Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý lương tại các đơn vị hành chính sự nghiệp

ĐỀ TÀI: Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý lương tại các đơn vị hành chính sự nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xă hội trở thành vấn đề cấp thiết. Trong lĩnh vực quản lư, các nhà quản lư luôn coi công nghệ thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức ḿnh. Đứng trước những thách thức, những cạnh tranh gay gắt đú cỏc nhà quản lư phải biết khai thác một cách triệt để những ưu thế của việc ứng dụng tin học trong quản lư, nếu không sẽ khó vượt qua thách thức và không thể tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này.
Trong xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học vào công tác quản lư lương cho các cơ quan, tổ chức nói chung và cho các đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng là hết sức cần thiết. Bất ḱ một cơ quan, tổ chức, đơn vị nào dù là sản xuất vật chất hay phi vật chất th́ đều phải trả lương cho cán bộ công nhân, viên chức. Và ngược lại, bất kỳ một cá nhân nào làm việc đều phải được trả lương. Hiện nay, ngày càng có nhiều quy định của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Bộ Lao động - Thương binh và Xă hội về cỏch tớnh cỏc khoản phụ cấp, truy lĩnh, bảo hiểm Đặc biệt là việc thu thuế thu nhập cá nhân chuẩn bị được áp dụng cho tất cả cá nhân có thu nhập với mức thu nhập đạt tới mức phải đóng thuế (theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân) th́ công tác quản lư và tính lương cho cán bộ ở các đơn vị, tổ chức càng trở lên phức tạp.
Trong quá thực tập tốt nghiệp tại Công ty TNNH Thương mại và Công nghệ tin học PH, tác giả đă được công ty tạo điều kiện cho đi thực tế tại các đơn vị hành chính sự nghiệp để t́m hiểu về nghiệp vụ kế toán hành chính sự nghiệp nói chung và nghiệp vụ quản lư lương nói riêng. Qua thời gian t́m hiểu và nghiên cứu nghiệp vụ đồng thời được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận t́nh của anh: Phùng Huy Hậu – Phó giám đốc công ty, tác giả đă lựa chọn đề tài “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lư lương tại các đơn vị hành chính sự nghiệp” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của ḿnh.
Chuyên đề bao gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Thương Mại và Công nghệ tin học PH
Chương này tŕnh bày tổng quan về công ty (tên công ty) cũng như sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu đề tài.
Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ cần thiết để xây dựng phần mềm quản lư lương ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Chương này tŕnh bày các vấn đề phương pháp luận cơ bản làm cơ sở nghiên cứu đề tài. Các quy định của nhà nước về chế độ lương, bảo hiểm, thuế đối với các cá nhân và tổ chức.
Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lư lương tại các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Đây là phần quan trọng nhất của chuyên đề, đề cập tới các kết quả phân tích, thiết kế phần mềm quản lư lương.
Tác giả xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Tin học kinh tế, đặc biệt là thầy Th.S Phùng Tiến Hải và cán bộ hướng dẫn là anh Phùng Huy Hậu đă chỉ bảo, giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này.



CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ TIN HỌC PH1.1. Quá tŕnh h́nh thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ tin học PH là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các sản phẩm phần mềm tin học trên thị trường Việt Nam.
Công ty được thành lập ngày 19/10/2003 theo quyết định của UBND thành phố Hà Nội và Giấy chứng nhận đăng kư kinh doanh Công ty TNHH có hai thành viên trở lên do Pḥng đăng kư kinh doanh - Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp số 0102010409 ngày 04/11/2003,
- Tờn công ty : Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tin học PH
- Tên giao dịch : PH Trading & Informatics Technology Company Limited
- Tên viết tắt : PH CO., LTD
- Địa chỉ : Số 6 - 1/226 Lê Duẩn, Thành phố Hà Nội
- Điện thoại : 04.3518.6590
- Fax : 04.3518.6591
Trong những ngày đầu mới thành lập, công ty phải đương đầu với rất nhiều khó khăn về vốn kinh doanh và sự cạnh tranh của các công ty phần mềm lớn ở trong nuớc. Trước t́nh h́nh đó, ban lănh đạo công ty đă rất nhạy bén khi đă t́m ra hướng đi phù hợp cho công ty mỡnh, khụng hướng tới các thị trường được coi là điểm mạnh của các công ty phần mềm lớn, có uy tín như: thị trường doanh nghiệp trong nước (công ty FPT, CMC), thị trường các doanh nghiệp vừa và nhỏ với phần mềm kế toán chuyên dụng (công ty Fast, Bravo), thị trường game online (công ty FPT, VASC, VDC), thị trường giáo dục (công ty School Net). Thay vào đó, công ty hướng tới thị trường các đơn vị hành chính sự nghiệp trong nước với sản phẩm đầu tay là “Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp”. Sản phẩm này có tên viết tắt là DAS (Dynamic Accounting System). Sự ra đời của phần mềm DAS đă đáp ứng được nhu cầu cấp thiết của các đơn vị hành chính trong công tác hạch toán kế toán, nó trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Ưu điểm nổi trội của phần mềm DAS đó là thao tác nghiệp vụ dễ dàng, bảo mật dữ liệu, luôn cập nhật các biểu mẫu, các thông tư và quyết định mới ban hành của Bộ tài chính. Chính bởi vậy, sản phẩm này đă được nhiều đơn vị sử dụng và tin dùng hơn so với các sản phẩm phần mềm có tính năng tương tự trên thị trường lúc bấy giờ.
Phần mềm DAS cũng là sản phẩm chính của công ty, sản phẩm này luôn luôn được cập nhật và phát triển cho đến nay. Tính đến cuối năm 2004, số đơn vị sử dụng phần mềm DAS và các phiên bản cập nhật đă lên tới con số 1102 đơn vị. Đây là một con số khá ấn tượng đối với một công ty mới vừa thành lập bởi lẽ ứng với mỗi đơn vị sử dụng phần mềm của công ty là một sản phẩm phần mềm được bán ra.
Trong những năm đầu mới thành lập, số nhơn viên trong công ty không nhiều, chỉ khoảng 10 người nhưng bù lại đơy chớnh là một đội ngũ có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, có chuyên môn nghiệp vụ tốt, có tớnh sáng tạo cao. Nhờ đó mà công ty đă đứng vững được trên thị trường kinh doanh phần mềm, một thị trường mang tớnh cạnh tranh rất cao.
Sau thành công của sản phẩm DAS, công ty được nhiều đơn vị biết đến như một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực sản xuất phần mềm quản lư hành chớnh sự nghiệp. Tháng 5/2005, công ty nhận được đơn đặt hàng xơy dựng “Phần mềm viện phớ” cho một số bệnh viện ở miền Bắc: Bệnh viện 198 (Bộ công an), Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang Cũng trong năm này, phiên bản DAS cũng đă được cập nhật đến phiên bản thứ 5 (DAS 5.0X). Số đơn vị sử dụng DAS đă lên tới 1891 đơn vị, tăng hơn 1.5 lần so với năm 2004.
Trong 2 năm đầu hoạt động, do số lượng nhân viên cũn ít nên thị trường hoạt động của công ty chỉ bó hẹp ở khu vực phớa Bắc. Song, từ đầu năm 2006 công ty bắt đầu mở rộng thị trường của ḿnh tới miền Trung. Số nhơn viên của công ty lúc này đă là 15 người. Cũng trong năm 2006, phần mềm DAS cũng đă được cập nhật tới phiên bản thứ 6 (DAS 6.0X). Số đơn vị sử dụng DAS đă lên tới 2845 đơn vị, tăng hơn gần 1000 đơn vị.
Năm 2007 là một năm thành công của công ty khi đưa ra phần mềm phục vụ cho các đơn vị chủ đầu tư, tiêu biểu là “Phần mềm kế toán đơn vị chủ đầu tư”. Một sản phẩm khác cũng được đánh giá cao trong năm 2007 đó là“Phần mềm tổng hơp quyết toán cho các đơn vị hành chính sự nghiệp”. Phiên bản thứ 7 của DAS cũng đă được cập nhật (DAS 7.0X). Số đơn vị sử dụng phần mềm DAS đă vượt quá 3000 đơn vị.
Sang năm 2008, công ty đă tiếp tục mở rộng thị trường của ḿnh xuống phớa Nam tiêu biểu là 2 tỉnh: Đồng Nai và Kiên Giang. Cũng trong năm này, công ty cho ra mắt phiờn bản thứ 8 của phần mềm DAS (DAS 8.0X). Phiên bản này được nhiều đơn vị đánh giá cao bởi tớnh thời sự của nó, khi đă cập nhật được những thay đổi mới nhất của Bộ tài chính về các biểu mẫu, về thuế thu nhập cá nhơn và các khoản phụ cấp mới được sửa đổi Phiên bản này cũng cập nhật thêm một số tớnh năng mới, giúp các đơn vị hành chớnh xử lư nghiệp vụ kế toán nhanh hơn và dễ dàng hơn. Con số đơn vị sử dụng phần mềm này đă lên tới 4582 đơn vị.
Công ty luôn là địa chỉ tin cậy đối với các đơn vị hành chớnh sự nghiệp đặt hàng xơy dựng các phần mềm phục vụ cho đơn vị ḿnh. Trong tương lai công ty sẽ cho ra nhiều sản phẩm phần mềm hữu ích để giải quyết các vấn đề ngày càng phức tạp trong quản lư nói chung và quản lư hành chớnh nói riêng.
1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty1.2.1. Chức năng của công ty - Sản xuất ra những ngành hàng thuộc lĩnh vực hoạt động của công ty và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
- Kinh doanh những sản phẩm mà công ty sản xuất ra.
- Giải quyết tốt mối quan hệ trong nội bộ công ty và mối quan hệ giữa công ty với bên ngoài.
1.2.2. Nhiệm vụ của công ty- Sản xuất và kinh doanh đúng ngành nghề đă đăng kư.
- Quản lư và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, vật tư, tiền vốn để không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Không ngừng t́m ṭi, sáng tạo, cải tiến kỹ thuật để nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Thực hiện phân phối theo lao động và chăm lo đời sống lao động cho nhân viên.
- Tuơn thủ các chính sách, chế độ quản lư kinh tế của Nhà nước. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong các hợp đồng kinh tế có liên quan.
- Đào tạo nhân viên lành nghề, có kinh nghiệm phục vụ lâu dài cho công ty.
- Tuân thủ và nghiêm chỉnh chấp hành Pháp luật của Nhà nước.
- Làm tốt mọi nghĩa vụ và các công tác xă hội khác.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức Bộ máy tổ chức của công ty gồm:
- Giám đốc
- Cỏc pḥng ban nghiệp vụ

Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tin học PH được biểu diễn bởi h́nh sau:


[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]
Giám đốc

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]

















H́nh 1.1. Sơ đồ tổ chức của công ty

- Giám đốc: là người quản lư, điều hành tất cả các hoạt động trong công ty, là người đại diện hợp pháp của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời cũng chịu trách nhiệm trước toàn thể nhân viên của công ty về các vấn đề bảo đảm quyền lợi của người lao động.
- Pḥng kỹ thuật: Phụ trách tất cả công việc liên quan đến sản xuất phần mềm bao gồm cả việc kiểm thử và đóng gói sản phẩm Đồng thời, pḥng kỹ thuật c̣n đảm đương công việc cài đặt, hướng dẫn đào tạo sử dụng cho các khách hàng và các công việc chăm sóc khách hàng.
- Pḥng nhân sự: Quản lư nguồn nhân lực (Quản lư toàn bộ hồ sơ nhân sự, bố trí, sắp xếp, tuyển chọn nhân viên. Tham mưu cho lănh đạo về công tác quản lư đào tạo nhơn viờn )
- Pḥng kinh doanh:
+ Phụ trách việc xây dựng các hợp đồng, tính toán giá thành sản phẩm phần mềm, xác định thủ tục thanh toán với khách hàng, xác định quyền và trách nhiệm của mỗi bên.
+ Thực hiện việc thu tiền của khách hàng khi mua sản phẩm phần mềm, giao dịch với khách hàng, trả tiền cho nhà cung cấp và trả lương hàng tháng cho nhân viên.
+ Đảm đương công việc Marketing, mở rộng thị trường tiêu thụ, bảo hành sản phẩm.
- Bộ phận phát triển: Thực hiện các công việc liên quan đến sản xuất phần mềm, bao gồm: thiết kế, lập tŕnh, kiểm thử và đóng gói sản phẩm. Đồng thời, bộ phận này cũn cú nhiệm vụ đưa ra những giải pháp kỹ thuật tối ưu nhất cho từng loại sản phẩm và từng đối tượng khách hàng.
- Bộ phận triển khai: Có nhiệm vụ cài đặt các sản phẩm phần mềm cho khách hàng khi mua và hướng dẫn đào tạo sử dụng cho khách hàng.
- Bộ phận kinh doanh: Phụ trách việc xây dựng các hợp đồng, tính toán giá thành sản phẩm phần mềm, xác định thủ tục thanh toán với khách hàng, xác định quyền và trách nhiệm của mỗi bên. Đồng thời, bộ phận kinh doanh c̣n đảm đương công việc Marketing, mở rộng thị trường tiêu thụ, bảo hành sản phẩm.
- Bộ phận kế toán: Phụ trách việc thu tiền của khách hàng khi mua sản phẩm của công ty, thực hiện giao dịch với khách hàng, trả tiền cho nhà cung cấp và trả lương cho nhân viên.
1.3. Đặc điểm hoạt động của công ty1.3.1. Lĩnh vực kinh doanh của công ty - Tư vấn, sản xuất và buôn bán phần mềm tin học.
- Tư vấn trong lĩnh vực tài chính, kế toán.
- Sản xuất, lắp ráp, mua bán sản phẩm điện tử, viễn thông, tin học.
- Buôn bán thiết bị văn pḥng, đồ dùng cá nhân và gia đ́nh.
- Đại lư mua, bán, kư gửi hàng hoá.
- Dịch vụ thương mại.
1.3.2. Mặt hàng sản xuất kinh doanh của công ty Do đặc thù là một công ty tin học chuyên sản xuất phần mềm nên sản phẩm chính của công ty là các phần mềm tin học. Từ khi thành lập cho đến nay, công ty đă sản xuất và bỏn trờn thị trường một số sản phẩm chính sau:
- Phần mềm kế toán dành cho các đơn vị hành chính sự nghiệp (DAS)
- Phần mềm quản lư viện phí.
- Phần mềm kế toán đơn vị chủ đầu tư.
- Phần mềm tổng hợp quyết toán các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Ngoài ra, công ty c̣n nhận đặt hàng xây dựng phần mềm cho các đơn vị bộ, ngành như: Bộ công an, Bộ tài chớnh
1.3.3. Thị trường hoạt động của công ty Cho đến nay, công ty đă thiết lập và duy tŕ được một thị trường sử dụng các sản phẩm của ḿnh khá rộng, trải dài 3 miền đất nước. Miền Bắc vẫn là thị trường đông nhất bao gồm các tỉnh và thành phố như: Hà Nội, Hải Pḥng, Quảng Ninh, Bắc Giang, Bắc Ninh, Lạng Sơn
Miền Trung cũng có nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng phần mềm của công ty, tiêu biểu như các tỉnh và thành phố sau: Thanh Hoá, Hà Tĩnh, Quảng Nam, Đà Nẵng, Quảng B́nh, Quảng Trị, B́nh Thuận, B́nh Phước
C̣n ở Miền Nam th́ cũng có 2 tỉnh đă và đang sử dụng phần mềm của công ty, gồm có: Đồng Nai và Kiên Giang. Tuy thị trường ở Miền Namcũn khá hẹp nhưng trong tương lai thỡ đơy chớnh là thị trường đầy tiềm năng để công ty triển khai sản phẩm phần mềm của ḿnh.
1.3.4. Đặc điểm về vốn - Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tin học PH là doanh nghiệp 100% vốn tư nhân. Công ty có con dấu riêng, được mở tài khoản trong và ngoài nước theo quy định của Pháp luật, hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty đă được UBND Thành phố Hà Nội phê duyệt.
- Số vốn điều lệ của công ty là 980.000.000 đồng (Chín trăm tám mươi triệu đồng Việt Nam).
1.3.5. Đặc điểm về nguồn nhân lực - Hiện nay, số nhân viên của công ty là 20 người (trong đó có tới 90% là các kỹ sư và cử nhân) có tŕnh độ chuyên môn nghiệp vụ, tay nghề và tính kỷ luật cao. Đú chớnh là yếu tố quan trọng giúp cho doanh nghiệp có được những thành quả như ngày hôm nay.
- Tổng số người lao động và thu nhập b́nh quân tăng lên qua các năm và được biểu hiện dưới bảng sau đây:

[TABLE=width: 696]
[TR]
[TD]Chỉ tiêu
[/TD]
[TD]Năm 2003
[/TD]
[TD]Năm 2004
[/TD]
[TD]Năm 2005
[/TD]
[TD]Năm 2006
[/TD]
[TD]Năm 2007
[/TD]
[TD]Năm 2008
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Tổng số lao động (người)
[/TD]
[TD]7
[/TD]
[TD]9
[/TD]
[TD]10
[/TD]
[TD]15
[/TD]
[TD]18
[/TD]
[TD]20
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Thu nhập b́nh quân của người lao động/tháng
[/TD]
[TD]2.500.000
[/TD]
[TD]2.750.000
[/TD]
[TD]2.950.000
[/TD]
[TD]3.000.000
[/TD]
[TD]3.120.000
[/TD]
[TD]3.455.000
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]

Bảng 1.1. Bảng số lượng lao động và mức thu nhập

Trong đó:
+ Số nhơn viên có tŕnh độ trên đại học: 2
+ Số nhơn viên có tŕnh độ đại học: 16
+ Số nhơn viên có tŕnh độ cao đẳng, trung học: 2
1.3.6. Thành tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty - Cho đến nay công ty đă đạt được một số thành tích sau:
+ Sản phẩm DAS là phần mềm được thị trường dùng nhiều nhất trong cả nước về nghiệp vụ kế toán hành chớnh sự nghiệp.
+ Hợp tác với Bộ tài chớnh trong việc xơy dựng các phần mềm quản lư hành chớnh.
+ Triển khai cho một số bệnh viện trong nước sử dụng phần mềm quản lư viện phí để quản lư việc nhận trả tiền của bệnh nhơn.
- Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới:
+ Mục tiêu của công ty TNHH Thương mại và Công nghệ tin học PH trong thời gian tới sẽ trở thành nhà cung cấp phần mềm hàng đầu cho các đơn vị hành chớnh sự nghiệp trong cả nước.
+ Nhiệm vụ: Tiếp tục giữ vững thị phần của công ty trên thị trường. Đồng thời mở rộng thị phần ra khắp cả nước, trước mắt là việc mở rộng thị phần xuống phớa Nam.
+ Các sản phẩm trong thời gian tới: Vẫn tập trung vào thị trường các đơn vị hành chớnh.
+ Tầm nh́n trong tương lai:
* Sáng tạo các giá trị v́ khách hàng: luôn luôn cập nhật và phát triển công nghệ, thiết lập hệ thống kinh doanh nhằm mục đích mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, mang lại hiệu quả đích thực cho khách hàng.
* Uy tín là bước khởi đầu để xơy dựng thương hiệu: Từng bước xơy dựng công ty ngày càng lớn mạnh và có uy tín tốt trong cả nước, từ đó có thể xơy dựng thương hiệu riờng cho công ty.
* Hợp tác cùng phát triển: Cùng hợp tác để đem lai những điều kiện tốt hơn, hiệu quả công việc cao hơn cho tất cả các thành viên, tổ chức, cá nhơn có quan hệ với PH CO., LTD.
1.3.7. Thực trạng ứng dụng tin học Do đặc thù là một công ty tin học nên hầu hết các công việc đều phải sử dụng đến máy tính, do vậy mà việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lư kinh doanh và sản xuất phần mềm là một điêu tất yếu. Công ty đă trang bị máy tính cho tất cả cỏc phũng, cỏc mỏy được trang bị đều có cấu h́nh cao và được kết nối với một máy chủ và mạng internet tốc độ cao để phục vụ cho việc khai thác, chia sẻ dữ liệu và quản lư các hoạt động của công ty Qua đó tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Một đăc trưng riêng có của các công ty phần mềm đó là vừa bán sản phẩm cho khách hàng, vừa tạo ra sản phẩm phần mềm dành riêng cho công ty ḿnh, công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tin học PH cũng không ngoại lệ. Công ty đă sử dụng các phần mềm do ḿnh tạo ra nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, gồm có:
+ Phần mềm kế toán
+ Phần mềm quản lư bán hàng
+ Phần mềm quản lư quan hệ khách hàng
Các phần mềm này hoạt động khá hiệu quả và hoàn thiện.
1.4. Định hướng đề tài1.4.1. Tổng quan về vấn đề quản lư lương tại các đơn vị hành chính sự nghiệp Lương là nguồn thu nhập chính của tất cả người lao động nói chung, và của các cán bộ công chức, viên chức làm việc ở các đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng. Vấn đề quản lư lương ở các đơn vị hành chính sự nghiệp ngày càng trở nên phức tạp bởi ngày càng có nhiều thay đổi trong các quy định, thông tư của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Bộ Lao động - Thương binh và Xă hội về các khoản phụ cấp, các khoản thuế thu nhập, đúng phớ bảo hiểm được ban hành để phù hợp với sự thay đổi của nền kinh tế.
Hiện nay, việc ứng dụng tin học vào công tác quản lư lương ở các đơn vị hành chính sự nghiệp c̣n tương đối yếu, nhất là ở những vựng sơu vựng xa, những vùng không phải là trọng điểm kinh tế. Mặc dù những năm gần đây, Nhà nước đó cú các chính sách khuyến khích đầu tư phát triển cho cỏc vựng này nhưng việc ứng dụng tin học vào quản lư hành chính gần như là bỏ ngỏ, thay vào đú cỏc đơn vị ở đây quản lư bằng sổ sách, rất thủ công, tốn nhiều thời gian, công sức mà việc xảy ra sai sót và sự cố lại xảy ra thường xuyên. Nguyên nhân là do tŕnh độ về tin học ở những vùng này c̣n thấp, mặt khác những người làm công tác về quản lư lương tại đây lại không muốn thay đổi thói quen làm việc cũ. Bởi vậy việc triển khai và ứng dụng tin học ở cỏc vựng này c̣n rất khó khăn, cần thêm thời gian để đào tạo và phát triển.
Trong khi đó, ở các tỉnh và thành phố lớn đă từng bước ứng dụng tin học vào quản lư hành chính nói chung và quản lư lương nói riêng. Song, việc ứng dụng các phần mềm tin học để giải quyết công việc trờn cũn chưa hiệu quả. Có thể nêu ra một số nguyên nhân sau:
- Đa số phần mềm quản lư lương cho các đơn vị hành chính sự nghiệp hiện nay chưa giải quyết được các vấn đề liên quan đến thuế thu nhập cá nhân (được áp dụng từ ngày 1/1/2009).
- Hầu hết các phần mềm quản lư lương chỉ đáp ứng yêu cầu quản lư cho một vài đơn vị cụ thể mà không thể giải quyết được bài toán tớnh lương cho nhiều đơn vị.
- Một số đơn vị vẫn sử dụng sổ sách để quản lư cho dù các phần mềm quản lư đă đưa vào ứng dụng (điều này thật là lăng phí)
- Một số phần mềm th́ cập nhật quá chậm so với sự thay đổi của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính về các quy định, thông tư về thuế, biểu mẫu, tiền lương
Việc chưa thể ứng dụng tin học vào trong quản lư hành chính sự nghiệp ở vựng sơu vựng xa, cỏc vựng chưa phát triển hay việc sử dụng các phần mềm chưa hoàn thiện ở các trung tâm kinh tế lớn đă không phản ánh được lợi ích to lớn mà tin học mang lại trong quản lư. Nếu như việc quản lư thủ công mất rất nhiều thời gian và hay sai sót th́ ngược lại quản lư bằng các phần mềm tin học lại mang lại tính hiệu quả cao như: thời gian thực thi công việc nhanh, xử lư các tính toán một cách nhanh chóng và gần như không có sai sót.
Nói tóm lại, quản lư lương ở các đơn vị hành chính sự nghiệp là vấn đề rất phức tạp. Các đơn vị này cần phải ứng dụng tin học một cách hợp lư vào đơn vị ḿnh để có thể nâng cao hiệu quả làm việc, qua đó sẽ tiết kiệm được chi phí quản lư, nhân lực và thời gian.
1.4.2. Lư do chọn đề tài Sau một thời gian t́m hiểu về nghiệp vụ quản lư lương, đồng thời cũng rất may mắn khi được công ty tạo điều kiện cho đi thực tế ở các đơn vị hành chính sự nghiệp, tác giả thấy rằng t́nh h́nh quản lư lương ở các đơn vị hành chính sự nghiệp như sau:
- Đa số đơn vị quản lư bằng sổ sách và giấy tờ.
- Sử dụng bảng tính Excel để quản lư.
- Sử dụng các phần mềm chưa đáp ứng được các yêu cầu của đơn vị.
- Chậm thay đổi khi các thông tư và quyết định của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chớnh đó đưa ra.
- Một số cán bộ th́ không muốn tiếp cận với cách quản lư mới, không muốn thay đổi thói quen quản lư bằng thủ công.
Chính những bất cập trên đă dẫn đến những yếu kém trong khâu quản lư ở các đơn vị này, biểu hiện ở những điểm sau:
- Tốn nhiều thời gian khi t́m kiếm, sửa đổi và cập nhật hồ sơ.
- Chậm báo cáo khi cần thiết gây nên t́nh trạng không kịp thời, không đúng nhu cầu của đơn vị, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của các cán bộ công nhân viên.
- Kết quả quản lư thiếu chính xác.
- Khó cập nhật được thông tin khi có sự thay đổi.
- Tính bảo mật dữ liệu không cao.
- Lưu trữ t́m kiếm khó khăn.
Có thể nói rằng, việc ứng dụng tin học vào quản lư lương trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là công việc không dễ dàng nhưng thực sự là cần thiết trong thời kỳ nền kinh tế nước nhà đang dần hội nhập với thế giới như hiện nay. Là một sinh viên vừa có kiến thức về tin học, vừa có kiến thức về quản lư kinh tế, tác giả nhận thấy rằng những bất cập nêu trên có thể khắc phục được. V́ vậy, tác giả quyết định chon đề tài “Phơn tích, thiết kế và xơy dựng phần mềm Quản lư lương tại các đơn vị hành chính sự nghiệp”. Tác giả hy vọng phần mềm này sẽ giúp ích cho các đơn hành chính sự nghiệp trong nghiệp vụ quản lư lương ở đơn vị ḿnh.
1.4.3. Mục tiêu của đề tài Để việc tính toán tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản giảm trừ, các thu nhập khác, tiền thuế thu nhập cá nhân (nếu có) cho các cán bộ công chức, viên chức ở các đơn vị hành chính sự nghiệp được hiệu quả, đơn giản và dễ sử dụng th́ việc xây dựng một phần mềm quản lư lương là cần thiết.
Hầu hết các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp có số cán bộ công chức, viên chức là rất đông. Hơn nữa, càng ngày càng có nhiều khoản phụ cấp mới được ban hành. Rồi th́ việc tính thuế thu nhập cá nhân cũng chuẩn bị được áp dụng. Bởi vậy mà việc chỉ quản lư lương trên sổ sách, giấy tờ hay quản lư bằng các bảng tính Excel là rất khó khăn, tốn nhiều thời gian và hay gặp nhiều sai sót. Do đó, việc quản lư bằng phần mềm tin học sẽ giúp lưu trữ tất cả thông tin về các khoản lương, phụ cấp cũng như thuế thu nhập cá nhân một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, khi cần các báo cáo về bảng lương, bảng truy lĩnh lương, danh sách những người được truy lĩnh lương, danh sách những người phải nộp thuế thu nhập cá nhân th́ có thể được lấy ra nhanh chóng. Đồng thời có thể gửi trực tiếp các báo cáo này qua thư điện tử (email), qua mạng nội bộ của đơn vị hoặc mạng internet, điều này làm giảm bớt chi phí đi lại và giấy tờ.
Việc sử dụng phần mềm quản lư sẽ giúp cho công việc tính lương vốn dĩ phức tạp về công thức tính cho các khoản phụ cấp, truy lĩnh trở nên dễ dàng và chính xác. Các cán bộ kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp lúc này chỉ cần nhập các số liệu liên quan đến các công nhân viên chức của đơn vị ḿnh như: hệ số lương cơ bản, các khoản phụ cấp, các khoản giảm trừ Tất cả công việc xử lư tính toán sẽ được tự động bởi máy tính. Đồng thời việc sử dụng máy tính để quản lư số liệu sẽ giỳp cỏc cán bộ kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp dễ dàng chuyển số liệu về lương từ tháng trước sang tháng sau, điều này cũng làm giảm bớt các thao tác không cần thiết khi không có sự thay đổi về hệ số lương hay phụ cấp của công nhân viên.
Hiện nay, hầu như các phần mềm quản lư lương giành cho các đơn vị hành chớnh sự nghiệp vẫn chưa giải quyết bài toán tổng quát để tớnh lương cho tất cả các đơn vị hành chớnh sự nghiệp. Hơn nữa, khi có các thay đổi về các biểu mẫu, về cỏch tớnh phụ cấp, cỏch tớnh thuế thu nhập cỏ nhơn thỡ hầu như các phần mềm này không cập nhật ngay được mà phải chờ tới phiên bản sau mới được bổ sung và sửa đổi. Việc chỉ giải quyết bài toán quản lư lương cho một số đơn vị cụ thể hay việc không cập nhật kịp thời các thay đổi khi cú cỏc quy định và thông tư mới của Bộ nội vụ, Bộ tài chính được ban hành vừa không đáp ứng được với các yêu cầu cụ thể của từng đơn vị, vừa cản trở trong công tác quản lư lương. Bởi vậy, việc xây dựng một phần mềm quản lư lương đề đáp ứng được yêu cầu đó là thực sự cần thiết.