Tiểu Luận Muốn thực hiện chính phủ điện tử, đòi hỏi phải có công nghệ hành chính?

Thông thường trong đời sống xã hội, chúng ta mới chỉ gặp các công nghệ trong sản xuất và cung ứng dịch vụ gắn với việc ứng dụng thành tựu của khoa học kỹ thuật. Trong một số từ điển có giải thích: “Công nghệ là sự áp dụng các kiến thức khoa học trong thực tế đời sống hàng ngày”, “là phương thức và phương pháp tiến hành”; “là toàn bộ những kiến thức và việc thực hành dựa trên những nguyên tắc khoa học trong một lĩnh vực kỹ thuật”.

Hiện nay, các công nghệ càng mở rộng, bao gồm công nghệ thông tin, công nghệ y học, công nghệ sinh học . Công nghệ mới không chỉ thúc đẩy các ngành khoa học này có những bước tiến nhảy vọt, mà còn làm cho chúng trở thành những ngành mũi nhọn, có tác dụng quyết định đối với sự phát triển của nhân loại.

Cho đến nay, trong hầu hết các lĩnh vực khoa học xã hội đều chưa xuất hiện hay sử dụng khái niệm công nghệ. Tuy nhiên, theo bản chất của khái niệm công nghệ như đã nêu trên, sẽ không loại trừ một số lĩnh vực khoa học xã hội vẫn có thể xuất hiện những công nghệ phù hợp. Đó là những lĩnh vực khoa học xã hội có tính ứng dụng mà việc giải quyết vấn đề phải được tiến hành theo một quy trình nhất định.

Riêng trong lĩnh vực hành chính, khái niệm “công nghệ hành chính” đã được sử dụng trong thời gian gần đây ở nước ta. Nó thường được đi kèm với “kỹ thuật hành chính”. Đây là hai khái niệm gắn nhau nhưng không đồng nghĩa với nhau.
Công nghệ hành chính được ghép từ khái niệm công nghệ (đã trình bày ở trên) và khái niệm hành chính. Hiểu một cách đơn giản, hành chính là một lĩnh vực hoạt động gắn với việc tổ chức, quản lý và điều hành các công việc trên cơ sở những quy tắc có tính bắt buộc do Nhà nước hoặc các chủ thể khác quy định hoặc thừa nhận. Các hoạt động này có thể và thậm chí cần phải được thực hiện theo một quy trình tối ưu bằng cách áp dụng các phương pháp nhất định và sử dụng các phương tiện hỗ trợ hiện đại. Như vậy, về nguyên tắc, đây là lĩnh vực có thể ứng dụng các công nghệ nhất định để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Trên thực tế, chúng ta đang tiến đến xây dựng các mô hình quản lý có hiệu quả, các mẫu hình hành chính, tối ưu hoá các quá trình ra quyết định; thiết kế tổ chức bộ máy nhà nước một cách gọn nhẹ, có hiệu lực và hiệu quả; có thể thấy, tất cả những công việc đó đều hướng đến xây dựng những quy trình hoạt động hữu hiệu của bộ máy hành chính nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Phải chăng những quá trình này là những bước khởi đầu của việc hình thành công nghệ hành chính?

Liên quan đến các quá trình này, cũng cần lưu ý một điều là công nghệ hành chính là một phạm trù tổng hợp. Cũng giống như công nghệ tin học hay công nghệ sinh học, công nghệ hành chính bao gồm nhiều công nghệ đa dạng trong lĩnh vực này. Có nghĩa là về nguyên tắc, công nghệ hành chính bao gồm trong nó các loại công nghệ khác nhau trong lĩnh vực hành chính, đó có thể là: công nghệ ra quyết định, công nghệ thiết kế tổ chức bộ máy, công nghệ định biên một tổ chức

Trong công nghệ hành chính, cần rất coi trọng đào tạo, nâng cao năng lực của những người vận hành công nghệ đó, nếu không, một công nghệ được đưa ra một cách hoàn hảo cũng có thể bị thất bại thông qua người áp dụng nó.
Xuất phát từ cách nhìn nhận trên, có thể nêu lên những đặc trưng của công nghệ hành chính:
- Là một quy trình hoạt động hợp lý - khoa học để thực hiện một chức năng hành chính nhất định.
Điều đó có nghĩa là những hoạt động thực hiện chức năng hành chính nào có tính chất quy trình, bao gồm một loạt khâu có tính tuần tự, có liên hệ qua lại khăng khít với nhau, là tiền đề, điều kiện và kết quả của nhau thì có thể xây dựng thành công nghệ;
- Bao gồm các giải pháp được nghiên cứu, hình thành và thử nghiệm đã đạt tới sự tối ưu trong quá trình quản lý hành chính;
- Bao gồm việc sử dụng các phương tiện vật chất-kỹ thuật hỗ trợ cho việc thực hiện quy trình. Các phương tiện vật chất kỹ thuật này phải là hiện đại xét trong tương quan trình độ phát triển của khoa học và công nghệ trong giai đoạn đó;
Các kết quả đạt được do áp dụng công nghệ hành chính, hay cụ thể hơn là vận dụng cả ba yếu tố nói trên: quy trình hợp lý, khoa học + các giải pháp tối ưu + các phương tiện vật chất hiện đại sẽ tạo ra những tiến bộ hơn hẳn cả về số lượng và chất lượng khi không áp dụng công nghệ này.
Như vậy, có thể hiểu về Công nghệ hành chính như sau:

Công nghệ hành chính là thuật ngữ chỉ “Quy trình hoạt động hợp lý khoa học để thực hiện một chức năng, nhiệm vụ hành chính trên cơ sở áp dụng các giải pháp có tính tối ưu và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại nhằm tạo ra tiến bộ trong quá trình quản lý hành chính”.
Như vậy, quả là công nghệ thông tin là một phương tiện kỹ thuật hiện đại hợp thành công nghệ hành chính.

2- Đối chiếu với đòi hỏi của Công nghệ hành chính, theo chúng tôi hiện nay, Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-9000 áp dụng cho cơ quan hành chính là thích hợp nhất để tạo ra Công nghệ hành chính cho hệ thống cơ quan công quyền. Vậy Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-9000 là gì? thích ứng cho hoạt động hành chính đến đâu? ưu việt ở chỗ nào, rất cần được làm rõ.
Ra đời từ năm 1987, hệ tiêu chuẩn quản lý các hệ thống chất lượng ISO 9000 không chỉ là một biến thể mới của các hệ thống tiêu chuẩn chất lượng mà, cùng với những hệ tiêu chuẩn liên quan, sẽ trở thành một thứ “keo dính” đối với nền kinh tế toàn cầu, cũng như những hiệp định thương mại giữa các quốc gia trên thế giới.

Bên cạnh những sáng kiến và giải pháp tình thế như cắt giảm lao động, sử dụng “ngoại lực” cải tiến quan hệ “cung – cầu” . người ta đã nhận ra tầm quan trọng của việc xây dựng những quy trình tổ chức, quản lý và tác nghiệp vừa đơn giản vừa hữu hiệu được đề cập trong ISO 9000.
ISO 9000 bao gồm những tiêu chuẩn riêng về các hệ thống quản lý và không hề liên quan đến các đặc trưng kỹ thuật của sản phẩm, nó được sử dụng dể xây dựng và vận hành các hệ thống quản lý, nhằm mục đích thiết kế sản xuất, chuyển giao và hỗ trợ sản phẩm của mình. Mục đích cuối cùng của ISO 9000 là tạo nên và đảm bảo chất lượng sản phẩm thông qua hoạt động của hệ thống quản lý của tổ chức.