Tài liệu Những mục cần quan tâm khi tổ chức thuyết trình

Những mục cần quan tâm khi tổ chức thuyết trình


Đây có lẽ là vấn đề mà các nhà QHCC cần


phải lưu ý nhất và cũng là vấn đề ít được


chú ý nhất. những chỉ dẫn dưới đây có thể


được chọn lọc áp dụng cho từng trường hợp cụ thể


Lên chương trình cho buổi diễn thuyết trước một ngày hoặc ít


cũng phải làm việc đó hai tiếng trước giờ diễn thuyết. kiểm tra và


điều chỉnh độ cao của bục diễn thuyết sao cho phù hợp độ cao


của diễn giả kiểm tra ánh sáng và micro


Tìm hiểu xem phòng bên cạnh sẽ diễn ra những hoạt động gì vào


ngày hôm đó, tránh để cho các diễn giả phải nhắc nhở việc trật tự khi đang thuyết trình. Khi đang tổ chức họp đông người phải thuê


địa điểm ở khách sạn hoặc nhà hàng bạn phải tìm hiểu xem hôm


đó, tại địa điểm đó, có cuộc họp lớn nào nữa không. Nếu có thì


đó là cuộc họp về vấn đề gì.


Kiểm tra hệ thống âm thanh, âm ly loa. Sắp xếp thời gian cho


phần âm nhạc.


Liên hệ với bộ phận phụ trách ánh sáng


Kiểm tra hệ thống điện. Chuẩn bị sẵn dây điện loại lớn dùng cho


bộ phận báo chí.


Nếu dùng hình ảnh minh họa thì phải kiểm tra máy chiếu và các


thiết bị như máy ghi hình, máy tính và các loại dây dẫn xem có


hoạt động tốt hay không. Bố trí một chiếc bàn để đặt máy chiếu


và các thiết bị phục vụ mày chiếu ở khoảng cách thích hợp so với màn ảnh. Chạy hai máy chiếu một lúc để đề phòng nếu một máy


có trục trắc thì chương trình vẫn diễn ra bình thường. kiểm tra


tình trạng hoạt động của máy tính.


Chuẩn bị đầy đủ số bàn ghế cần thiết và cho kê đúng quy định.


Rất có thể phải có khăn trải bàn. Kê bàn ghế sao cho càng gần


với diễn giả càng tốt nhưng không quá chật chội, tuy nhiên,


phòng nhỏ mà hơi đông


Vẫn tốt hơn phòng lớn mà ít người đến dự. Nếu bạn đến sớm và


báo cho khách sạn về việc có ít người tham dự, họ sẽ dùng bình


phong thu hẹp phòng lại cho bạn.


Bố trí nước và cốc chén đầy đủ, nước giải khát và cà phê cũng


cần phải có, cần nhớ đảm bảo các dịch vụ phải được thực hiện
một cách hoàn hảo, mang đến, bổ sung, dọn dẹp tất cả phải


được chu đáo bất kể số lượng người tham dự là bao nhiêu.


Bố trí lại chỗ để diện thoại, nếu có diện thoại trong phòng họp thì


cần có người luôn túc trực để trả lời ngay khi có cuộc gọi đến,


không để chuông reo lâu quá ảnh hưởng tới việc thuyết trình của


diễn giả.


Làm sẵn thẻ điểm danh và luôn dự trữ một số thẻ chưa ghi tên dề


phòng phải bổ sung. Cần nhớ là khách nữ thường không có túi


áo túi quần cho nên không nên làm thẻ điểm danh kiểu bỏ túi, mà


nên làm loại thẻ có kẹp hoặc có kim để cài


Cho kê một cái bàn dể khách hàng đăng ký và nhận thẻ điểm


danh.