Luận Văn Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công

Khóa luận tốt nghiệp năm 2012
Đề tài: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T


LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài.
Ngày nay nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, thể chế pháp lý đi vào ổn
định nhưng môi trường kinh doanh của doanh nghiệp thì ngày càng trở nên gay gắt.
Mặc dù mỗi doanh nghiệp đều có quyền tự do kinh doanh và chịu trách nhiệm trong
kinh doanh nhưng chỉ cần một quyết định sai lầm đôi khi phải trả giá khá đắt. Do đó
việc quản lý đầu tư và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả là vấn đề rất cần thiết. Vì
vốn là một bộ phận quan trọng gắn liền với sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp. Hằng ngày, tại các doanh nghiệp luôn có nguồn vốn thu chi xen kẽ nhau.
Các khoản phải thu là để có vốn bằng tiền để chi. Các khoản chi là để thực hiện
hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó có nguồn để thực hiện các khoản phải thu.
Dòng lưu chuyển tiền tệ diễn ra không ngừng. Có thời điểm lượng tiền thu nhiều
hơn lượng tiền chi ra và ngược lại. Như vậy, qua sự luân chuyển vốn bằng tiền
người ta có thể kiểm tra, đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh tế, tình hình tài
chính của doanh nghiệp. Mặt khác, trong tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn
tồn tại các khoản phải thu - phải trả, tình hình thanh toán các khoản này phụ thuộc
vào phương thức thanh toán đang áp dụng tại công ty và sự thỏa thuận giữa các đơn
vị kinh tế. Do vậy, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp
phần rất lớn trong việc phát huy nội lực và hạn chế rủi ro trong một công ty.
Vì thế, trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp này, được sự chấp nhận của
Ban chủ nhiệm khoa Kế toán- Tài chính và Ban lãnh đạo công ty cổ phần H & T,
em đã thực hiện đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát
vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T”.
2. Mục tiêu nghiên cứu.
Xuất phát từ vấn đề đặt ra, đề tài tập trung giải quyết các mục tiêu chủ yếu sau
đây:
(1). Tìm hiểu thực trạng về hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần
H&T.
2
(2). Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối
với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại
công ty cổ phần H&T.
- Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền và
các khoản thanh toán tại công ty.
Số liệu phản ánh các nghiệp vụ thu – chi tiền và các khoản thanh toán trong
tháng 10 năm 2011.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp phỏng vấn.
Bên cạnh đó đề tài còn sử dụng một số công cụ để thu thập thông tin. Bao gồm:
- Bảng câu hỏi
- Lưu đồ và phần mềm vẽ lưu đồ: Microsoft Office Visio 2003.
5. Kết cấu của đề tài.
Ngoài mục lục, phụ lục, lời mở đầu, kết thúc, tài liệu tham khảo thì đồ án
gồm có 3 chương :
- Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản
mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán.
- Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn
bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T.
- Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng
tiền và các khoản thanh toán tại công ty.
3
6. Những đóng góp của đề tài.
Đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát vốn bằng tiền
và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần H&T” đã có những đóng góp sau đây:
- Tổng kết cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Tổng quát về cơ cấu tổ chức nhân sự, tổ chức kế toán, tổ chức chứng từ, tổ
chức tài khoản và tổ chức sổ sách kế toán tại công ty.
- Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc xử lý phần hành kế
toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty.
- Đánh giá ưu điểm, nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
- Đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ đối với
khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán của công ty.
Mặc dù được sự giúp đỡ tận tình của thầy, các cô chú tại phòng kế toán công
ty cổ phần H&T nhưng do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên đề tài
chắc hẳn không tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến
đóng góp của quý thầy cô và các bạn để bài luận văn này được hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin gửi lời cám ơn chân thành sâu sắc nhất đến các thầy cô trong
khoa Kế toán tài chính và đặc biệt là thầy Nguyễn Thành Cường - giảng viên trực
tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài này cùng toàn thể các cô chú phòng kế toán
công ty cổ phần H&T-những người đã đồng hành và giúp đỡ em trong suốt thời
gian thực tập vừa qua.
4
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG
TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN.
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
1.1.1. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống KSNB.
Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn
khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn
có dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn
hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Và điều quan trọng
hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của
nhân viên? Mặt khác, “thương trường là chiến trường”. Bất kỳ một doanh nghiệp
nào dù lớn hay nhỏ đều có xung quanh mình rất nhiều những đối thủ cạnh tranh, họ
không ngừng theo dõi và chớp lấy những cơ hội mà công ty bạn vô tình hay hữu ý
tiết lộ ra. Vậy làm thế nào để ủy quyền, phân quyền cho cấp dưới một cách chính
xác và khoa học? Làm sao để quản lý được rủi ro, đảm bảo tính trung thực và hợp lý
của các số liệu kế toán, BCTC? Quản lý thông tin của doanh nghiệp như thế
nào? Từ những vấn đề trên mà khái niệm “HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ”
đã ra đời.
Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là gì? Tại sao công ty cần phải có
hệ thống kiểm soát nội bộ? Và nó có tác dụng như thế nào trong công tác quản lý và
kế toán của một doanh nghiệp?
1.1.2. Khái niệm.
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình
thành các khái niệm khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Do đó
đến năm 1992, Tổ chức COSO ( Committee of Sponsoring Organization) – một Ủy
5
ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về BCTC - đã đưa ra
định nghĩa thiết thực nhất và được nhiều người chấp nhận. Theo đó:
“KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân
viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
 Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
 Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”.
Để hiểu được bản chất của định nghĩa trên chúng ta cần phải hiểu được 4 nội dung
cơ bản sau: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
- KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện
diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp vói nhau thành một thể thống
nhất.
- KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần
là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà KSNB được thiết lập, thực hiện và vận
hành bởi chính những con người trong tổ chức.
- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ cung cấp một sự đảm
bảo hợp lý chứ không phải tuyệt đối trong việc thực hện các mục tiêu của tổ chức.
Điều này xuất phát từ hạn chế vốn có của KSNB. Hạn chế này bao gồm sai sót của
nhân viên quản lý, sự thông đồng, sự gian lận, lạm quyền của các cán bộ quản lý.
Mặt khác người lãnh đạo luôn cân nhắc giữa yếu tố lợi ích và chi phí. Tuy người
lãnh đạo có thể nhận thức được đầy đủ các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình
quá cao thì họ sẽ không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro.
- Các mục tiêu của KSNB:
+ Đối với các báo cáo tài chính: KSNB phải trung thực và đáng tin cậy, phù
hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
+ Đối với tính tuân thủ: KSNB phải đảm bảo được các thành viên trong đơn
vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị để hướng đến mục tiêu chung
của toàn đơn vị.
6
+ Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB giúp đơn vị
bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở
rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị
=> Như vậy các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi
mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
1.1.3. Phân loại.
Kiểm soát nội bộ thường được chia thành 2 loại:
- Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được
hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và bảo đảm tính thông tin kế toán phù hợp và
tin cậy.
- Kiểm soát quản lý: để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến
khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý.
1.1.4. Các bộ phận hợp thành hệ thống hệ thống KSNB.
Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các
đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục
tiêu của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao
gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soát nội bộ
bao gồm những bộ phận sau:
- Môi trường kiểm soát
- Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát
- Thông tin và truyền thông
- Giám sát.
7
Bảng 1.1. Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Bộ phận Các nhân tố
1. Môi trường kiểm soát. - Tính chính trực và giá trị đạo đức.
- Đảm bảo về năng lực.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán.
- Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản
lý.
- Cơ cấu tổ chức.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách
nhiệm.
- Chính sách nhân sự.
- Các nhân tố bên ngoài tổ chức.
2. Đánh giá rủi ro. - Xác định mục tiêu của đơn vị.
- Nhận dạng và phân tích rủi ro.
3. Các hoạt động kiểm soát. - Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Ủy quyền đúng đắn.
- Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông
tin.
- Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện.
- Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp.
- Kiểm soát vật chất và thông tin.
4. Thông tin và truyền thông. - Hệ thống chứng từ.
- Hệ thống sổ sách.
- Hệ thống báo cáo.
8
5. Giám sát. - Giám sát thường xuyên .
- Giám sát định kỳ.
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý
thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận
khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính bao gồm:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức: khi sự trung thực và các giá trị đạo đức
được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn chế. Các nhà quản lý cấp cao phải xây
dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ
chức để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc
phạm pháp. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải gương mẫu và đôi lúc phải hy
sinh những sở thích, thói quen riêng của mình, không tạo sức ép hay đưa ra các điều
kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực.
- Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu
biết cần thiết để thức hiện được nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu quả.
Không những thế phẩm chất đạo đức của nhân viên phải được xem trọng. Do đó
nhà quản lý phải quan tâm ngay từ công tác tuyển dụng, đào tạo giám sát và huấn
luyện họ.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: khi Ủy ban kiểm toán có sự độc lập
với tổ chức, các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo được tính hữu hiệu. Ủy ban
kiểm toán sẽ thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại
có thể xảy ra trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
- Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Nó được thể hiện qua
quan điểm và nhận thức của người quản lý. Mỗi nhà quản lý đều có phong cách
điều hành khác nhau, do vậy cách dẫn dắt nhân viên đến mục tiêu của đơn vị cũng
khác nhau. Nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt được mục tiêu bằng mọi giá,
các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành kế hoạch của
một cá nhân.