Luận Văn Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cễng tác kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu

MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC KÍ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC KÍ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
I. HOÀN THIỆN CễNG TÁC XÂY DỰNG NỘI DUNG Kí KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Đàm phỏn và kớ kết hợp đồng nhập khẩu là bước khởi đầu quan trọng của hoạt động nhập khẩu, với mục đớch cuối cựng là lợi nhuận. Mỗi hợp đồng sau khi được kớ kết sẽ cú giỏ trị phỏp lý ràng buộc cỏc bờn .Vỡ vậy, cụng tỏc kớ kết hợp đồng cần được đặc biệt coi trọng, trỏnh tỡnh trạng chưa nắm vững những biến động của thị trường và những thụng tin về đối tỏc đó vội kớ kết để rồi sau đú lại xin huỷ, xin hiệu chỉnh hoặc khụng nghiờm chỉnh thực hiện cỏc cam kết đó thoả thuận trong hợp đồng.
Vd: trong hợp đồng số 2/1998-CPCI/NL về nhập khẩu nguyờn liệu dược, do khụng nắm bắt tốt cỏc thụng tin về sự thay đổi của thị trường cũng như khụng lường trước được những thay đổi đú vào trong hợp đồng . Khi đàm phỏn về điều khoản giỏ cả, hai bờn đó thống nhất một mức giỏ cố định cho lụ hàng vaũ thời điểm kớ kết hợp đồng, nhưng do thời gian thực hiện hợp đồng kộo dài 4 thỏng, nờn khi tiến hành giao hàng, giỏ cả thị trường của lụ hàng này đó giảm xuống thấp hơn mức giỏ đó qui định trong hợp đồng, cụng ty thấy bị thiệt hại lớn nờn đó yờu cầu phớa người xuất khẩu giảm giỏ, vụ việc tranh cói kộo dài khỏ lõu và hợp đồng đó bị huỷ, tổn thất đối với cụng ty là khụng nhỏ cả về chi phớ lẫn uy tớn.Nếu như trong lỳc kớ kết, cỏn bộ nghiệp vụ lường trước được yếu tố này thỡ đõu đến nỗi phải huỷ bỏ hợp đồng.
Đõy vừa là vấn đề phỏp lý vừa là uy tớn đối với bạn hàng. Vỡ thế để việc kớ kết ngày một hoàn thiện hơn, cụng ty cần cú những biện phỏp sau:
1.VẤN ĐỀ LẬP KẾ HOẠCH.
a.Cụng tỏc nghiờn cứu tiếp cận thị trường:
Thực tế cỏc hợp đồng cho thấy việc nghiờn cứu nhu cầu của thị trường của cụng ty cũn rất lỏng. Cụng ty hầu như chỉ căn cứ vào một số thụng tin biến động lớn về nhu cầu như xu hướng dựng thuốc bổ, dịch truyền sau đú cụng ty sẽ lỏy thực tế bỏn năm trước cộng với số dự đoỏn tăng để lập kế hoạch hiện tại. Do thực hiện theo phương thức trờn nờn nhiều khi hàng nhập về khụng đỏp ứng đủ nhu cầu thị trường, nhưng cũng cú khi hàng về bị dư thừa gõy ứ đọng vốn, thậm chớ dẫn đến thua lỗ.
Vởy để giảm rủi ro trờn cụng ty cần cú sự đầu tư nghiờn cứu thị trường một cỏch tốt hơn. việc nghiờn cứu này phải xỏc định cỏc yếu tố sau:
Thị trường cần những mặt hàng gỡ
Cỏc yờu cầu vố chất lượng như thế nào ? chất lượng cao hay trung bỡnh hay thấp ?
Vấn đề cụng dụng của thuốc ? Thuốc chữa bệnh gỡ ?cú yờu cầu hạn chế về mặt tỏc dụng phụ nào ?
Vấn đề tốc độ tỏc dụng của thuốc ? Cần loại thuốc tỏc dụng nhanh hay “ từ từ” hay chậm.
Vấn đề giỏ cả như thế nào ? Với hàng chất lượng cao thỡ giỏ là bao nhiờu, mặt hàng bỡnh dõn thỡ giỏ cả là bao nhiờu ?
Xu hướng biến động cỏc nhu cầu trờn ? Tăng hay giảm ? Bao nhiờu % ?
Xu hướng biến động giỏ cả của cỏc loại thuốc đú: Cú thể căn cứ vào tớnh mựa vụ của thuốc: vớ dụ vào mựa hố thi nhu cầu cỏc loại thuốc về hệ thần kinh, tim mạch, về diệt khuẩn tăng lờn, lượng tăng này cú thể dựa vào tỡnh hỡnh tăng cỏc năm trước và dự doỏn sự biến động năm nay, căn cứ vào khả năng cung ứng của cỏc hóng trờn thị trường mặt hàng thuốc đú, và căn cứ vào tớnh khỏng thuốc của bệnh.
Điểm mấu chốt của cụng tỏc này là phải tỡm được xu hướng biến động về khỏch hàngối lượng và giỏ cả mặt hàng cụng ty muốn nhập. Điều này quyết định đến vấn đề hàng nhập về cú bỏn hết hay khụng, bỏn nhanh hay chậm, lỗ hay lói.
Một giả phỏp để tạo thuận lợi cho việc nghiờn cứu nhu cầu hằng năm là cụng ty cần lập mụ hỡnh chi tiết cho từng vựng địa lý như miền Trung, miền Tõy Bắc, Đụng Bắc Bắc Bộ, vựng đồng bằng, miền nỳi
a)Căn cứ vào đơn đặt hàng của khỏch hàng:
Hiện nay số lượng sản phẩm nhập khẩu về theo đơn đặt hàng của cỏc khỏc hàng trong nước là tương đối lớn. Cỏc đơn đặt hàng này chủ yếu là từ cỏc cụng ty cấp II tuyến tỉnh và một số bệnh viẹn lớn.
Tỡnh hỡnh thực tế cho thấy nguồn này đang giảm do đú cụng ty cần cú biện phỏp thớch hợp để giữ khỏch hàng như qua hệ thống khuyến mói, giao hàng đỳng yờu cầu về cả số lượng, chất lượng, thời gian, tạo thuận lợi cho bờn đặt hàng mua và tiờu thụ sản phẩm.
Để thỳc đẩynguồn này phỏt triển, cụng ty nờn đặt mối quan hệ thường xuyờn với khỏch hàng này, tạo cho họ niềm tin vào cụng ty, tỏ rừ ưu điểm của mỡnh so với cỏc nhà cung cấp khỏc với họ
b)căn cứ vào thị trường cỏc mặt hàng.
Do dược phẩm cú nhiều mặt hàng thay thế, hơn nữa do tớnh khỏng thuốc của bệnh nờn cụng ty cú thể lựa chọn một số sản phẩm thay thế để nhập khẩu đún đầu sự thay đổi do khỏng thuốc.
c)Căn cứ vào đối thủ cạnh tranh:
Hiện nay với trờn 30 cụng ty được phộp nhập khẩu trực tiếp dược phẩm vào Việt Nam, chưa kể cỏc cụng ty của nước ngoài và cỏc liờn doanh giữa nước ngoài và đối tỏc Việt Nam. Sản phẩm nhập vào lại chồng chộo nhau, tạo ra một ỏp lực cạnh tranh rất mạnh trờn thị trường thuốc tõn dược. Do vậy cụng ty cần phải xõy dựng một chiến lược cạnh tranh nhằm đối phú và cú ứng xử phự hợp với hoàn cảnh này, phải nắm được chắc cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh cạnh tranh trờn thị trường, số lượng và phạm vi hoạt động, ưu nhược điểm và chiến lược cạnh tranh của cỏc đối thủ cạnh tranh.
e) Nghiờn cứu nguồn nhập khẩu và lựa chọn nhà cung cấp.
Sự đa dạng và phức tạp của thị trường dược phẩm thế giới cũng là một thỏch thức lớn đối với cụng ty. Việc thiếu hiểu biết về thị trường dược phẩm thế giới sẽ gõy rất nhiều khú khăn cho cỏc cỏn bộ làm cụng tỏc nhập khẩu khi tham gia kớ kết hợp đồng.
Mỗi nước, mỗi khu vực tuỳ thuộc vào trỡnh độ phỏt triển khỏc nhau lại đặt ra cỏc tiờu chuẩn chất lượng dược phẩm khỏc nhau, điều này lại dẫn đến cỏc đặc tớnh kĩ thuật khỏc nhau và giỏ cả khỏc nhau của cựng một loại sản phẩm. Thụng thường cỏc loại dược phẩm được sản xuất từ Tõy Âu, Bắc Mĩ, Nhật Bản cú chất lượng và giỏ cả cao hơn những sản phẩm cựng loại được sản xuất ở ấn Độ, Trung Quốc, ASEAN. Vỡ thế khi đàm phỏn kớ kết hợp đồng nhập khẩu, cỏc cỏn bộ nhập khẩu phải nắm bắt được cỏc đặc điểm này, kết hợp với nhu cầu và khả năng của thị trường trong nước để nhập khẩu những mặt hàng vừa đảm bảo chất lượng, lại vừa phự hợp với khả năng thanh toỏn của người dõn Việt Nam. Phải biết lựa chọn những chủng loại mặt hàng nào cần nhập ở những nước cú trỡnh độ cao, những chủng loại nào chỉ cần nhập ở những nước cú trỡnh độ trung bỡnh.
Ngoài ra, khi đàm phỏn kớ kết hợp đồng cũng phải tỡm hiểu kĩ đối tỏc(nhà cung cấp), kiểm tra độ tin cậy, năng lực và tớnh hợp phỏp của họ.
Bởi vỡ, dược phẩm được sản xuất ở nhiều nước khỏc nhau, nhiều nhà sản xuất, nhưng chỉ được tập trung phõn phối vào việt Nam bởi một số nhà phõn phối lớn như: HALM, URGO, SAMSUNG .điều này rất dễ dẫn đến việc nhà phõn phối dối trỏ khi chứng minh xuất xứ hàng hoỏ, giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất, tờn hóng sản xuất gõy thiệt hại cho người tiờu dựng. Phải nắm vững được khả năng nguồn hàng cũng như độ tin cậy của nhà phõn phối.
Nắm vững thị trường nhập khẩu, hiểu rừ nhà cung cấp để từ đú đưa ra cỏc quyết định đỳng đắn khi lựa chọn thị trường và nhà phõn phối là một nhiệm vụ quan trọng của cỏc bộ làm cụng tỏc nhập khẩu dược phẩm. Để nõng cao kiến thức và năng lực của đội ngũ nhõn viờn làm cụng tỏc nhập khẩu, cụng ty nờn tiến hành một số biện phỏp sau:
- Tăng cường khai thỏc thụng tin về thị trường và đối tỏc thụng qua cỏc nguồn thụng tin thứ cấp từ bộ thương mại, bộ y tế, phũng thương mại và cụng nghiệp Việt Nam tại nước ngoài, hoặc qua cỏc chi nhỏnh, văn phũng đại diện của cỏc đối tỏc nước ngoài đú tại Việt Nam, qua cỏc đối thủ cạnh tranh, thậm chớ nếu cần cú thể phải mua cỏc thụng tin cú giỏ trị để phục vụ quỏ trỡnh đàm phỏn, kớ kết.
- Phối hợp chặt chẽ giữa phũng xuất nhập khẩu và phũng nghiờn cứu thị trường của cụng ty để phõn tớch đỏnh giỏ, xử lý cỏc thụng tin thu thập được.
- Cử cỏn bộ trực tiếp đi nghiờn cứu, tỡm hiểu thị trường và nhà cung cấp nước ngoài .
f) Căn cứ vào năng lực của cụng ty.
Để đi đến quyết định kớ kết một hợp đồng nhập khẩu thỡ người tham gia kớ kết hợp đồng phải nắm bắt đầy đủ cỏc thụng tin về cụnh ty mỡnh như : khả năng nguồn vốn và khả năng huy động tiềm năng nội bộ, khả năng thực hiện cỏc nghiệp vụ thương mại quốc tế của cỏn bộ nhập khẩu, trỡnh độ kiến thức về dược phẩm, khả năng phỏt hiện và xử lý cỏc vấn đề trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng cũng như phương ỏn kinh doanh và chiến lược maketing của cụng ty.
g) Căn cứ vào mụi trường vĩ mụ.
Mụi trường vĩ mụ bao gồm cỏc yếu tố khỏch quan mà cụng ty khụng thể kiểm soỏt được nhưng lại cú tỏc động trực tiếp và lớn tới kết quả kớ kết và thực hiện hợp đồng của cụng ty. Để đảm bảo đạt được hiệu quả của hợp đồng nhập khẩu, bộ phận làm cụng tỏc nhập khẩu phải nắm rừ cỏc nội dung sau:
- Cỏc yếu tố chớnh trị -luật phỏp: cần phải nắm vững mụi trường chớnh trị, phỏp luật ở cả nước nhập khẩu và nước xuất khẩu. Quan hệ chớnh trị giữa nước ta và nước xuất khẩu sẽ cú ảnh hưởnh rất lớn đến quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sự khỏc biệt về luật phỏp của Việt Nam với cỏc nước xuất khẩu cũng sẽ gõy trở ngại cho quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng, bởi vỡ hợp đồng mua bỏn ngoại thương chịu ảnh hưởng rất lớn của cỏc luật quốc gia.
- Cỏc yếu tố về mụi trường kinh tế: cụng ty cần dặc biệtchu ý đến vấn đề tỷ giỏ và lói suất. Sự biến động của tỉ giỏ và lói suất ngõn hànglàm thay đổi tỉ suất lợi nhận nhập khẩu của cụng ty. Chỳng cú thể dẫn tới sự thua lỗ. Và đõy cũng là nhõn tố thường dẫn tới việc phỏ vỡ hợp đồng. để giảm được những rủi ro từ những yếu tố trờn cụng ty cần cú sự theo dừi sỏt tỡnh hỡnh biến động của tỉ gớa và lói suất ngõn hàng, xỏc định xu hướng biến động của chỳng, từ đú cú cỏc biện phỏp bảo đảm thực hiện hợp đồng thớch hợp.
- Tốc độ phỏt triển kinh tế và cụng nghệ: nú ảnh hưởng đến thị hiếu và tiờu dựng của dõn cư cũng như đến chất lượng và giỏ cả sản phẩm. Người làm cụng tỏc nhập khẩu phải nắm được mức thu nhập của người dõn, chi tiờu cho dịch vụ y tế hàng năm của một người dõn, mức đầu tư ngõn sỏch chớnh phủ hàng năm cho dịch vụ y tế, cỏc chớnh sỏch xuất nhập khẩu dược phẩm của Nhà nước và sự phỏt triển của khoa học cụng nghệ, đặc biệt là cụng nghệ sinh học.
- Cỏc tập quỏn, văn hoỏ trong buụn bỏn: cỏc bạn hàng ở cỏc nước trong khu vưc khỏc nhau sẽ cú thúi quen buụn bỏn khỏc nhau, thỏi độ trong quan hệ làm ăn cũng khỏc nhau. Do đú sẽ ảnh hưởng đến quỏ trỡnh đàm phỏn, ký kết hợp đồng.
VD: trong hợp đồng nhập khẩu dược phẩm của cụng ty với cỏc nhà cung cấp Phương Tõy, cỏc điều khoản trong hợp đồng thường rất rừ ràng, cụ thể, luụn luụn yờu cầu phải chuẩn xỏc về thời gian và tiến độ, đặt yếu tố an toàn lờn hàng đầu. Nhưng đối với những hợp đồng nhập khẩu cú quan hệ làm ăn với cỏc hóng Đụng ỏ, thỡ họ thường đặt lũng tin và chữ tớn lờn hàng đầu, ớt khi đưa ra những điều khoản, những từ ngữ mà khi núi đến cú vẻ như khụng tụn trọng đối tỏc như: phạt vị phạm, buộc phải thực hiện .
Cỏc căn cứ trờn đõy sẽ là cơ sở quan trọng để cụng ty lựa chọn được thị trường nhập khẩu, nhà cung cấp, chủng loại, số lượng, chất lượng và giỏ cả cần nhập.