Tài liệu Một số giải pháp nâng cao năng lực của công tác tổ chức đấu thầu

ĐỀ TÀI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU

PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ BAN QUẢN LƯ DỰ ÁN 1- BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

I.Quá tŕnh h́nh thành và phát triển của ban quản lư dự án 1 (PMU1)
Ban quản lư dự án 1 được thành lập ngày 21/8/1993 theo quyết định số 1669/TCCB- LĐ của Bộ Giao thông vận tải với tên gọi ban đầu là Ban Quản lư Dụ án Quốc lộ 1. Chức năng nhiệm vụ đựơc giao ban đầu là thay mặt Bộ GTVT thực hiện các dự án cải tạo nâng cấp quốc lộ 1 có vốn đầu tư của nước ngoài và làm chủ đầu tư trong việc lập các dự án xây dựng cải tạo các đường khác để gọi vốn đầu tư nước ngoài, tham mưu cho bộ trong việc đề xuất, xây dựng các cơ chế quản lư kinh tế, kỹ thuật, cấp phát, quản lư vốn đối với các công tŕnh đường bộ có vốn đầu tư nước ngoài.
Đến năm 1999, để đáp ứng t́nh h́nh nhiệm vụ công việc mới, Ban Quản lư Dự án Quốc lộ 1 được đổi tên thành Ban Quản lư Dự án 1.
Từ khi thành lập tới nay, PMU1 đă được Bộ GTVT giao quản lư 6 dự án lớn vay vốn của Ngân Hàng Thế Giới (WB) và Ngân hàng phát triển Châu Á (ADB) đề khôi phục cải tạo lại toàn tuyến quốc lộ 1 từ biên giới Việt Trung tới Năm Căn. Ngoài 6 dự án lớn nêu trên, Ban cũng được giao quản lư 2 dự án có vốn nước ngoài khác là dự án khôi phục, đóng mới các phà khu vực đồng bằng Sông Cửu Long giai đoạn I và giai đoạn II do chính phủ Đan Mạch viện trợ không hoàn lại.
Từ cuối năm 2001, khi công tác khôi phục cải tạo quốc lộ 1 đi vào giai đoạn kết thúc, số các dự án vay vốn nước ngoài giảm dần, Bộ đă giao cho PMU1 quản lư thêm một số dự án sử dụng vốn đầu tư trong nước. Đó là các dự án: Mở rộng quốc lộ 1 đoạn TP Hồ Chí Minh- Trung Lương, Mở rộng quốc lộ 1 đoạn Trung Lương - Mỹ Thuận, Mở rộng quốc lộ 1 đoạn Mỹ Thuận - Cần Thơ, Tiểu dự án 4 của dự án cải tạo quốc lộ 6 đoạn Sơn La- Tuần Giáo, Xây dựng tuyến phía tây Nghệ An, cải tạo nâng cấp quốc lộ 70, dự án đầu tư các tuyến quốc lộ, tỉnh lộ tránh ngập lụt khi có thủy điện Sơn La. Bên cạnh đó, PMU1 cũng đang tích cực chuẩn bị và triển khai các dự án vay vốn nước ngoài: dự án GTVT khu vực miền Trung do ADB tài trợ ( dự án ADB5), dự án phát triển cơ sở hạ tầng khu vực đồng bằng sông Cửu Long do WB tài trợ (dự án WB5), dự án phát triển đồng Bằng Sông Hồng ( cùng với Ban quản lư dự án đường thủy). Gần đây nhất, PMU1 đă được bộ GTVT tiếp tục giao chuẩn bị dự án cải tạo quốc lộ 27 để vận động tài trợ ODA.

II. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các pḥng ban.
1. Cơ cấu tổ chức.
Để đáp ứng nhu cầu công tác quản lư các dự án, lực lượng cán bộ của Ban Quản lư dự án 1 đă phát triển từ 5 người từ khi mới thành lập lên tới 168 người tại thời điểm hiện tại, trong đó bao gồm 64 kỹ sư chuyên ngành xây dựng cầu đường, 67 kỹ sư các ngành liên quan khác. Cơ cấu tổ chức hiện tại của PMU1 bao gồm 1 Tổng Giám Đốc, 5 Phó Tổng Giám Đốc với 8 pḥng ban và 2 phân ban. Có 1 trụ sở chính tại Hà Nội và 2 phân ban đóng tại thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Biên chế và nhiệm vụ của các bộ phận trực thuộc PMU1 như sau:
- Trụ sở chính tại Hà Nội: bao gồm 8 pḥng (văn pḥng, kế hoạch, tài chính kế toán, quản lư dự án 1, quản lư dự án 2, quản lư dự án 3, quản lư dự án 4, quản lư dự án 5). Các pḥng có chức năng riêng nhưng có trách nhiệm phối hợp và kiểm tra chéo lẫn nhau.
- Phân ban miền Nam (đóng tại TP Hồ Chí Minh ): có nhiệm vụ theo dơi trực tiếp công tác xây dựng và giải phóng mặt bằng các dự án khu vực miền nam.
- Phân ban miền Trung (đóng tại Đà Nẵng): có nhiệm vụ theo dơi công tác xây dựng và giải phóng mặt bằng các dự án khu vực từ Vinh tới Quảng Ngăi.
2. Chức năng nhiệm vụ của Ban, cơ quan lănh đạo, các pḥng ban quản lư dự án 1.
2.1 Chức năng nhiệm vụ của Ban.
- Thực hiện các dự án cải tạo nâng cấp quốc lộ 1 có vốn đầu tư của nước ngoài đă được phê duyệt theo các quy định thông lệ quốc tế và phù hợp với các thể chế luật lệ của Việt Nam, bao gồm các khâu:
+ Tổ chức lập hồ sơ chuẩn bị đầu tư, chuẩn bị xây dựng kể cả lập hồ sơ đấu thầu và chọn thầu.
+ kư kết hợp đồng giao thầu.
+ Tổ chức giám sát việc thi công công tŕnh.
+ Tổ chức nghiệm thu thanh toán, tổng nghiệm thu đưa công tŕnh vào sử dụng.
+ Tổng quyết toán dự án.
- Thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư trong công tác lập các dự án chuẩn bị đầu tư nâng cấp quốc lộ 1 và các quốc lộ khác để gọi vốn đầu tư của nước ngoài.
- Tham mưu cho bộ trong việc đề xuất, xây dựng các cơ chế quản lư kinh tế, kĩ thuật, cấp phát, quản lư vốn đối với các công tŕnh đường bộ có vốn đầu tư của nước ngoài cho phù hợp với thông lệ quốc tế và các luật lệ trong nước.
- Theo định kỳ, lập báo cáo lên bộ về tiến tŕnh thực hiện các dự án và đánh giá tổng kết dự án khi kết thúc công tŕnh.
2.2 Chức năng, nhiệm vụ của ban lănh đạo Ban.
2.2.1 Tổng giám đốc Dương Danh Dũng.
- Thực hiện chức năng điều hành, quản lư hoạt động của công ty.
- Tổng Giám Đốc có thẩm quyền quản lư, kư kết các hợp đồng trong lĩnh vực hoạt động của Ban trong phạm vi quyền lực cho phép.
2.2.2 Phó tổng giám đốc Lê Quư Sơn
- Phó TGĐ thường trực thay mặt TGĐ đi vắng
- Phụ trách công tác nội chính bao gồm lương, thưởng, chế độ chính sách cho người lao động, công tác thi đua khen thưởng,kỷ luật, thanh tra chung ( trừ thanh tra xây dựng cơ bản), kiểm tra nội bộ trong ban, trật tự an ninh, an toàn xă hội và quan hệ với địa phương nơi đóng trụ sở, chỉ đạo các đoàn thể công đoàn, thanh niên, phụ nữ, hội cầu đường
2.2.3 Phó tổng giám đốc Trần Văn Bạch
-Chịu trách nhịêm quản lư và giải quyết các dự án thuộc khu vực miền Bắc và miền Trung.
-TRưởng Ban phụ trách công tác pḥng chống băo lũ khu vực phía Bắc và miền Trung.
2.2.4 Phó tổng giám đốc Nguyễn Hoằng
- Công tác kế hoạch, kế hoạch tổng thể, kế hoạch vốn
- Công tác tài chính kể cả tài chính Ban
- Theo dơi chung các dự án để báo cáo cấp có thẩm quỳên. Đặc biệt trong giai đoạn lập dự án và công tác điều chỉnh dự án kịp thời.
- Phụ trách công tác quyết toán vốn đầu tư ( PTGĐ Nguyễn Hoằng chỉ theo dơi chung. Các đồng chí PTGĐ được phân công phụ trách dự án nào th́ phải trực tiếp chịu trách nhiệm với dự án ấy)
- Phụ trách công tác chuẩn bị dự án, công tác đấu thầu, tuyển chọn nhà thầu tư vấn tất cả các dự án bằng nguồn vốn nước ngoài và trong nước.
- phụ trách công tác thanh tra xây dựng cơ bản (PTGĐ Nguyễn Hoằng chỉ theo dơi chung. Các đồng chí PTGĐ được phân công phụ trách dự án nào th́ phải trực tiếp chịu trách nhiệm với dự án ấy)
- Công tác chuẩn bị, thương thảo hợp đồng
2.2.5 Phó tổng giám đốc Lương Quang Thanh
- Phụ trách dự án xây dựng tuyến phía Tây Nghệ An
- Phụ trách dự án 217 Giai đoạn thực hiện
- Các công tác khác Tổng Giám đốc giao trực tiếp.
2.2.6 Phó tổng giám đốc Hoàng Đ́nh Phúc
- PTGĐ kiêm Giám đốc phân ban miền Nam
- Phụ trách khu vực phía Nam ( với vai tṛ thay mặt TGĐ) quản lư và giám sát hoạt động của các dự án.
- Phụ trách công tác chống băo lụt khu vực phía Nam và Tây Nguyên
- Có nhiệm vụ t́m kiếm công việc cho ban ở trong và ngoài ngành liên khu vực từ B́nh Thuận trở vào phía Namvà khu vực Tây Nguyên.
- Thay mặt Tổng giám đốc giải quyết các công việc đối ngoại liên quan đến Ban ở phía Nam.
· Nguyên tắc chung:
- sự phân công trên chỉ là tương đối, khi cần TGĐ sẽ bổ sung, điều chuyển hoặc giao trực tiếp
- khi giải quyết công việc các phó TGĐ được dùng quyền hạn của TGĐ để quyết định và chịu trách nhiệm trước TGĐ và các cơ quan công quyền. Được đ́nh chỉ công tác của các nhân viên đến lănh đạo các pḥng, phân ban khiu xét thấy họ vi phạm các quy định, quy chế của Ban và báo cáo với TGĐ trước 48 giờ.
- Các phó TGĐ không giải quyết công việc đă giao cho phó TGĐ khác, trừ trường hợp do công việc chung 2 người phải phối hợp bàn bạc, hoặc nhờ nhau giải quyết hay khi có ư kiến trực tiếp của TGĐ.
- Khi chỉ đạo xây dựng các dự án, các gói thầu phải soát xét kỹ về tŕnh tự thủ tục xây dựng có bản, điều kiện hợp đồng, hồ sơ thiết kế, nguồn vốn, thủ tục giải ngân, tiến độ xây dựng, chất lượng công tŕnh, điều kiện môi trường, an toàn Xử lư rạch ṛi trách nhiệm và sự phối hợp giữa các phong dự án với pḥng nghiệp vụ và phân ban.
- Trong phạm vi đựơc phân công, các đồng chí phó TGĐ phải chủ động giải quyết và chịu trách nhiệm. Trường hợp các công việc khó khăn, phức tạp, thuộc về chủ trương và quyết sách lớn phải báo cáo TGĐ để cùng bàn bạc giải quưêt.
2.3Chức năng, nhiệm vụ các pḥng ban trong Ban quản lư dự án 1.
2.3.1 Văn pḥng chịu trách nhiệm về công tác chính sau:
- Công tác tổ chức, lao động, tiền lương
+ Quản lư cán bộ ( hồ sơ theo dơi, nhận xét)
+ Tuyển chọn, đào tạo cán bộ
+ Giải quyết chế độ, chính sách với người lao động ( chế độ lương, phụ cấp, hưu trí )
+ Tổ chức, biên chế của Ban
+ Công tác bảo mật.
- Công tác quản trị hành chính
+ Công tác quản trị: quản lư tài sản của Ban, công tác bảo vệ, an ninh trật tự, văn thư đóng dấu, lưu dữ tài liệu
+ Công tác mua sắm : mua sắm tài sản, văn pḥng phẩm cho Ban, các hợp đồng điện nước sinh hoạt, điện thoại
+ Dự trù và cung cấp văn pḥng phẩm hàng tháng
+ Lễ tân phục vụ hội nghị, hội họp
+ Làm thủ tục visa, quản lư đoàn ra, vào Việt Nam
+ Điều hành xe ô tô phục vụ các đoàn công tác.
+ Tổ chức in ấn tài liệu, hồ sơ.
+ Đảm bảo an toàn công sở tại Hà Nội trong và ngoài giờ làm việc
-Thường trực công tác thanh tra nội bộ vủa Ban, phối hợp với các pḥng tổ chức thanh tra, kiểm tra thường xuyên, đột xuất theo quy định.
-Thường trực công tác nghĩa vụ quân sự
- Có trách nhiêm quan hệ với địa phương nơi đóng trụ sở của Ban và các phân ban.
- Thu thập báo cáo định kỳ của các pḥng ban, phân ban: Tổng hợp báo cáo gửi lănh đạo Ban và các cấp.
2.3.2 Pḥng tài chính kế toán chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ chính sau:
- Quản lư và tham mưu cho lănh đạo Ban về công tác quản lư tài chính, công tác kế toán của ban.
- Thực hiện các thủ tục thanh toán, cấp phát vốn cho các đơn vị có liên quan( Nhà thầu, tư vân, Ban giải phóng mặt bằng ) theo chỉ đạo, phê duyệt của lănh đạo Ban, đảm bảo thực hiện đúng và đầy đủ các quy định hiện hành về quản lư tài chính,kế toán (như sự phù hợp của hóa đơn, chứng từ, lưu trữ các chứng từ gốc )
- Triển khai giải quyết thanh toán các nguồn vốn của dự án sau khi có thông báo vốn về các cơ quan cấp phát ( kho bạc Nhà Nước trung ương, quỹ hỗ trợ phát triển )
- Cân đối nguồn vốn để lập kế hoạch chi tiêu hang năm cho Ban, quản lư hạch toán và tham mưu cho lănh đạo Ban về t́nh h́nh thực hiện các khoản chi phí cho hoạt động của Ban.
- Chủ tŕ thực hiện công tác quyết toán các dự án , lập báo cáo quyết toán, các báo cáo tài chính.
- Chủ tŕ làm việc với các đơn vị kiểm toán( kiểm toán độc lập, kiểm toán Nhà Nước), Các đoàn kiểm tra tài chính
- Theo dơi, quản lư toàn bộ các hợp đồng Kiểm toán, các hợp đồng bảo hiểm cồng tŕnh. Chuẩn bị nội dung hợp đồng, theo dơi thực hiện hợp đồng, rà soát xác nhận giá trị thanh toán định kỳ, thanh toán cuối cùng, thanh lư các hợp đồng khi kết thúc.
- Quản lư về tài chính các tài sản của Ban, các tài sản thu hồi từ dự án, các tài sản đầu tư từ sự án cho đơn vị khác .
- Theo dơi công tác thuế đối với các Nhà thầu, tư vấn và thực hiện nghiệp vụ thuế của Ban, công tác đấu thầu bảo hiểm.
2.3.3 Pḥng kế hoạch chịu trách nhiệm về các công việc chính sau: