Tiểu Luận Nghiệp vụ văn phòng

MỤC LỤC

Lời cảm ơn . 1
Phần mở đầu . 2
Nội dung thực tập . 3
Phần I. Tìm hiểu cơ sở thực tập . 4
I. Tìm hiểu cơ sở thực tập 4
1.Tên cơ quan và địa điểm cơ sở thực tập 4
2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện và cơ cấu hoạt động của cơ quan và của văn phòng UBND huyện Lộc Bình . 5
3. Thuận lợi và khó khăn trong hoạt động văn phòng của Huyện Lộc Bình nói chung và đơn vị nói riêng . 7
Phần II. Nghiệp vụ văn phòng . 9
I .Nghiệp vụ thư ký . 9
1. Đặc điểm lao động của người thư ký 9
2.Nghiệp vụ của người thư ký trong nội dung công việc . 10
2.1 Cách tổ chức tiếp khách trong cơ quan 10
2.2 Cách tổ chức chiêu đãi khách trong cơ quan 11
2.3 Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 11
2.4 Tổ chức hội nghị 12
2.5 Tổ chức phòng làm việc và bố trí các thiết bị máy móc trong văn phòng lãnh đạo 13
2.6 Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng 13
2.7 Quản lý chương trình kế hoạch công tác của lãnh đạo . 14
2.8 Quan hệ giữa người thư ký với lãnh đạo và quần chúng 14
2.9 Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo . 15
2.10 Tổ chức điện thoại, điện báo phục vụ lãnh đạo . 16
2.11 Kỹ thuật giao tiếp công sở của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Lộc Bình 16
2.12 Vấn đề công sở 17
2.13 Cách giao tiếp và trang phục của người thư ký nhân viên văn phòng 17
2.14 Vấn đề ghi thức Nhà nước và nguyên tắc lễ tân trong UBND huyện 17
II. Nghiệp vụ văn thư . 18
1.Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản . 18
1.1.Hiện nay cơ quan thường ding các loại văn bản nào đi 18
1.2. Hàng ngày cơ sở thực tập thường nhận văn bản đến . 19
1.3. Vấn đề sử dụng chữ ký trong cơ quan khi ban hành văn bản 20
1.4.Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản . 21
1.5.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND huyện Lộc Bình 21
1.6. Thể thức của văn bản khi được ban hành tại UBND huyện 22
1.7. Mỗi loại văn bản có thể thức khác nhau như sau: . 22
1.8. Ban hành văn bản có giá trị pháp lý như sau: . 23
1.9.Việc sử dụng ngôn ngữ văn phong trong văn bản quản lý Nhà nước và văn bản quản lý tại UBND huyện . 24
1.10. Đội ngũ cán bộ văn phòng và lý luận nghiệp vụ, kỹ năng thực hành
ở UBND huyện 24
* Nhận xét việc soạn thảo văn bản của UBND huyện Lộc Bình 25
3. Nghiệp vụ công tác văn thư tại UBND huyện Lộc Bình . 25
3.1.Nội dung của công tác văn thư tại UBND huyện . 25
3.2.Yêu cầu của công tác văn thư tại UBND huyện . 26
3.3. Hình thức tổ chức công tác văn thư UBND huyện 27
3.4. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật và khẩn tại UBND huyện 27
3.5. Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật và khẩn tại UBND huyện . 28
3.6. Công cụ để quản lý công văn giấy tờ UBND huyện 33
3.7. Nguyên tắc đóng dấu tại UBND huyện . 33
3.8. Công tác lập hồ sơ tại UBND huyện . 34
3.9.Cách sắp xếp các tài liệu trong UBND huyện 34
3.10. Cách sao văn bản UBND huyện 35
3.11. Các loại hồ sơ . 35
3.12. Chế độ nội dung hồ sơ 36
3.13. Các yếu tố tác động đến hiệu quả hoạt động của bộ phận văn thư 36
* Nhận xét nghiệp vụ văn thư ở UBND huyện . 37
III. Nghiệp vụ lưu trữ 37
3.1. Ý nghĩa vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, nội dung và công tác công văn giấy tờ . 37
3.2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ở UBND huyện 38
3.3. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ . 38
3.4.Cách phân loại tài liệu ở UBND huyện . 39
3.5. Các nguyên tác xác định giá trị tài liệu được áp dụng ở UBND huyện 39
3.6. Công cụ tra cứu tài liệu được sử dụng ở UBND huyện. 40
3.7.Nghiệp vụ bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan của cán bộ lưu trữ 40
3.8. Hàng năm ở UBND huyện đã tiến hành chỉnh lý tài liệu 40
3.9.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở UBND huyện . 41
3.10. Vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện 41
3.11. Việc quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND huyện 41
3.12. Người cán bộ lưu trữ ở UBND huyện . 42
* Nhận xét về nghiệp vụ lưu trữ tại UBND huyện 42
IV. Kết quả công việc trong quá trình thực tập tại UBND huyện 42