Báo Cáo Mô hình quản lý lễ tân khách sạn Bamboo village Beach Reort & Spa và Mô hình quản lí hành chính văn

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 6
Phần 1: Mô hình quản lý lễ tân khách sạn Bamboo village Beach Reort & Spa. 8
I. Cơ cấu tổ chức bộ phận lễ tân của Bamboo Village Beach Resort & Spa 8
1. Sơ đồ cơ cấu bộ phận lễ tân. 8
2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận lễ tân. 9

a. Trưởng lễ tân. 9

b. Bộ phận đặt buồng. 9
c. Bộ phận đón tiếp. 10
d. Bộ phận thu ngân và kiểm toán đêm. 11
II. Đánh giá quy trình phục vụ khách tại bộ phận lễ tân khách sạn. 12
1. Quy trình phục vụ khách trước khi khách đến. 12
2. Quy trình phục vụ khi khách tới và làm thủ tục nhập khách. 12
3. Quy trình phục vụ khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn. 14
a. Giao nhận chìa khóa buồng khách. 15
b. Cung cấp thông tin cho khách. 15
c. Dịch vụ điện thoại 16
d.Báo thức khách. 17
f.Chuyển buồng. 17
g.Tặng quà sinh nhật khách. 18
h. Nhận và chuyển yêu cầu của khách cho các bộ phận liên quan. 18
i.Các dịch vụ bổ trợ khác. 19
j.Giải quyết phàn nàn của khách. 20
4. Quy trình khách rời khách sạn(thanh toán và tiễn khách)check out 20
a. Công việc chuẩn bị thanh toán và tiễn khách. 20
a.1. Khẳng định lại việc khách trả buồng. 20
a.2. Thông báo trả buồng với các bộ phận khác trong khách sạn. 21
a.3. Chuẩn bị hồ sơ thanh toán trước cho khách. 21
a.4. Kiểm tra số tiền đặt cọc của khách. 22
b. Trình tự thanh toán cho khách. 22
c. Sau khi khách trả buồng và rời khách sạn. 23
Phần 2: Mô hình công tác hành chính văn phòng và lưu trữ văn thư của công ty xây dựng 118. 24
I. Quản trị các công việc hành chính. 24
1. Tổ chức tiếp đãikhách. 24
a. Tổchứctiếpkháchtrongcôngty. 24

b. Tổchứccácbuổihẹn. 25
2.Tổchứchộinghị. 26
a.Lậpkếhoạchhộinghị. 26
b. Chuẩnbịhộinghị. 26
c. Tiếnhànhhộinghị. 27
3. Tổchứccácchuyếnđicôngtác. 28
a. Tổchứccácchuyếnđicôngtácchogiámđốc. 28
b. Lậpkếhoạchcácchuyếnđicôngtác. 28
c.Chuẩnbịcụthểcácchuyếnđicôngtác. 29
II.Công táclưutrữ 29
1.Thuthậpbổxungtàiliệuvàolưutrữ côngty. 29
2.Xácđịnhgiátrịtàiliệu. 30
3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 30
IV.Công tácvănthư. 30
1.Qúatrìnhhìnhthànhvănbản. 31
2.Tìnhhìnhbanhànhvănbản. 31
a. Trìnhtự soạnthảovănbản. 31
b. Thủtụctrìnhký. 32
3.Tổchứcquảnlývàgiảiquyếtvănbảnđi. 34
4.Tổchứcquảnlývàgiảiquyếtvănbảnđến. 38
5.Lậphồsơhiệnhành. 41
6.Tìnhhìnhquảnlývàsửdụngcondấutrongcôngty. 42

LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan,tổ chức.
Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển.
Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Để việc quản lý điều hành có hiệu quả, vận dụng những kiến thức cơ bản trong quá trình quản lý. Quản trị văn phòng là phương tiện được sử dụng trong quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Với việc nghiên cứu về đề tài quản trị văn phòng, chúng em đã tìm hiểu được hai mô hình quản trị hành chính văn phòng có hiệu quả. Có thể khái quát nội dung của hai mô hình này như sau:
Phần 1: Mô hình quản lý lễ tân khách sạn Bamboo village Beach Reort & Spa.

Phần 2: Mô hình quản lí hành chính văn phòng của công ty xây dụng 118.

Trong suốt quá trình làm việc chung có nhiều sự tranh luận, nhiều ý kiến giữa các thành viên trong nhóm nên sẽ có những hạn chế khách quan, những thiếu xót mà nhóm có thể mắc phải. Mong thầy và các bạn nghiên cứu và góp ý để bài tiểu luận thêm phần hoàn thiện và góp chút kiến thức cho hành trang tri thức của các bạn vững bước trong con đường tương lai sau này.