Báo Cáo Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán linh kiện máy tính công ty Thiên Vũ

Mục lục


Nhận xét của GVHD 1
Mục lục. 2
Phần 1. 3
KHẢO SÁT SƠ BỘ VỀ HỆ THỐNG 3
1. Sơ lược về hệ thống. 3
1.1. Vài nét sơ bộ về hệ thống hiện tại 3
1.2. Cơ cấu tổ chức. 4
1.3. Quy trình xử lý. 4
2. Nghiệp vụ của hệ thống. 5
3. Mục đích yêu cầu. 5
Phần 2. 6
PHÂN TÍCH TÓM TẮT HỆ THỐNG 6
1. Mô hình tiến trình nghiêp vụ. 6
2. Biểu đồ phân cấp chức năng. 7
3. Biểu đồ luồng dữ liệu. 8
3.1. Mô hình luồng dữ liệu Logic mức ngữ cảnh (mức 0): 8
3.2. Mô hình luồng dữ liệu Logic mức đỉnh (mức 1) 9
3.3. Mô hình luồng dữ liệu Logic mức dưới đỉnh (mức 2) 9
4. Xây dựng cơ sở dữ liệu: 14
5. Mô hình thực thể liên kết. 19
Phần 3. 20
THIẾT KẾ HỆ THỐNG 20
1. Thiết kế bảng dữ liệu. 20
2. Liên kết 23


















Phần 1
KHẢO SÁT SƠ BỘ VỀ HỆ THỐNG
1. Sơ lược về hệ thống
1.1. Vài nét sơ bộ về hệ thống hiện tại
Hệ thống Quản Lý Bán Linh Kiện Máy tính Cty Thiên Vũ có những nét sơ lược cơ bản sau đây:
- Công ty Bán Máy tính Thiên Phú - Địa chỉ: 171 Mê Linh-
Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc, thành lập năm 2008 theo giấy phép của UBND tỉnh Vĩnh Phúc.
- Là nhà phân phối và đại lý chính thức cho một số hãng như HP, Lenovo, SamSung, microlab, Huntkey . Cung cấp máy tính- linh kiện .Cung cấp các giải pháp, dịch vụ kỹ thuật, bảo hành bảo tri.
- Hệ thống quản ly mua bán linh kiện gồm:
Ø QL thiết bị: Quản lý về việc nhập hàng, xuất hàng và kiểm tra số lượng hàng tồn kho.
Ø QL bán hàng: Quản lý về việc bán hàng, với công việc chính là nhận yêu cầu từ khách hàng và thành lập hóa đơn đặt hàng.
Ø QL tài chính: Thực hiện công tác kế toán, thống kê, tổng hợp tình hình thu, chi và quản lý tài chính, tài sản của công ty.

Ưu điểm:
· Cơ cấu quản lý khá hơp lý và mang lại hiểu quả cao nêu thực hiện công việc một cách tuần tự và chinh xác.
· Công việc xuất, nhập, sửa chữa thông tin đều làm thủ công.nên làm được mọi lúc( ngay cả khi mất diện), giúp cho người làm kế toán xác định luồng số liệu một cách trực quan hơn: người khác có thể xem được hệ thống sổ sách mà không phải học trình tự vì đó là phương pháp cơ bản và phổ thông.
· Nhược điểm:
· Công việc xuất, nhập, sửa chữa thông tin đều làm thủ công dấn đến viêc lưu trữ thông tin linh kiên máy tinh bằng sổ sách trở nên khó khăn và cồng kềnh, gây khó khăn cho công tác quản lý.
· Ghi chép lặp lại nhiều lần cho một nghiệp vụ vì phải vào nhiều sổ sách có liên quan nên mất nhiều thời gian, sai sót mất nhiều thời gian để tìm kiếm và nếu có cũng rất lâu.







1.2. Cơ cấu tổ chức
Được chia làm 4 bộ phân:
Ø Bộ phân thứ nhất: Bộ phận này có chức năng QL bán hàng. Bộ phận này có một hệ máy tính, trên đó có 1 chương trình la hệ QL ban hàng (QLBH) trợ giúp các việc lập đơn đặt hàng, cập nhật thông tin khách hàng và báo cao bán hàng.
Ø Bộ phận thứ hai: Bộ phận này có chức năng về QL tài chính - kế toán. Bộ phận này cũng có một máy tính, trên đó có một chương trình là hệ QL tài chính (QLTC) trợ giúp việc lập bảng thu chi, lập hóa đơn, báo cáo thống kê và báo cáo bán hàng.
Ø Bộ phận thứ ba: Bộ phận nay có chức năng về QL nhập hàng. Bộ phận này cập nhật yêu cầu từ hai bộ phận trên, chọn nhà cung cấp cung với chương trinh (QLNH) của máy tính lập và in ra đơn hàng và viết báo cáo.
Ø Bộ phận thứ tư: Bộ phận nay có chức năng về QL kho hàng, sử dung máy tính- chương trình (QLKH) để cập nhật hàng xuất nhập tồn, lập báo cáo xuất nhập tồn và lập phiếu nhập xuất hàng.

1.3 Quy trình xử lý
Khách hàng có thể mua hàng trực tiếp hoặc có thể đặt hàng qua Website của cửa hàng. Thông tin khách hàng và danh sách linh kiện đặt hoặc mua sẽ được ghi nhận lại thông qua phiếu đặt hàng trên Website hoặc do nhân viên kinh doanh ghi nhận lai. Thông tin khách hàng bao gồm: Họ tên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email. Thông tin đơn hàng bao gồm: tên linh kiện, số lượng, đơn giá, tên khách hàng, ngày đặt hàng, ngày giao hàng, tổng tiền, phí vận chuyển, hình thức vận chuyển, số tiền trả trước.
Trường hợp khách hàng mua hàng trực tiếp thì nhận được phiếu đặt hàng từ nhân viên: nhân viên sẽ kiểm tra số lượng hàng trong kho. Nếu số lượng không đủ thì sẽ thông báo cho khách hàng biết. Nếu số lượng hàng đủ thì kiểm tra thông tin khách hàng, nếu là khách hàng mới thì nhập thông tin khách hàng, nếu thông tin khách hàng đã có thì bỏ qua bước này. Sau đó, sử dung máy tinh cung chương trinh QLBH tiến hành lập đơn đặt hàng giao cho khách hàng và sau đó khách đến quầy thanh toán gặp nhân viên kế toán. Nhân viên kế toán của tổ QL tai chinh –kế toán sẽ điền đầy đủ thông tin cần thiết cho chương trình QLTC lập hóa đơn và phiếu bảo hành cho khách hàng. sau đó bộ phận thủ kho sẽ in phiếu xuất kho nhờ vào chương trình QLKH và giao hàng cho khách.

Trường hợp khách hàng đặt hàng qua website, có 2 cách nhận hàng: