Tài liệu PHÂN CÔNG HIỆU QUẢ(68 trang)

NANG QUẢN LÝ
PHÂN CÔNG HIỆU QUẢ
Biên dịch : DƯƠNG TRÍ HIỂN
HOÀNG THÁI PHƯƠNG
Hiệu đính : NGUYỄN VĂN QUÌ (Ph.D)
FIRST NEWS
Nhà xuất bản tổng hợp TP. Hồ Chí Minh
LỜI GIỚI THIỆU
Phân công công việc là một trong những kỹ năng thiết yếu của người quản lý. Việc phân công hiệu quả không những đảm bảo công việc đạt kết quả cao mà còn mang lại lợi ích thiết thực cho các bên liên quan. Quyển sách “Phân công hiệu quả” này sẽ cung cấp những hướng dẫn hữu ích cho quá trình phân công công việc, bất kể đó là những việc đơn giản hàng ngày hay những nhiệm vụ quan trọng dài hạn. Quyển sách trình bày toàn bộ khía cạnh của quá trình phân công, từ quyết định công việc cần giao phó phù hợp đến việc dự đoán rủi ro, phát hiện và xử lý các trở ngại. Ngoài ra, cuốn sách còn cung cấp nhiều chỉ dẫn về cách thức động viên, khen thưởng, tạo dựng lòng tin, trao đổi với cấp dưới nhằm giúp bạn nâng cao sự tự tin và trở trành một nhà quản lý giỏi và đáng tin cậy. Với 101 lời khuyên và một bản tự đánh giá năng lực bản thân, đây là một cẩm nang bổ ích và cần thiết cho những ai đang làm công tác quản lý.
2
NỘI DUNG
1. Phân công công việc
- Khái niệm phân công
- Những lợi ích của việc phân công hiệu quả
- Nhận diện và xử lý các rào cản xây dựng các mối quan hệ.
2. Phân công hiệu quả
- Lựa chọn công việc
- Quyết định những việc cần giữ lại
- Thiết lập cơ cấu phân công công việc
- Cân nhắc các vị trí phân công
- Hiểu rõ trách nhiệm
- Lựa chọn đúng người
- Chuẩn bị bản hướng dẫn công việc
- Tìm kiếm sự nhất trí
- Hướng dẫn hiệu quả
3. Theo dõi tiến độ
- Vận hành hệ thống kiểm soát
- Giảm thiểu rủi ro
- Cúng cố vai trò của người được phân công
- Cung cấp sự hỗ trợ
- Duy trì ranh giới
- Thông tin phản hồi
- Khen thưởng
- Phân tích khó khăn
4. Cải thiện các kỹ năng
- Phát triển các kỹ năng của người được phân công
- Chỉ định trưởng bộ phận
- Phát triển bản thân thông qua phân công
- Đánh giá năng lực bản thân
3
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Phân công công việc là một kỹ năng thiết yếu trong công tác quản lý. Để thực hiện tố kỹ năng này, trước hết nhà quản lý cần nhận thức được những lợi ích mà nó đem lại cũng như dự đoán những trở ngại có thể phát sinh.
KHÁI NIỆM PHÂN CÔNG
Công ty càng lớn mạnh, tổ chức càng phức tạp và phạm vi hoạt động càng quy mô thì càng khó xác định rạch ròi nhiệm vụ và trách nhiệm giữa những phòng ban và nhân viên. Điều này dễ dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc. Trong trường hợp này, phân công là chiếc chìa khóa giúp nhà quản lý tổ chức công việc hiệu quả, đem lại lợi ích cho mọi người.
1. Hãy phân công hợp lý để mang lại lợi ích cho bạn, cho nhân viên và cho toàn công ty.
PHÂN CÔNG HIỆU QUẢ ĐỂ QUÁN LÝ CÔNG VIỆC THÀNH CÔNG
Nhà quản lý giỏi là người biết giám sát dự án đã giao phó đồng thời vẫn phải chịu trách nhiệm ngay cả khi cấp dưới được toàn quyền chủ động giải quyết công việc.
KHÁI NIỆM
Phân công là hành động giao phó nhiệm vụ cho một người với sự tin tưởng rằng người đó sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Phân công được thể hiện dưới nhiều hình thức chẳng hạn như bổ nhiệm nhân viên vào một vị trí mới quan trọng, hoặc yêu cầu nhân viên thực hiện những công việc đơn giản, nhỏ lẻ Khi quan sát cơ cấu tổng thể của một tổ chức bạn sẽ thấy một mạng lưới phân cấp phức tạp thường là hình thức quản lý theo chuỗi với một cơ chế báo cáo và kiểm soát thường xuyên.
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN
Phân công liên quan đến 2 vấn đề cơ bản là quyền tự quyết và khả năng kiểm soát. Nhân viên có thể tự mình giải quyết công việc trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn như thế nào? Mức độ can thiệp của cấp trên ra sao? Khi chọn người để giao việc, trước tiên bạn phải xem liệu người đó có khả năng hoàn thành tốt công việc trong phạm vi nguồn lực hiện có hay không? Sau khi bạn đã tìm được người thích hợp, cần phải đảm
4
bảo trao đầy đủ quyền hạn để người đó chủ động thực hiện công việc trên cơ sở những hướng dẫn ban đầu. Đồng thời bạn cũng phải giám sát tiến độ công việc thông qua báo cáo của nhân viên. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA QUÁ TRÌNH PHÂN CÔNG
2. Nên có thái độ tích cực khi kiểm tra công việc. Điều này sẽ thể hiện cho nhân viên biết rằng bạn đang kỳ vọng những kết quả khả quan.
3. Thể hiện rõ sự tin tưởng của bạn vào người đã chọn, ngay cả khi những người khác tỏ vẻ nghi ngờ.
QUY TRÌNH PHÂN CÔNG
Phân công công việc là quy trình diễn ra liên tục và thường xuyên. Đầu tiên là việc phân tích và lựa chọn các nhiệm vụ cần và nên giao phó. Sau đó là xác định rõ các yêu