Báo Cáo Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức tiếp nhận văn bản đi, đến tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông t

LỜI NÓI ĐẦU
Thực tập tốt nghiệp là nội dung quan trọng trong chương trình đào tạo của Học viện Hành chính nhằm trang bị cho sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp được tiếp cận với những vấn đề thực tế và vận dụng những kiến thức đã học trong Học viện để áp dụng vào công việc thực tế, qua đợt thực tập cũng nắm được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan quản lý nhà nước, tiếp cận được những nhiệm vụ và công việc của công chức trong thực thi công việc, bước đầu đã tiếp cận được công việc cụ thể của một công chức nhà nước đang làm, từ đó hình thành kỹ năng thực tiễn về quản lý hành chính nhà nước.
Qua 4 năm học tại Học viện, em được trang bị những kiến thức cơ bản về quản lý hành chính nhà nước, tuy nhiên đây mới chỉ là những kiến thức lý thuyết chung nhất về quản lý nhà nước. Kỳ thực tập tốt nghiệp là điều kiện để sinh viên có thể vận dụng những kiến thức đã được học trong nhà trường để áp dụng vào công việc thực tế nơi đến thực tập, qua đó có thể trang bị cho mình những kiến thức thực tế về hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, về nhiệm vụ quyền hạn của cán bộ, công chức trong thực thi công vụ qua tiếp cận những công việc thực tế tại nơi thực tập.
Em được nhà trường phân công đến thực tập tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn được sự hướng dẫn của Th.S Lê Toàn Thắng và cô Đặng Thị Hà thuộc Khoa Tài chính công, thời gian thực tập từ ngày 02/3/2009 đến ngày 02/5/2009. Đoàn thực tập gồm 07 người được phân công về các đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, em được phân công về thực tập tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và được sự hướng dẫn của anh Nguyễn Văn Tiện - Chuyên viên Văn phòng Bộ. Công việc của Văn phòng Bộ rất nhiều và phức tạp, dưới sự giúp đỡ của các cô, chú, anh chị trong Văn phòng Bộ, em được nghiên cứu và tiếp xúc với các công việc thực tế của Văn phòng, trong đó có lĩnh vực công tác tổ chức chức, tiếp nhận, xử lý, tiếp nhận văn bản đi, đến của Bộ. Đây là lĩnh vực công việc mà bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng có, ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng vậy, nhiệm vụ này được quan tâm đặc biệt và có những đổi mới nhất định. Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đi, đến của Bộ được giao cho Văn phòng thực hiện, coi đây là nhiệm vụ chính trị quan trọng của Văn phòng vì nếu làm tốt công tác này thì các văn bản do Bộ ban hành sẽ đạt chất lượng và hiệu lực, hiệu quả cao và ngược lại. Do đó khi nghiên cứu và tiếp cận lĩnh vực công tác này sẽ không tránh khỏi những khó khăn trong việc viết báo cáo kính mong các thầy, cô của Học viện, các cô, chú, anh chị tại Văn phòng Bộ góp ý cho em để hoàn thành tốt nhiệm vụ của đợt thực tập.
mục lục
LỜI CẢM ƠN 1
LỜI NÓI ĐẦU 2
PHẦN NỘI DUNG 4
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN Ở BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 4
CHƯƠNG I 4
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHÒNG BỘ 4
I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN: 4
II. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHÒNG BỘ 6
1. Lịch sử hình thành. 6
2. Vị trí, chức năng. 6
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 8
CHƯƠNG II 9
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA BỘ 9
I. NHÂN SỰ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ VĂN THƯ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN: 9
1- Nhân viên văn thư tiếp nhận, xử lý văn bản đến: 9
2. Nhân viên văn thư nhập dữ liệu quản lý văn bản đến: 9
3. Nhân viên văn thư quản lý, phát hành văn bản: 9
4. Nhân viên văn thư nhập dữ liệu quản lý văn bản phát hành: 10
5. Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ trình ký văn bản. 10
II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA BỘ: 10
1. Nội dung, lưu đồ của việc tổ chức tiếp nhận, xử lý văn bản đi của Bộ. 10
1.1. Lưu đồ: 11
1.2 Mô tả chi tiết: 12
1.2.1. Tiếp nhận văn bản dự thảo, kiểm tra thể thức,tính pháp lý của văn bản, hồ sơ trình ký. 12
1.2.2. Rà soát về nội dung, thể thức. 13
1.2.3. Ký văn bản. 13
1.2.4. Nhận lại văn bản sau khi Lãnh đạo Bộ ký hoặc không ký: 14
1.2.5. Lấy số, ngày tháng, đóng dấu vào văn bản và lưu. 15
1.2.6. Phát hành văn bản. 15
1.2.7. Thống kê, báo cáo. 16
1.2.8. Kiểm tra, phát hiện, xử lý. 16
2. Những mặt đạt được trong việc thực hiện tổ chức tiếp nhận, xử lý và giải quyết văn bản đi 17
1. 3. Những hạn chế cần khắc phục để thực hiện tốt hơn nữa công tác tiếp nhận, xử lý và giải quyết văn bản đi. 18
III. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA BỘ 18
1. Nội dung, lưu đồ thực hiện tiếp nhận, xử lý và giải quyết văn bản đến của Bộ. 18
1.1. LƯU ĐỒ: 19
2. Mô tả. 19
1.2. MÔ TẢ CHI TIẾT 20
1.2.1. Tiếp nhận văn bản. 20
1.2.2. Phân loại văn bản. 20
1.2.3. Đăng ký văn bản đến. 20
1.2.4. Lãnh đạo Văn phòng xử lý. 20
1.2.5. Nhập dữ liệu, thông tin vào sổ, vào máy. 21
1.2.6. Trình Lãnh đạo Bộ. 21
1.2.7. Chuyển giao văn bản cho các đơn vị 21
1.2.8. Theo dõi đôn đốc xử lý văn bản ở các đơn vị 22
1.2.9. Tổng hợp báo cáo, lưu hồ sơ. 22
2. Những mặt đạt được trong việc thực hiện tổ chức tiếp nhận, xử lý và giải quyết văn bản đến. 22
3. Tuy nhiên công tác tiếp nhận, xử lý văn bản đến vẫn còn những tồn tại sau: 23
CHƯƠNG III 24
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN 24
PHẦN KẾT LUẬN 27
TÀI LIỆU THAM KHẢO 28
Phụ lục 1. 29
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG BỘ 31