Luận Văn Nâng cao hiệu quả xuất khẩu Hàng hóa ở Việt Nam

Nâng cao hiệu quả XK Hàng hóa ở VN
I. Giới thiệu đề tài.

Để quản lý và điều hành bất kỳ một tổ chức nào cũng cần có sự liên kết chặt chẽ giữa những khâu, bộ phận trong tổ chức đó. Các bộ phận của tổ chức gắn bó với nhau tạo thành một thể thống nhất, với những chức năng tương xứng với nhiệm vụ của mình. Từ đó, người ta xây dựng cơ cấu của tổ chức từ việc xác định được mục tiêu và phương hướng phát triển của nó.
Đề tài tiểu luận ”phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Ưu, nhược, điều kiện, phạm vi áp dụng.” sẽ phần nào làm sáng tỏ những phương pháp chung nhất về việc xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp.

I. Nội dung
A.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn hoạt động tốt đều phải có cơ cấu tổ chức tốt và phù hợp. Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những nghành khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
2. Nội dung cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm, quyền hạn gắn liền với những cá nhân, phân hệ của cơ cấu. Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng thông tin rõ ràng. Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức.
Tính hợp lý của cơ cấu tổ chức được thể hiện qua các yêu cầu sau :
-Tính tối ưu :
Số lượng các cấp, các khâu được xác định vừa đủ, phù hợp với chức năng quản lý và các công đoạn trong chu trình kinh doanh. Nhiều cấp quá sẽ gây sự cách biệt, kém nhanh nhậy trong điều hành và cồng kềnh, lãng phí. Quá ít cấp sẽ khiến việc điều hành kém cụ thể, sâu sát, dễ sơ hở, sai sót.
Nhiều khâu quá sẽ dễ trùng chéo chức năng gây vướng mắc trong quan hệ, và trách nhịêm thiếu rõ ràng, tạo ra nhiều đầu mối chỉ đạo và tăng biên chế gián tiếp khiến chi phí quản lý quá lớn. Ngược lại, quá ít khâu sẽ không quán xuyến được hết chức năng cần thiết; hoặc thiếu chuyên sâu từng chức năng.
Tính tối ưu được thể hiện tổng quát ở nguyên tắc: bảo đảm quán xuyến hết khối lượng công việc và có thể quản lý, kiểm tra được.
Nói tóm lại, tuỳ điều kiện cụ thể mà vận dụng cho phù hợp vì cũng rất khó để quy định một định mức phù hợp.
-Tính linh hoạt:
Hoạt động kinh doanh (cũng như các hoạt động khác) không phải bao giờ cũng diễn ra bình thường đúng như dự kiến. Nó phụ thuộc vào các diễn biến của thị trường luôn thay đổi cùng với các yếu tố chính trị, xã hội phức tạp, đòi hỏi tính năng động, sáng tạo cao trong quản lý. Mỗi doanh nghiệp luôn đứng trước cơ may cần kịp thời nắm bắt cũng như cơ may cần kịp thời ứng phó.
Mặc dầu đã được cân nhắc kỹ lưỡng khi thiết kế để tạo dựng bộ khung được coi là tối ưu, cơ cấu tổ chức phải có tính uyển chuyển nhất định, phải có khả năng điều chỉnh thích ứng trước mọi tình huống có thể xảy ra, trừ trường hợp bất khả kháng phải tổ chức lại hoàn toàn.
-Tính ổn định tương đối:
Yêu cầu này dường như mâu thuẫn với tính linh hoạt, song không thể xem nhẹ, bởi lẽ sự vững bền của cơ cấu tổ chức đảm bảo cho hiệu lực quản lý - điều hành trong tình huống bình thường. Sự thay đổi tuỳ tiện và diễn ra nhiều lần sẽ gây hiệu quả tiêu cực, cả về nền nếp hoạt động cũng như về tâm lý những người trong bộ máy. Mỗi lần thay đổi cơ cấu tổ chức là một lần xáo trộn, không dễ lấy lại sự ổn định trong thời gian ngắn.
Tính ổn định tương đối của cơ cấu tổ chức quản lý trước hết được thể hiện trên việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với chức năng chính của doanh nghiệp (có nhiều khả năng thực hiện lâu dài), sau đó điều chỉnh phải đủ căn cứ thực tế, điều kiện thực sự chín muồi, cuối cùng là tiến hành điều chỉnh phải có sự chuẩn bị chu đáo về mọi mặt và triển khai nhanh gọn, dứt điểm. Cũng nên để ý đến việc bố trí nhân sự và thời điểm tiến hành.
d. Độ tin cậy cao
Sự điều hành phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh nghiệp đòi hỏi thông tin phải được cung cấp chính xác và kịp thời. Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo được tính tin cậy cao của các thông tin đó.
Tính tin cậy còn thể hiện ở chỗ mỗi bộ phận đều hiểu rõ và làm đúng chức năng của mình (không sót, không trùng nhau), sử dụng đúng quyền hạn và có khả năng chịu trách nhiệm. Muốn vậy cơ cấu quản lý phải xác định rõ vị trí từng bộ phận cấu thành trong cả hệ thống với những mối quan hệ dọc-ngang để không gây vướng mắc, cản trở lẫn nhau; tạo được mối liên kết gắn bó của tổ chức. Như thế sẽ buộc con người phải làm đầy đủ chức năng được giao, khiến cấp trên yên tâm, cấp dưới tin tưởng.
e. Tính kinh tế:
Có bộ máy thì phải có chi phí để nuôi nó. Chi phí quản lý cao sẽ đội giá thành lên khiến hiệu quả kinh tế bị giảm sút. Tính kinh tế của cơ cấu tổ chức quản lý thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy (theo nguyên tắc “vừa đủ”) và hiệu suất làm việc của nó (không chỉ phụ thuộc vào chất lượng cán bộ mà còn do sự hợp lý của cơ cấu tổ chức). Tính kinh tế cũng có nghĩa là tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện qua sự tương quan giữa chi phí bỏ ra với kết quả thu về.

B. Phương pháp thiết kế cơ cấu tổ chức.
Quan điểm thứ nhất về việc hình thành cơ cấu tổ chức bao giờ cũng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển. Tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa những yếu tố đó. Đây là phương pháp diễn giải đi từ tổng hợp đến chi tiết, ứng dụng trong doanh nghiệp đang hoạt động.
Quan điểm thứ hai là phải được bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của doanh nghiệp và xác lập tất cả các mối liên hệ thông tin, rồi sau đó mới thiết lập cơ cấu tổ chức. Quan điểm này là phương pháp quy nạp từ chi tiết đến tổng hợp và được ứng dụng trong trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức doanh nghiệp mới.
Quan điểm thứ ba là việc hình thành cơ cấu tổ chức theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa là có sự kết hợp một cách hợp lý cả quan điểm thứ nhất và quan điểm thứ hai. Trước hết phải đưa những kết luận có tính nguyên tắc nhằm hoàn thiện hoặc hình thành cơ cấu tổ chức, sau đó mới nghiên cứu đến chi tiết bộ phận trong cơ cấu, xác lập kênh thông tin cần thiết. Quan điểm này chỉ đạt hiệu quả cao khi có sự quan tâm thường xuyên, có sự tổng kết, đánh giá đúng đắn, nghiêm túc của chủ doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức ở từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giống nhau mà phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. Muốn xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải căn cứ vào những nguyên tắc sau:
ã Phù hợp với cơ chế quản trị mới.
ã Có mục tiêu chiến lược thống nhất.
ã Có độ tín nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm phải tương xứng nhau.
ã Có sự mềm dẻo về tổ chức.
ã Có sự chỉ huy trực tiếp, thống nhất vào đầu mối.
ã Có phạm vi kiểm soát hữu hiệu.
ã Bảo đảm tăng hiệu quả trong kinh doanh.

​