Nghiên cứu đề xuất mô hình và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý điều hành của văn ph

THÔNG TIN CHUNG

Chủ nhiệm đề tài: PGS.TS. Trần Quang Quý
Đơn vị công tác: Bộ Giáo dục và Đào tạo
Thư ký đề tài: TS. Chử Đức Nhã; Thành viên: CN. Tạ Xuân Thảo
Thời gian thực hiện: 2007-2009

Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu đề xuất mô hình tổng thể ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, điều hành của Văn phòng Bộ GD&ĐT, đồng thời tiến hành xây dựng và đưa một số phần mềm vào ứng dụng trong công tác quản lý, điều hành.

Nội dung nghiên cứu

- Khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Bộ GD&ĐT.

- Khảo sát chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy, mô hình quản lý của Văn phòng Bộ GD&ĐT và đề xuất điều chỉnh.

- Phân tích bài toán quản lý của Văn phòng Bộ, đề xuất mô hình tổng thể ứng dụng CNTT phục vụ quản lý điều hành của Văn phòng Bộ GD&ĐT.

- Triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và luồng thông tin văn bản.

- Xây dựng và triển khai phần mềm quản lý phôi văn bằng chứng chỉ.

- Xây dựng cơ sở pháp lý cho việc ứng dụng giao dịch văn bản điện tử trong ngành giáo dục; Hỗ trợ triển khai phần mềm quản lý hồ sơ theo quy trình hành chính “một cửa”, phần mềm quản lý cấp phát thuốc chữa bệnh theo bảo hiểm y tế.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu lý luận; Phương pháp chuyên gia; Phương pháp hệ thống; Phương pháp hồi cứu tư liệu; Phương pháp thống kê

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

1/ Vài nét tóm tắt về tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực đề tài

Cán bộ trong nhóm đề tài đã tham gia xây dựng Đề án tin học hóa quản lý hành chính của Bộ GDĐT giai đoạn 2001-2005, tham gia chỉ đạo triển khai xây dựng hạ tầng mạng, trung tâm tích hợp dữ liệu; cùng với Công ty phần mềm CMC đưa vào ứng dụng một số phần mềm như: trang điều hành tác nghiệp, phần mềm lập lịch làm việc cho lãnh đạo, phần mềm đăng ký sử dụng phòng họp Tuy nhiên, các ứng dụng này chưa phát huy hiệu quả như mong muốn.

Trung tâm Tin học – Bộ GD&ĐT xây dựng và đã đưa vào ứng dụng Trang thông tin điện tử của Bộ, phần mềm lập lịch công tác của Lãnh đạo Bộ GD&ĐT.

Nhóm nghiên cứu của trường Đại học Hà Nội đã phát triển và triển khai ứng dụng phần mền quản lý công việc của nhà trường. Phần mềm này đã được triển khai tại Cục Đào tạo với nước ngoài – Bộ Giáo dục và đào tạo.

Trong giai đoạn 2003-2009, Công ty phần mềm CMC đã triển khai ứng dụng Phần mềm quản lý văn bản và luồng thông tin văn bản (eDOCman) tại 105 cơ quan, tổ chức như: Đại học Thái Nguyên, Đại học Hàng Hải

2/ Về thực tiễn

Đề tài đã nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Bộ GD&ĐT và nhận thấy: Hạ tầng CSVC CNTT và trình độ của cán bộ công chức về cơ bản có thể đáp ứng được việc triển khai các ứng dụng tin học vào quản lý; Trong các ứng dụng tin học, chỉ có ứng dụng về thư điện tử là phát huy tác dụng với tất cả các cán bộ công chức; Các ứng dụng khác như: Phần mềm quản lý số hiệu văn bản đến, Phần mềm quản lý số hiệu văn bản đi, Phần mềm quản lý tài chính kế toán, Phần mềm lập trình công tác tuần của Lãnh đạo Bộ cũng mang lại những hiệu quả nhất định.

Việc quản lý, điều hành của Văn phòng Bộ được thực hiện theo mô hình quản lý, điều hành theo tổ chức bộ máy và theo công việc.

Kết quả khảo sát về cơ sở vật chất CNTT tại Văn phòng vào giữa năm 2008 cho thấy hạ tầng CNTT của cơ quan Bộ (máy tính, mạng nội bộ, kết nối Internet) và trình độ tin học của cán bộ công chức Văn phòng về cơ bản có thể đáp ứng được việc triển khai các ứng dụng tin học vào quản lý.

Trong các ứng dụng tin học, chỉ có ứng dụng về thư điện tử là phát huy tác dụng tới tất cả cán bộ công chức cơ quan Bộ. Việc phát triển hệ thống thư điện tử với tên miền @moet.edu.vn đến các Sở, phòng GDĐT, đến các cơ sở GDĐT trong cả nước đã thúc đẩy mạnh mẽ việc trao đổi văn bản qua mạng, giảm thời gian chờ đợi và nâng cao hiệu quả công việc so với việc sử dung văn bản giấy truyền thống.

Các ứng dụng khác như phần mềm quản lý số hiệu văn bản đến, phần mềm quản lý số hiệu văn bản đi, phần mềm quản lý tài chính kế toán, phần mềm lập lịch công tác tuần của Lãnh đạo Bộ cũng đã mang lại hiệu quả nhất định.

Nhóm đề tài đề xuất mô hình tổng thể ứng dụng CNTT vào quản lý, điều hành của Văn phòng Bộ gồm 6 thành phần chính: 1/ Trang thông tin điện tử của Văn phòng Bộ; 2/ Hệ thống thư điện tử phục vụ quản lý điều hành; 3/ Các phần mềm quản lý và CSDL; 4/ Cơ sở hạ tầng CNTT; 5/ Bộ máy nhân sự quản trị hệ thống; 6/ Cơ sở pháp lý cho ứng dụng CNTT tại Văn phòng Bộ.

Một số phần mềm được sử dụng tại Văn phòng Bộ gồm: Phần mềm quản lý văn bản và luồng thông tin văn bản; Phần mềm quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ; Phần mềm “Quản lý hồ sơ quy trình một cửa”; Phần mềm “Quản lý chi phí khám chữa bệnh”. Trong đó:

Phần mềm quản lý văn bản và luồng thông tin văn bản (eDOCman 2.0) được đưa vào thử nghiệm từ 15/9/2008. Qua thời gian triển khai sử dụng, nhóm đề tài đã rút ra những bài học kinh nghiệm về sự đồng bộ (về người sử dụng, đối tượng quản lý, phương thức quản lý, tiếp cận sử dụng phần mềm, cơ sở hạn tầng, cơ sở pháp lý) trong triển khai ứng dụng tin học hóa.

Phần mềm quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ được thiết kế với 5 khối chức năng: 1/ Đăng ký phôi văn bằng, chứng chỉ (VBCC); 2/ Quản lý hồ sơ đăng ký phôi VBCC; 3/ Quản lý kho phôi VBCC; 4/ Quản trị hệ thống; 5/ Quản lý thu chi. Phần mềm này đã được xây dựng, cài đặt và đưa vào sử dụng thử nghiệm từ đầu tháng 09/2010, đang trong quá trình hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý phôi VBCC theo quy định của Bộ GD&ĐT.

Phần mềm “Quản lý hồ sơ quy trình một cửa” (OSS) được thiết kế, cài đặt và hoạt động theo quy trình đã được đơn giản hóa (so với các quy trình “một cửa”). Phần mềm hiện được cài đặt trên máy chủ dành riêng đặt tại phòng máy chủ của Bộ. Phần mềm có tác dụng tốt trong công tác thống kê, tra cứu thông tin, tuy nhiên thực hiện thao tác trên phần mềm chỉ do văn thư của đơn vị đảm nhiệm làm cho công việc của họ nặng thêm mà xét về hiệu quả quản lý có thể sẽ không cao.

Thực hiện yêu cầu quản lý số liệu thống kê chi phí khám chữa bệnh theo Luật bảo hiểm y tế, Trạm Y tế cơ quan Bộ GD&ĐT đã được Bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng thuộc Bảo hiểm xã hội Hà Nội cung cấp phần mềm “Quản lý chi phí khám chữa bệnh (HEPS 2.0)”. Phần mềm quản lý và tính toán chính xác các dữ liệu chi phí cho từng nức hưởng bảo hiểm y tế, khám chữa bệnh đúng tuyến, cấp cứu hoặc không đúng tuyến. Việc sao lưu dữ liệu đảm bảo an toàn và nhanh chóng. Cập nhật chi tiết, quản lý số liệu, tổng hợp các chi phí dịch vụ khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh hàng tháng, quý để báo cáo Bảo hiểm xã hội. Việc sử dụng phần mềm đã góp phần tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí về nhân công, đảm bảo tính chính xác trong thống kê báo cáo. Nhưng thời gian sử dụng phầm mềm chỉ có 1 năm. Trình độ sử dụng máy tính của cán bộ y tế còn nhiều hạn chế, chưa khai thác hết các tính năng của phần mềm. Cấu hình của máy tính thấp, tốc độ chậm chưa đáp ứng được yêu cầu của phần mềm HEPS.

3/ Một số khuyến nghị

Để đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, điều hành của Văn phòng, cần tiếp tục đầu tư kinh phí cho các nhiệm vụ sau đây:

- Tiếp tục nâng cấp phần mềm “Quản lý văn bản và luồng thông tin văn bản” hoặc lựa chọn phần mềm mới để triển khai công tác quản lý văn bản và giải quyết công việc một cách triệt để trên môi trường mạng tới tất cả các lãnh đạo, chuyên viên, nhân viên của cơ quan Bộ (mức 4 hoặc 5).

- Xây dựng ngay Trang thông tin điện tử (Cổng thông tin) của Văn phòng.

- Bố trí máy chủ dữ liệu riêng cho Văn phòng.

- Hình thành bộ máy nhân sự quản trị các ứng dụng của Văn phòng.

- Tiếp tục đầu tư để xây dựng các phần mềm phục vụ ứng dụng tin học vào công tác quản lý, điều hành của Văn phòng.

- Xây dựng các quy định, quy chế để tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc sử dụng phần mềm phục vụ công tác quản lý, điều hành của Văn phòng Bộ.

Bài học kinh nghiệm mà nhóm đề tài đã đúc rút là để tin học hóa quản lý phát huy hiệu quả, ngay từ khâu thiết kế phần mềm cho đến quá trình sử dụng cần phải hướng đến đảm bảo tính đồng bộ về người dùng, đối tượng quản lý, phương thức quản lý, tiếp cận sử dụng, cơ sở hạ tầng và cơ sở pháp lý.

TỪ KHÓA: 1/ Công nghệ thông tin; 2/ Phần mềm quản lý; 3/ Quản lý điều hành

Chi tiết xin liên hệ: Phòng Thư viện, số điện thoại: 04-39423754 hoặc theo địa chỉ thư điện tử: [email protected] 

Theo vnies.edu.vn - Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam