Thạc Sĩ Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức sự kiện của công ty TNHH truyền thông mật mã

PHẦN MỞ ĐẦU
a. Đặt vấn đề:
Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, thì sự đổ bộ ồ ạt của các
nhãn hiệu lớn kéo theo sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị thì nhu cầu truyền thông của
các doanh nghiệp ngày càng tăng .
Trong khi đó những công ty con tổ chức sự kiện được thành lập từ những nhân viên của công ty
quảng cáo mẹ đang phát triển theo cấp số nhân. Nhưng chỉ có 5% số công ty quảng cáo-tổ chức sự
kiện họat động tốt,thực lãi là một con số đáng kể.
http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx) .
( theo phân tích của báo Thanh Niên ngày 9/6/2009 của phóng viên Đỗ Tấn)
Công ty TNHH TRUYỀN THÔNG MẬT MÃ cũng đang gặp phải một số vấn đề trong việc định
hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như họat động kinh doanh của công ty trong dài
hạn.Vì do khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp lớn nên việc tìm kiếm và phát triển nguồn khách
hàng là yếu tố sống còn của công ty. Hiện tại nguồn khách hàng chủ yếu của công ty Mật Mã mang
lại chủ yếu là từ các mối quan hệ. Giữ khách hàng cũ là việc phải làm đối với công ty do họ là nguồn
doanh thu chủ yếu. Tuy nhiên để công ty có được sự phát triển bền vững trong tương lai thì không
thể không tìm kiếm thêm khách hàng mới, các khách hàng tiềm năng và công ty nên có một định
hướng phát triển mới trong tương lai. Chính vì thế mà công ty nên có một quy trình tổ chức sự kiện
hiệu quả để có thể giữ chân các khách hàng hiện tại và có thêm nguồn khách hàng mới trong tương
lai.

b. Mục tiêu nghiên cứu:
Sau khi kết thúc quá trình nghiên cứu cần đạt được các mục tiêu sau:
 Hiểu rõ quy trình họat động tổ chức sự kiện của công ty.
 Lập ra được giải pháp hòan thiện tổ chức sự kiện của công ty.
Để đạt được mục tiêu đó cần tìm hiểu những vấn đề sau:
 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty.
 Những điều được và chưa được thông qua các sự kiện tiêu biểu.
 Cách tìm kiếm nguồn khách hàng của công ty. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP
2 / 61
SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy
 Hiểu rõ được thị trường mục tiêu và khách hàng tiềm năng của công ty.

c. Phương pháp nghiên cứu:
Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính theo hai cách:
- Phân tích các dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, internet, tài liệu của công ty.
- Phỏng vấn chuyên sâu sử dụng phương pháp phỏng vấn tay đôi khoảng 10 người.
Đối tượng nghiên cứu:
- Bên trong: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo, tình hình hoạt động thực tế
của công ty Truyền Thông Mật Mã.
- Bên ngoài: các doanh nghiệp khách hàng đã và đang trực tiếp sử dụng dịch vụ của công ty.

d. Hạn chế của đề tài:
Do sự hạn chế về thời gian thực hiện cũng như nguồn tư liệu và các thông tin thu thập được, bài
viết không thể tránh khỏi những thiếu soát cần được bổ sung và khắc phục, rất mong nhận được sự
giúp đỡ và đóng góp ý kiến của thầy để bài viết của em hoàn thiện hơn.

e. Kết cấu đề tài:
Đề tài sẽ gồm 4 phần chính. Thứ nhất là nêu lên một số vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện và
tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam nhằm giúp chúng ta có kiến thức cơ bản
về hoạt động tổ chức sự kiện và để có một cái nhìn nhận tổng quát về tình hình tổ chức sự kiện tại
Việt Nam hiện nay.
Sau đó là giới thiệu về đơn vị thực tập để thấy được những vấn đề trong cấc trúc hoạt động của
công ty để từ đó có cơ sở để phân tích thực trạng trong quy trình tổ chức sự kiện của công ty và đưa
ra giải pháp tổng thể cho quy trình tổ chức sự kiện.




GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP
3 / 61
SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ
KIỆN VÀ TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN HỌAT ĐỘNG TỔ CHỨC
SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM.
I. Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện.
1.1. Khái niệm về tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một quá trình họach định việc thực hiện và giám sát những họat động liên
quan đến các lĩnh vực sau : văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thời điểm, một địa
điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sao cho sự kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ
chức.
( trích thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện của Bộ Văn Hóa-Thể Thao-Du Lịch )
1.2. Mục đích của tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong tòan bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá của doanh nghiệp.
Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích chuyển tải một thông
điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt công cụ đang phổ biến nhất trong hoạt
động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của sản phẩm, tạo sự quan
tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Đồng thời tạo cơ hội để
doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công
quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.
Thông điệp của sự kiện có thể được thể hiện dưới dạng:
 Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng
phục, bảng tên .
 Lời :chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm
Họat động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp. Tùy theo mục đích khác nhau mà đối
tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi.
 Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP
4 / 61
SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy
 Crisic Management: quản lý khủng hỏang.
 Government Relations: quan hệ với chính phủ.
 Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty.
 Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.
 Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

1.3. Phân lọai của tổ chức sự kiện.
Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được:
Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công.
Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng.
Hội chợ.
Hội nghị, hội thảo, họp báo.
Diễn trình, phát biểu của CEO trước công chúng.
Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang.
Chương trình team building
Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.
Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu.
Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering).
Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)
Để phân lọai các họat động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân lọai dựa
trên nhiều tiêu thức khác nhau:
o Theo địa điểm làm event.
Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình g