Báo Cáo Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật tư tại Công ty TNHH

I: LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Thông tin chính xác, kịp thời là yếu tố then chốt đối với sự thành công của doanh nghiệp trong thời đại thông tin ngày nay. Chất lượng của những thông tin phụ thuộc vào chất lượng của hệ thống thông tin tạo ra nó, đó là hệ thống thông tin kế toán - trung tâm của hệ thống thông tin tài chính trong doanh nghiệp. Đây chính là lý do khiến cho việc tin học hóa hệ thống thông tin kế toán đang trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp. Ở nước ta, hiện nay phần mềm kế toán ngày càng được sử dụng rộng rãi.
Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng CNTT vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư.
Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ trở nên thuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất, hàng tồn kho. Các kế toán viên hạch toán thu chi nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý. Xuất phát từ những quan điểm đó, nhóm chúng em quyết định chọn đề tài "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật tư tại Công ty TNHH " . II : PHẠM VI NỘI DUNG: Tên đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật tư tại Công ty TNHH ”.
Công ty TNHH là đơn vị nhiều năm trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán, dịch vụ xây lắp, hoạt động tại địa bàn thành phố . Địa chỉ công ty: . - Tài liệu của đề tài đề cập đến việc quản lý vật tư của công ty.Bao gồm các thông tin như: Hóa đơn, Nhà cung cấp, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu chi, Kho, Phân xưởng,Vật tư. - Hệ thống thông tin kế toán về quản lý vật tư không thể áp dụng cho các công ty khác nhau, bởi vì mỗi công ty có một cách quản lý khác nhau, có các phương pháp hạch toán khác nhau. III : TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG:

Thiết kế hệ thống thông tin ở đây là công việc phân tích hệ thống, thông qua sơ đồ phân tích hoàn thiện công tác quản lý vật tư. Thông qua việc thiết kế chỉ rõ các chức năng cơ bản của hệ thống được xây dựng và tiến hành làm việc như thế nào, chỉ ra các sơ đồ thuật toán, các sơ đồ cấu trúc chính của hệ thống, đồng thời mô tả một cách chi tiết các chức năng của hệ thống. IV : MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU :
- Thông qua việc nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư với sự hỗ trợ của các phần mềm ứng dụng, các chương trình kế toán, doanh nghiệp có thể thay thế một số công đoạn thủ công bằng tin học hóa. - Với sự hỗ trợ của máy tính, các thông tin về quá trình nhập, xuất vật tư , các thông tin về nhà cung cấp, phân xưởng, vật tư sẽ được cập nhập và xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ. - Từ việc cập nhật và xử lý thông tin, các chứng từ, sổ sách kế toán sẽ được lập một cách dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý quá trình hoạt động của công ty. - Cung cấp các thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm đến tình hình hoạt động của công ty. [TABLE="align: left"]
[TR]
[TD="width: 20"][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]

V: LỜI CAM ĐOAN:
Đề tài này được thực hiện dựa trên những kiến thức mà chúng em đã được học ở bộ môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán và tham khảo một số tài liệu liên quan.
Chúng em xin cam đoan đây là đề tài chúng em tự thực hiện không sao chép hay copy bài của ai khác. Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của chúng em trong thời gian qua mặc dù đề tài không tránh khỏi những sai lầm và thiếu sót.
VI. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI:
[TABLE="class: MsoNormalTable, align: left"]
[TR]
[TD="width: 105"] Tuần​ [/TD]
[TD="width: 319"] Công việc​ [/TD]
[TD="width: 143"] Nhân sự​ [/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="width: 105"] 17
[/TD]
[TD="width: 319"] Lập kế hoạch triển khai đề tài [/TD]
[TD="width: 143"] Cả nhóm [/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="width: 105"] 18
[/TD]
[TD="width: 319"] Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài [/TD]
[TD="width: 143"] [/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="width: 105"] 19
[/TD]
[TD="width: 319"] Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu [/TD]
[TD="width: 143"] [/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="width: 105"] 20
[/TD]
[TD="width: 319"] Phác thảo khung đề tài [/TD]
[TD="width: 143"] [/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="width: 105"] 21
[/TD]
[TD="width: 319"] Tiến hành triển khai đề tài: Lời mở đầu [/TD]
[TD="width: 143"] [/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="width: 105"] 22
[/TD]
[TD="width: 319"] Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD [/TD]
[TD="width: 143"] Cả nhóm [/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="width: 105"] 23
[/TD]
[TD="width: 319"] Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship). Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo [/TD]
[TD="width: 143"] [/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="width: 105"] 24
[/TD]
[TD="width: 319"] Đánh giá chung lại toàn bộ bài tập [/TD]
[TD="width: 143"] Cả nhóm
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="width: 105"] 25
[/TD]
[TD="width: 319"] Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài [/TD]
[TD="width: 143"] [/TD]
[/TR]
[/TABLE]
VII: KHẢO SÁT THỰC TẾ: 1. Thực trạng khảo sát: Để có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch ra kế hoạch thì công việc khảo sát hiện trạng là một công việc rất quan trọng. Trong đó việc xây dựng hệ thống quản lý vật tư cũng không nằm ngoài mục tiêu có được thông tin chính xác, hiệu quả và đáp ứng những nhu cầu của thực tế xã hội hiện nay. Dựa vào việc tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời định hướng cho hệ thống mới. Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển, quy mô của các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản lý còn nhiều hạn chế, công việc quản lý vẫn chưa đạt hiệu quả cao. Ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, đòi hỏi công tác quản lý vật tư phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai lầm và thiếu sót. Do vậy mà quản lý thủ công đã dần dần không còn phù hợp với xu hướng hiện đại hóa mà thay vào đó là việc sử dụng công nghệ mới vào việc quản lý vật tư. Cụ thể là tại công ty TNHH
a. Nhược điểm của hệ thống cũ. ü Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về vật tư rất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện, toàn bộ số hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ. ü Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những thông tin về vật tư nào đó sẽ rất mất thời gian . ü Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó khăn vì khi thay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và hồ sơ mới phải có quyết định của giám đốc. Khi nhập vật tư với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch. b. Ưu điểm của hệ thống cũ. ü Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ. ü Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ mang tính chất gia đình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học cho các cán bộ quản lý. Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ, còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương pháp thủ công không có khả năng đáp ứng, mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, phương tiện xử lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là phải có lực lượng lớn đội ngũ nhân viên để quản lý công việc.