Đồ Án Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản lý khách sạn

MỤC LỤC


I.KHẢO SÁT
1.Lời mở đầu: .4
2.Mục tiêu và phạm vi .4
3.Nguồn khảo sát . .4
4.Mục đích của việc khảo sát: 5
5.Nội dung khảo sát: . . 5
6.Đánh giá hệ thống: . . 6
7.Đề xuất giải pháp cho hệ thống: . .7
II.PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Sơ đồ tổ chức và qui trình họat động trong khách sạn . 9
III. PHÂN TÍCH, XỬ LÝ DỮ LIỆU
3.1 Mô tả thực thể 12
3.2 Mô hình ERD 15
3.3 Mô tả ràng buộc giữa các quan hệ .16
3.4 Chuyển mô hình ERD sang mô hình quan hệ .17
3.5 Mô tả chi tiết quan hệ 18
3.6 Chuẩn hóa quan hệ 30
3.7 Mô hình tổng quan các chức năng .30
IV. MÔ HÌNH DFD
1.Mô hình DFD mức 0 31
2.DFD của chức năng đăng ký phòng cho khách lẽ 32
3.DFD của chức năng thanh toán phòng .33
4.DFD của chức năng tim kiếm .34
5.DFD của chức năng báo cáo doanh thu tháng 35
6.Giải thuật cho các ô xử lý, thủ tục xử lý 36
V. THIẾT KẾ FORM
1. Form đăng nhập 45
2. Form đăng ký cho khách hàng 46
3. Form quản lý thông tin khách hàng 47
4. Form đăng ký dịch vụ cho khách hàng .48
5. Form lập hóa đơn cho khách hàng 49
6.Form quản lý dịch vụ .50
7. Form kiểm tra báo cáo thu chi 51
VI. THIẾT KẾ REPORT
Mẫu report quản lý và khách hàng 52
VII. ĐÁNH GIÁ ƯU KHUYẾT ĐIỂM
Uư điểm, khuyết điểm 56
VIII. BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Bảng phân công 57












I.Khảo sát


1.Lời mở đầu:
Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng phát triển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của CNTT.Ở nước ta những năm gần đây ngành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng đối với các lĩnh vực KT ¬-- XH. Tuy nhiên, việc áp dụng CNTT trong ngành vẫn còn hạn chế do đó việc áp dụng CNTT vào chương trình quản lý khách sạn cho ngành du lịch là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng
2.Mục tiêu:
Dựa vào những kiến thức học được từ môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, đồ án sẽ phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn nhằm mục đích :
- Quản lý khách hàng
- Quản lý việc đăng ký thuê phòng và trả phòng.
- Quản lý hiện trạng từng phòng.
- Quản lý các dịch vụ khách sạn cung cấp.
- Quản lý tài chính thu chi của khách sạn.
- Quản lý nhân viên.


2.1.Phạm vi:
Do phạm vi và khả năng có hạn chúng em chỉ khảo sát và phân tích việc quản lý khách sạn có mô hình vừa và nhỏ. Tuy nhiên chúng ta vẫn có thể áp dụng mô hình này cho hệ thống khách sạn có qui mô lớn


Đồ án chỉ thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết cơ bản về Phân tích thiết kế hệ thống thông tin để thiết kế mô hình và tổ chức dữ liệu. Chưa tiến hành thực hiện coding, vì phần coding thuộc về một phạm vi khác để phát triển thành một ứng dụng hoàn chỉnh.


3.Nguồn khảo sát
Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người có nghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê và trả phòng, cụ thể là:
-Lễ tân
-Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phòng)
-Trưởng phụ trách khối buồng phòng
-Kế toán trưởng


4.Mục đích của việc khảo sát:
Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệ thống quản lý đồ sộ. Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này, chúng tôi sẽ đi sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên quan đến việc đặt phòng, cho thuê và trả phòng ., thông qua đó phân tích, xem xét những ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.


5.Nội dung khảo sát:
5.1.Cơ cấu tổ chức của khách sạn:


Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều người được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phòng và các dịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảo dưỡng.
Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộ phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm hơi .).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòng Hành chính-Tổng hợp. Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và phòng Bảo dưỡng.


5.2.Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng
-Lễ tân: bộ phận này làm nhiệm vụ
+Giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phòng, thuê phòng và trả phòng từ phía khách.
+Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận buồng phòng,báo cho bộ phận buồng phòng khi có thuê và trả phòng
+Thanh toán các hoá đơn trả phòng của khách cho bộ phận Tài chính-Kế hoạch
+Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu của khác.
-Bộ phận buồng phòng:
+Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị trong phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễ tân
+Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán.
-Bộ phận tài chính kế hoạch:
+Kiểm soát chi phí buồng phòng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho TC-KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số lượng)
+Quản lí tài chính, thanh toán với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn và các khoản dịch vụ khác.
-Ban giám đốc:
+Yêu cầu các bộ phận trên báo cáo số lượng phòng bán được, doanh thu .
+Thay đổi các dịch vụ theo yêu cầu của khách, điều chỉnh có cân nhắc.
+Đưa ra các quyết định về thay đổi mức phí cũng như chất lượng dịch vụ.


6.Đánh giá hệ thống:
Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc quản lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, các nhà nghỉ khách sạn cạnh tranh nhau khốc liệt về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ. Khách sạn nào cũng cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản lý. Hệ thống quản lý cũ của khách sạn vẫn còn nhiều bất cập, điều này không những làm phát sinh những chi phí quản lý không cần thiết mà còn làm cho công việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm ., khó lòng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh. Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau:
-Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ khách sạn đều được lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về khách hàng, các yêu cầu của khách đến sổ ghi thông tin phòng, thông tin đặt phòng. Điều này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn. Công việc liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn nhiều công sức mà không hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn.
-Thông tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết (bộ phận lễ tân luôn phải lưu giữ thông tin về tình trạng buồng phòng, và mỗi khi có sự thay đổi, bộ phận lễ tân phải cập nhật trong sổ của mình đồng thời thông báo cho bộ phận buồng phòng biết để cập nhật sổ thông tin của bộ phận mình.
-Mọi công việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền đều được nhân viên làm thủ công, hệ thống vi tính hỗ trợ rất ít, nên rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
-Với cách quản lý như trên thì sẽ khó lòng đưa ra các dự đoán chính xác, nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời điều chỉnh các chính sách của khách sạn. Vậy nên công việc này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm cùa mỗi cán bộ trong khách sạn.
-Các bộ phận trao đổi thông tin với nhau tương đối khó khăn, với các công việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thông báo, còn với những việc khác thì thông thường là thống nhất một thời điểm trong ngày để trao đổi thông tin. Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận không được thông suốt và cũng có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian (khách hàng và nhân viên) lợi dụng.
Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau:
-Do hầu hết mọi công việc được thực hiện một cách thủ công, thế nên công việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứ không quá máy móc. Điều này là hết sức cần thiết bởi với một hệ thống quản lý khách sạn thì việc mềm dẻo, linh hoạt thay đổi với mỗi khách hàng để làm hài lòng khách là hết sức cần thiết.
-Khách sạn có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, cơ chế quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều mà máy móc không thể làm nổi.