Luận Văn Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho tại công t

Khóa luận tốt nghiệp năm 2012
Đề tài: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho tại công ty cổ phần H & T


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN . i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT .i
DANH MỤC BẢNG BIỂU . viii
DANHMỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ . viii
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 3
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀHỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU
TRÌNH HÀNG TỒN KHO 3
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3
1.1.1. Sự cầnthiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với một doanh nghiệp . 3
1.1.2. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 3
1.1.3. Mục đíchcủa hệ thống kiểm soát nội bộ 5
1.1.4. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 5
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát . 7
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro 9
1.1.4.3. Hệ thống thông tin và truyền thông . 12
1.1.4.4. Các hoạt động kiểm soát . 14
1.1.4.5. Giám sát . 17
1.1.5. Những nhân tố đe dọa đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
và những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ 17
1.1.5.1. Những nhân tố đe dọa đến hiệu quả của hệ thống KSNB 17
1.1.5.2. Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB 18
1.1.6. Các phương pháp mô tả hiểu biết về hệ thống KSNB 19
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO
CỦA DOANH NGHIỆP 19
1.2.1.Khái niệm về chu trình hàng tồn kho và kiểm soát nội bộ chu
trình hàng tồn kho 19
iii
1.2.2. Kiểm soát nội bộ về chu trình hàng tồn kho 22
1.2.2.1. Kiểm soát đối với chức năng mua hàng 22
1.2.2.2. Kiểm soát đối với chức năng nhận hàng, lưu kho . 22
1.2.2.3.Kiểm soát đối với chức năng xuất kho 23
1.2.2.4. Kiểm soát đối với chức năng sản xuất 24
1.2.2.5. Kiểm soát đối với chức năng lưu kho, xuất kho thành phẩm đi
tiêu thụ . 24
1.2.2.6. Kiểm soát đối với quản lý tồn kho . 25
1.2.3. Một số rủi ro thường gặp và những sai phạm tiềm tàng phổ biến
trong kiểm soát hàng tồn kho . 25
1.2.3.1. Một số rủi ro thường gặp và cơ chế kiểm soát tương ứng 25
1.2.3.2. Một số sai phạm tiềm tàng phổ biến đối với hàng tồn kho . 26
CHƯƠNG 2 27
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH
HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN H & T . 27
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN H & T. 27
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của côngty 27
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty . 28
2.1.2.1. Chức năng . 28
2.1.2.2. Nhiệm vụ 28
2.1.3. Tổ chức quản lý và sản xuất tại công ty . 29
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý . 29
2.1.3.2. Tổ chức sản xuất 33
2.1.3.3. Quy trình sản xuất tại công ty .34
2.1.3.4. Các sản phẩm chủ yếu của công ty .34
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của công ty trong
thời gian vừa qua 35
2.1.4.1. Các nhân tố bên trong . 35
2.1.4.2. Các nhân tố bên ngoài . 36
iv
2.1.5. Đánh giá khái quát hoạt động SXKD của công ty trong thời gian
qua 36
2.1.6. Phương hướng phát triển của công ty trong năm tới . 38
2.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 39
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 39
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ 41
2.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán . 42
2.2.4. Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty 42
2.2.5. Hệ thống sổ kế toán 42
2.2.5.1. Sơ đồ tổ chức hệ thống sổ kế toán 42
2.5.2.2. Các loại sổ sử dụng tại công ty . 45
2.2.6. Hình thức kế toán được áp dụng 45
2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNHHÀNG
TỒN KHO TẠI CÔNG TY . 45
2.3.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán hàng tồn kho . 45
2.3.2. Lưu đồ luân chuyển chứng từ 48
2.3.2.1. Kế toán tăng vật tư/CCDC do mua ngoài (theo đặt hàng) 48
2.3.2.2. Kế toán tăng vật tư do mua ngoài (khi cần hàng tức thời) . 50
2.3.2.3. Kế toán giảm vật tư/ CCDC xuất dùng cho sản xuất sản phẩm 52
2.3.2.4. Kế toán xuất vật tư cho bảo hành .54
2.3.2.5. Kế toán xuất sản phẩm đi tiêu thụ . 55
2.3.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán .57
2.3.3.1. Nghiệp vụ tăng hàng tồn kho . 57
2.3.3.2. Nghiệp vụ giảm hàng tồn kho 58
2.3.4. Chứng từ, sổ sách sử dụng 59
2.3.5. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục hàng tồn kho tại công ty . 60
2.3.5.1. Về mua hàng, nhập kho . 60
2.3.5.2. Về xuất kho sử dụng/ xuất sản phẩm đi tiêu thụ . 65
v
2.3.5.3. Về quản lý hàng tồn kho 67
2.4. Đánh giá khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty . 70
2.4.1. Ưu điểm . 70
2.4.2. Hạn chế 70
CHƯƠNG 3 71
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB CHU
TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN H & T 71
Biện pháp 1: Thực hiện nguyên tắc ủy quyền cho việc xét duyệt các hoạt
động trong nghiệp vụ mua hàng . 71
Biện pháp 2: Thực hiện nguyên tắc luân phiên các nhân viên mua hàng . 72
Biện pháp 3: Hoàn thiện chính sách mua hàng tại công ty 72
Biện pháp 4: Tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất . 72
Biện pháp 5: Thực hiện tốt công tác quản lý tồn kho . 73
Biện pháp 6: Kiểm soát ứng dụng chương trình kế toán máy trong chu
trình hàng tồn kho 73
Biện pháp 7: Hoàn thiện hệ thống sổ sách 74
KẾT LUẬN 75
TÀI LIỆU THAM KHẢO . 76
PHỤ LỤC
vi
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CCDC: Công cụ dụng cụ
HTK: Hàng tồn kho
KSNB: Kiểm soát nội bộ
PNK: Phiếu nhập kho
PXK: Phiếu xuất kho
SXKD: Sản xuất kinh doanh
vii
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp các sản phẩm chủ yếu của công ty 35
Bảng 2.2:Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu đánh giá kết quả SXKD của công
ty trong giai đoạn 2009 –2011 . 37
Bảng 2.3: Bảng các loại sổ sử dụng tại công ty 45
Bảng 2.4: Bảng câu hỏi KSNB đối với quá trình mua hàng nhập kho . 60
Bảng 2.5: Bảng đánh giá KSNB đối với quá trình mua hàng nhập kho . 62
Bảng2.6: Bảng câu hỏi KSNB đối với nghiệp vụ xuất HTK 65
Bảng 2.7: Bảng đánh giá KSNB đối với nghiệp vụ xuất HTK 66
Bảng 2.8: Bảng câu hỏi KSNB đối với quản lý tồn kho 67
Bảng 2.9: Bảng đánh giá KSNB đối vớiquản lý tồn kho 69
viii
DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ . 6
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty . 30
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức sản xuất tại công ty 33
Sơ đồ 2.3: Quy trình sản xuấttại công ty . 34
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty . 40
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hình thức kế toán tại công ty . 44
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ dòng vận động của chu trình hàng tồn kho 46
Lưu đồ 2.1: Lưu đồ kế toán tăng vật tư/CCDC do muangoài ( theo đặt
hàng) . 49
Lưu đồ 2.2: Lưu đồ kế toán tăng vật tư do mua ngoài (khi cần hàng tức
thời ) . 51
Lưu đồ 2.3: Lưu đồ kế toán giảm vật tư/ CCDC do xuất dùng cho sản xuất
53
Lưu đồ 2.4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xuất vật tư cho bảo hành 54
Lưu đồ 2.5: Lưu đồ kế toán xuất sản phẩm tiêu thụ . 56
1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Ngày nay, kiểm soát nội bộ (KSNB) đang đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Việc xây dựng một hệ
thống KSNBtốt sẽ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các
nguồn lực kinh tế, góp phần rất lớn trong việc phát huy nội lực,hạn chế tối đa
những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong đó hàng tồn kho
(HTK) luôn là trung tâm của sự chú ý trong doanh nghiệp. Tại công ty cổ phần
H&T, HTKchiếm tỉ trọng khá lớn, số lượngnghiệp vụnhập xuất lớn, các nghiệp vụ
phát sinh xoay quanh HTKrất phong phú, phức tạp. Sự phức tạp này ảnh hưởng đến
công tác tổ chức hạch toán cũng như việc ghi chép hàng ngày, làm tăng khả năng
xảy ra sai phạm đối với HTK. Chính vì vậy, đề tàinày hướng đến việc hoàn thiện
hệ thống KSNBnhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần giúp tài sản của đơn
vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả. Đó là lý do mà em đã chọn đề tài:
“Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình
hàng tồn kho tại công ty cổ phần H & T” làm khóa luận tốt nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Xuất phát từ vấn đề đặt ra, đề tài tập trung giải quyết các mục tiêu chủ yếu
sau đây:
(1) Phân tích và đánh giá thực trạng về KSNB trong chu trình hàng tồn kho
tại Công ty Cổ phần H & T.
(2) Trên cơ sở những mặt còn tồn tại trong KSNB đề xuất các giải pháp
nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho cho Công
ty Cổ phần H & T.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài chủ yếu nghiên cứu về KSNBđối với chu trình hàng tồn kho tại công ty
cổ phần H & T.Cụ thể là những vấn đề liên quan đến các nghiệp vụ nhập kho, xuất
kho và quản lý hàng tồn kho tại công ty.Số liệu phản ánh các nghiệp vụ nhập xuất
kho minh họa trong tháng 10 năm 2011.
2
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tàisử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phỏng vấn, quan sát, phân
tích kết hợp với việc thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến chu trìnhkế
toán hàng tồn kho.
5. Kết cấu đề tài
Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNBđối với chu trình hàng tồn kho.
Chương 2:Thực trạng hệ thống KSNBđối với chu trình hàng tồn kho tại công
ty cổ phần H & T.
Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNBchu trình hàng
tồn kho tại công ty cổ phần H & T
6. Những đóng góp của đề tài
Kết quả nghiên cứu đề tài làm rõ những điểm mạnh, điểm hạn chế của hệ
thống kiểm soát nội bộ tại công ty, thông qua việc phân tích thực trạng hệ thống
kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho tại công ty. Trên cơ sở đó, đề tài đã
đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công tynhằm
giảm sự thất thoát tài sản, đảm bảo an toàn tài sản cho công ty cổ phần H & T.
Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung đề tài
chắc hẳn còn rất nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
thầy cô và các bạn để bài luận văn nàyhoàn thiện hơn.
3
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI
VỚI CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với một doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp luôn đứng
trước những nguy cơ -đó là kinh doanh có thể thua lỗ, tài sản bị tham ô, đánh cắp,
báo cáo tài chính không trung thực vv. Vậy các nhà quản lý phải làm thế nào để
đối phó những rủi ro? Làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của
mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử
dụng lao động? Làm thế nào để có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp
dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉdựa trên sự tin tưởng cảm
tính? Làm thế nào để điều hành hoạt động có hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một
cách hợp lý? . Từ những vấn đề thiết thực trên mà hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời.
Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là những nội quy, chính sách, các
thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh,
ngăn chặn và phát hiện sai phạm.
Vậy theo quan điểm của các chuyên gia, hệ thống kiểm soát nội bộ được định
nghĩa như thế nào? Và nó có vai trò quan trọng ra sao đối với hoạt động của doanh
nghiệp?
1.1.2. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
TheoCOSO (committee of sonsoring organization) – một ủy ban thuộc hội
đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đã đưa ra định
nghĩa thiết thực nhấtvề hệ thống kiểm soát nội bộ vào năm 1992 như sau:
Kiểm soát nội bộlà mộtquá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các
nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp mộtsự bảo đảm hợp lý
nhằm thực hiện bamục tiêu dưới đây:
4
 Báo cáo tài chính đáng tin cậy
 Các luật lệ và quy định được tuân thủ
 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
- Tạisao nói kiểm soát nội bộlà một quá trình?
Kiểm soát nội bộbao gồm một chuỗi cáchoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi
bộ phậntrong tổ chức vàđượckết hợpvới nhau thành mộtthể thống nhất.Quá trình
kiểm soát là phương tiện để giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành của con người:
Kiểm soát nội bộkhông chỉ đơn thuần là những nội quy, chính sách,thủ tục
kiểm soát .mà kiểm soát nội bộđược xác lập, thực hiện và vận hành bởi toàn bộ
con người trong tổ chức: hội đồng quản trị, ban giám đốc và các nhân viên. Chính
con người sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành
chúng.
- Kiểm soát nội bộcung cấp mộtsự đảm bảo hợp lý:
Điều này xuất phát từ những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Khi vận hành hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm
của con người nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu.Kiểm soát nội bộ có thể
ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không
bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản
lý là chi phí cho việc kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mà nó mang lại. Vì thế
kiểm soát nội bộ chỉ có thể đảm bảo một cách hợp lý là các mục tiêu sẽ được thực
hiện chứ không phải đảm bảo tuyệt đối.
- Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộrất rộng, chúng bao trùm mọi mặt hoạt
động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mộtđơn vị.Đó là:
Báo cáo tài chính: Phải trung thực và đáng tin cậy, phải phù hợp với chuẩn
mực và chế độ kế toán hiện hành.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bùi Mạnh Cường, Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1, trường Đại Học
Nha Trang.
2. Nguyễn Tuấn, Bài giảng kiểm toán, trường Đại Học Nha Trang.
3. Tiến sĩ Phan Thị Dung, Bài giảng tổ chức hạch toán kế toán, trường Đại Học
Nha Trang.
4. Bộ tài chính(2010), Chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 1, Nhà xuất bản giao
thông vận tải -Thành phố Hồ Chí Minh.
5. Chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
6. Bộ Tài Chính, Luật kế toán năm 2003.
7. Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, Kiểm
toán, Nhà xuất bản Lao động-Xã hội.
8. Khoa Kếtoán -Kiểmtoán, Trường Đại học kinh tế Hồ Chí Minh (2004), Hệ
thống thông tin kế toán, sửa đổi và bổ sung lần 2, Nhà xuất bản Thống kê –Thành
phốHồ Chí Minh.
9. GS.TS Nguyễn Quang Quynh –TS. Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình Kiểm toán
tài chính, In lần 2 đã sửa đổi bổ sung, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân - Hà
Nội.
10. Tham khảo một số luận văn của các khóa trước.