Luận Văn Lý luận chung về công tác văn thư và thực trạng công tác Văn thư tại UBND cấp quận hiện nay

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai phổ biến công việc, lưu trữ thông tin và tài liệu của một cơ quan. Là khâu trung gian kết nối giữa các đơn vị, các bộ phận trong và ngoài UBND, bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền.

Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu có tính cẩn thiết. Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước, dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo UBND Quận Ba Đình, quản lý công tác văn thư không ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chức làm công tác văn thư.

I. Lý luận chung về công tác văn thư
1. Khái niệm và đặc điểm của công tác văn thư
1.1. Khái niệm
Văn thư là khái niệm cùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
1.2. Đặc điểm của công tác văn thư
Một là: Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ kỹ thuật. Để làm tốt công tác này đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ bằng phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin.
Hai là: Công tác văn thư mang tính chính trị cao. Những nôi dung của công tác văn thư đều nhằm phục vụ hoạt động quản lý, tức là việc ban hành các chủ trương, chính sách, các chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước nói chung, của từng cơ quan nói riêng.
Ba là: Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình ít hay nhiều đều làm những việc liên quan đến văn bản, tứ là làm một phần việc của công tác văn thư.
Bốn là: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt dộng riêng biệt của nhà nước hay các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội mà là những công việc cụ thể liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan tổ chức.
2. Vai trò của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
- Thực hiện tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt những giấy tờ không cần thiết.
- Công tác văn thư phải đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về những hoạt động của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ những trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn bản giữ gìn đầy đủ, nội dung văn ban chính xác thì sẽ phản ánh trung thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết.
- Công tác văn thư đảm bảo gĩư gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mìmh các cơ quan cần phải tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
3. Quy định của nhà nước về công tác văn thư[T1]
Công tác văn thư là một bộ phận giúp việc cho lãnh đạo điều hành quản lý công việc. Trong mỗi cơ quan lại có hình thức tổ chức bộ phận văn thư khác nhau. Để thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn thư trong các cơ quan đặc biệt là cơ quan nhà nước, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản pháp quy quy định cụ thể về công tác văn thư như Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004; công văn số 425/VTLTNN-NVTW Nội dung quy định về công tác văn thư bao gồm quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập và quản lý hồ sơ.