Báo Cáo Nghiệp vụ văn phòng của văn phòng UBND huyện Lộc Bình

PHẦN MỞ ĐẦU

Thực hiện quyết định 2406/QĐ -UBND ngày 11/10/1999 của chủ tịch UBND thành phố Hà Nội cho phép thành lập trường trung học kinh tế kỹ thuật TCDL –Hà Nội. Theo công văn đề nghị số 83/CT- LMHTXVN của chủ tịch liên minh hợp tác xã Việt Nam. Cùng với sự thành lập của trường. Nghành thư ký văn phòng là một trong những nghành mà nhà trường đưa vào đào tạo ngay từ khóa đầu tiên khóa học 2004 -2006 là khóa thứ 4 và đã đổi tên trường thành Ngành trường trung học dân lập kinh tế kỹ thuật tổng hợp Hà Nội, giờ trường đã đào tạo cơ bản xong về phần lý thuyết cho số sinh viên học tại trường. Song mục đích kết hợp giữa lý luận và thực tiễn. Cuối khóa học nhà trường đã tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp cho sinh viên trong thời gian từ ngày 15/6 -30/7 năm 2006 để tạo điều kiện cho mỗi sinh viên được tiếp xúc với thực tế công việc và lấy tư liệu, tài liệu để làm cơ sở viết báo cáo thực tập tốt nghiệp. Đặc biệt là giúp đỡ cho sinh viên nắm vững và củng cố kiến thức phục vụ cho công việc sau khi ra trường.
Vì vậy thực tập tốt nghiệp có vị trí quan trọng trong chương trình đào tạo ngành thư ký văn phòng của trường. Đây là đợt thực tập duy nhất của mỗi khóa sau khi sinh viên đã học xong chương trình lý thuyết và các môn học thuộc nghành thư ký văn phòng. Giai đoạn này rất quan trọng trong quy trình đào tạo, đặc biệt là quy trình đào tạo “ cán bộ thực hành có lý luận” cho cơ sở và cán sự trong các cơ quan Nhà nước. Giai đoạn này sinh viên sẽ vận dụng những kiến thức đã học trong Nhà trường để áp dụng công việc tại cơ quan mình thực tập. Qua bản thực tế sinh viên sẽ được củng cố thêm về kiến thức tự mình học hỏi những kinh nghiệm làm việc của cán bộ trong cơ quan, bước đầu rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng cho mình phong cách làm việc của người cán bộ văn phòng. Ngoài ra sinh viên phải tự tìm hiểu các hoạt động của cơ quan để hiểu và tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu để làm báo cáo thực tập, tùy theo kế hoạch thực tập cũng như sự phân công của lãnh đạo cơ quan. Sinh viên thực tập sẽ có trách nhiệm trong một số công việc cụ thể. Vì vậy để làm tốt công việc của mình sinh viên p hải biết kết hợp giữa lý thuyết và thực tế công việc một cách hợp lý.
Khi thực tập, thực tế tại cơ quan sinh viên thường gặp phải những khó khăn như sự khác nhau giữa lý thuyết và thực tế khi đó sẽ có sự hướng dẫn của giáo viên cũng như cán bộ hướng dẫn thực tập giúp đỡ. Trong quá trình thực tập sinh viên phải biết tự tìm hiểu tư liệu tài liệu trong cơ quan để viết vào bản báo cáo về kết quả thực tập công việc mình đã làm. Ngoài ra sinh viên phải xin ý kiến nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập của mình tại cơ quan.
Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 15/6 -30/7/2006, với kiến thức đã được học trong nhà trường và thực tế trong hoạt động của cơ quan em hi vọng rằng bản báo cáo của em mang về sau thời gian thực tập sẽ đóng góp một phần nhỏ vào năng xuất chất lượng trong công tác văn thư lưu trữ của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng.
Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 15/6 -30/7/2006, với kiến thức đã được học trong nhà trường và thực tế trong hoạt động của cơ quan em hi vọng rằng bản báo cáo của em mang về sau thời gian thực tập sẽ đóng góp một phần nhỏ vào năng xuất chất lượng trong công tác văn thư lưu trữ của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng.
Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 15/6 -30/7/2006, với kiến thức đã được học trong nhà trường và thực tế trong hoạt động của cơ quan em hi vọng rằng bản báo cáo của em mang về sau thời gian thực tập sẽ đóng góp một phần nhỏ vào năng xuất chất lượng trong công tác văn thư lưu trữ của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng.
MỤC LỤC

Lời cảm ơn . 1
Phần mở đầu 2
Nội dung thực tập . 3
Phần I. Tìm hiểu cơ sở thực tập . 4
I. Tìm hiểu cơ sở thực tập 4
1.Tên cơ quan và địa điểm cơ sở thực tập . 4
2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện và cơ cấu hoạt động của cơ quan và của văn phòng UBND huyện Lộc Bình 5
3. Thuận lợi và khó khăn trong hoạt động văn phòng của Huyện Lộc Bình nói chung và đơn vị nói riêng 7
Phần II. Nghiệp vụ văn phòng . 9
I .Nghiệp vụ thư ký . 9
1. Đặc điểm lao động của người thư ký . 9
2.Nghiệp vụ của người thư ký trong nội dung công việc 10
2.1 Cách tổ chức tiếp khách trong cơ quan . 10
2.2 Cách tổ chức chiêu đãi khách trong cơ quan . 11
2.3 Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo . 11
2.4 Tổ chức hội nghị 12
2.5 Tổ chức phòng làm việc và bố trí các thiết bị máy móc trong văn phòng lãnh đạo 13
2.6 Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng 13
2.7 Quản lý chương trình kế hoạch công tác của lãnh đạo 14
2.8 Quan hệ giữa người thư ký với lãnh đạo và quần chúng 14
2.9 Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo . 15
2.10 Tổ chức điện thoại, điện báo phục vụ lãnh đạo . 16
2.11 Kỹ thuật giao tiếp công sở của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Lộc Bình 16
2.12 Vấn đề công sở 17
2.13 Cách giao tiếp và trang phục của người thư ký nhân viên văn phòng 17
2.14 Vấn đề ghi thức Nhà nước và nguyên tắc lễ tân trong UBND huyện 17
II. Nghiệp vụ văn thư . 18
1.Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản 18
1.1.Hiện nay cơ quan thường ding các loại văn bản nào đi 18
1.2. Hàng ngày cơ sở thực tập thường nhận văn bản đến 19
1.3. Vấn đề sử dụng chữ ký trong cơ quan khi ban hành văn bản 20
1.4.Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản . 21
1.5.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND huyện Lộc Bình 21
1.6. Thể thức của văn bản khi được ban hành tại UBND huyện 22
1.7. Mỗi loại văn bản có thể thức khác nhau như sau: . 22
1.8. Ban hành văn bản có giá trị pháp lý như sau: . 23
1.9.Việc sử dụng ngôn ngữ văn phong trong văn bản quản lý Nhà nước và văn bản quản lý tại UBND huyện . 24
1.10. Đội ngũ cán bộ văn phòng và lý luận nghiệp vụ, kỹ năng thực hành
ở UBND huyện 24
* Nhận xét việc soạn thảo văn bản của UBND huyện Lộc Bình 25
3. Nghiệp vụ công tác văn thư tại UBND huyện Lộc Bình 25
3.1.Nội dung của công tác văn thư tại UBND huyện . 25
3.2.Yêu cầu của công tác văn thư tại UBND huyện 26
3.3. Hình thức tổ chức công tác văn thư UBND huyện . 27
3.4. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật và khẩn tại UBND huyện . 27
3.5. Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật và khẩn tại UBND huyện 28
3.6. Công cụ để quản lý công văn giấy tờ UBND huyện . 33
3.7. Nguyên tắc đóng dấu tại UBND huyện 33
3.8. Công tác lập hồ sơ tại UBND huyện . 34
3.9.Cách sắp xếp các tài liệu trong UBND huyện . 34
3.10. Cách sao văn bản UBND huyện 35
3.11. Các loại hồ sơ 35
3.12. Chế độ nội dung hồ sơ . 36
3.13. Các yếu tố tác động đến hiệu quả hoạt động của bộ phận văn thư 36
* Nhận xét nghiệp vụ văn thư ở UBND huyện 37
III. Nghiệp vụ lưu trữ . 37
3.1. Ý nghĩa vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, nội dung và công tác công văn giấy tờ . 37
3.2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ở UBND huyện . 38
3.3. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ 38
3.4.Cách phân loại tài liệu ở UBND huyện 39
3.5. Các nguyên tác xác định giá trị tài liệu được áp dụng ở UBND huyện 39
3.6. Công cụ tra cứu tài liệu được sử dụng ở UBND huyện . 40
3.7.Nghiệp vụ bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan của cán bộ lưu trữ 40
3.8. Hàng năm ở UBND huyện đã tiến hành chỉnh lý tài liệu . 40
3.9.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở UBND huyện . 41
3.10. Vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện. 41
3.11. Việc quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND huyện . 41
3.12. Người cán bộ lưu trữ ở UBND huyện . 42
* Nhận xét về nghiệp vụ lưu trữ tại UBND huyện 42
IV. Kết quả công việc trong quá trình thực tập tại UBND huyện 42