Thạc Sĩ Nghiên cứu ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở thành phố Hồ Chí Mi

Luận văn thạc sĩ năm 2011
Đề tài: Nghiên cứu ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở thành phố Hồ Chí Minh

MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ðOAN . i
LỜI CẢM ƠN ii
MỤC LỤC iii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT . v
DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ SƠ ðỒ . vi
DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC .viii
PHẦN 1: MỞ ðẦU 1
1.1 Tính cấp thiết của ñề tài 1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu . 3
1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
1.3.1 ðối tượng nghiên cứu . 3
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 3
1.4 Những câu hỏi ñặt ra trong quá trình nghiên cứu . 4
PHẦN 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU . 5
2.1. Tổng quan về kế toán . 5
2.1.1 Bản chất của kế toán 5
2.1.2 ðối tượng của kế toán 5
2.1.3Vai trò, yêu cầu và nguyên tắc của kế toán 8
2.1.4 Hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa . 13
2.1.4.1 Chứng từ kế toán . 13
2.1.4.2 Tài khoản kế toán 14
2.1.4.3 Sổ kế toán 15
2.1.4.4 Báo cáo tài chính . 16
2.1.4.5 Một số ñiều lưu ý khi tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa.17
2.1.4.6 Mục ñích, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa . 18
2.1.4.7 Các nhân tố chi phối ñến tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa
. 19
2.1.4.8 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa . 22
2.2 Tổng quan về các ứng dụng của Excel . 22
2.2.1Lập công thức và hàm 23
2.2.2 Các hàm số thường dùng trong kế toán excel . 23
PHẦN 3: ðẶC ðIỂM ðỊA BÀN NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN
CỨU 27
3.1 ðặc ñiểm ñịa bàn nghiên cứu . 27
3.1.1 Giới thiệu khái quát về ñịa lý, ñiều kiện tự nhiên và ñiều kiện kinh tế - xã hội ở
thành phố Hồ Chí Minh . 27
3.1.2 ðặc ñiểm và vai trò của các DNNVV tại thành phố Hồ Chí Minh . 28
3.1.2.1 ðặc ñiểm của DNNVV . 28
3.1.2.2 Vai trò của DNNVV . 28
3.1.2.3 Xu hướng phát triển của DNNVV 29
3.1.2.4 Những thuận lợi và khó khăn của DNNVV . 29
3.2 Phương pháp nghiên cứu 30
3.2.1 Thu thập số liệu sơ cấp 30
3.2.2 Thu thập số liệu thứ cấp 31
3.2.3 Phương pháp phân tích 31
PHẦN 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 32
4.1 Thực trạng ứng dụng phần mềm Excel vào công táckế toán trong các DNNVV ở
thành phố Hồ Chí Minh 32
4.1.1 Nhu cầu thông tin kế toán trong các doanh nghiệp ñiều tra 32
4.1.2 Thực trạng ứng dụng công tác kế toán trên Excel 33
4.1.3 ðặc ñiểm chung khi tổ chức công tác kế toán trên Excel 37
4.2 Các giải pháp kỹ thuật ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho các
DNNVV 37
4.2.1 Giới thiệu mô hình ứng dụng Phần mềm Excel vào công tác tổ chức kế toán 37
4.2.2 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác quản lý kho 41
4.2.3 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác xử lý số liệu trên Sổ Nhật
ký chung 70
4.2.4 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tự ñộng lập Sổ sách kế toán
. 76
4.2.5 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tự ñộng lập Báo cáo tài
chính 87
4.2.5.1 Lập công thức cho Bảng cân ñối tài khoản . 87
4.2.5.2 Lập công thức cho Báo cáo kết quả kinh doanh . 89
4.2.5.3 Lập công thức cho Bảng cân ñối kế toán 91
4.2.6 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tạo Sổ sách cho tháng (kỳ)
sau và liên kết số ñầu tháng (kỳ) 95
PHẦN 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 97
5.1 Kết luận . 97
5.2 Kiến nghị . 98
Tài liệu tham khảo 99
CÁC PHỤ LỤC
Phụ lục

PHẦN 1: MỞ ðẦU
1.1 Tính cấp thiết của ñề tài
Trong thời ñại ngày nay, ngành công nghệ thông tinñã có những thành tựu vượt
bậc, ñóng góp cho xã hội rất nhiều lợi ích về tiết kiệm chi phí, về thời gian, về tính hiệu
quả và ñộ tính chính xác cao. Trong bộ máy kế toán cũng vậy công nghệ thông tin ñã
ñóng góp một phần rất quan trọng mà một doanh nghiệp nào muốn thành công ñều phải
ứng dụng công nghệ thông tin ñể tin học hóa công tác kế toán của mình. Nhưng ñể có
ñược một hệ thống tự ñộng hóa cao trong lãnh vực kếtoán thì doanh nghiệp phải bỏ ra
rất nhiều chi phí ñể ñầu tư trang bị cho bộ máy kế toán của mình nào là trang bị máy vi
tính, hệ thống mạng, tìm hiểu và mua phần mềm kế toán. Chính vì lẽ ñó mà các doanh
nghiệp rất cân nhắc là nên chọn giải pháp nào ñể tin học hóa trong lãnh vực kế toán cho
phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp ñồng thời ñạt ñược hiệu quả cao về chi phí
ñầu tư.
Vậy ñể ñáp ứng ñược yêu cầu này, thì doanh nghiệp có thể chọn các giải pháp
như sau: (i) Ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán, (ii) Mua phần mềm kế toán chuyên
biệt trên thị trường, hoặc (iii) ðặt hàng cho các công ty phần mềm ñể thiết kế phần
mềm kế toán cho phù hợp với công ty của mình.
Từ thực tế cho ta thấy việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các doanh
nghiệp chính là việc tổ chức công tác kế toán phù hợp với việc ứng dụng máy vi tính,
và phải ñạt ñược sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng,
chính xác và lại bảo ñảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học.
Như vậy, ñối với một doanh nghiệp có quy mô lớn, bộmáy kế toán bao gồm
nhiều nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau, việc ứng dụng máy vi tính
sẽ ñòi hỏi một phần mềm kế toán chuyên biệt với hệ thống máy vi tính nối mạng là
chuyện cần thiết và nên ñầu tư. Nhưng ñối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV),
bộ máy kế toán chỉ cần một hoặc tối ña là bốn, năm nhân viên làm kế toán thì không
cần ñỏi hỏi phải có một hệ thống máy vi tính nối mạng, không cần phải có một phần
mềm kế toán riêng biệt do một số chuyên gia lập trình. Thực tế, doanh nghiệp ñó chỉ
cần một vài máy vi tính là có thể ứng dụng tin học vào công tác kế toán. ðiều quan
trọng là nhân viên kế toán phải có một trình ñộ chuyên môn nhất ñịnh về vi tính ñặc biệt
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
2
là các phần mềm ứng dụng như Excel, Acces v.v .Hơnnữa, loại hình doanh nghiệp nhỏ
và vừa có tổ chức bộ máy quản lý rất gọn nhẹ, nhằmtiết kiệm ñược chi phí và ñưa ra
các quyết ñịnh một cách nhanh chóng, kịp thời.
ðối với doanh nghiệp lớn thì giải pháp nên ñược tính ñến là mua phần mềm kế
toán chuyên biệt trên thị trường hay ñặt hàng cho các công ty phần mềm ñể thiết kế
phần mềm kế toán cho phù hợp với công ty của mình. Giải pháp này thì chi phí rất cao
(bao gồm chi phí mua phần mềm hay chi phí thiết kế phần mềm và chi phí thiết bị mạng
máy tính cũng như phải tốn chi phí cho một ñội ngũ nhân viên kế toán chuyên nghiệp)
và khó khăn khi thay ñổi các quyết ñịnh kinh doanh thì phải thay ñổi thiết kế lại cho
phù hợp với thực tế. Tuy nhiên, khi Công ty ñủ lớn thì cần phải chọn giải pháp này ñể
ñảm bảo ñược tính chuyên nghiệp hơn và cũng thông qua hệ thống này còn giúp cho
việc kiểm soát nội bộ ñược tốt hơn. Trong khi ñó, ñối với các DNNVV thì chúng ta
nên chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán. Áp dụng giải pháp này
thì Doanh nghiệp có những thuận lợi ñó là phần mềm Excel ñơn giản vàkhông ñòi
hỏi bạn phải có kỹ năng lập trình cao; tiết kiệm ñược chi phí ñầu tư trang bị phần
mềm kế toán chuyên biệt và hệ thống máy tính nối mạng; bộ máy kế toán gọn nhẹ,
linh hoạt dễ chỉnh sửa khi có nhu cầu cần thay ñổi và không tốn công ñào tạo
nhân viên kế toán.
Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp sử dụng phầnmềm Excel ñể làm kế
toán ñều thành công và không phải mọi doanh nghiệp ñều hiểu ñược nguyên nhân nào
dẫn ñến sự thành công này? Sở dĩ như vậy là vì một trong những nguyên nhân quan
trọng nhất là “Chúng ta chưa ý thức ñược tầm quan trọng của việc ứng dụng phần mềm
Excel vào kế toán cho doanh nghiệp của mình”. Nghiên cứu này hy vọng sẽ góp phần
giúp cho các DNNVV giải quyết ñược vấn ñề trên.
Theo Tổng cục Thống kê năm 2008, trong số khoảng 349.309 doanh nghiệp,
các doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tới gần 94%, chiếm trên 50% tổng số lao ñộng, và
nộp 17,64% tổng ngân sách thu từ các doanh nghiệp, ñóng góp trên 30% GDP cả nước.
DNNVV ñã giải quyết việc làm cho trên 12 triệu lao ñộng và là một ñộng lực quan
trọng cho phát triển kinh tế, xóa ñói giảm nghèo. Mặc dù trong giai ñoạn hội nhập, sắp
tới các doanh nghiệp có quy mô nhỏ sẽ gặp nhiều khókhăn, song trong một nền kinh tế
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
3
ñang phát triển như Việt Nam thì việc phát triển lực lượng này là rất quan trọng [7].
Theo chủ trương của chính phủ, ñến năm 2010, cả nước sẽ có khoảng 500.000 DNNVV
[6], phần lớn các DNNVV trong số này hiện ñóng ở ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Xuất phát từ những lý do trên tôi chọn ðề tài: “Nghiên cứu ứng dụng phần mềm
Excel vào kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ởthành phố Hồ Chí Minh”.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung là nghiên cứu ứng dụng phần mềm excel vào kế toán cho các
DNNVV tại thành phố Hồ Chí Minh.
Mục tiêu cụ thể là
- Tổng quan những vấn ñề lý luận và thực tiễn về công tác kế toán trong các
doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Nghiên cứu thực trạng ứng dụng phần mềm Excel vàokế toán cho các doanh
nghiệp nhỏ và vừa trên ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh trong những năm gần ñây.
- ðề xuất các giải pháp kỹ thuật nhằm ứng dụng phầnmềm Excel vào kế toán
cho các DNNVV trên ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh tốt hơn.
1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.3.1 ðối tượng nghiên cứu
ðề tài tập trung vào các ñối tượng ñó là khai thác ứng dụng phần mềm Excel
vào công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu:
+ Nội dung chỉ nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán
cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc loại hình thương mại, không nghiên cứu vào
các phần khác như loại hình sản xuất và cách viết phần mềm kế toán.
+Không gian nghiên cứu là ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
+Thời gian thu thập số liệu nghiên cứu là từ năm 2008 ñến năm 2010 (số liệu
cần thu thập là tình hình ứng dụng phần mềm EXCEL vào kế toán trong các
DNNVV).
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
4
+Thời gian tiến hành nghiên cứu ñề tài là từ tháng 7 năm 2010 ñến tháng 5 năm
2011.
1.4 Những câu hỏi ñặt ra trong quá trình nghiên cứu
Các câu hỏi sau sẽ ñịnh hướng cho việc thực hiện ñềtài:
- Có hay không việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho các
doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh?
- Tại sao lại chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho
các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh?
- Có sự khác biệt trong việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán với
phương pháp thủ công cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hay không?
- Các yếu tố nào ảnh hưởng ñến việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế
toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh thành công?
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
5
PHẦN 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan về kế toán
2.1.1 Bản chất của kế toán
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế,
tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao ñộng [2]. Dưới góc nhìn này thì
kế toán là công việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các thông tin tài chính theo một số
nguyên tắc nhất ñịnh nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng thông qua các
báo cáo của kế toán. Việc ghi chép và lập các báo cáo này ñược tiến hành theo các yêu
cầu, nguyên tắc, và phương pháp của kế toán ñã ñượcquy ñịnh trước, mà người kế toán
phải tuân theo ñể phản ánh tình hình tài chính của ñơn vị thông qua các con số “biết
nói”. ðây chính là bản chất của kế toán là một trung tâm xử lý và cung cấp thông tin.
Hơn nữa, với tốc ñộ phát triển của khoa học công nghệ, thì hình ảnh cặm cụi của
một kế toán viên ngày nào ñã ñược thay thế bằng cácchương trình của máy tính ñiện
tử. Chính vì vậy cho nên chúng ta có thể xem kế toán là một hệ thống xử lý và cung cấp
thông tin ñã ñược số hóa. Vấn ñề số hoá ở chỗ là mọi thông tin của kế toán thời nay
không còn thu thập và truyền ñạt bằng tay 100% nữa mà mọi công việc của kế toán có
thể ñược cơ giới hóa, công nghệ hóa từ khâu lập chứng từ ñến khâu xử lý, lập báo cáo
và chuyển báo cáo thông qua các thiết bị ñiện tử hiện ñại như: máy quét mã vạch, thiết
bị mạng, mail, Việc ứng dụng công nghệ vào trong kế toán ñã giúp cho các ñơn vị
tiết kiệm ñược rất nhiều chi phí, thời gian, ñồng thời nâng cao tính hiệu quả của việc
cung cấp thông tin cho những người sử dụng ñược kịpthời và chính xác hơn.
Tóm lại, bản chất của kế toán là một trung tâm xử lý và cung cấp thông tin tài
chính ở ñơn vị mình cho các ñối tượng có liên quan bằng nhiều cách khác nhau nhằm
mục ñính nâng cao ñược tính hiệu quả của việc truyền ñạt thông tin.
2.1.2 ðối tượng của kế toán
ðể tiến hành công việc theo dõi, ghi chép các thông tin tài chính một cách chính
xác và khoa học thì chúng ta phải biết ñược ñối tượng cần theo dõi của kế toán là gì?
Vậy ñối tượng của kế toán là tài sản, nguồn tiền ñể hình thành nên tài sản
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
6
(thường gọi là nguồn vốn) và sự vận ñộng của tài sản tại ñơn vị.
Sau ñây là một số khái niệm chi tiết của các ñối tượng kế toán:
Tài sản, là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát vàcó thể thu ñược lợi ích kinh
tế trong tương lai [3]. Xét về mặt giá trị và tính luân chuyển của tài sản thì tài sản ñược
chia thành Tài sản ngắn hạn và Tài sản dài hạn.
Tài sản ngắn hạn gồm tiền và các khoản tương ñươngtiền, các khoản ñầu tư tài
chính ngắn hạn, các khoản phải thu (phải thu khách hàng, trả trước cho người bán, ),
hàng tồn kho, và tài sản ngắn hạn khác (chi phí trảtrước ngắn hạn, các khoản thuế phải
thu, .).
Tài sản dài hạn gồm tài sản cố ñịnh hữu hình, tài sản cố ñịnh vô hình, bất ñộng
sản ñầu tư, các khoản ñầu tư tài chính dài hạn, tàisản dài hạn khác, .
Nguồn hình thành tài sản (gọi là nguồn vốn), chínhlà nguồn tiền ñể hình thành
nên tài sản và ñể tìm ñược nguồn vốn thông thường chúng ta trả lời cho câu hỏi “Nguồn
tiền ở ñâu mà có ñể tài trợ hay mua các tài sản củañơn vị?”. Vậy thì chúng ta có câu trả
lời cho câu hỏi này là hai nguồn tiền ñể tài trợ hay mua các tài sản của ñơn vị bao gồm:
Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu.
Nợ phải trả, là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệpphát sinh từ các giao dịch và
sự kiện ñã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình [3], bao
gồm các khoản nợ vay ngân hàng, nợ phải trả người bán, nợ thuế nhà nước và nợ tiền
lương, .
Vốn chủ sở hữu, là giá trị vốn của doanh nghiệp, ñược tính bằng chênh lệch giữa
giá trị tài sản của doanh nghiệp (-) Nợ phải trả, bao gồm vốn ñầu tư của chủ sở hữu,
thặng dư vốn cổ phần, lãi chưa phân phối, quỹ ñầu tư phát triển, Sự vận ñộng
của tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh, thực tế cho ta thấy tài sản của doanh
nghiệp luôn vận ñộng từ dạng này sang dạng khác, vàcũng chính nhờ sự vận ñộng này
mới làm cho tài sản của doanh nghiệp lớn thêm nếu doanh nghiệp có lãi cũng như giảm
bớt nếu như doanh nghiệp bị lỗ. Mà chúng ta muốn xác ñịnh ñược lãi hay lỗ thì chúng
ta phải biết ñược doanh thu, thu nhập khác và chi phí như thế nào.
Doanh thu, thu nhập khác, chi phí và lợi nhuận là thước ño phản ánh tình hình

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Tài Chính (2008) “Chế ñộ Kế toán cho các DNNVV” ban hành kèm theo
Qð48/2006/Qð-BTC ngày 14/6/2006 của Bộ Tài Chính, Nhà Xuất bản Thống
Kê, năm 2008.
2. Quốc hội (2003), Luật kế toán (Luật số 03/2003/QH11) Quốc hội nước CHXHCN
Việt Nam Khóa XI, kỳ họp thứ 3 (3/5/2003 ñến 17/6/2003) thông qua, Quốc hội,
Hà Nội.
3. Vụ chế ñộ Kế toán Kiểm toán – Bộ Tài chính (2006), Hệ thống chuẩn mực kế
toán Việt Nam, NXB Tài chính, Hà Nội.
4. Nguyễn Phước Bản Ấn (2008) “Tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học
hóa”, Nhà xuất bản lao ñộng – xã hội”, năm 2008.
5. Bùi Văn Dương, Võ Văn Nhị, ðặng Văn Sáng (2009) “Hướng dẫn thực hành lập sổ
sách kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo thuế GTGT trên Excel”, Nhà Xuất bản
Tài Chính, năm 2009.
6. Nguyễn Tấn Dũng (2007), “ Sẽ có 500.000 doanh nghiệp vào năm 2010”, Hội
nghị triển khai kế hoạch dạy nghề, việc làm và xuấtkhẩu lao ñộng giai ñoạn
200-2010, 10/5/2007, Bộ Lao ñộng-Thương binh và Xã hội, Hội nghị,
Nguồn:http://www.tin247.com/se_co_500000_doanh_nghiep_vao_nam_2010-3-21244018.html
7. Hoài Nam (2008), Ngân hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Báo giáo dục online,
27/10/2008,
Nguồn:http://giaoduc.edu.vn/news/doanh-nghiep-712/ngan-hang-cho-doanh-nghiep-vua-va-nho-106301.aspx
8. Võ Văn Nhị, Nguyễn Ngọc Dung, Nguyễn Thị Kim Cúc, Phạm Ngọc Toàn (2011)
“Xây dựng mô hình tổ chức kế toán cho DN nhỏ và vừaở Việt Nam”, năm 2011.
9. Trần Văn Thắng (2004) “Hướng dẫn thực hành kế toán bằng Excel”, Nhà Xuất bản
Tài Chính, năm 2004.