Phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi to

ĐỀ TÀI: Phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu

QUẢN LƯ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Bài tập: Phần mềm quản lư tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu .

Bài làm
Hiện nay, việc quản lư công nghệ thông tin trở thành một điều kiện thiết yếu trong mọi hoạt động của toàn cầu; tại nơi làm vịêc th́ qản lư công nghệ thông tin đă trở thành một yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh.
Các công nghệ hiện có và các phương pháp được sử dụng để thúc đẩy thông tin gọi là quản lư tri thức. C̣n thông tin lại được hiểu là những tri thức mới làm giàu kho tàng nhận thức cho người nhận tin. Nó được thụ cảm và đánh giá là có Ưch cho người ra quyết định trong quản trị kinh doanh.
Vậy thông tin là những tri thức mới, c̣n quản lư công nghệ thông tin là quản lư tri thức.
Trong néi tại của bất kỳ một công ty nào, công nghệ thông tin đều có thể được sử dụng để tối đa hoá lợi nhuận. Nhiệm vụnh­: thư tín điện tử (e-mail) cho phép thông tin nhanh hơn; các cơ sở dữ liệu. được chia sẻ cho phép mọi người có thể tiếp cận tức thời và b́nh đẳng những thông tin được chuẩn hoá vào bất kỳ thời gian nào. Mạng nội bộ (intranet) cho phép trao đổi đồng bọ và tṛ chuyện trực tiếp tổ chức mọi cong việc đó nhằm làm cho công ty có hiệu quả hơn và có khả năng cạnh tranh cao hơn là công việc của nhà quản lư công nghệ thông tin.
Muốn biết được phần mềm quản lư tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu th́ trước hết chúng ta hải hiểu; tri thức là ǵ, quản lư tri thức là thế nào và tại sao tri thức lại có giá trị.
Tri thức: đó là sự hiểu biết có được qua chiêm nghiệm hay sự ngắn bó với vấn đề này. Tri thức c̣n được mô tả nh­ một tập hợp nhiều mô h́nh mô tả nhiều đặc tính và hành vi trong mọi lĩnh vực. Tri thức chính là một kho báu không trọng lưọng mà con người ta có thể luôn mang trong đầu ḿnh. Đồng thời tri thức có thể được lưu giữ theo nhiều quy tŕnh có tổ chức, hay bằng các sản phẩm, phương tiện. hệ thống hoặc các tài liệu.
Trên thực tế có rất nhiều cách định nghĩa về tri thứ. Nhưng để phục bài viƠt này ta có thể định nghĩa định nghĩa như sau: tri thức là những ư tưởng và những hiểu biết mà những quy tŕnh trong một tổ chức được sử dụng để hành động có hiệu quả nhằm thực hiện mục đích của tôt chức đó. Loại tri thức này rất cụ thể đối với tỏ chức đă tạo ra chóng.
Tri thức có giá trị ǵ không? nó giúp nhà quản trị kinh doanh những ǵ? Chúng ta hăy phân tích ; nền kinh tế- xă hội toàn cầu hiện nay đang phát triển với một tốc độ chóng mặt; những cơ sở tri thứccủa các tổ chức đang nhanh chóng trở thành thế mạnh cạnh tranh bền vững của các ổ chức đó. chính v́ thế mà nguồn tài nghuyên tri thức này cần được bảo vệ, nuôi dưỡng và chia sẻ cho các thành viên trong tổ chức để tiêu dùng nó tạo nên một sức mạnh cộng hưởng thật lớn, đưa tổ chức đạt được những mục tiêu đă định một cách mỹ măn. Gần đây, các công ty có thể thành công trên cơ sở tri thức cá nhân của một nhóm những cá nhân được đặt đúng chỗ về chiến lược. Tuy vậy, khí đối thủ cạnh tranh hứa hẹn nhiều dịch vụ có hàm lượng tri thức hơn th́ sự cạnh tranh sẽ mất đi. Tại sao nh­ vậy? Bởi v́, tri thức của một tổ chức không hề thay thế tri thức cá nhân, mà nó lại bổ sung cho tri thức cá nhân, làm cho tri thức cá nhân rộng hơn và mạnh mẽ hơn. Do vậy việc sử dụng cơ sở tri thức của tổ chức cùng với những tiềm năng về các kỹ năng, năng lực, sự suy nghĩ, óc sáng tạo và ư tưởng của các cá nhân sẽ cho phép công ty cạnh tranh hiệu quả hơn trong tương lai. Vậy giá trị của tri thức thể hiện ở đó.
Tri thức có giá trị, c̣n quản lư những giá trị đó hay quản lư tri thức đó là thế nào? Chúng ta có thể hiểu: Quản lư tri thức là một tiến tŕnh có tính hệ thống để t́m ṭi, chọn lựa, tổ chức, chắt lọc và tŕnh bày những thông tin theo cách có thể phát triển được sự hiểu biết của nhân viên trong công ty trong một lĩnh vực cụ thÓ được quan tâm. Quản lư tri thức giúp cho tổ chức thu được sự hiểu biết sâu sắc từ kinh nghiệm của chính bản thân tổ chức đó. Các hoạt động quản lư tri thức cụ thể sẽ giúp cho tổ chức tập trung vào việc thu được, lưu trữ và sử dụng tri thức để thực hiện các hoạt động như giải quyết vấn đề, lập kế hoạch chiến lược, và ra quyết định. Điều này cũng bảo vệ tài sản tri thức của tổ chức khỏi bị mai một, tăng cường sự hiểu biết và tin tức cho công ty và làm cho công ty ngày một năng động, linh hoạt hơn.
Thật khó có thể nói một cách rơ ràng về nguồn tài sản tri thức của chúng ta gồm có những ǵ, cụ thể ra sao, và cách thức sử dụng nó nh­ thế nào để đảm bảo thu được lợi nhuận cao nhất từ nguồn đó. Mà ta phải dựa vào điều kiện cụ thể của công ty chóng ta; dựa vào chức năng, nhiệm vụ, dựa vào mục tiêu chiến lược của công ty; dựa vào loại h́nh tổ chức, văn hoá nhu cầu của công ty đó. Mà ta phải dựa vào điều kiện cụ thể của công ty chóng ta; dựa vào chức năng, nhiệm vụ, dựa vào mục tiêu chiến lược của công ty; dựa vào loại h́nh tổ chức, văn hoá và nhu cầu của công ty đó.
Tuy nhiên quản lư tri thức rất có hiệu quả khi tập trung vào các giải pháp bao trùm toàn bộ hệ thống nh­: Tổ chức, con người và công nghệ được sử dụng. Ở đây, máy tính vào các hệ thống thông tin là những công cụ rất hữu Ưch cho việc tiếp nhận, chuyển đổi và phân phối tri thức đă được tổ chức ở mức độ cao và thay đổi nhanh chóng. Một số công ty đă sử dụng những hệ thống phân tích, xây dựng kế hoạch và hệ thống máy tính hỗ trợ công việc để cải thiện cơ bản tiến tŕnh ra quyết định, đầu tư nguồn lực, các hệ thống quản lư tiếp cận và xây dựng quy tŕnh phát triển công nghệ và khả năng thực hiện chung các chức năn. Đó là một cách để phát triển năng lực chiến lược cơ bản cuả công ty.
Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải sử dụng quản lư tri thức một cách có hiệu quả để xây dựng và cải tiến khả năng kiểm soát hiệu quả hoạt động. Ví dụ nh­: Hăng Hew lett Packard đă phát triển hệ thống được biết đến với tên gọi là: các chuỗi kết nối tri thức được sử dụng để mă hoá, xác định và lưu trữ những tri thức quan trọng của công ty. Những thông tin đó có thể được mọi nhân viên trong Công ty tiếp cận một cách nhanh chóng và đầy đủ tại nơi làm việc.
Phần mềm quản lư tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu. Đây chính là câu trả lời của câu hỏi: Tại sao phải quản lư tri thức?. Tại v́: Bất kỳ công ty nào khi có thể xác định được cách thức cung cấp thông tin có tổ chứccho những người cần tin vào thời khắc họ cần, đều có thể xác định được vị thế của ḿnh để cạnh tranh có hiệu quả hơn và thành công hơn. Đă có rất nhiều công ty có trong tay những thông tin thiết yếu, song v́ người nắm giữ nó chỉ có một hoặc một vài người, đồng thời người đó lại không hay Ưt nỗ lực truyền đạt thông tin đó đến nhiều người khác. Hay có thể là do sự tiết kiệm chi phí cho công ty mà không sử dụng thông tin tri thức một cách rộng răi toàn diện. Do đó mà việc sử dụng hệ thống quản lư tri thức là thật cần thiết, nếu công ty nào khai thác tốt vốn tri thức của ḿnh sẽ có thể sử dụng thành công tài sản đó tạo ra ca cs thách thức và cơ hội làm ăn cho công ty ḿnh.
Phần mềm quản lư tri thức cần phải được chia sẻ. Có vậy những công ty hoạt động trên phạm vi toan cầu sẽ thu được nhiều lợi Ưch.
VD: Tổng giám đốc Robert buckman của hăng Buckman Labartories đă chia sẻ tri thức bằng cách: gửi một thư điện tử e - mail tới mọi người trên toàn cầu kêu gọi giúp đỡ để giải quyết một đề nghị khá phức tạp của một khách hàng. Chỉ sau vài giờ các câu trả lời đă tới tấp đến văn pḥng ông, rồi nhiều ư biến được gửi đến từ Cânda, Thuỵ Điển, Nui Di Lân, Tây Ban Nha, MenPhig, Mexico, Nam Phi Kết quả đạt được là ông đă bán được một lúc 6 triệu UDS. Rơ ràng: Phần mềm quản lư tri thức đă đem lại hiệu quả rất cao, dễ nhận được sự trợ giúp nhanh chóng cảu rất nhiều đồng nghiệp từ mọi nơi trên trái đất. Câu chuyện nay là một minh chứng cụ thể coh sự hợp tác có tổ chức của những con người mạch mẽ nhất, là những người trở thành một nguồn tri thức thông qua việc chia sẻ những đièu họ hiểu biết được.
Chia sẻ tri thức là cơ sở của mọi hệ thống quản lư tri thức, bởi v́, nếu không có một phần mềm và một cơ chế để tạo điều kiện cho lực lượng lao động trên toàn cầu chuyển giao những điều họ biết qua lại cho nhau th́ việc quản lư tri thức trở lên vô Ưch.