Thạc Sĩ Nghiên cứu hoạt động của hệ thống thông tin kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng

Luận văn thạc sĩ năm 2011
Đề tài: Nghiên cứu hoạt động của hệ thống thông tin kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng

MỤC LỤC
Lời cam ñoan i
Lời cảm ơn ii
Mục lục iii
Danh mục bảng v
Danh mục sơ ñồ vi
Danh mục biểu vii
Danh mục lưu ñồ vii
Danh mục chữ viết tắt viii
1 MỞ ðẦU 1
1.1 Tính cấp thiết của ñề tài: 1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu: 3
1.3 Câu hỏi nghiên cứu ñược ñặt ra: 4
1.4 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu:4
2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ðỘNG CỦA HỆ
THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU5
2.1 Cơ sở lý luận về hoạt ñộng của hệ thống thông tin kế toán NVL5
2.2 Cơ sở thực tiễn về hệ thống thông tin kế toán trong công tác quản lý
nguyên vật liệu tại Việt Nam 20
3 GIỚI THIỆU CÔNG TY IN NGUYỄN MINH HOÀNG VÀ
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU24
3.1 Giới thiệu về Công ty 24
3.2 Phương pháp nghiên cứu 38
4 NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NVL TẠI
CÔNG TY 42
4.1 ðánh giá thực trạng hoạt ñộng của HTTT kế toánnguyên vật liệu tại
Công ty 42
4.1.1 Tổng quan về nguyên vật liệu tại Công ty:42
4.1.2 Các yêu cầu của công ty ñối với HTTT kế toánNVL phục vụ cho
hoạt ñộng quản lý của công ty: 45
4.1.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán NVL của công ty46
4.1.4 Hoạt ñộng của chu trình nghiệp vụ thuộc HTTTkế toán NVL48
4.1.5 Hệ thống sổ kế toán tại công ty: 73
4.1.6 Kết xuất dữ liệu & sử dụng hệ thống thông tin kế toán NVL75
4.17 ðánh giá chung về hoạt ñộng của Hệ thống thôngtin kế toán trong
quản lý nguyên vật liệu tại công ty77
4.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện HT TTKT NVL tại Công ty in
Nguyễn Minh Hoàng 79
4.2.1 Giải pháp 1 Tập trung xây dựng quy trình thuthập và xử lý dữ liệu79
4.2.2 Giải pháp 2 Khai thác sử dụng thông tin trong HTTTKT cho hiệu quả81
4.2.3 Giải pháp 3 Nghiên cứu phát triển hệ thống82
5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 85
5.1 Kết luận 85
5.2 Kiến nghị 86
TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

1. MỞ ðẦU
1.1. Tính cấp thiết của ñề tài
Thế kỷ 21, nền kinh tế Thế giới và Việt Nam ngày càng có sự chuyển biến to
lớn hướng chung là toàn cầu hóa giữa các quốc gia ñể hội nhập, ñồng thời có sự hợp
tác khu vực ngày càng sâu rộng. Tham gia vào tổ chức kinh tế thế giới APEC,
AFTA,WTO sẽ mang lại cho Việt Nam nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít khó
khăn và thử thách. Sự cạnh tranh là ñiều tất yếu ñểmỗi doanh nghiệp tồn tại và phát
triển. Do vậy, doanh nghiệp cần tự chủ trong kinh doanh, tạo chỗ ñứng vững trên thị
trường, luôn ñổi mới và nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm ñáp ứng nhu cầu
người tiêu dùng, giá thành hạ và kinh doanh có lãi.
Khi một doanh nghiệp bước vào con ñường kinh doanh thì lợi nhuận luôn là
mục tiêu hàng ñầu và ñể ñạt ñược mục tiêu của mình các doanh nghiệp phải quan
tâm ñến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ khi bỏ vốn ra cho tới
khi thu hồi ñể làm sao với chi phí bỏ ra thấp nhất nhưng lợi nhuận thu ñược cao
nhất. Muốn ñem lại lợi nhuận và tăng trưởng quy mô doanh nghiệp thì cần sự lãnh
ñạo khoa học và quản lý chặt chẽ. ðể làm ñược ñiều này các doanh nghiệp luôn
phải quan tâm ñến các yếu tố ñầu vào, ñặc biệt là nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu
là yếu tố ñầu vào không thể thiếu ñược, là yếu tố vật chất cấu thành nên thực thể
của sản phẩm. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớntrong tổng chi phí tạo ra giá
thành sản phẩm. Chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp ñến chất lượng sản phẩm,
ảnh hưởng ñến việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí. Thiếu NVL thì quá trình sản
xuất sẽ bị gián ñoạn hoặc không thể tiến hành sản xuất ñược.
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là ñối tượng lao ñộng một trong ba
yếu tố cấu tạo cơ bản của quá trình sản xuất, là cơsở vật chất cấu tạo nên thực thể
của sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào sản xuấtkinh doanh, vật liệu chỉ tham
gia vào quy trình sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch giá trị một lần vào chi
phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế 2
toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Do
vậy tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán NVL bảo ñảm việc sử dụng tiết
kiệm và hiệu quả của vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm,
nâng cao khả năng mua hàng của khách hàng. Xuất phát từ vai trò ñặc ñiểm của
NVL trong hoạt ñộng sản xuất kinh doanh ñòi hỏi mỗidoanh nghiệp phải quản lý
chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua bảo quản dự trữ dến khâu sử dụng.
Công ty In Nguyễn Minh Hoàng là doanh nghiệp in ấn của Thành phố Hồ
Chí Minh. ðây là một trong những Thành phố lớn trong cả nước, dân số hơn tám
triệu người chưa kể dân nhập cư và lao ñộng các tỉnh lân cận vào thành phố làm ăn
sinh sống. Nơi ñây có các công ty in ấn lớn có tiếng trong Thành phố như in Trần
Phú, LIKSIN, in Quân ñội và hơn 1.000 các xí nghiệpin nhỏ. Các cơ sở in ấn ñã
tạo nên cho Thành phố một ngành in ấn có tiềm năng và uy tín trong cả nước.
Hiện nay, ngành in trong Thành phố nói riêng và cả nước nói chung ñang rất
phát triển. ðể cho ra một ấn phẩm ñẹp và hoàn hảo thì yếu tố ñầu vào của sản phẩm
ñóng vai trò rất quan trọng. ðó cũng chính là lý dotại sao Nguyên vật liệu luôn
ñược các nhà sản xuất ở Công ty in quan tâm hàng ñầu bởi việc quản lý, sử dụng
hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu có ý nghĩa ñặc biệt quan trọng trong việc hạ giá
thành sản phẩm. Từ ñó cho thấy công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty In
Nguyễn Minh Hoàng là rất cần thiết và phải ñược tổ chức tốt. Tổ chức hệ thống
thông tin kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác
quản lý tại doanh nghiệp. Với chức năng thu thập, ghi chép và lưu trữ dữ liệu khi có
yêu cầu Hệ thống thông tin kế toán sẽ phân tích tổng hợp và lập các báo cáo thích
hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin.
Nói ñến kinh doanh là nói ñến cạnh tranh. Trong cơchế thị trường hiện nay
việc cạnh tranh càng trở nên khốc liệt thì chất lượng thông tin kế toán có thể ñược
coi như quân cờ quyết ñịnh vừa có tác dụng bảo ñảm an toàn vừa tạo tiềm lực chiến
thắng cho mọi quyết ñịnh kinh doanh
Thông thường trong các yếu tố cấu thành giá của sảnphẩm thì chi phí
nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng khá lớn cho nên việcsử dụng tiết kiệm, ñúng mục
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế 3
ñích nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và tăng
lợi nhuận kinh doanh. Việc phản ánh chính xác kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình
hình cung cấp nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ về các mặt: số lượng, chất lượng,
chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp, tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị
giá vật liệu xuất dùng, là vô cùng cần thiết.
Ngoài ra, phải thường xuyên kiểm tra việc thực hiệnñịnh mức nguyên vật
liệu, kiểm kê phát hiện kịp thời các loại nguyên vật liệu tồn ñọng lâu ngày, kém
phẩm chất ñể có biện pháp xử lý ngay giúp thu hồi vốn nhanh, hạn chế thiệt hại
cũng là một nhiệm vụ quan trọng. Các thông tin này cung cấp kịp thời nhằm kiểm
tra tình hình cung cấp NVL trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và
thời gian cung cấp, cho lãnh ñạo ñề ra quyết ñịnhchính xác trong các tình huống
kinh doanh.
Công ty Nguyễn Minh Hoàng mang ñặc thù là Công ty in nên sử dụng nhiều
chủng loại NVL, chất lượng sản phẩm phụ thuộc rất lớn ở NVL ñầu vào. Quản lý
NVL là vấn ñề quan trọng trong hoạt ñộng sản xuất của công ty. Vì vậy, công ty rất
quan tâm tới việc thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ các thông tin về NVL ñể quản
lý nhằm tiết kiệm chi phí NVL trong sản xuất. Hệ thống thông tin kế toán giữ vai
trò cực kỳ quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói
chung và của công tác quản lý NVL nói riêng.
ðể góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lýNVL tại công ty,
chúng tôi tiến hành nghiên cứu ñề tài “Nghiên cứu hoạt ñộng của hệ thống thông
tin kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng” làm ñề tài bảo
vệ luận văn thạc sĩ của mình.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
- Góp phần hệ thống hoá cơ sở lý luận về hoạt ñộng của thống thông tin kế
toán nguyên vật liệu.
- ðánh giá thực trạng hoạt ñộng của Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật
liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng.
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế 4
- ðề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thốngthông tin kế toán
nguyên vật liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng .
1.3. Câu hỏi nghiên cứu ñược ñặt ra
- Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu là gì?Cung cấp thông tin thông
qua những bộ phận nào? Hoạt ñộng của nó bao gồm những yếu tố nào?
- Hệ thống thông tin quản lý NVL của công ty ñã hoạt ñộng như thế nào?
Mục ñích của hệ thống này là gì? Quy trình xử lý chu trình nghiệp vụ thông tin
NVL của hệ thống ñược thực hiện như thế nào?
- Hệ thống thông tin kế toán NVL có những ñóng góp nào cho quản lý hoạt
ñộng sản xuất của công ty?
- Những vấn ñề nào ñặt ra cần hoàn thiện nhằm pháttriển và nâng cao chất
lượng HTTT kế toán NVL cho công ty?
1.4. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1 ðối tượng nghiên cứu
- Các bộ phận, thành phần liên quan ñến Hệ thống thông tin kế toán nguyên
vật liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng.
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về không gian: ðề tài ñược tập trung nghiên cứu tại Công ty In
Nguyễn Minh Hoàng.
Phạm vi về thời gian:
+ Về thời gian thu thập số liệu:Nghiên cứu thực trạng hoạt ñộng của Hệ
thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công tytrong 3 năm 2008, năm 2009 và
năm 2010.
+ Về thời gian thực hiện:Từ tháng 10 năm 2010 ñến tháng 9 năm 2011.
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế 5
2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ðỘNG CỦA
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
2.1. Cơ sở lý luận về hoạt ñộng của hệ thống thông tin kế toán NVL
2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán NVL
2.1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán
a) Một số khái niệm :
- Thông tin là những dữ liệu ñã ñược xử lý sao chonó thực sự có ý nghĩa với
người sử dụng.
- Hệ thống là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau
hoạt ñộng nhằm ñạt ñược các mục tiêu ñã ñịnh trước.
- Khái niệm về hệ thống khá quen thuộc với chúng tatrong ñời sống xã hội. Ví
dụ: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống thủy lợi, hệ thống giáo dục,
- Môi trường: Bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoàihệ thống.
- ðầu vào: Là những ñối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ
thống ñược ñưa vào hệ thống.
- ðầu ra: Là những ñối tượng hoặc những thông tin ñược ñưa ra từ hệ thống
ra môi trường ngoài.
- Hệ thống thông tin kế toán: là một tập hợp các nguồn lực về con người, các
thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, các chính sách, các thủ tục quy ñịnh nhằm
biến ñổi dữ liệu tài chính thành thông tin kế toán trong một tập các ràng buộc gọi là
môi trường [6]
Như vậy, hệ thống thông tin kế toán ñược hiểu là việc kết hợp các bộ phận
cấu thành hệ thống ñể thu thập, xử lý và báo cáo thông tin kế toán cho người sử
dụng trong một môi trường nhất ñịnh.[5]
b) Các ñặc tính của thông tin :
- Có ñộ tin cậy: ðộ tin cậy thể hiện ñộ trung thựcvà ñộ chính xác. Thông tin
có ñộ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ.
- Tính ñầy ñủ: Tính ñầy ñủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn ñề ñáp
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế 6
ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không ñầy ñủ có
thể dẫn ñến các quyết ñịnh và hành ñộng không ñáp ứng ñược những ñòi hỏi và tình
hình thực tế doanh nghiệp.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý ñã
không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt ñộng
thuộc trách nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là dochúng chưa thích hợp và khó
hiểu. ðiều ñó dẫn ñến tổn phí do tạo ra những thôngtin không dùng hoặc ra các
quyết ñịnh sai vì hiểu sai thông tin.
- Tính an toàn: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như các
tài sản khác. Thông tin cần ñược bảo vệ và sự thiếuan toàn về thông tin cũng có thể
gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
- Tính kịp thời: Thông tin cần ñược chuyển tới người sử dụng vào ñúng
lúc cần thiết.[13]
Phân loại hệ thống thông tin :
Do có những mục ñích khác nhau, các ñặc tính và cáccấp ñộ quản lý khác
nhau, nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin trong tổ chức. Các dạng hệ thống
thông tin trong tổ chức có thể ñược phân loại theo từng phương thức khác nhau.
* Theo cấp ứng dụng doanh nghiệp:
Hệ thống thông tin ñược chia làm 4 cấp: chiến lược,chiến thuật, chuyên gia
và tác nghiệp.
Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các nhàquản lý bậc thấp như trưởng
nhóm, quản ñốc trong việc theo dõi các hoạt ñộng và giao dịch cơ bản của doanh
nghiệp như bán hàng, công nợ, tiền mặt, tiền lương, . Mục ñích chính của hệ thống ở
cấp này là ñể trả lời câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh
nghiệp. Ví dụ: hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tại nhà máy.
Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Cung cấp kiến thức và dữ liệu cho người
nghiên cứu trong một tổ chức. Mục ñích của hệ thốngnày là giúp ñỡ các doanh
nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý
các công việc hàng ngày của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: ðược thiết kế nhằm hỗ trợ ñiều khiển,

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thị Hoàng Anh(2008), Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH
Macrsk Việt Nam, Luận văn thạc sĩ kinh tế, ðại học Kinh tế thành phố HCM
2 Nguyễn Vĩnh An (2010), Nghiên cứu hoạt ñộng của hệ thống thông tin quản lý tài
chính tại Công ty cổ phần ñầu tư xây dựng và thươngmại VN, Luận văn thạc sĩ
kinh tế, ðại học Nông nghiệp Hà Nội
3.Bộ Tài chính(2006) Chế ñộ kế toán doanh nghiệp, NXB Tài chính Hà Nội
4.Phạm Mỹ Dung, Nguyễn Văn Song (2000) Giáo trình kế toán quản trị, Trường
ðại học Nông nghiệp 1 Hà Nội, NXB Nông nghiệp.
5.Phạm Thị Thanh Hồng, Phạm Minh Tuấn, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán
quản lý , NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội
6. Nguyễn Thế Hưng (2008) Giáo trình Hệ thống thôngtin kế toán, Trường ðại học
kinh tế HCM, NXB Thống kê
7. Võ Văn Nhị (2007), Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị áp dụng cho
doanh nghiệp Việt Nam< NXB Giao thông vận tải.
8. Trần Thị Song Minh, Trương Văn Tú (2000), Giáo trình Hệ thống thông tin quản
lý, NXB Tin học Hà Nội
9 . Hà Nguyễn (2009) Ứng dụng thông tin trong quản lý các doanh nghiệp Việt
Nam, NXB Thống kê Hà Nội
10.Luis Ri gand (1998), Xây dựng hệ thống thông tinphục vụ lãnh ñạo và quản lý,
Ngô Trung Việt dịch, Nhà xuất bản Tin học , Hà Nội
11. Nguyễn Khắc Mai và các tác giả (1999) Khoa họctổ chức và quản lý, Nhà xuất
bản Thống kê.
12. Nguyễn Thị Tâm (2000) Giáo trình Nguyên lý kế toán, NXB Nông nghiệp, Hà
Nội
13. Nguyễn Thị Tâm (2011) Giáo trình Tổ chức kế toán doanh nghiệp, NXB Tài
chính, Hà Nội
14. ðiêu Quốc Tín (1994) Chú giải thuật ngữ Kế toán Mỹ, NXB ðồng Nai
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế 89
15.ðoàn Xuân Tiên và các tác giả (1999) Kế toán- Kiểm toán và phân tích tài chính
doanh nghiệp
16. Từ ñiển bách khoa toàn thư Việt Nam (2001) NXB Thống kê
17.Thuyết minh báo cáo & các báo cáo tài chính của Công ty in Nguyễn Minh
Hoàng trong các năm 2008, 2009, 2010
18 Lương Xuân Vinh (2008), Giáo trình phần mềm kế toán máy, NXB ðại học
Kinh tế quốc dân Hà Nội