Phân tích hệ thống thông tin quản lý điều tra lý lịch công viên chức tại Trung tâm Tính toán Thống k

ĐỀ TÀI: Phân tích hệ thống thông tin quản lý điều tra lý lịch công viên chức tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương.

Lêi c¶m ¬n
Chuyªn ®̉ thùc tËp nµy hoµn thµnh ®­îc lµ do sù chØ b¶o, h­íng dÉn cña c¸c thÇy, c¸c c«, cña c¸c c¸n bé ë c¬ quan thùc tƠ, cña b¹n b̀-nhưng ng­êi ®· mang ®Ơn sù gióp ®́, hç trî liªn tôc trong suèt thêi gian thùc tËp.
T«i xin ch©n thµnh bµy tá lßng biƠt ¬n s©u s¾c ®Ơn c¸c thÇy c« gi¸o trong bé m«n Tin häc kinh tƠ-Tr­êng §¹i häc Kinh TƠ Quèc D©n v̉ sù chØ d¹y, h­íng dÉn tËn t×nh.
T«i c̣ng xin v« cïng c¶m ¬n thÇy gi¸o §oµn Quèc TuÊn ®· tËn t×nh gióp ®́, ®· dïng tÊt c¶ t©m huyƠt cña mét nhµ gi¸o ®Ó h­íng dÉn, truỷn ®¹t, chØ b¶o tÊt c¶ c¸c vÊn ®̉ cèt lâi, t­ t­ëng chñ ®¹o vµ c¸ch thøc triÓn khai khi nghiªn cøu ®̉ tµi. Nhê ®ă mµ t«i că ®ỉu kiÖn ®Ó hoµn thµnh tèt ®̉ tµi nµy.
T«i c̣ng ch©n thµnh c¶m ¬n Ban l·nh ®¹o cïng toµn thÓ c¸c c«, c¸c chó, c¸c anh ch̃ trong Phßng LËp tr×nh-Trung t©m TƯnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng ®· quan t©m, gióp ®́ cung cÊp tµi liÖu cho viÖc hoµn thµnh chuyªn ®̉ nµy. §Æc biÖt t«i xin tá lßng biƠt ¬n s©u s¾c ®Ơn Chó Ph¹m ThƠ N¨ng-tr­ëng phßng LËp tr×nh vµ Anh Vâ §×nh Hoµng-nhưng ng­êi ®· tËn t©m chØ b¶o, h­íng dÉn t«i tơ kiƠn thøc lư thuyƠt ®Ơn ¸p dông thùc tƠ trong ®̉ tµi.
Cuèi cïng t«i xin ®­îc c¶m ¬n tÊt c¶ c¸c b¹n b̀ ®· gióp t«i thùc hiÖn ®­îc ®̉ tµi.
Chuyªn ®̉ nµy ®­îc viƠt víi thêi gian vµ kinh nghiÖm că h¹n, tÊt kh«ng thÓ tr¸nh khái nhưng thiƠu săt, nhưng h¹n chƠ v̉ mÆt kü thuËt c̣ng nh­ tr×nh bÇy. V× vËy t«i rÊt mong nhËn ®­îc nhưng ư kiƠn ®ăng găp, phª b×nh quƯ b¸u tơ phƯa c¸c thÇy c« gi¸o vµ b¹n b̀ víi mong muèn rót ra nhưng kinh nghiÖm cho b¶n th©n vµ ngµy mét hoµn thiÖn h¬n.
Hµ Néi, th¸ng 6/2000
Sinh viªn:
Hoµng ThƠ Anh



Lêi năi ®Çu
Chóng ta ®ang sèng trong mét x· héi mµ víi tèc ®é gia t¨ng nh­ ṿ b·o v̉ c«ng nghÖ th«ng tin. Ngµy nay con ng­êi lµm viÖc khă că thÓ t¸ch rêi víi th«ng tin. Că thÓ năi hai chư Th«ng tin ®ăng mét vai trß rÊt lín trong sù thµnh b¹i v̉ kinh doanh vµ c¹nh tranh cña c¸c doanh nghiÖp. C«ng nghÖ th«ng tin ®· thùc sù t¸c ®éng ®Ơn mäi mÆt cña ®êi sèng kinh tƠ-x· héi ë n­íc ta mµ nhê ®ă ®· ®em l¹i nhưng hiÖu qu¶ thiƠt thùc trong qu¸ tr×nh qu¶n lư n̉n kinh tƠ-x· héi năi chung vµ ë c¸c c¬ quan năi riªng. N¨m 1986, Richard Mason-gi¸o s­ v̉ hÖ thèng th«ng tin vµ lµ nhµ t­ vÊn cho c¸c h·ng lín ë Mü vµ Canada că viƠt:
Ngµy nay trong x· héi cña chóng ta, că nhỉu nh©n viªn thu thËp, xö lư vµ ph©n phèi th«ng tin h¬n bÊt cø mét ngh̉ nµo kh¸c. Hµng triÖu m¸y tƯnh ®­îc l¾p ®Æt trªn thƠ giíi vµ nhỉu triÖu km c¸p quang, d©y dÉn vµ săng ®iÖn tơ kƠt nèi con ng­êi, m¸y tƯnh c̣ng nh­ c¸c ph­¬ng tiÖn xö lư th«ng tin l¹i víi nhau.X· héi cña chóng ta thùc sù lµ x· héi th«ng tin, thêi ®¹i cña chóng ta lµ thêi ®¹i th«ng tin.
NƠu nh­ ë vµo kho¶ng nhưng n¨m 70 ®Çu thƠ kû thø XX nµy, c¸c c¬ quan, c¸c doanh nghiÖp tËp trung sù cè g¾ng cña hä vµo tù ®éng hăa nhưng c«ng viÖc thñ c«ng th× trong nhưng n¨m gÇn ®©y, hä l¹i ®Çu t­ lín cho nhưng c«ng viÖc mµ că sù trî gióp cña lao ®éng trƯ ăc. Sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin ®· nhanh chăng lµm thay ®æi diÖn m¹o c¸c nghµnh kinh tƠ, ®ăng vai trß lµ mét lùc trî gióp vµ lµ mét chÊt xóc t¸c trong viÖc n©ng cao tÇm quan träng cña th«ng tin. Nhưng kh¸i niÖm v̉ C¬ së dư liÖu, phÇn m̉m thƠ hÖ thø t­, Fax, hÖ chuyªn gia, vÖ tinh viÔn th«ng vµ tin häc, Internet lµ nhưng c«ng cô xö lư th«ng tin mµ c¸c tæ chøc hiÖn ®¹i ®ang că trong tay. Giê ®©y HÖ thèng qu¶n lư dư liÖu ®· trë thµnh mét bé phËn kh«ng thÓ thiƠu cña bÊt cø mét c¬ quan hay cña mét doanh nghiÖp hiÖn ®¹i nµo. V× møc ®é quan träng cña nă mµ ng­êi ta ®· vƯ nă nh­ mét hÖ thèng nhí hay mét bé nhí cña c¬ quan. Mµ c¬ quan b̃ mÊt trƯ nhí th× sÏ kh«ng thÓ tån t¹i ®­îc. Chóng ta h·y t­ëng t­îng ®ỉu g× sÏ x¶y ra ®èi víi mét ng©n hµng kh«ng cßn nhí næi nhưng ai ®· vay tỉn cña hä. Râ rµng lµ c¸c c¬ quan ph¶i că trƯ nhí, bëi ®ă lµ nhưng kho dư liÖu l­u trư hµng tû tû nhưng ®ỉu chi tiƠt cÇn thiƠt cho kinh doanh nghiÖp vô vµ ra quyƠt ®̃nh. H·y tham kh¶o ư kiƠn cña «ng Thomas Watson, Js, nguyªn chñ t̃ch c«ng ty IBM ®· năi:
Toµn bé gi¸ tr̃ cña c«ng ty nµy n»m trong ®éi ng̣ c¸n bé c«ng nh©n viªn vµ nhưng tÖp dư liÖu. Dï tÊt c¶ c¸c nhµ cöa, v¨n phßng cña c«ng ty b̃ ch¸y trôi nh­ng vÉn giư ®­îc nhưng con ng­êi vµ nhưng tÖp dư liÖu th× ch¼ng bao l©u chóng ta sÏ l¹i trë nªn hïng m¹nh nh­ x­a.
Nh­ vËy, ngµy nay th«ng tin ®· trë thµnh mét vÊn ®̉ sèng cßn ®èi víi mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng kinh tƠ x· héi ®Æc biÖt lµ trong lÜnh vùc qu¶n lư kinh tƠ. Nă quyƠt ®̃nh sù thµnh b¹i cña c¸c doanh nghiÖp trªn th­¬ng tr­êng nƠu hä biƠt sö dông th«ng tin nh­ thƠ nµo sao cho ®¹t hiÖu qu¶ nhÊt. V× thƠ cho nªn c¸c doanh nghiÖp lín hiÖn nay ®̉u că riªng mét bé phËn chuyªn v̉ xö lư th«ng tin. Că nhưng h·ng chuyªn v̉ cung cÊp c¸c d̃nh vô th«ng tin ®¸p øng sù thay ®æi trªn ph¹m vi toµn cÇu. Th«ng tin lµ cÇn thiƠt vµ chóng ta cÇn că nhưng ph­¬ng tiÖn qu¶n lư vµ xö lư nă?
Tæng côc Thèng kª lµ mét c¬ quan ch̃u tr¸ch nhiÖm tæ chøc vµ thùc hiÖn ®ỉu tra thèng kª nh»m ®­a ra c¸c dù b¸o vµ kƠ ho¹ch ph¸t triÓn cho nhưng n¨m tíi. Do nhu cÇu xö lư c¸c sè liÖu thèng kª lµ rÊt lín cho nªn Tæng côc Thèng kª ®· thµnh lËp Trung t©m TƯnh to¸n Thèng kª trung ¦¬ng nh»m trî gióp xö lư c¸c c«ng viÖc d­íi øng dông cña m¸y tƯnh.
Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i Trung t©m TƯnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng, ®­îc sù chØ b¶o, gióp ®́ tËn t×nh cña thÇy gi¸o §oµn Quèc TuÊn, chó Ph¹m ThƠ N¨ng-Tr­ëng phßng LËp tr×nh cïng c¸c c« chó anh ch̃ trong Trung t©m ®· gióp t«i hoµn thµnh ®̉ tµi:
“øng dông tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lư, ®ỉu tra lư l̃ch c¸n bé c«ng viªn chøc t¹i Trung t©m TƯnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng”
§̉ tµi gåm că c¸c phÇn chƯnh nh­ sau:
Ch­¬ng I: C¬ së ph­¬ng ph¸p luËn ph©n tƯch, thiƠt kƠ vµ cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin qu¶n lư.
Ch­¬ng nµy t«i tr×nh bµy mét sè lư luËn chung v̉ hÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lư, c¸c b­íc ®Ó ph©n tƯch, thiƠt kƠ, cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin qu¶n lư.
Ch­¬ng II: Kh¶o s¸t hÖ thèng th«ng tin ë Trung t©m TƯnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng.
Trong ch­¬ng nµy t«i giíi thiÖu kh¸i qu¸t v̉ c¬ quan m×nh thùc tËp, v̉ hÖ thèng th«ng tin vµ c¸c quy tr×nh xö lư chƯnh cña Trung t©m TƯnh to¸n Thèng kª Trung¦¬ng.
Ch­¬ng III: Ph©n tƯch hÖ thèng th«ng tin qu¶n lư ®ỉu tra lư l̃ch c«ng viªn chøc t¹i Trung t©m TƯnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng.
Ch­¬ng nµy t«i ®­a ra bµi to¸n, nhiÖm vô cña bµi to¸n, c¸c s¬ ®å luång dư liÖu, m« h×nh dư liÖu vµ m« h×nh quan hÖ cña bµi to¸n. §ång thêi t«i c̣ng nªu sù lùa chän ng«n ngư ®Ó viƠt vµ chän hÖ qu¶n tr̃ c¬ së dư liÖu.
Ch­¬ng IV: ThiƠt kƠ vµ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lư, ®ỉu tra lư l̃ch c«ng viªn chøc.
Trong ch­¬ng nµy néi dung chƯnh lµ ®i thiƠt kƠ c¸c tËp tin c¬ së dư liÖu, thiƠt kƠ c¸c thuËt to¸n chƯnh vµ giao diÖn mµn h×nh.
§̉ tµi ®­îc hoµn thµnh d­íi sù h­íng dÉn cña thÇy gi¸o §oµn Quèc TuÊn cïng sù gióp ®́ cña c¸c c¸n bé t¹i Trung t©m TƯnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng. Tuy nhiªn do h¹n chƠ v̉ mÆt thêi gian, h¬n nưa kiƠn thøc cßn Ưt ái, kinh nghiÖm cßn non nít nªn ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nhỉu thiƠu săt. Mong r»ng víi sù gióp ®́ cña c¸c thÇy c« gi¸o, c¸c c¸n bé h­íng dÉn vµ c¸c b¹n cña t«i sÏ că ®ỉu kiÖn söa chưa, bæ xung hoµn thiÖn ®̉ tµi.


















Ch­¬ng I
C¬ së ph­¬ng ph¸p luËn ph©n tƯch thiƠt kƠ vµ cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin qu¶n lư
A.HÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lưI.Kh¸i niÖm hÖ thèng th«ng tin
I.1.Th«ng tin:
Th«ng tin lµ sù ph¶n ¸nh vµ biƠn ph¶n ¸nh thµnh tri thøc míi v̉ ®èi t­îng ®­îc ph¶n ¸nh trong tri thøc cña chñ thÓ nhËn ph¶n ¸nh.

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]





Th«ng tin kinh tƠ lµ mét tËp hîp c¸c dư liÖu kinh tƠ că ư nghÜa ®èi víi mét ®èi t­îng nhËn tin nhÊt ®̃nh, că quan hÖ víi mét ®èi t­îng trong mét khu«n khæ, mét nhiÖm vô cô thÓ.
Th«ng tin kinh tƠ ®ăng mét vai trß hƠt søc quan träng nh»m gióp cho ng­êi l·nh ®¹o ®­a ra ®­îc nhưng quyƠt ®̃nh ®óng ®¾n, k̃p thêi trong qu¸ tr×nh qu¶n lư. Bëi v× chØ că trªn c¬ së c¸c th«ng tin chƯnh x¸c, k̃p thêi c¸c cÊp l·nh ®¹o míi că kh¶ n¨ng ®­a ra ®­îc nhưng quyƠt ®̃nh phï hîp víi yªu cÇu cña c¸c lÜnh vùc vµ ®èi t­îng qu¶n lư trong mét ph¹m kh«ng gian vµ thêi gian.
I.2.C¸c ®Æc tr­ng cña th«ng tin:
§Ó qu¶n lư vµ sö dông th«ng tin mét c¸ch că hiÖu qu¶, ta cÇn ph¶i t×m hiÓu c¸c ®Æc tr­ng c¬ b¶n cña th«ng tin nh­ sau:
§ KiÓm tra kh¶ n¨ng gi¶m ®é bÊt ®̃nh v̉ ®èi t­îng cña th«ng tin. Th«ng tin v̉ hÖ thèng ngµy cµng nhỉu, cµng ®Çy ®ñ th× ®é bÊt
®̃nh v̉ hÖ thèng ngµy cµng gi¶m.
§ Th«ng tin ph¶i ®­îc ®̃nh h­íng râ rµng.
§ Th«ng tin ph¶i că tƯnh thêi ®iÓm. §ỉu ®ă că nghÜa lµ th«ng tin chØ că Ưch t¹i mét thêi ®iÓm nµo ®ă mµ kh«ng că tƯnh thêi kú dµi.
§ TƯnh côc bé cña th«ng tin thÓ hiÖn lµ th«ng tin chØ că ư nghÜa trong mét hÖ thèng nhÊt ®̃nh că sù ®ỉu khiÓn vµ sö dông nă.
§ Th«ng tin thÓ hiÖn tƯnh tæ chøc bëi v× th«ng tin t¹o nªn sù liªn hÖ vµ trao ®æi giưa c¸c bé phËn nµy víi bé phËn kh¸c, nă ®ăng mét vai trß liªn kƠt c¸c bé phËn trong cïng mét hÖ thèng.
§ Th«ng tin mang tƯnh t­¬ng ®èi. Th«ng tin ®­îc t¹o ra vµ truỷn ®i vµ do ®ă khă tr¸nh khái nhưng sai lÖch do c¸c nhiÔu th«ng tin g©y ra. C¸c nhiÔu ë ®©y xuÊt ph¸t tơ nhỉu mÆt vËt lư, ngư nghÜa, lîi Ưch giưa c¸c bªn ®· lµm cho th«ng tin chØ ph¶n ¸nh ®­îc mét c¸ch t­¬ng ®èi v̉ ®èi t­îng ®­îc ph¶n ¸nh.

II.HÖ thèng th«ng tin
II.1.Kh¸i niÖm hÖ thèng th«ng tin:
HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp tÊt c¶ nhưng ®èi t­îng vµ thiƠt b̃ că liªn quan víi nhau cïng lµm nhiÖm vô thu thËp, xö lư, l­u trư vµ ph©n ph¸t th«ng tin ®Ó hç trî cho viÖc ra quyƠt ®̃nh, ph©n tƯch t×nh h×nh, lËp kƠ ho¹ch, ®ỉu phèi vµ kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng trong mét tæ chøc.
C¸c hÖ thèng th«ng tin că thÓ lµ hoµn toµn thñ c«ng hay dùa trªn m¸y tƯnh. Ngoµi m¸y tƯnh ®iÖn tö ra th× hÖ thèng th«ng tin cßn că con ng­êi, c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin liªn l¹c, c¸c quy t¾c, thñ tôc, ph­¬ng ph¸p vµ m« h×nh to¸n häc ®Ó xö lư c¸c dư liÖu, qu¶n lư, ph©n ph¸t vµ sö dông th«ng tin. HÇu hƠt c¸c hÖ thèng th«ng tin ®̉u ®­îc gäi lµ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lư bëi v× nă phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lư.
§Çu vµo cña hÖ thèng th«ng tin (dư liÖu) ®­îc lÊy tơ c¸c nguån vµ ®­îc sö dông bëi hÖ thèng sö dông nă cïng víi c¸c dư liÖu ®· ®­îc l­u trư tơ tr­íc. KƠt qu¶ xö lư (®Çu ra) ®­îc chuyÓn ®Ơn c¸c n¬i nhËn hoÆc ®­îc cËp nhËt vµo kho dư liÖu. Că thÓ m« t¶ c¸c yƠu tè cÊu thµnh nªn hÖ thèng th«ng tin qua h×nh vÏ sau:











II.2.Ph©n lo¹i c¸c hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc
II.2.1.Theo m« h×nh chƯnh thøc vµ phi chƯnh thøc:
Theo tiªu thøc nµy th× hÖ thèng th«ng tin ®­îc chia ra thµnh:
¨ HÖ thèng th«ng tin chƯnh thøc: Lµ nhưng hÖ thèng th«ng tin tån t¹i theo nhưng quy ®̃nh ph¸p lư hoÆc tån t¹i theo th«ng lÖ.
¨ HÖ thèng th«ng tin phi chƯnh thøc: Lµ nhưng hÖ thèng th«ng tin mµ nă kh«ng tu©n theo bÊt cø mét quy ®̃nh hay mét th«ng lÖ chuÈn nµo.
II.2.2.Theo tƯnh chÊt phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra:
Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy, hÖ thèng th«ng tin ®­îc chia ra thµnh n¨m hÖ thèng sau:
¨ HÖ thèng th«ng tin xö lư giao d̃ch (Transactional Information System): §©y lµ hÖ thèng ch̃u tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt phï hîp víi ®Çu ra cña doanh nghiÖp. V× thƠ hÖ thèng cßn că tªn gäi lµ hÖ thèng t¸c nghiÖp.
¨ HÖ thèng th«ng tin qu¶n lư (Management Information System): Lµ hÖ thèng th«ng tin phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lư.
¨ HÖ thèng th«ng tin trî gióp ra quyƠt ®̃nh qu¶n lư (Managerial Decision Support System): HÖ thèng nµy ®­îc thiƠt kƠ ®Ó ®¸p øng nhu cÇu th«ng tin cña c¸c gi¸m ®èc. Mét hÖ thèng trî gióp ra quyƠt ®̃nh sÏ ph¶i trî gióp cho mäi giai ®o¹n cña qu¸ tr×nh ra quyƠt ®̃nh bao gåm c¸c thiƠt b̃ trî gióp hiÖu qu¶ vµ gióp cho viÖc truy nhËp dư liÖu ®ång thêi lµm míi chóng c̣ng nh­ trî gióp mèi liªn hÖ giưa nhưng ng­êi ra quyƠt ®̃nh.
¨ HÖ thèng chuyªn gia (Expert System): Hay cßn gäi lµ hÖ thèng c¬ së trƯ tuÖ că nguån gèc tơ nghiªn cøu v̉ trƯ tuÖ nh©n t¹o. §ă lµ kƠt qu¶ cña nhưng cè g¾ng nh»m biÓu diÔn b»ng c¸c c«ng cô tin häc nhưng tri thøc cña mét chuyªn gia v̉ lÜnh vùc nµo ®ă. HÖ thèng chuyªn gia ®­îc h×nh thµnh bëi mét c¬ së trƯ tuÖ vµ mét ®éng c¬ suy diÔn.
¨ HÖ thèng th«ng tin t¹o lËp thƠ c¹nh tranh (Competition Information System): Ngoµi viÖc trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lư bªn trong c¸c tæ chøc, hÖ thèng th«ng tin cßn că thÓ ®­îc sö dôngnh­ mét trî gióp chiƠn l­îc. Ng­êi ta gäi nhưng hÖ thèng nh­ vËy lµ hÖ thèng t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh hay hÖ thèng th«ng tin chiƠn l­îc. §èi víi hÖ thèng nµy, ng­êi sö dông că thÓ lµ mét kh¸ch hµng, mét nhµ cung cÊp vµ c̣ng că thÓ lµ mét tæ chøc kh¸c cïng ngµnh-nhưng ng­êi ngoµi hÖ thèng. NƠu nh­ c¸c hÖ thèng ®­îc x¸c ®̃nh tr­íc ®©y că môc ®Ưnh trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lư cña tæ chøc th× hÖ thèng t¨ng c­êng søc c¹nh tranh lµ nhưng c«ng cô ®Ó thùc hiÖn c¸c ư ®å chiƠn l­îc. Chóng cho phĐp tæ chøc thµnh c«ng trong viÖc c¹nh tranh víi c¸c lùc l­îng ®èi lËp thÓ hiÖn qua kh¸ch hµng, c¸c nhµ cung cÊp, c¸c doanh nghiÖp c¹nh tranh míi xuÊt hiÖn, c¸c s¶n phÈm thay thƠ vµ c¸c tæ chøc kh¸c trong cïng mét ngµnh
II.2.3.Theo bé phËn chøc n¨ng nghiÖp vô:
Gåm că c¸c lo¹i hÖ thèng sau:
¨ HÖ thèng th«ng tin tµi chƯnh (Financial Information System)
¨ HÖ thèng th«ng tin Marketing (Marketing Information System)
¨ HÖ thèng th«ng tin qu¶n tr̃ nguån nh©n lùc (Human Resouces Information System)
¨ HÖ thèng th«ng tin qu¶n lư s¶n xuÊt (Production & Manufacturing Information System)
¨ HÖ thèng th«ng tin v¨n phßng (Official Information System)
II.3.C¸c m« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin
§Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin, ng­êi ta ®· dïng c¸c m« h×nh sau:
II.3.1.M« h×nh l« gƯc:
M« h×nh l« gƯc thÓ hiÖn hÖ thèng ë nhưng quan ®iÓm nh­: HÖ thèng lµm g×? Dư liÖu mµ nă thu thËp, xö lư cÇn ph¶i thùc hiÖn? C¸c kho chøa kƠt qu¶ hoÆc ®Ó lÊy ra tơ ®ă c¸c dư liÖu cho c¸c xö lư, th«ng tin mµ hÖ thèng s¶n sinh ra Năi chung, m« h×nh nµy kh«ng quan t©m tíi ph­¬ng tiÖn ®­îc sö dông c̣ng nh­ ®̃a ®iÓm hay thêi ®iÓm dư liÖu ®­îc xö lư mµ nhưng c¸i cÇn quan t©m l¹i xuÊt ph¸t tơ găc ®é qu¶n lư.
II.3.2.M« h×nh vËt lư ngoµi:
M« h×nh vËt lư ngoµi chó ư tíi nhưng khƯa c¹nh nh×n thÊy ®­îc cña hÖ thèng nh­ lµ c¸c vËt mang dư liÖu vµ vËt mang kƠt qu¶ c̣ng nh­ h×nh thøc cña ®Çu vµo vµ ®Çu ra, ph­¬ng tiÖn ®Ó thao t¸c víi hÖ thèng, phÇn cøng ®­îc sö dông. Kh¸c víi m« h×nh l« gƯc lµ m« h×nh nµy că chó ư ®Ơn mÆt thêi gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ v̉ c¸c thêi ®iÓm mµ c¸c ho¹t ®éng xö lư dư liÖu kh¸c nhau x¶y ra. MÆt kh¸c, tuú theo hoµn c¶nh mµ chóng ta ®­a ra c¸c m« h×nh vËt lư ngoµi că kh¶ n¨ng tho¶ m·n m« h×nh l« gƯc ®· cho. TÊt nhiªn c¸c m« h×nh vËt lư nµy kh«ng t­¬ng ®­¬ng nhau v̉ mÆt chi phƯ, møc kh¶ thi, hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶. Mµ quyƠt ®̃nh chÊp nhËn m« h×nh vËt lư ngoµi nµy h¬n m« h×nh vËt lư ngoµi kia l¹i lµ kƠt qu¶ lùa chän cña ng­êi sö dông. Nh­ vËy ng­êi ta sÏ phª chuÈn m« h×nh nµo ®¸p øng tèt nhÊt c¸c rµng buéc v̉ mÆt tæ chøc c̣ng nh­ c¸c mÆt tµi chƯnh, kü thuËt tæ chøc vµ nh©n sù.
II.3.3.M« h×nh vËt lư trong:
M« h×nh vËt lư trong liªn quan tíi nhưng khƯa c¹nh vËt lư cña hÖ thèng song kh¸c víi m« h×nh vËt lư ngoµi lµ nă kh«ng ph¶i lµ c¸i mµ ng­êi sö dông că thÓ nh×n nhËn ra ®­îc. Ch¼ng h¹n ®ă lµ nhưng th«ng tin liªn quan tíi lo¹i trang thiƠt b̃ ®­îc dïng ®Ó thùc hiÖn hÖ thèng nh­ phÇn cøng, phÇn m̉m, dung l­îng kho l­u trư, tèc ®é xö lư cña thiƠt b̃ lµ nhưng c¸i mµ ng­êi sö dông kh«ng thÓ biƠt ®­îc. Hay lµ cÊu tróc ch­¬ng tr×nh vµ ng«n ngư thÓ hiÖn ®̉u lµ nhưng c¸i mµ ng­êi sö dông kh«ng că quỷn lùa chän mµ kƠt qu¶ cña sù lùa chän chñ yƠu lµ tơ găc ®é kü thuËt, nghÜa lµ c©u tr¶ lêi lµ tơ phƯa c¸c chuyªn viªn kü thuËt. Víi mét m« h×nh vËt lư tån t¹i nhỉu kh¶ n¨ng că thÓ cña m« h×nh vËt lư trong. Tuy nhiªn c¸c m« h×nh ®ă kh«ng t­¬ng ®­¬ng nhau. Mét sè că chi phƯ lín h¬n, mét sè ho¹t ®éng că hiÖu qu¶ h¬n. Do ®ă quyƠt ®̃nh lùa chän m« h×nh nµo lµ phô thuéc vµo sù c©n nh¾c kü thuËt, chi phƯ vµ hiÖu qu¶.
Tăm l¹i, mçi m« h×nh ®em l¹i kƠt qu¶ cña mét găc nh×n kh¸c nhau. M« h×nh l« gƯc lµ kƠt qu¶ cña găc nh×n qu¶n lư. M« h×nh vËt lư ngoµi lµ kƠt qu¶ cña găc nh×n sö dông. M« h×nh vËt lư trong lµ kƠt qu¶ cña găc nh×n kü thuËt. C¶ ba m« h×nh trªn ®̉u că nhưng møc ®é æn ®̃nh kh¸c nhau, m« h×nh l« gƯc æn ®̃nh nhÊt vµ m« h×nh vËt lư trong hay biƠn ®æi nhÊt.

III.C¸c ph­¬ng ph¸p x©y dùng hÖ th«ng tin qu¶n lư
III.1.Ph­¬ng ph¸p tæng hîp:
Ph­¬ng ph¸p nµy ®ßi hái ph¶i x©y dùng nhiÖm vô cho tơng bé phËn. Nh­ng ph¶i ®¶m b¶o logic to¸n häc trong hÖ thèng ®Ó sau nµy că thÓ x©y dùng ®­îc c¸c m¶ng c¬ b¶n trªn c¬ së tơng nhiÖm vô ®ă.
¦u ®iÓm: Ph­¬ng ph¸p nµy cho phĐp ®­a dÇn hÖ thèng vµo lµm viÖc theo tơng giai ®o¹n vµ nhanh chăng thu ®­îc kƠt qu¶.
Nh­îc ®iÓm: C¸c th«ng tin dÔ b̃ trïng lÆp, sinh ra c¸c thao t¸c kh«ng cÇn thiƠt.
III.2.Ph­¬ng ph¸p ph©n tƯch:
Trong ph­¬ng ph¸p nµy, nhiÖm vô ®Çu tiªn lµ ph¶i x©y dùng ®¶m b¶o logic to¸n häc cho hÖ thèng. Sau ®ă x©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh lµm viÖc vµ thiƠt lËp c¸c m¶ng lµm viÖc cho ch­¬ng tr×nh ®ă.
¦u ®iÓm: Ph­¬ng ph¸p nµy cho phĐp tr¸nh ®­îc thiƠt lËp c¸c m¶ng lµm viÖc mét c¸ch thñ c«ng.
Nh­îc ®iÓm: HÖ thèng chØ ho¹t ®éng ®­îc khi ®­a vµo ®ång thêi toµn bé c¸c m¶ng nµy.
III.3.Ph­¬ng ph¸p tæng hîp vµ ph©n tƯch:
§©y lµ ph­¬ng ph¸p kƠt hîp ®ång thêi c¶ hai ph­¬ng ph¸p trªn. TiƠn hµnh ®ång thêi viÖc x©y dùng c¸c m¶ng c¬ b¶n vµ mét sè thao t¸c c̣ng nh­ nhiÖm vô cÇn thiƠt. Yªu cÇu lµ ph¶i tæ chøc chÆt chÏ b¶o ®¶m tƯnh nhÊt qu¸n cña th«ng tin trong hÖ thèng.
IV.C¸c b­íc x©y dùng hÖ th«ng tin trong qu¶n lư
§Ó x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin phôc vô cho qu¶n lư cÇn ph¶i tr¶i qua bèn b­íc sau:
§ B­íc 1: Nghiªn cøu vµ ®Æt vÊn ®̉ x©y dùng hÖ thèng. (ChiƠm 10% l­îng c«ng viÖc). ë b­íc nµy cÇn lµm nhưng c«ng viÖc sau:
· TiƠn hµnh kh¶o s¸t hÖ thèng hiÖn t¹i, ph¸t hiÖn c¸c nh­îc ®iÓm cña nă ®Ó că thÓ ®­a ra c¸c biÖn ph¸p kh¾c phôc.
· X¸c ®̃nh tƯnh kh¶ thi cña ®̉ ¸n, tơ ®ă ®̃nh h­íng cho c¸c giai ®o¹n sau.
§ B­íc 2: Ph©n tƯch hÖ thèng. (ChiƠm 25% l­îng c«ng viÖc). CÇn lµm nhưng c«ng viÖc sau:
· TiƠn hµnh ph©n tƯch cô thÓ hÖ thèng hiÖn t¹i ®ang sö dông.
· Dùa trªn c¸c c«ng cô x©y dùng l­îc ®å kh¸i niÖm, trªn c¬ së ®ă tiƠn hµnh x©y dùng l­îc ®å kh¸i niÖm cho hÖ thèng míi.
§ B­íc 3: ThiƠt kƠ x©y dùng hÖ thèng. (ChiƠm 50% l­îng c«ng viÖc). C¸c c«ng viÖc cÇn lµm:
· ThiƠt kƠ tæng thÓ: Yªu cÇu
+ X¸c ®̃nh râ c¸c kh©u ph¶i xö lư b»ng m¸y hay xö lư thñ c«ng.
+ X¸c ®̃nh vai trß ṽ trƯ cña m¸y tƯnh trong hÖ thèng míi.
· ThiƠt kƠ chi tiƠt: Néi dung gåm
+ ThiƠt kƠ c¸c kh©u xö lư th«ng tin thñ c«ng tr­íc khi ®­a vµo xö lư b»ng m¸y.
+ X¸c ®̃nh vµ ph©n phèi c¸c th«ng tin ®Çu ra.
+ ThiƠt kƠ c¸c ph­¬ng thøc thu thËp, xö lư th«ng tin cho m¸y.
§ B­íc 4: Cµi ®Æt hÖ thèng míi. (ChiƠm 15% l­¬ng c«ng viÖc). B­íc nµy cÇn lµm c¸c c«ng viÖc sau:
· ThiƠt lËp c¸c tÖp c¬ së dư liÖu, c¸c giao diÖn dµnh cho ng­êi sö dông.
· VËn hµnh ch¹y thö vµ b¶o tr× hÖ thèng.
· H­íng dÉn ®µo t¹o ng­êi sö dông trong hÖ thèng míi.
V.øng dông tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lư
Trong hoµn c¶nh th«ng tin qu¶n lư ngµy cµng nhỉu vµ ®a d¹ng nh­ hiÖn nay th× viÖc ¸p dông ph­¬ng ph¸p qu¶n lư thñ c«ng, ®¬n ®iÖu mét c¸ch m¸y măc sÏ kh«ng thÓ ®¸p øng ®­îc víi nhu cÇu thùc tƠ. Th«ng tin kh«ng ®­îc xö lư k̃p thêi dÔ dÉn ®Ơn nhưng quyƠt ®̃nh sai lÇm lµm ¶nh h­ëng ®Ơn ho¹t ®éng cña hÖ thèng. ViÖc ¸p dông tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lư sÏ n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña hÖ thèng lªn rÊt nhỉu.
§Ó øng dông tin hoc vµo trong qu¶n lư, ng­êi ta sö dông 2 ph­¬ng ph¸p c¬ b¶n sau:
§ Ph­¬ng ph¸p tin häc ho¸ toµn bé: ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy sÏ tin häc ho¸ toµn bé c¸c chøc n¨ng qu¶n lư c̣ng nh­ thiƠt lËp mét cÊu tróc hoµn toµn tù ®éng ho¸ thay thƠ cho cÊu tróc c̣.
¦u ®iÓm: C¸c chøc n¨ng ®­îc tin häc ho¸ mét c¸ch triÖt ®Ó nhÊt, ®¶m b¶o tƯnh nhÊt qu¸n trong toµn bé hÖ thèng, tr¸nh ®­îc sù d­ thơa cña th«ng tin.
Nh­îc ®iÓm: Ph¶i thùc hiÖn l©u vµ rÊt khă kh¨n, ®Çu t­ ban ®Çu v̉ trang thiƠt b̃ lín, hÖ thèng kh«ng că tƯnh m̉m dÎo. MÆt kh¸c, khi thay ®æi hoµn toµn hÖ thèng c̣ sÏ vÊp ph¶i thăi quen cña nhưng ng­êi lµm viÖc trong hÖ thèng-§©y lµ mét yƠu tè t­¬ng ®èi khă v­ît qua.
§ Ph­¬ng ph¸p tin häc ho¸ tơng phÇn: Ph­¬ng ph¸p nµy chØ tin häc ho¸ nhưng chøc n¨ng qu¶n lư theo yªu cÇu cña tơng bé phËn trong mét tæ chøc. Cho nªn viÖc tiƠn hµnh thiƠt kƠ c¸c ph©n hÖ qu¶n lư cña hÖ thèng ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch ®éc lËp víi nhưng gi¶i ph¸p riªng so víi c¸c ph©n hÖ kh¸c. C¸c ph©n hÖ nµy th­êng ®­îc cµi ®Æt øng dông trong ho¹t ®éng cña hÖ thèng ph©n t¸n.
¦u ®iÓm: TƯnh ®¬n gi¶n khi thùc hiÖn bëi v× c¸c c«ng viÖc ®­îc ph¸t triÓn t­¬ng ®èi ®éc lËp víi nhau. §Çu t­ ban ®Çu kh«ng lín.
Mét trong nhưng ­u ®iÓm ®­îc ®¸nh gi¸ cao trong ph­¬ng ph¸p nµy lµ kh«ng kĐo theo nhưng thay ®æi c¬ b¶n vµ s©u s¾c v̉ cÊu tróc cña hÖ thèng nªn dÔ ®­îc chÊp nhËn. MÆt kh¸c, sù ph¸t triÓn vµ thay ®æi v̉ sau cña ph©n hÖ nµy sÏ kh«ng ¶nh h­ëng ®Ơn ho¹t ®éng cña ph©n hÖ kh¸c nªn t¨ng ®­îc tƯnh m̉m dÎo.
Nh­îc ®iÓm: TƯnh nhÊt qu¸n kh«ng cao trong toµn bé hÖ thèng do ®ă kh«ng tr¸nh khái sù trïng lÆp vµ d­ thơa th«ng tin.
Trong thùc tƠ, th­êng ng­êi ta kƠt hîp c¶ 2 ph­¬ng ph¸p trªn nh»m gi¶m tèi thiÓu nhưng nh­îc ®iÓm cña tơng ph­¬ng ph¸p. Nh­ng trong qu¶n lư kinh tƠ dï ¸p dông theo ph­¬ng ph¸p nµo th× c̣ng ®̉u ph¶i tƯnh ®Ơn sù phï hîp cña ph­¬ng ph¸p ®ă víi tr×nh ®é tæ chøc, tr×nh ®é qu¶n lư, quy m« ho¹t ®éng vµ tỉm n¨ng tµi chƯnh cña hÖ thèng ®ă.









B.Ph©n tƯch thiƠt kƠ hÖ tin häc qu¶n lư
I.Lư do ®Ó ph©n tƯch mét hÖ th«ng tin qu¶n lư
Că rÊt nhỉu lư do ®Ó cho c¸c nhµ qu¶n lư ®­a ra quyƠt ®̃nh x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lư míi. Song tùu chung l¹i, că thÓ ®­a ra nhưng lư do chƯnh yƠu sau:
ª HÖ thèng th«ng tin hiÖn t¹i ®ang că nhưng vÊn ®̉ qu¶n lư míi n¶y sinh ®ßi hái ph¶i că nhưng thay ®æi lín, yªu cÇu cÇn ph¶i thiƠt kƠ míi hÖ thèng th«ng tin.
ª HÖ thèng th«ng tin qu¶n lư cÇn nhưng yªu cÇu míi v̉ nhỉu lÜnh vùc vµ do ®ă cÇn thiƠt ph¶i thiƠt kƠ míi hÖ thèng.
ª HÖ thèng th«ng tin qu¶n lư că nhưng thay ®æi v̉ khoa häc c«ng nghÖ nªn cÇn thiƠt kƠ míi ®Ó ho¹t ®éng că hiÖu qu¶ h¬n.
ª Nhµ qu¶n lư că nhưng chƯnh s¸ch míi ®­a ra nh»m thiƠt kƠ míi hÖ thèng th«ng tin că chÊt l­îng cao h¬n.
II.Môc ®Ưch cña ph©n tƯch thiƠt kƠ hÖ thèng th«ng tin
¨ Nh»m hiÓu râ v̉ hÖ thèng th«ng tin hiÖn că.
¨ X¸c ®̃nh râ c¸c vÊn ®̉ vµ nguyªn nh©n thùc sù cña nhưng rµng buéc cña hÖ thèng th«ng tin.
¨ §̉ xuÊt, ®­a ra c¸c yƠu tè cña gi¶i ph¸p.
¨ X©y dùng môc tiªu cô thÓ mµ hÖ thèng th«ng tin míi cÇn ph¶i ®¹t ®­îc.
III.C¸c b­íc cña qu¸ tr×nh ph©n tƯch thiƠt kƠ hÖ thèng