Báo Cáo Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý cửa hàng hoa

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG HOA 3
I.GIỚI THIỆU 3
II.KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP THÔNG TIN 3
1. Khảo sát hiện trạng 3
II.MÔ TẢ HỆ THỐNG 3
1) Quá trình nhập hàng 4
2) Quá trình bán hàng 4
3) Giải quyết sự cố 4
III. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 4
1. Biểu đồ ngữ cảnh 4
LÃNH ĐẠO 5
2. Biểu đồ phân rã chức năng 6
2.Bán hàng 6
3.Giải quyết sự cố 6
3.Bảng phân tích xác định các chức năng , tác nhân và hồ sơ 8
4.Các hồ sơ dữ liệu 9
5.Ma trận thực thể chức năng 9
V. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 11
1)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 11
2)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 1.0 _ Nhập hàng 12
3)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 2.0 _ Bán hàng 13
4)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 3.0 _ Giải quyết sự cố với nhà cung cấp 14
5)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 3.0 _ Giải quyết sự cố với khách hàng 14
VI .THIẾT KẾ CÁC GIAO DIỆN 16
1.Giao diện cập nhật hợp đồng mua hàng: 16
2.Giao diện cập nhật đơn đặt hàng: 16
3.Giao diện cập nhật hoá đơn nhập kho : 17
4.Giao diện cập nhật hoá đơn xuất kho : 17
5.Giao diện cập nhật hoá đơn mua hàng : 18
6.Giao diện cập nhật hoá đơn bán hàng : 18
7.Giao diện cập nhật phiếu thu : 20
8.Giao diện cập nhật phiếu chi : 20
9.Giao diện cập nhật kho hàng : 21
10.Giao diệncập nhật danh sách mặt hàng : 22
11.Giao diện cập nhật danh sách nhóm hàng : 22
12.Giao diện cập nhật danh sách nhân viên : 23
13.Giao diện cập nhật danh sách khách hàng : 23
14.Giao diện cập nhật danh sách nhà cung cấp : 24

II.KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP THÔNG TIN
1. Khảo sát hiện trạng
Cửa hàng hoa Anh Phong là một doanh nghiệp mới thành lập . Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cửa hàng bao gồm : hoa lụa , cây cảnh và các vật dụng phục vụ trang trí nội thất và nhu cầu giải trí . Là một doanh nghiệp mới thành lập nên hoạt động chủ yếu vẫn mang tính thủ công, dựa vào kinh nghiệm của hệ thống nhân viên . Do đặc điểm lượng hàng hoá nhập xuất ngày càng lớn nên công tác quản lí , mua bán rất mất nhiều thời gian , công sức mà độ chính xác không cao , điều này nhiều khi gây thiệt hại cho công ty. Ngày nay cửa hàng đang từng bước hiện đại hoá hệ thống các máy tính và đưa hệ thống phần mềm vào sử dụng để dần thay thế công tác quản lí thủ công trong công ty.
Hoạt động quản lí hàng hoá và mua bán hàng của cửa hàng hoàn toàn thủ công nên bộc lộ những hạn chế sau :
- Tra cứu thông tin về hàng hoá , khách hàng , lượng hàng tồn . nhiều khi rất mất nhiều thời gian , thiếu chính xác .
- Việc lưu trữ các thông tin về hàng hoá , khách hàng , nhà cung cấp, tài chính phải sử dụng nhiều loại giấy tờ , sổ sách nên rất cồng kềnh cho lưu trữ .
- Tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo , thống kê.
- Không đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày và mở rộng cửa hàng trong tương lai. Trước tình hình đó , vấn đề đặt ra cần phải có một hệ thống mới đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau :
- Giảm khối lượng ghi chép , đảm bảo truy vấn nhanh , lưu trữ và cập nhật kịp thời , thuận tiên.
- Lập báo cáo định kì , đột xuất nhanh chóng , chính xác .
- Có thể thống kê được từng loại hàng , mặt hàng hoặc lượng hàng dự chữ trong kho một cách nhanh chóng và chính xác .
- Tự động in các hóa đơn , phiếu nhập xuất kho và khách hàng.
- Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài .

II.MÔ TẢ HỆ THỐNG

Hoạt động kinh doanh của cửa hàng hoa chủ yếu diễn ra 2 quá trình :
1) Quá trình nhập hàng
Cửa hàng được cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với các mặt hàng , chủng loại hàng khác nhau: hoa lụa, cây cảnh , .Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng thì cửa hàng sẽ liên hệ với NCC và yêu cầu NCC gửi thông tin chi tiết về các mặt hàng : Báo giá Sau khi thoả thuận cửa hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng mua hàng với NCC . Quá trình giao hàng sẽ được thực hiện theo thời gian đã thoả thuận giữa cửa hàng và NCC .
Khi nhận hàng, bộ phận quản lý kho kiểm tra hàng,nếu khớp với hợp đồng mua hàng thì lập hoá đơn mua hàng đồng thời chuyển cho kế toán viết phiếu chi để thanh toán tiền với NCC, ngược lại thì sẽ có thông tin phản hồi với NCC.
Sau khi nhận hàng bộ phận quản lý kho sẽ kiểm hàng và nhận hàng đồng thời lập chứng từ nhập kho và cập nhật danh mục hàng vào sổ nhập kho.