Tài liệu Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động hội chợ triển lãm tại Trung tâm Hội chợ Triển l

ĐỀ TÀI: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động hội chợ triển lãm tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam



Lời nói đầu

Trong thời đại mới, khi các nền kinh tế đang tiến tới sự hội nhập và toàn cầu hoá, khi các tiến bộ khoa học kỹ thuật phát triển hết sức nhanh chóng, vòng đời của các sản phẩm ngày càng ngắn lại, các nhà sản xuất kinh doanh trong nước và quốc tÕ không ngừng tăng cường sự hợp tác để dành giật ưu thế trên thị trường, các hoạt động hợp tác đầu tư, thúc đẩy thương mại, khuyếch trương sản phẩm ngày càng trở nên quan trọng và hội chợ triển lãm là một trong những lĩnh vực có điều kiện và phát huy hiệu quả nhất cho mục tiêu này.

Để thực thi thắng lợi tư duy kinh tế mới, khẳng định ưu thế của doanh nghiệp trên thị trường, đạt được lợi nhuận mục tiêu bằng chất lượng sản phẩm, hiệu quả kinh tế, uy tín và trách nhiệm, sản phẩm sản xuất ra phải nhanh chóng tiếp cận người tiêu dùng với đầy đủ thông tin về chúng. Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, hoạt động hội chợ triển lãm trong những năm gần đây phát triển khá rầm rộ về cả phạm vi, quy mô và chất lượng và có xu hướng hình thành ở Việt Nam một nghành công nghiệp mới với những nội dung công nghệ đầy đủ trong những năm đầu thế kỷ 21.

Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam - Doanh nghiệp Nhà nước có bề dày kinh nghiệm trong việc tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm trong nước và quốc tế, trong những năm gần đây là một trong những đơn vị quốc doanh hoạt động có hiệu quả và đang trên đà phát triển. Bên cạnh những thành công mang tính khởi sắc, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, củng cố uy tín trên thị trường và bước vào một giai đoạn phát triển mới, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam còn có nhiều vấn đề khách quan và chủ quan cần phải giải quyết, tất nhiên, đây là những công việc phức tạp cần có sự giúp đỡ của Nhà nước bằng các chính sách phù hợp, có kiến thức khoa học và cả thời gian kiểm nghiệm.

Với phạm vi báo cáo này và khả năng nhận thức của một sinh viên thực tập, tôi xin trình bày Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động hội chợ triển lãm tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. Trong đó giới thiệu những thành phần cơ bản của công nghệ tổ chức hội chợ triển lãm, thực tế kinh nghiệm tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm trong nước và quốc tế tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam trong những năm qua và mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm phát huy hơn nữa của hoạt động này tại Trung tâm.

Nội dung báo cáo gồm:

Phần thứ nhất: Cơ sở lý luận chung về hội chợ triển lãm.

Phần thứ hai: Thực trạng tổ chức hoạt động của Trung tâm Hội
chợ Triển lãm Việt Nam.

Phần thứ ba: Kiến nghị một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động của
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam.

Phần thứ nhất
Cơ sở lý luận chung về Hội chợ Triển lãm

I. Khái niệm - Vai trò của Hội chợ Triển lãm trong nền kinh tế quốc dân

1. Khái niệm về Hội chợ Triển lãm

1.1. Hội chợ triển lãm

- Khái niệm hội chợ triển lãm đã hình thành từ rất lâu. Khi nền sản xuất đã phát triển đến một trình độ nhất định, trong xã hội xuất hiện nhu cầu trao đổi mua bán hàng hoá. Để thuận tiện cho việc diễn ra các hoạt động trao đổi mua bán người ta quy định một số địa điểm cố định, tại đây người mua và người bán thực hiện trao đổi hàng hoá với nhau. Đó chính là các chợ. Tại đây các thương nhân, người sản xuất, người tiêu dùng tụ họp và mua bán. Có hai dạng chợ chính:

+ Chợ ngày: Nơi việc tụ họp mua bán (gọi là họp chợ) diễn ra hàng ngày.

+ Chợ phiên: Chỉ họp chợ vào các thời điểm và địa điểm nhất định. Chợ phiên chính là hình thái ban đầu của các hội chợ triển lãm ngày nay.

- Cùng với sự phát triển của sản xuất và trao đổi hàng hoá, có một số phiên chợ có quy mô ngày càng lớn. Những người tham gia không chỉ để mua bán hàng hoá mà đôi khi còn vì những mục đích khác như để gặp gỡ các thương nhân khác, tìm kiếm bạn hàng .Cho đến khi thời kỳ Chủ nghĩa Tư Bản ra đời thì khái niệm về hội chợ cơ bản đã hình thành. Có thể hiểu hội chợ là một hoạt động mang tính định kỳ được tổ chức tại một địa điểm, thời gian nhất định và là nơi người bán, người mua trực tiếp giao dịch mua bán.

- Khái niệm triển lãm xuất hiện muộn hơn hội chợ. Triển lãm có hình thái khá gần với hội chợ nhưng tại triển lãm mục đích của người tham dự không phải là bán hàng tại chỗ mà chủ yếu là giới thiệu, quảng cáo. Các triển lãm thường không có tính định kỳ như hội chợ.

- Có thể tham khảo định nghĩa sau về các khái niệm hội chợ triển lãm thương mại do luật thương mại đưa ra:

+ Hội chợ thương mại là một hoạt động xúc tiến thương mại tập trung trong một thời gian và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh trưng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích tiếp thị ký kết hợp đồng mua bán hàng.

+ Triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại thông qua việc trưng bày hàng hoá, tài liệu về hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá.

- Như vậy, hội chợ triển lãm là một trong những loại hình xúc tiến thương mại, được diễn ra dưới hình thức một thị trường hoạt động tập trung tại một địa điểm nhất định trong một khoảng thời gian nhất định, mà tại đó các nhà sản xuất kinh doanh trưng bày, quảng cáo và bán sản phẩm hàng hoá của mình nhằm giới thiệu trực tiếp với người tiêu dùng, tìm kiếm đối tác làm ăn, ký kết hợp đồng và kêu gọi đầu tư.

- Xét về bản chất, hội chợ và triển lãm đều có mục đích là quảng cáo, giới thiệu các sản phẩm hàng hoá trực tiếp ra thị trường. Nhưng trong hội chợ thì các nhà tham gia được phép bán sản phẩm hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng, còn triển lãm thì hoạt động này chỉ có thể diễn ra sau khi triển lãm kết thúc. Chính vì vậy đối tượng chính tham gia triển lãm chủ yếu là các nhà sản xuất, cung ứng hoặc đại lý của họ, còn tham gia hội chợ thì cả nhà sản xuất và thương mại, thời gian diễn ra hội chợ thường bao giờ cũng dài hơn thời gian tổ chức triển lãm. Vì mục tiêu chính của nhà tham gia triển lãm là chỉ tập trung quảng cáo giới thiệu sản phẩm trong một vài ngày đầu theo kế hoạch, còn các nhà thương mại thì cần nhiều thời gian để có thể đạt được một trong những mục tiêu chính là doanh thu và lợi nhuận bán hàng.

1.2 Những đặc trưng cơ bản của hội chợ triển lãm.

- Địa điểm và thời gian của hội chợ, triển lãm không quy định rõ ràng mà phụ thuộc chủ yếu vào tính chất của từng cuộc hội chợ, triển lãm:

+ Địa điểm phải là ở các khu đô thị lớn, có mặt bằng rộng, thuận tiện giao thông vận tải, đảm bảo các điều kiện thông tin, cơ sở hạ tầng, an ninh.

+ Thời gian tổ chức hội chợ thường kéo dài từ 7 đÕn 15 ngày, trong khi thời gian cho một cuộc triển lãm thường không quá 7 ngày. Ngaòi ra các cuộc hội chợ triển lãm tổng hợp có thời gian dài hơn các cuộc hội chợ triển lãm chuyên nghành.

- Hoạt động hội chợ triển lãm là hình thức xúc tiến thương mại trực tiếp, tiếp nhận nhiều nguồn thông tin các đối thủ cạnh tranh, những đánh giá về sản phẩm từ người tiêu dùng và thông tin từ những bạn hàng hiện tại cũng như tiềm năng, có thể xác định một cách tương đối vị thế của các doanh nghiệp trên thị trường và tìm kiếm cơ hội dẫn đến ký kết các hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết và đầu tư.

- Về phía nhà tổ chức, hội chợ triển lãm là loại hình kinh doanh dịch vụ trên cơ sở tổ chức và cho thuê các sản phẩm của mình như: Thuê địa điểm, gian hàng trưng bày, thiết bị giàn dựng, tư vấn, vận tải hàng hoá đến và ra khỏi hội chợ triển lãm. Ngoài ra còn tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị và các dịch vụ kèm theo.

1.3 Chức năng của hội chợ triển lãm

Hội chợ triển lãm là loại hình hoạt động với nhiều chức năng quan trọng và tổng hợp bao gồm các chức năng sau đây:

- Chức năng thông tin:

+ Thông tin về giá cả: Tại hội chợ triển lãm các nhà sản xuất kinh doanh bao giờ cũng đưa ra giá cả chính xác về sản phẩm hàng hoá của mình. Thông qua đó các nhà doanh nghiệp nắm bắt được giá cả trên thị trường một cách nhanh nhạy, so sánh giá sản phẩm của mình với giá của các sản phẩm khác cùng loại trên thị trường, từ đó nghiên cứu và đề ra chiến lược cạnh tranh về giá.

+ Thông tin về chất lượng sản phẩm: Để quảng cáo về sản phẩm các nhà doanh nghiệp phải bằng cách này hay cách khác thông tin cho khách hàng biéet tính năng, tác dụng của sản phẩm, công nghệ chế tạo sản phẩm và các chỉ tiêu kỹ thuật, chỉ tiêu chất luợng và các giấy tờ có liên quan đến sự kiểm nghiệm của các cơ quan chức năng đối với các chỉ tiêu này (ví dụ giấy chứng chỉ chất lượng ISOO 9000, các huân huy chương .)

+ Thông tin về cung - cầu: Tham gia hội chợ triển lãm có nhiều sản phẩm cùng loại hoặc các sản phẩm thay thế, qua đó các nhà doanh nghiệp cũng như nhà quản lý vĩ mô có thể dánh giá lượng cung của sản phẩm trên thị trường. Hội chợ triển lãm là thị trường thu nhỏ phản ánh khả năng tiêu thụ trên thị trường lớn, giúp các nhà doanh nghiệp tính toán đánh giá mức độ chênh lệch cung-cầu để điều chỉnh chiến lược sản xuất kinh doanh hiện tại và tương lai của mình.

+ Thông tin về kiểu dáng sản phẩm: Cùng một loại sản phẩm có thể có rất nhiều kiểu dáng, mẫu mã khác nhau. Hội chợ triển lãm là nơi các nhà doanh nghiệp đưa đến trình diễn các loại kiểu dáng mẫu mã sản phẩm mới nhất của mình, người tiêu dùng dựa vào thị hiếu, sở thích để lựa chọn các sản phẩm qua đó các nhà doanh nghiệp ra quyết định sản xuất loại kiểu dáng nào, mẫu mã nào là phù hợp.

+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Tham gia hội chợ cùng với sản phẩm của doanh nghiệp là các sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh. Đây là điều kiện tốt nhất giúp các nhà doanh nghiệp đánh giá được khả năng của các đối thủ trong nghành trên nhiều phương diện: giá cả, sản phẩm, khách hàng, xúc tiến .

+ Thông tin về đầu tư, nghiên cứu và quản lý vĩ mô: Trong các hội chợ triển lãm thường tổ chức các hội thảo, hội nghị do ban tổ chức hoặc khách hàng chủ trì, các nhà đầu tư, nhà sản xuất và nhà quản lý chính sách nhận được nhiều thông tin liên quan đến khả năng đầu tư, khuyến khích sản xuất, tư vấn và chính sách quản lý vĩ mô.

- Chức năng thương mại:

Hoạt động hội chợ triển lãm tạo điều kiện không chỉ để các nhà sản xuất và người tiêu dùng gặp gỡ, trao đổi thông tin thông qua hoạt động mua bán mà quan trọng hơn là tạo môi trường xúc tiến thương mại trong nước và quốc tế. Hội chợ là nơi góp mặt của các doanh nghiệp lớn với nhiều chủng loại sản phẩm hàng hoá, phản ánh mức độ cung-cầu của nền kinh tế về các sản phẩm một cách đáng tin cậygiúp các nhà sản xuất chú trọng đến việc sản xuất ra những sản phẩm mà xã hội cần chứ không phải mang quảng cáo và bán những sản phẩm truyền thống mình có. Quan trọng hơn là trong điều kiện xu hướng toàn cầu hoá ngày càng gia tăng cùng với tốc độ phát triển chóng mặt của khoa học công nghệ thì chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn lại, quan hệ kinh tế, quốc tế mở rộng, hoạt động hội chợ triển lãm tạo môi trường thuận lợi cho việc hợp tác làm ăn không chỉ giữa các nhà sản xuất mà còn ở cấp chính phủ giữa các quốc gia.

- Chức năng quảng cáo:

Hội chợ triển lãm đóng vai trò rất quan trọng trong quảng cáo. Quảng cáo có nhiều hình thức, phương thức thể hiện. Thông qua quảng cáo, các nhà sản xuất thông tin cho đối tác, người tiêu dùng về tiềm lực của mình, định hướng, nhu cầu và các sản phẩm, xác định được vị thế của doanh nghiệp mình trên thị trường trong nước và quốc tế.

Tiến bé khoa học kỹ thuật ngày một phát triển, công nghệ thông tin đã và đang trở thành một thứ vũ khí không thể thiếu được trong sản xuất kinh doanh làm cho chu kì sản phẩm sản xuất ra phải nhanh chóngtiếp cận đến người tiêu dùng với lượng thông tin đầy đủ, cụ thể, chính xác về sản phẩm, các nhà sản xuất phải quảng cáo và hội trợ triển lãm là hình thức quảng cáo hữu hiệu nhất nhờ tính trực tiếp và tập trung của nó.

Trong hội chợ triển lãm, cùng một lưu lượng khách hàng đông, họ có thể trực tiếp nghe, nhìn, cầm, nắm hoặc dùng thử nhờ đó những nhận xét, đánh giá của họ về sản phẩm thường chính xác. Quảng cáo trong hội chợ triển lãm cũng thể hiện trình độ văn minh tiếp thị của doanh nghiệp thông qua cách trang trí gian hàng và trưng bày sản phẩm cũng như trình độ giao tiếp, phương thức bán hàng của nhân viên.

- Chức năng sản xuất:

Hội chợ triển lãm có tác động kích thích và tăng khả năng sản xuất của doanh nghiệp nhờ có thêm bạn hàng vì:

+ Ký kết hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ với khối lượng lớn (kích thích sản xuất)

+ Đàm phán ký kết hợp đồng chuyển giao công nghệ, mua sắm thiết bị máy móc (tăng khả năng sản xuất)

+ Hợp tác đầu tư, nghiên cứu thiết kế và tư vấn (tăng khả năng sản xuất)

2. Phân loại

Hội chợ triển lãm rất đa dạng về thể loại do tính phong phú của hoạt động kinh tế, trên thực tế người ta chưa có một tiêu chuẩn chính thức nào để định nghĩa và phân loại các cuộc hội chợ triển lãm ngoài cái tên gọi của chúng. Để giúp chóng ta nhận biết và phân biệt một cách tương đối, hội chợ triển lãm thường phân thành các loại như sau:

2.1. Phân loại theo chu kỳ:

- Hội chợ triển lãm định kỳ: Thường tổ chức hàng năm hoặc vài năm một lần vào một thời gian và địa điểm nhất định. Hội chợ triển lãm loại này thường có quy mô lớn, có uy tín, khách tham gia đông và quen thuộc, giới thiệu những sản phẩm có thị trường lớn.

- Hội chợ triển lãm không định kỳ: Được tổ chức nhằm đáp ứng những nhu cầu của các doanh nghiệp có sản phẩm ở các thị trường hẹp hơn như các địa phương, các nghành kinh tế. Các hội chợ triển lãm này thường có sự phối hợp chặt chẽ và có sự hỗ trợ của địa phương hoặc nghành có liên quan, thường quy mô không lớn.

2.2. Phân loại theo nghành hàng:

- Hội chợ triển lãm tổng hợp: Với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp trong nước và quốc tế thuộc nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau nhằm giới thiệu và bán sản phẩm như: Hội chợ Thương mại, Hội chợ Xuân, Hội chợ triển lãm Humburg .

- Hội chợ triển lãm chuyên ngành: Mục tiêu của loại hội chợ triển lãm này là giới thiệu sản phẩm của một lĩnh vực kinh tế nào đó trong nền kinh tế như: Hội chợ Công nghiệp, Triển lãm Môi trường, Hội chợ triển lãm ngành Hoá chất .

2.3. Phân loại theo phạm vi tổ chức:

- Hội chợ triển lãm quốc tế: Được tổ chức trong nước hoặc ở nước ngoài với sự tham gia của khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau. Theo nội dung thì có thể là hội chợ tổng hợp hay hội chợ chuyên nghành, định kỳ hay bất thường như: Triển lãm Hàng không Pháp, Hội chợ Thương mại Humburg (Đức), Hội chợ quốc tế hàng Công nghiệp Việt Nam tháng 10, Triển lãm quốc tế TECOM về viễn thông tháng 11, Hội chợ thương mại quốc tế EXPO tháng tư hàng năm ở Việt Nam.

- Hội chợ triển lãm trong nước: Khách tham gia chỉ gồm các doanh nghiệp trong nước nhằm xúc tiến bán hàng, hay phát huy nội lực của các doanh nghiệp nội địa như Hội chợ Xuân, Hội chợ Thời trang, Hội chợ Hàng tiêu dùng .

- Hội chợ triển lãm địa phương: Được tổ chức trong phạm vi của tỉnh, thành phố hoặc một địa phương nào đó với sự tham gia của các doanh nghiệp trong địa phương đó nhằm khuyến khích phát triển kinh tế địa phương, mở rộng quan hệ với các địa phương khác và hợp tác liên doanh.

3. Vai trò của hoạt động Hội chợ Triển lãm:

3.1. Đối với nền kinh tế quốc dân

- Tạo mối liên kết: Giữa các doanh nghiệp, giữa các nghành, các vùng nhằm phát huy thế mạnh tiềm năng của từng doanh nghiệp, từng nghành và vùng kinh tế. Trong liên kết kinh tế mỗi doanh nghiệp đều cố gắng biến tiềm lực của doanh nghiệp mình thành lợi thế so sánh. Hội chợ triển lãm là cầu nối cho các doanh nghiệp gặp gỡ tìm hiểu để liên kết với nhau tạo ra sức mạnh cạnh tranh cho mình và nền kinh tế nói chung.

- Tạo mặt bằng giá: Thông qua hội chợ triển lãm người ta xác định được mặt bằng giá của các sản phẩm, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, phán đoán được lượng khách hàng tiềm năng và sức mua của thị trường.

- Tạo môi trường đầu tư: Nhờ chức năng kích thích sản xuất, nhu cầu phát triển sản xuất tăng, vốn và công nghệ tăng và đây là cơ hội cho các nhà đầu tư khai thác.

- Hội nhập quốc tế: Thông qua hội chợ triển lãm quốc tế, bạn bè quốc tế không chỉ biết được các sản phẩm truyền thống của dân tộc mà quan trọng hơn là họ hiểu thêm về văn hoá, lối sống cũng như tiềm năng kinh tế, con người của đất nước mình. Mặt khác, các nhà doanh nghiệp, nhà quản lý trong nước còn tiếp xúc với những công nghệ tiên tiến, học hỏi được kinh nghiệm quản lý .từ các nước phát triển. Góp phần tăng cường mối quan hệ quốc tế, thúc đẩy quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực.

3.2. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh