Tài liệu Kỹ năng thiết kế công việc

Kỹ năng thiết kế công việc​Người soạn: ThS. Nguyễn Thị La
Trong cuốn Cẩm nang quản lý, TS. Trần Thị Thanh Thủy (chủ biên), Nxb. Lý luận- Chính trị, 2008

I. khái quát về thiết kế công việc
1. Khái niệm
Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, thiết kế công việc là việc chia các chức năng, nhiệm vụ tổng thể, phức tạp của công sở thành những nhiệm vụ cụ thể mà cú thể được thực hiện tốt bởi từng cỏ nhõn, đơn vị.
Đây là quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm của cán bộ công chức trong việc thi hành công vụ và tham gia các hoạt động của công sở nói chung. Theo cách hiểu này, thiết kế công việc là một nội dung của thiết kế tổ chức - nội dung đề cập đến hệ thống việc làm với mục tiêu xác định chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của những vị trí làm việc cụ thể trong cơ quan, công sở (xem thêm về kỹ năng Thiết kế tổ chức, tr ).
Đối vơí công việc điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, thiết kế công việc được hiểu là một hoạt động cần tiến hành nhằm xác định một cách cụ thể mục tiêu cần đạt tới, việc cần làm, các nguồn lực cần huy động để thực hiện việc cần làm, những tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm đó.
2. Vai trò của thiết kế công việc trong điều hành tổ chức
Thiết kế công việc là bước đầu tiên, quan trọng trong qúa trình tổ chức hoạt động của công sở. Để hoạt động của cơ quan, đơn vị được diễn ra trôi chảy và hiệu quả thì ngay từ khâu thiết kế công việc, nhà quản lý phải nắm được cụ thể nhiệm vụ và tiến hành sắp xếp, phân chia nhiệm vụ đó cho hợp lý. Nếu ngay từ khâu này không được thực hiện chính xác thì các công việc tiếp sau như: phân tích, lập kế hoạch, đánh giá công việc đều rất khó thực hiện. Có thể coi đây là bộ khung cơ bản cho toàn bộ hoạt động của công sở sau này.
Thiết kế công việc có những vai trò quan trọng như sau:
- Thống nhất các hoạt động của công sở
Việc xác định rõ ràng công việc của cơ quan, cụng sở và phân chia chúng một cách hợp lý sẽ tạo nên một hệ thống các hoạt động tập trung vào thực hiện tốt các chức năng của công sở, hạn chế sự chồng chéo, hoặc bỏ sót công việc.
Mỗi công việc được thiết kế cũng như quá trình thiết kế công việc nói chung là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ nỗ lực làm cho tổ chức vận hành được và vận hành một cách trôi chảy.
- Giúp nhà lãnh đạo quản lý hiệu quả
Thông qua việc thiết kế các nhiệm vụ cụ thể, nhà quản lý có cơ sở để đánh giá lại mục tiêu chung, xem xét mối quan hệ giữa các bộ phận, phân công công việc, kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động của cá nhân, đơn vị. – Là cơ sở để tạo ra thái độ chủ động, tích cực trong thực thi
Khi hệ thống công việc được xác định rõ ràng, hợp lý, người thực thi sẽ có cơ sở để hiểu rõ về công việc của mình, về các yêu cầu cụ thể để họ có thể chủ động và tích cực hoàn thành nhiệm vụ.
- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực
Trên cơ sở các công việc đã đựơc thiết kế, tổ chức có cơ hội tận dụng, phát huy tối đa các nguồn lực. Điều này giúp họ phát huy được hiệu suất lao động để hoàn thành công việc được giao.
3. Các kiểu công việc
- Công việc thực hiện theo dây chuyền
Đây là cách thiết kế công việc theo nguyên tắc một nhiệm vụ được chia thành nhiều việc có liên quan với nhau như một dây chuyền có nhiều mắt xích. Công việc trước là cơ sở cho việc tiến hành các công việc sau. Các công việc khác nhau phải thực hiện liên tiếp nhau, không thể thiếu hay để đứt quãng một công việc nào.
VD: Nhiệm vụ tuyển dụng cán bộ, công chức có các công việc được tiến hành nối tiếp nhau như:
+ Xác định tiêu chuẩn tuyển dụng;
+ Thông báo tuyển dụng;
+ Tiếp nhận hồ sơ;