Đồ Án Phân tích thiết kế hệ thống thông tin cho Công ty công ty Điện Tử SUMO

Chương 1. Khảo sát hệ thống.
I. Mô tả hệ thống.
1. Nhiệm vụ cơ bản.
Công ty công ty Điện Tử SUMO chuyên bán và giới thiệu các loại sản phẩm Điện tử mang thương hiệu SUMO, AGO, SHINA Công ty gồm có 3 chi nhánh giới thiệu - bán sản phẩm và một nhà máy sản xuất lắp ráp. SUMO có nhiều mẫu sản phẩm như: Đầu đĩa DVD, Tivi, nồi cơm, máy xay sinh tố,
Hoạt động chính của công ty là bán và giới thiệu các sản phẩm của công ty cho các công ty và cửa hàng trên địa bàn to àn quốc.

2. Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm:
* Cơ cấu tổ chức:
 Phòng kinh doanh.
- Quản lý bán hàng
 Phòng kế toán
- Quản lý xuất nhập khẩu
- Quản lý thu chi
 Phòng kỹ thuật .
 Tra cứu
 Quản lý nhân viên
*Phân Công trách nhiệm:
 Phòng kinh doanh:
 Nhận đơn đặt hàng dự trù từ phòng kế toán sau đó tiến hành soạn thảo và liên lạc đặt hàng với tổng công ty.
 Cập nhật những thay đổi về các loại sản phẩm như: đơn giá, đặc điểm, thời gian bảo hành, theo bảng báo giá của công ty đưa xuống. Tính các chi phí kèm theo như: cước vận chuyển, các vấn đề phát sinh, VAT để gửi lên cho phòng quản lý.
 Việc định giá để giao cho các công ty con, khách hàng là khác nhau đối với từng khu vực.
 Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của phòng kế toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên địa bàn quận, huyện toàn thành phố. Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khu vực để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty. Ngoài ra tùy vào từng thời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại hợp lý.
 Phòng phụ trách việc đặt hàng từ các công ty con, cửa hàng đại lý của công ty sau đó tập hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng, gửi đơn phúc đáp lại cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu). Sắp xếp lịch giao hàng cho từng nhóm hoặc liên hệ với các công ty vận chuyển thuê.
 Từng nhóm sau khi nhận được lịch trình công việc trong tuần, nhận phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến hành công việc của mình. Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình về kiểm tra lượng hàng còn lại đối chiếu sổ sách, tổng kết số tiền và nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền cho phòng kế toán.
 Phòng kế toán: phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các loại giấy tờ sổ sách của công ty.
 Kế toán kho:
ã Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng. Khi nhập hàng mới về thì tiến hành nhập vào máy để lưu. Từ những bản kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hành soạn các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách hàng. Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập về theo định kỳ.
ã Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng dự trù gửi lên cho phòng kinh doanh.
ã Nhập hàng vào kho: có hai kiểu nhập hàng vào kho:
o Nhập hàng mới lấy về. Khi nhận hàng từ công ty_ nhà cung cấp kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng.
o Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, thủ kho ghi lại tên khách trả lại, lý do trả hàng, ngày trả hàng gửi lại kế toán.
ã Xuất hàng: có hai kiểu xuất
o Xuất hàng cho bộ phấn bán hàng theo phiếu xuất hàng hay là các hóa đơn giao hàng cho các công ty con.
o Xuất hàng do hàng bị lỗi quá hạn về công ty và hàng khuyến mại cho khách hàng (nếu có).
 Kế toán tài chính:
ã Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty. Thống kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên trong công ty,
 Phòng kỹ thuật:
 Phụ trách việc bảo hành các loại sản phẩm của công ty khi có lỗi, đồng thời phối hợp với các trạm bảo hành trong khu vực.
* Tra cứu:
+ Khi khách hàng, nhân viên hoặc lãnh đạo cần tìm kiếm về hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoặc hàng hóa, người dung sẽ nhập từ khóa cần tìm kiếm, kết quả sẽ trả về kết quả cần tìm.

* Quản lý nhân viên:
+ Khi công ty tuyển dụng thêm nhân viên mới, tiến hành cập nhật thêm thông tin về nhân viên mới vào cơ sở dữ liệu.
Khi có nhân viên nghỉ việc hoặc sa thải thì tiến hành xóa nhân viên đó ra khỏi cơ sở dữ liệu.
Khi có yêu cầu của ban lãnh đạo, nộp thống kê nhân viên trong công ty.