Báo Cáo Mô hình giảm tồn kho tối ưu của Vietmay Depot

LỜI MỞ ĐẦU

Tồn kho là một yếu tố quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Tồn kho có tính hai mặt, như một con dao hai lưỡi, tồn kho giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng nhưng đồng thời cũng làm cho doanh nghiệp phải tốn một chi phí lớn. Tồn kho là toàn bộ quy trình sản xuất như hàng cung ứng, nguyên vật liệu, phụ tùng mà công ty dùng trong hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn bao gồm cả công việc đang được thực hiện, hàng hóa đang trong nhiều giai đoạn sản xuất khác nhau, cũng như thành phẩm đang chờ xuất kho đem bán hoặc vận chuyển đến khách hàng.
Tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động và nằm ở nhiều khâu trong quá trình sản xuất, dự trữ, cung ứng và lưu thông của nhiều doanh nghiệp và là một những vấn đề quyết định hiệu quả kinh doanh của một doanh nghiệp, nhất là trong thời điểm khó khăn về vốn hiện nayĐối với nhiều công ty, hàng tồn kho được xem là tài sản lưu động quan trọng, vì vậy các nhà quản trị tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo để doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào hàng tồn kho. Thực tế, tồn kho như một lớp đệm lót giữa nhu cầu và khả năng sản xuất.
Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho, và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ thống tồn kho. Các nhà tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo để công ty có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào tồn kho.




PHẦN I: TỒN KHO
1, Khái niệm và nguyên nhân gây ra tồn kho:
1.1 Khái niệm
Chính sách tồn kho rất quan trọng buộc các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng.
Tồn kho là bất kỳ nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất kỳ lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của công ty các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.
Một hệ thống tồn kho có là một tập hợp các thủ thục xác định lượng hàng hoá tồn kho sẽ được bổ sung mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả.
Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Phí tổn đó phụ thuộc vào:
- Phương pháp kiểm soát hàng hoá tồn kho.
- Qui mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn lượng dự trữ trong thời gian đặt hàng.
- Số lượng hàng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt.
Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các khoản chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ thống tồn kho.
Đối với nhiều công ty, hàng tồn kho được xem là tài sản lưu động quan trọng. Tồn kho có hai khía cạnh đáng lưu ý. Thứ nhất, phải xác định chi phí hàng tồn được thu mua hay sản xuất. Chi phí này sau đó được đưa vào tài khoản tồn kho cho đến khi sản phẩm được xuất kho đem bán. Khi sản phẩm đã được vận chuyển hoặc phân phối đến tay khách hàng, chi phí này được ghi thành tiêu phí trong báo cáo thu nhập như một phần của giá vốn hàng bán.
1.2 Nguyên nhân gây ra tồn kho
- Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất đáp ứng yêu cầu.
- Phân bố chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lượng lớn.
- Đảm bảo sản xuất và số lượng công nhân khi nhu cầu thay đổi.
- Bảo vệ công ty trước các sự kiện làm đình trệ sản xuất.
- Đảm bảo sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất.
- Tồn kho củng có thể tồn tại trong các kho của công ty và cũng có thể tồn tại trên các chuyến vận chuyển với tu cách là tồn kho trong vận chuyển.
2, Các khuynh hướng sản xuất với mức tồn kho thấp
Tồn kho là cần thiết trên các phương diện sau:
- Tồn kho để giảm thời gian cần thiết đáp ứng nhu cầu;
- Làm ổn định mức sản xuất của đơn vị trong khi nhu cầu biến đổi;
- Bảo vệ đơn vị trước những dự báo thấp về nhu cầu.
Tồn kho với bất kỳ lý do nào đó củng thể hiện một nguồn tạm thời nhàn rỗi. Sự tích lũy quá mức tồn kho có thể dẫn đến việc giảm hiệu quả sản xuất. Do đo khi tồn kho càng cao thì càng gây ra sự lãng phí. Vậy bao nhiêu tồn kho là hợp lý?
Vậy một công ty muốn sử dụng các nguồn lực của nó hợp lý sẽ tìm cách triệt tiêu dần các lý do để lưu dữ tồn kho.
+ Giảm thời gian đặt hàng và giảm thời gian sản xuất làm cho một công ty có thể phục vụ tốt khách hàng vẫn có mức tồn kho thấp.
+ Giảm chi phí đặt hàng, chi phí cho các thủ tục giấy tờ, có thể giảm quy mô cho các đơn hàng và giảm tồn kho.
+ Giữ quan hệ tốt với ngưới cung cấp, xây dựng các nguồn nguyên liệu có chất lượng cao không cần giữ tồn kho chống lại các gián đoạn trong cung cấp.
Khi nhu cầu biến đổi mà hệ thống sản xuất có điều chỉnh khả năng sản xuất của mình, hệ thống sản xuất sẽ cần đến lớp đệm lót tồn kho. Với cách nhìn nhận như vậy các nỗ lực đầu tư sẽ hướng vào một hệ thống sản xuất linh hoạt, điều chỉnh sản xuất nhanh, thiết lập quan hệ rất tốt với nhà cung ứng để có thể đặt hàng sản xuất và mua sắm thật nhanh với qui mô nhỏ, thời gian vận hành sản xuất dài để sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, lao động. Hiệu quả sản xuất, đặt hàng qui mô lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra. Điều này dẫn đến tồn kho cao.Mặc dù cùng mục tiêu giảm thấp các phí tổn liên quan đến tồn kho, song cách nhìn nhận về vấn đề có thể theo những chiều hướng khác nhau. Rõ ràng, trong những điều kiện nhất định lượng tồn kho hợp lý cần được xét một cách toàn diện.
Như vậy, giữ mức tồn kho không chỉ bằng một cách, việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho phụ thuộc vào thời gian mà công ty có ý định lưu giữ tồn kho, kiểu nhu cầu mà nó phục vụ, chi phí của món hàng, mức độ kiểm soát mong muốn.
3, Phân loại tồn kho và các chi phí
3.1 Phân loại
Tồn kho trong các công ty có thể duy trì liên tục và cũng có thể tồn tại trong thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó người ta có thể chia tồn kho thành hai loại:
Tồn kho một kỳ: bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ dự trữ một lần trong một thời kỳ nhất định (thường là thời gian ngắn) mà không có ý định tái dự trữ sau thời ký đó.
Tồn kho nhiều kỳ: gồm các mặt hàng duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu.
Tồn kho nhiều kỳ phổ biến hơn tồn kho một kỳ.
3.2 Chi phí tồn kho.
- Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho:
Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ.
Chi phí về vốn: đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả cơ hội đầu tư ngắn hạn khác. Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhận phí tổn cơ hội về vốn. Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất sinh lợi của dự án đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua. Sự gia tăng tồn kho làm tăng vốn cho tồn kho, và chấp nhận phí tổn cơ hội cao.
Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho: chi phí kho bãi, tiền lương nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho (giữ nóng, chống ẩm, làm lạnh, .)
Thuế và bảo hiểm: chi phí chống lại các rủi ro gắn với quản lý hàng tồn kho, đơn vị có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng. Tồn kho là một tài sản, nó có thể bị đánh thuế, nên tồn kho tăng chi phí thuế sẽ tăng.
Hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng, thời giải toả tồn kho dài, nguy cơ hư hỏng, hao hụt, mất mát hàng hoá càng lớn. Đây cũng là một khoản chi phí liên quan đến tất cả các tồn kho ở mức độ khác nhau.
Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất.Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi.
Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải toả sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp.
Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất.
- Các chi phí giảm khi tồn kho tăng:
Chi phí đặt hàng: Bao gồm những phí tổn trong việc tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, các hình thức đặt hàng. Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi phí cho việc chuyển đổi qui trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo. Kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng ta đặt hàng ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm sẽ thấp hơn.
Chi phí thiếu hụt tồn kho: Mỗi khi chúng ta thiếu hàng tồn kho NVL cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút về doanh số bán hàng và gây mất lòng tin đối với khách hàng. Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất có thể bao gồm những chi phí của sự phá vỡ qui trình sản xuất này và dẫn đến mất doanh thu. Để khắc phục tình trạng này, người ta phải có dự trữ bổ sung hay gọi là dự trữ an toàn.
Chi phí mua hàng: Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm.
Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn.