệ thống thông tin - mét trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin - đă có nhiều ứng dụng trong quản lư kinh tế, đặc biệt là quản lư các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ thông tin, cho phép tin học hoá hệ thống thông tin quản lư của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lư kinh doanh.
Việc ứng dụng máy vi tính để quản lư thông tin đă phát triển mạnh ở các nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nước ta, vấn đề áp dụng tin học để xử lư thông tin trong công tác quản lư đă trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hoá quản lư thông tin cho đơn vị ḿnh. Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hoá chưa mang lại hiệu quả như nó đáng phải có bởi v́ các đơn vị thường quan tâm tơí hardware hơn, c̣n software th́ chỉ sử dụng những phần mềm xử lư dữ liệu có sẵn (như Quatro, Excell) hoặc nếu có trang bị chương tŕnh quản lư dữ liệu th́ chỉ mang tính cục bộ.
Trong một thời gian dài trước đây và cả hiên tại, việc thực hiện các chương tŕnh quản lư tin học đa phần được thực hiện (hoặc theo cách thực hiện) bởi các lập tŕnh viên chứ không phải do các nhà phân tích thiết kế hệ thống đảm trách, điều này theo một mức nào đó có thể so sánh với việc xây dựng công tŕnh từ các thợ xây chứ không phải do các kiến trúc sư chủ tŕ. Và như vậy với những công tŕnh nhỏ bé tạm thời c̣n tạm chấp nhận được nhưng với những công tŕnh sử dụng lâu dài th́ Ưch lợi mang lại không xứng với những tốn kém về tiền bạc và thời gian bá ra, chưa kể về lâu dài đơn vị sẽ bất lợi về kinh doanh rất nhiều do hệ thống thông tin yếu kém của ḿnh.
Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới đ̣i hỏi các đơn vị phải nâng cao chất lượng tin học hoá quản lư thông tin của ḿnh một cách tốt nhất có thể. Để làm được việc đó cần phả thực hiện việc khảo sát phân tích và thiết kế một hệ thống quản lư thông tin bằng máy tính tương ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển của đơn vị nhằm bảo đảm quá tŕnh xử lư thông tin một cách hiệu quả nhất.
Do các vấn đề vừa mới được tŕnh bày, chuyên ngành lập tŕnh quản lư được đào tạo ở nhiều cấp độ từ đại học, cao đẳng đến kỹ thuật viên trung cấp để đáp ứng nhu cầu này. Trong các kiến thức cung cấp cho học viên th́ môn học quan trọng bậc nhất cho chuyên ngành này là môn phân tích và thiết kế hệ thống. Môn học này cung cấp cho sinh viên phương pháp luận và các kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống bằng máy tính tương ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển, đảm bảo quá tŕnh thông tin quản lư hiệu quả nhất.
Bài tập môn “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin” của chúng em được thực hiện dựa trên những kiến thức đă được học và những hiểu biết về môn học. Chương tŕnh “Quản lư vật tư” được h́nh thành trên cơ sở:
- Công ty Nam Thiên Hà
- Địa chỉ: 222 Tây Sơn, Quận Đống Đa, Hà Nội.
- Điện thoại: 04.8573091, Fax: 04.572140


MỞ ĐẦU: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN:
· Hệ thống thông tin là tập hợp bao gồm những con người, những thiết bị phần cứng, thiết bị phần mềm, dữ liệu, . để thực hiện thu thập, lưu trữ, xử lư và phân phối thông tin dựa trên một tập các ràng buộc của môi trường
· Sơ đồ của một hệ thống thông tin:

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]







· Hệ thống thông tin bao gồm 4 bộ phận chính:
- Thu thập thông tin: Chức năng này liên quan đến vấn đề tổ chức nh­:
+ Được đưa vào sổ sách
+ Được đưa váo chương tŕnh thông qua thiết bị đầu cuối
- Xử lư thông tin: có nhiệm vụ thu thập thông tin đầu vào, lấy thông tin cần thiết từ kho dữ liệu, sau đó phân tích và xử lư, cuối cùng th́ đưa thông tin đó vào thiết bị lưu trữ và phân phối
- Lưu trữ thông tin: Nhiệm vụ là lưu trữ thông tin một cách khoa học
- Phân phối thông tin: Đưa thông tin đến nơi cần thiết
· Hệ thống thông tin chính thức bao gồm một loạt các qui tắc ràng buộc rơ ràng, phương pháp làm việc có văn bản, dựa trên truyền thống nào đó và phải có tính khách quan
· Phân loại hệ thống theo mục đích phục vụ:
- Hệ thống thông tin giao dịch: Xử lư thông tin trong quá tŕnh giao dịch với nhân viên trong tổ chức hay bên ngoài tổ chức
- Hệ thống thông tin quản lư: là hệ thống hoạt động quản lư nh­ tập chiến lược, điều khiển quản lư hay điều khiển tác nghiệp. Hệ thống này có thông tin lấy được từ hệ thống thông tin giao dịch, và nó có hoạt động tốt hay không là nhờ hệ thống thông tin giao dịch.
- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định, bao gồm 3 giai đoạn sau:
+ Xác định vấn đề
+ Xây đựng các phương án
+ Lựa chọn một phương án khả thi
- Hệ chuyên gia: sử dụng cơ sở trí tuệ nhân tạo và một động cơ suy luận để giúp nhà quản lư ra quyết định
- Hệ thống thông tin tăng cường cạnh tranh thường được thiết kế cho người ngoài tổ chức nh­ khách hàng hay nhà cung cấp làm tăng cường khả năng cạnh tranh của tổ chức
· Các mô h́nh của hệ thống thông tin:
- Mô h́nh logic: Mô tả nhiệm vụ của hệ thống, bao gồm dữ liẹu cần thu thập, xử lư lưu trữ các thông tin mà hệ cần sản sinh
- Mô h́nh vật lư ngoài: Mô h́nh này chú ư tới khía cạnh nh́n thấy của hệ thống như vật mang thông tin, mang kết quả, h́nh thức đầu vào, h́nh thức đầu ra, phương tiện thao tác của hệ thống
- Mô h́nh vật lư trong: Là cái nh́n của người kỹ thuật như trang thiết bị của toàn bộ hệ thống, cấu trúc vật lư của dữ liệu, của chương tŕnh và người sử dụng

** Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin:
Công việc này gồm các bước chính sau:
- Khảo sát hệ thống cũ
- Phân tích hệ thống mới:
+ Lập sơ đồ chức năng nghiệp vụ
+ Lập sơ đồ luồng dữ liệu
+ Xây dựng mô h́nh thực thể
+ Xây dựng mô h́nh dữ liệu quan hệ
- Thiết kế chương tŕnh


I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG CŨ:

Giới thiệu về hệ thống đang khảo sát.

Công ty Nam Thiên Hà chuyên kinh doanh trong lĩnh vực cung ứng vật tư. Hiện tại hệ thống cung ứng công ty gồm:
1.Hệ đặt hàng (bao gồm mua hàng và đặt hàng).
-Chọn Nhà cung cấp (NCC)
-Thương lượng với nhà cung cấp
-Lập đơn hàng
-Lưu đơn hàng
Nhiêm vô: giải quyết các dự trù vật tư.Chó ư: -File “NCC” chứa thông tin về nhà cung cấp: Mă NCC, Tài khoản, Địa chỉ, Điện thoại, Các mặt hàng và khả năng cung cấp.
-Mỗi bản dự trù vật tư có thể được đáp ứng bởi các NCC khác nhau. Tuy nhiên mỗi mặt hàng trên một bản dự trù chỉ do mét NCC cung ứng.
-Mỗi đơn hànglại có thể chứa nhiều mặt hàng do khách hàng yêu cầu, trên đơn hàng không lưu thông tin nơi dự trù v́ vậy phải lưu thông tin Dự trù- Đơn hàng(DT/ĐH)
2.Hệ phát hàng
- Nhận hàng kèm theo phiếu giao hàng được lưu trữ trong tệp “Hàng nhận”. Thông tin trên phiếu giao hàng không lưu thông tin người sử dụng hàng.
- Đưa vào thông tin hàng nhận làm phiếu phát hàng.
_ Đối chiếu nhận hoá đơn với danh sách hàng về, nếu khớp chuyển cho kho hàng nhận để trả tiền, nếu không khớp th́ trao đổi bất nhất giữa Đơn hàng, Nhận hàng, Hoá đơn.
Nhiệm vô: Theo dơi hàng từ khi nhận về, nhập vào kho tới khi phát hàng.

Qua quá tŕnh khảo sát ta có hiện trạng của hệ thống như sau:


-Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.















Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh



[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]












[TABLE]
[TR]
[TD]séc
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]




[TABLE]
[TR]
[TD=colspan: 2]
[/TD]
[TD]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]ph¸t hµng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
Đơn hàng
[/TD]
[TD=colspan: 2]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]x¸c nhËn chi

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
DT-ĐH
[/TD]
[TD=colspan: 4]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD=colspan: 4]
[/TD]
[TD]Hàng nhận
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]phiƠu ph¸t hµng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=colspan: 3, align: left][/TD]
[/TR]
[/TABLE]










[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]h

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]NCC

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
-Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]g

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]








[TABLE]
[TR]
[TD=colspan: 2]
[/TD]
[TD]hàng nhận
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Đơn hàng
[/TD]
[TD=colspan: 2]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]

[TABLE]
[TR]
[TD]DT-ĐH
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]


[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]


[TABLE]
[TR]
[TD]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]e

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
NCC
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=colspan: 2][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=colspan: 2][/TD]
[TD][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]









[TABLE]
[TR]
[TD]séc
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]


[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]






(a) đơn đặt hàng
(b) NCC được chọn
(c) đơn hàng
(d) phiếu phát hàng
(e) danh sách hàng nhận
(f) trao đổi bất nhất
(g) séc
(h) khớp DT-ĐH với hàng nhận





Yếu kém
- Hệ thống quản lư trên chưa phải là một hệ thống quản lư bằng máy tính mà phần chính là làm thủ công. Do đó không có hướng phát triển hay nâng cấp trong tương lai.
- Không có kho hàng thông dụng để lưu tạm thời các mặt hàng nhập về và tạm thời chưa sử dụng.
- Theo dơi thực hien đơn hàng không sát, xảy ra nhiều sai sót do phân tán về quản lư.
- Do quá tŕnh đối chiếu thủ công để khớp từ khi dự trù, đơn hàng, hàng nhận phiếu giao hàng và hoá đơn thanh toán.
Do vậy, đây là một hệ thống cung ứng vật tư thủ công.Việc thiếu kho thông tin nội bộ gây nên sự phức tạp, không kịp thời, tiếu tính thời sự của hệ thống thông tin.Quá tŕnh đối chiếu thủ công cần lượng nhân công lớn, sái sót do phân tán về quản lư tạo nên sự kém hiệu lực ảnh hưởng lớn đến quá tŕnh kinh doanh cũng như quản lư của công ty.




II. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ:

Việc xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ là bước kkhởi đầu cần được tiến hành cho những mục đích sau:
- Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích
- Là cách tiếp cận logic tới hệ thống để làm sáng tỏ các quan hệ nhằm sử dụng cho quan hệ sau này
Trước hết, muốn xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, ta phải phân mức các chức năng.

· Phân mức các chức năng:
- Thực hiện phân tích theo cây chức năng. Và thông thường chỉ dừng ở 3 đến 4 mức đối với các hệ thống trung b́nh, để cho vấn đề quản lư không bị phức tạp hoá; c̣n đối với các hệ thống lớn thường phân ră thành 6 hoặc 7 mức
- Trong một chức năng không có quá nhiều chức năng con v́ nh­ vậy ta khó có thể kiểm soát được mô h́nh. Một chức năng chỉ nên phân ră thành < 8 chức năng con
- Trong cùng một mức th́ các chức năng nên có độ phức tương đương nhau, nên tạo cho nó sự cân bằng cả về kích thước lẫn độ phức tạp
- Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, đơn giản nhưng thể hiện bao quát vấn đề nó cần quản lư
· Xác định các chức năng
Đầu tiên phải xác định chức năng chính quan trọng nhất của toàn hệ thống, từ đó sinh ra các chức năng con. Nhà phân tích phải xác định xem mức nào là thấp nhất, yêu cầu đơn giản nhưng phải đầy đủ và chính xác
· Áp dụng vào bài toán quản lư vật tư:
Mục đích chính của bài toán là quản lư vật tư và công việc này có các chức năng con nh­sau:



[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]Qu¶n lư mua hµng


[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]2.3.1.1.1 Lµm ds ®¬n hµng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]2.3.2 Lµm H§ víi NCC

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]2.3.1.1 Lµm ®¬n hµng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]2.3.1 Ghi l¹i NCC míi

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]2.3

Chän NCC

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]2.2
Lµm ®¬n
®Æt hµng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]2.1

KiÓm tra
kho

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]Qu¶n lư mua hµng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
Quản lư đặt hàng[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]1.4
lµm dù trï víi kh¸ch hµng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]1.5
CËp nhËp KH míi

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]1.1
KiÓm tra
mÆt hµng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]1.3
Lµm DT-§H

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]Qu¶n lư ®Æt hµng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]1.2
KiÓm tra
kh¸chhµng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=colspan: 4][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]Qu¶n lư b¸n hµng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=colspan: 3][/TD]
[TD=colspan: 3, align: left][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD=colspan: 4][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]Qu¶n lư kho

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=colspan: 2][/TD]
[TD=colspan: 5, align: left][/TD]
[/TR]
[/TABLE]





[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]QLVT
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
Sơ đồ chức năng

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]































III. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU:
Vai tṛ của sơ đồ luồng dữ liệu là để chỉ ra một cách có thứ tự các chức năng khác, tuy nhiên, nó chỉ thể hiện vấn đề ở h́nh thức vật lư bên ngoài chứ không thể hiện được cách thức chuyển và tốc độ truyền tin.
** Mục đích của sơ đồ luồng dữ liệu:
- Xác định các yêu cầu của người sử dụng
- Lập kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích xem xét
- Là tài liệu để nhà lập tŕnh thiết kế phần mềm quản lư và xử lư tốc độ truy cập tin