Đồ Án Nghiên cứu về hệ thống tổ chức quản lý văn phòng phẩm của công ty

MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Mục đích của đề tài này là nghiên cứu về hệ thống “ tổ chức quản lý văn phòng phẩm " của công ty để xây dựng một hệ thống thông tin nhằm giúp công tác quản lý văn phòng phẩm đạt mức tự động cao, nhanh chóng, và hiệu quả hơn. Và với mục tiêu đã đề ra chúng ta cần xây dựng một hệ thống mới có các thay đổi như sau:
Thêm hệ thống kho lưu trữ Văn phòng phẩm, chức năng quản lý kho nhằm nâng cao khả năng quản lý Văn phòng phẩm, tăng tốc độ đáp ứng nhu cầu của phòng ban, đơn vị.
Cải thiện hiệu suất làm việc bằng cách tự động hóa việc lấy các phiếu đăng ký, tổng hợp và lập đơn đặt hàng.
Nâng cao khả năng quản lý bằng cách lưu trữ dữ liệu tâp trung, kết hợp với các giải pháp bảo mật và sao lưu để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Phạm vi
Hệ thống “ Quản lý Văn phòng phẩm” trong chuyên đề này sẽ giới hạn trong việc đăng kí và quản lý văn phòng phẩm.
Hệ thống Quản Lý văn phòng phẩm sẽ bao gồm 3 quy trình sau:
Quy trình Đăng Ký- Xét Duyệt văn phòng phẩm.
Quy trình Cung Ứng: Quản Lý Kho, Giao Hàng.
Quy trình quản lý danh mục và lập báo cáo Văn phòng phẩm.
Mô tả quy trình
 Quy trình Đăng Ký- Xét Duyệt văn phòng phẩm:
Đăng Ký: Vào mỗi cuối tháng hoặc khi có nhu cầu bổ sung Văn phòng phẩm, mỗi phòng ban sẽ vào hệ thống (đã được cấp quyền truy cập), lập Phiếu yêu cầu để đăng kí văn phòng phẩm (gồm loại văn phòng phẩm, số lượng, ). Và sau khi đăng kí có thể xem hoặc Xóa Phiếu Yêu Cầu. Lúc này Phiếu Yêu cầu đang ở tình trạng chờ xét duyệt.


Xét duyệt:
+Phiếu Yêu Cầu luân chuyển tự động trong hệ thống. Khi đó, Phòng kế toán sẽ chạy Báo cáo xem tất cả các Phiếu yêu cầu văn phòng phẩm, để xem xét số lượng đăng ký của từng Phòng ban.
+ Sau khi phòng Kế toán xem xét, sẽ xét duyệt cụ thể Phiếu yêu cầu cho từng Phòng ban (loại phòng phẩm , số lượng ), lúc này Phiếu yêu cầu sẽ có 2 trạng thái: đồng ý hoặc không đồng ý.
+ Nếu đồng ý, Phiếu yêu cầu có kết quả xét duyệt này được gửi đến cho từng Phòng ban đã đăng ký (nhằm mục đích thông báo cho từng Phòng ban). Phiếu này nằm ở tình trạng chưa nhận hàng.
+ Ở từng phòng ban, chạy Báo cáo kết quả xét duyệt (lọc theo Phòng ban của mình).
 Quản lý Cung ứng văn phòng phẩm.
Quản lý kho: Sau khi Phòng kế toán ra quyết định xét duyệt, những Phiếu Yêu Cầu được xét duyệt sẽ luân chuyển tự động trong hệ thống gửi đến Phòng Hành Chính.
Phòng Hành chính chạy Báo cáo Phiếu yêu cầu (lọc theo từng đơn vị), để biết được số lượng của mỗi phòng ban cần là bao nhiêu.
Sau đó, Phòng Hành chính chạy Báo cáo tồn kho. Các trường hợp xảy ra:
Nếu đủ số lượng xuất: Phiếu Yêu Cầu ở trạng thái Chờ xuất kho, Phòng hành chính sẽ lập Phiếu xuất kho, sau đó gửi văn phòng phẩm đến từng Phòng ban đơn vị đã đăng ký, lúc này Phiếu Yêu Cầu ở trạng thái Đã xuất kho.
Nếu không đủ số lượng xuất:
+ Phiếu yêu cầu ờ trang thái Chờ đặt hàng.
+ Phòng hành chính sẽ lập Đơn đặt hàng (loại hàng, số lượng, ) gửi Nhà cung cấp.
+ Lúc này Phiếu Yêu cầu ở trạng thái Đang đặt hàng.
Khi nhận được hàng từ Nhà cung cấp, Phòng hành chính lập Phiếu nhập kho, chạy Báo cáo Tổng hợp nhập – xuất – tồn để biết tình tồn kho và đảm bảo số dư văn phòng phẩm trong kho.
+ Lập Phiếu xuất kho văn phòng phẩm đến từng đơn vị theo kết quả xét duyệt, gửi văn phòng phẩm đến từng bộ phận.
+ Lập Phiếu nhập kho văn phòng phẩm khi nhận hàng từ nhà cung cấp.
 Quản lý danh mục Văn phòng phẩm
Phòng hành chính sẽ cập nhật danh mục các loại văn phòng phẩm mới.
Cuối tháng Phòng hành chính sẽ in báo cáo nhập xuất tồn Văn phòng phẩm từ chương trình.
Admin sẽ quản lý việc cập nhật danh mục các phòng ban, nhà cung cấp, sản phẩm; nhân viên được đề xuất văn phòng phẩm và phân quyền từng bộ phận.
Phương pháp nghiên cứu
Chương trình sử dụng phần mềm PowerDesigner để xây dựng mô hình và thiết lập các mối quan hệ giữa các thực thể dữ liệu.
Dựa vào các mô hình đã xây dựng để thiết lập cơ sở dữ liệu, và chúng ta lựa chọn SQL Server 2008để lưu trữ cơ sở dữ liệu, do có khả năng lưu trữ và bảo mật thông tin cao.
Để đáp ứng được các yêu cầu đề ra, chúng ta sẽ xây dựng hệ thống dưới dạng ứng dụng chạy trên nền Windows sử dụng nền tảng .NET với phần mềm Microsoft Visual Studio 2010, ngôn ngữ lập trình là C#.
Bố cục đề tài
Nội dung đồ án gồm các thành phần sau:
Mở đầu
- Chương 1 : Tổng quan về đề tài.
- Chương 2 : Khảo sát và thiết kế hệ thống.
- Chương 3 :Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Chương 4 :Giới thiệu chương trình.
- Chương 5 : Kết luận và hướng phát triển.

MỞĐẦU 1
Lý do chọn đề tài 1
Phạm vi 1
Mô tả quy trình 1
Phương pháp nghiên cứu 3
Bố cục đề tài 3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 3
1.1. Tổng Quan 4
1.2. Với quy trình đang sử dụng, công ty sẽ gặp một số khó khăn như sau: 4
1.2.1 Khả năng đáp ứng 4
1.2.2. Hiệu suất làm việc: 4
1.2.3. Đặt vấn đề: 5
1.2.4. Phạm vi nghiên cứu 5
1.2.5. Mô tả quy trình 5
1.3. Quản lý danh mục văn phòng phẩm 7
1.4. Phương pháp nghiên cứu 7
CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 7
2.1. Giới thiệu khái quát 7
2.1.1. Tên doanh nghiệp 7
2.1.2. Lãnh đạo của doanh nghiệp 8
2.1.3. Địa chỉ của doanh nghiệp 8
2.1.4. Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp 8
2.1.5. Loại hình doanh nghiệp 8
2.1.6. Nhiệm vụ của doanh nghiệp 8
2.2. Phân tích, thiết kế CSDL: 9
2.2.1. Phân tích 9
2.2.2. Ma trận thực thể chức năng. 11
2.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 12
CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CSDL 16
3.1. Phân tích thiết kế CSDL mức quan niệm: Mô hình thực thể- kết hợp 16
3.2. Phân tích thiết kế CSDL mức logic: Mô hình quan hệ 23
3.2.1. Các quan hệ hình thành: 23
3.2.1.1. Các quan hệ hình thành từ thực thể: 23
3.2.1.2. Các quan hệ hình thành từ mối kết hợp (bất kì,n)-(bất kì,n) 23
3.2.1.3. Xử lý các mối kết hợp (bất_kì,n)-(1,1): 24
3.2.2. Các ràng buộc toàn vẹn (RBTV) 25
3.2.2.1. Các RBTV khóa chính: 25
3.2.2.2. Các RBTV khóa ngoại: 26
3.3. Phân tích thiết kế CSDL mức vật lý: Mô hình dữ liệu mức vật lý 28
3.3.1. Các bảng 28
3.3.2. Các quan hệ 31
3.3.3. Giới thiệu về hệ thống phân quyền: 32
3.3.4. Giới thiệu trạng thái các phiếu yêu cầu: 34
CHƯƠNG 4. GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH 35
4.1. Màn hình xử lý chính: 35
4.2. Chức năng đăng ký phiếu yêu cầu: 35
4.3. Chức năng xét duyệt: 37
4.4. Chức năng quản lý phiếu yêu cầu: 38
4.5. Xử lý phiếu yêu cầu đã xét duyệt: 39
4.6. Lập phiếu đặt hàng: 41
4.7. Xử lý phiếu yêu cầu đã đặt hàng: 43
4.8. Lập phiếu xuất kho: 45
4.9. Nhập kho 47
5.1. Hệ thống báo cáo nhập xuất tồn 48
5.2. Danh mục sản phẩm 49
5.3. Danh sách phiếu yêu cầu 50
5.4. Danh sách phiếu xuất kho 50
5.5. Danh sách phiếu nhập kho 51
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ ĐÁNH GIÁ 54
Ưu điểm của đề tài: 54
Khuyết điểm của đề tài: 54
Hướng phát triền của đề tài 55
TÀI LIỆU THAM KHẢO 55
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 56
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 57
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 58