Luận Văn Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài liệu nghe-nhìn tại trung tâm lưu giữ quốc gia III

LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:
Tài liệu nghe - nhìn là một loại hình tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Tài liệu nghe - nhìn chiếm khối lượng lớn trong toàn bộ khối lượng trong Phông Lưu trữ Quốc Gia Việt Nam. Chính vì vậy, đây là loại hình tài liệu phản ánh các mặt đời sống chính trị, văn hoá, tinh thần bằng hình ảnh động, hình tượng âm thanh, nên nó tác động trực tiếp và nhanh chóng đến thế giới quan của con người. Những âm thanh và hình ảnh của sự kiện được phản ánh trong tài liệu đúng thời điểm mà sự kiện diễn ra nên thời gian qua đi khi nghe và xem lại các hình ảnh, âm thanh về các sự kiện đó, ta vẫn hình dung được không khí ấy, con người ấy, sự kiện ấy như đang diễn ra trước mắt. Việc ghi lại những hình ảnh, âm thanh về các sự kiện như nó đang diễn ra là ưu điểm nổi trội mà tài liệu giấy không thể có được.
Tài liệu nghe - nhìn được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan văn hoá, thông tin, tuyên truyền, các cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học và những người chụp ảnh, quay phim và ghi âm, ghi hình nghiệp dư có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu gì mà nó mang tin, được nộp lưu và các kho (viện) Lưu trữ Nhà nước theo các chế độ nhất định.
Do tính chất và tầm quan trọng của tài liệu nghe - nhìn được Nhà nước khẳng định như vậy, nên bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung và tài liệu nghe-nhìn nói riêng đã, đang và sẽ mãi mãi là một trong những nhiệm vụ khó khăn, nặng nề, phức tạp của toàn ngành lưu trữ. Vì muốn gìn giữ tài liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ các mục đích phát triển xã hội thì cần có những biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc do con người gây ra. Đặc biệt, vị trí nước ta lại nằm trong khu vực nhiệt đới nóng ẩm, gió mùa nên tài liệu lưu trữ bị lão hoá và hư hỏng rất nhanh. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có thể sẽ bị mất mát, hư hỏng toàn bộ.
Thành tựu của các ngành khoa học hiện nay đang được ứng dụng vào công tác bảo quản an toàn cho tài liệu. Muốn bảo quản an toàn những tài liệu quý giá của đất nước, ngành lưu trữ còn rất nhiều việc phải làm như: Xây dựng các tiêu chuẩn, chế độ bảo quản cho các kho lưu trữ. Do vậy, muốn lưu giữ hàng trăm năm và lâu hơn thế nữa tài liệu lưu trữ nguồn di sản văn hoá quý báu của Đảng và Nhà nước, ngoài việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật tiên tiến, còn phải khai thác cả các kinh nghiệm cổ truyền của ông cha ta để lại.
Nhiều năm qua, Nhà nước ta đã chi hàng chục tỉ đồng cho công tác bảo quản an toàn tài liệu như: Đầu tư xây dựng mới Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ở Hà Nội, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ở Thành phố Hồ Chí Minh và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV ở Đà Lạt và hàng chục Trung tâm Lưu trữ tỉnh như Hà Tây, Hà Tĩnh, Trà Vinh .Nhà nước cũng đã cho phép Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mời các chuyên gia hàng đầu thế giới về bảo quản tài liệu lưu trữ của Anh, Nhật Bản đến Việt Nam tập huấn cho cán bộ lưu trữ của chúng ta về nghiệp vụ bảo quản tài liệu. Đồng thời, cử nhiều đoàn cán bộ lưu trữ Việt Nam đi các nước để khảo sát, học tập kinh nghiệm. Hơn thế nữa, không ít cán bộ nghiệp vụ của Việt Nam cử sang Nhật Bản, Malaysia, Cộng hoà Pháp . để thực tập, tu nghiệp dài ngày về chuyên đề công tác bảo quản tài liệu.
Mặc dù vậy, tài liệu lưu trữ vẫn đang hàng ngày, hàng giờ bị lão hoá, bị hư hỏng. Nhiều tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm đã bị ố vàng, giòn, mờ, cong, mối, mọt Trước tình hình đó, phải nghiên cứu những phương pháp bảo quản cụ thể để khắc phục, đặc biệt là tài liệu nghe – nhìn, do được cấu tạo bằng những vật liệu đặc biệt, nên chế độ bảo quản cũng khác so với tài liệu chữ viết.
Qua nghiên cứu, khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cho thấy công tác lưu trữ ở đây nói chung và công tác bảo quản tài liệu nói riêng còn hạn chế. Mặc dù được sự quan tâm đầu tư của Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chỉ mới xử lý được một số khối và phông tài liệu quan trọng còn trong tình trạng lộn xộn, chưa được phân loại, chỉnh lý, xác định, giá trị và bị hư hỏng đã tồn đọng nhiều năm qua. Số tài liệu còn lại, do những nguyên nhân như chiến tranh, thiên tai, môi trường, khí hậu khắc nghiệt, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu . nên phần lớn tài liệu nghe – nhìn cũng bị xuống cấp nghiêm trọng, một bộ phận đáng kể đã bị hư hỏng hoặc đang bị hư hỏng ở các mức độ khác nhau.
Từ những lý do trên, với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chúng tôi đã chọn đề tài: “Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm khoá luận tốt nghiệp của mình.
Với đề tài này, vì thời gian có hạn nên chúng tôi chỉ tập trung vào việc nghiên cứu các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản đối với loại hình tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do Phòng Phim-Ảnh-Ghi âm đang trực tiếp quản lý.
2. Mục đích nghiên cứu:
Nghiên cứu những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Cụ thể, với đề tài này chúng tôi hướng đến những mục đích cơ bản sau:
- Giới thiệu khái quát thành phần, nội dung tài liệu nghe – nhìn hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; qua đó thấy được tình trạng tài liệu nghe-nhìn bị hư hỏng, mất mát và tìm ra nguyên nhân gây hư hỏng đó;
- Tìm hiểu tình hình bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Nghiên cứu và đưa ra các phương pháp bảo quản tài liệu nghe – nhìn với mục đích nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Mục đích cuối cùng mà tác giả muốn đề cập là thông qua đề tài này sẽ được bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Công tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng có ý nghĩa rất quan trọng. Công tác bảo quản làm tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của người dân về ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, một nguồn di sản văn hóa của dân tộc. Do vậy, từ trước đến nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, bài viết đăng trên tạp chí ngành, các luận văn thạc sĩ và khoá luận tốt nghiệp, giáo trình giảng dạy, tập bài giảng ở bậc đại học chuyên ngành lưu trữ đã đề cập cả phương diện lý luận và thực tiễn. Cụ thể:
Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách chuyên khảo, giáo trình như: “Công tác Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước và Vũ Dương Hoan làm chủ biên, năm 1987 của Nhà xuất bản Khoa học xã hội Hà Nội; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, năm 1990 của Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội; “Lưu trữ tài liệu nghe – nhìn” Tập bài giảng của PGS.TS Đào Xuân Chúc; tư liệu Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Qua giáo trình và tập bài giảng đã cung cấp những cơ sở lý luận chung nhất về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng như công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn.
Bên cạnh đó, về mặt thực tiễn các luận văn thạc sĩ và khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã đề cập và nghiên cứu với một số đề tài liên quan đến lưu trữ tài liệu nghe - nhìn như: Luận văn Thạc sĩ “Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình - Thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Thị Thuý Bình năm 2002, “Ứng dụng chương trình photoshop để xử lý tài liệu ảnh lưu trữ bị hư hỏng” của Dương Mạnh Hùng năm 2004, “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của Nguyễn Minh Sơn năm 2003; khoá luận tốt nghiệp: “Tổ chức và quản lý tài liệu phim, ảnh, ghi âm ở nước ta hiện nay” của sinh viên Lê Thị Vân Anh, “Công tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn ở Trung tâm Nghe nhìn thông tấn xã Việt Nam-Thực trạng và giải pháp” của sinh viên Nguyễn Thị Việt Hoa, “Công tác lưu trữ tài liệu ghi âm ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Thực trạng và giải pháp” của sinh viên Nguyễn Lan Phương, “Bước đầu tìm hiểu về tài liệu ghi âm và quá trình ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của sinh viên Đỗ Thị Thơm, “Bước đầu xây dựng những nguồn tài liệu ảnh cần giao nộp vào Kho Lưu trữ Trung ương” của sinh viên Nguyễn Thị Bích Vi. Các đề tài của các tác giả trên chủ yếu tập trung nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá về tổ chức khoa học lưu trữ tài liệu nghe – nhìn, ứng dụng công nghệ thông tin trong tài liệu nghe – nhìn. Đối với công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn có một đề tài cũng đề cập một phần nhỏ trong đề tài nghiên cứu của mình, còn tìm hiểu sâu về vấn đề này thì có ít tác giả nghiên cứu.
Ngoài ra, trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam còn có một số bài viết, bài nghiên cứu của một số tác giả đề cập cũng liên quan ít nhiều tới nội dung của khoá luận tốt nghiệp như: “Công tác bảo quản và phục vụ khai thác băng ghi âm từ tính” của tác giả Đặng Anh Đào, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ số 01/1978; “Bảo quản phim điện ảnh” của tác giả Xuân Lâm, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ số 3/1979; “Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm” của tác giả Đào Xuân Chúc, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ số 3/1983; “Một số lưu ý trong việc bảo quản các tư liệu ảnh” của Joref Hanus do Nguyễn Ngọc Hường dịch theo Tạp chí ATLANTI số 5, được đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2/1998 . Những bài viết, bài nghiên cứu của các tác giả được đăng trên tạp chí ngành đã góp phần khẳng định công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn có vị trí rất quan trọng trong việc bảo quản an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
Công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn của nước ta hiện nay vẫn còn nhiều vấn đề cần được quan tâm, nghiên cứu. Những công trình và các bài viết chỉ giải quyết từng vấn đề cụ thể. Chính vì vậy, để có cái nhìn toàn diện hơn về lĩnh vực bảo quản, chúng tôi đã nghiên cứu các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
4. Nguồn tài liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu:
Do tài liệu nghe – nhìn có giá trị đặc biệt về nội dung nên bảo quản và phát huy giá trị của loại hình tài liệu này là rất quan trọng. Tuy nhiên, nguồn tài liệu để phục vụ cho đề tài nghiên cứu còn chưa nhiều, nên quá trình viết khoá luận, chúng tôi chỉ tập trung vào những nguồn tài liệu tham khảo sau:
- Các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ;
- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước;
- Tài liệu giảng dạy của lớp tập huấn về bảo quản và tu bổ tài liệu của Cục Lưu trữ nhà nước năm 1995;
- Luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp liên quan đến tài liệu nghe – nhìn
- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam;
- Tư liệu khảo sát thực tế ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: Chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê Nin và phương pháp luận của Lưu trữ học, phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp phỏng vấn và phương pháp điều tra, khảo sát để nắm được số lượng, thành phần, nội dung của tài liệu nghe – nhìn cũng như tình trạng vật lý của tài liệu nghe – nhìn hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
5. Bố cục khoá luận:
Khoá luận ngoài phần lời nói đầu và kết luận, phần nội dung chính được chia thành 3 chương:
Chương 1: Tình hình tài liệu nghe-nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Chương này sẽ tập trung trình bày tình hình tài liệu nghe-nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cụ thể là tìm hiểu thành phần, nội dung; đặc điểm của tài liệu nghe-nhìn; tình trạng vật lý của tài liệu nghe-nhìn hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; từ đó tìm ra nguyên nhân gây hư hỏng, xuống cấp tài liệu nghe-nhìn và đưa ra những nhận xét về tình hình tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Chương 2: Thực trạng bảo quản tài liệu nghe-nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Chương này, chúng tôi tập trung nêu tình hình bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cụ thể là nghiên cứu tìm hiểu các văn bản về chế độ bảo quản, kho bảo quản, trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản, thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản, hệ thống thiết bị chống cháy . Chính vì vậy, chương này chính là cơ sở để đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Chương 3: Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Đây là chương quan trọng nhất mà khoá luận hướng tới, trong chương này, chúng tôi tập trung trình bày các phương pháp bảo quản tài liệu nghe – nhìn nhằm mục đích hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Để đưa ra những phương pháp bảo quản đối với tài liệu nghe – nhìn, chúng tôi đã nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế và cùng một số kinh nghiệm của các chuyên gia bảo quản, các nước trên thế giới .Từ đó đưa ra những kiến nghị về công tác bảo quản để công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng ngày càng hoàn thiện và phát triển.
Trong quá trình hoàn thành khoá luận, do hạn chế về mặt thời gian và nhận thức, khóa luận không tránh khỏi những sai sót nhất định, chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn. Thực hiện đề tài này, ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tác giả còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Qua đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới các cô, chú trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và đặc biệt cảm ơn PGS.TS Đào Xuân Chúc - Người thầy đã tận tình hướng dẫn và định hướng cho tôi làm khoá luận này.