Tài liệu Kỹ năng giao tiếp của đại biểu dân cử

Kỹ năng giao tiếp của đại biểu dân cử




Là đại biểu HĐND, bạn có trách nhiệm giữ mối liên hệ chặt chẽ với cử tri nơi bầu ra mình và chịu sự giám sát của cử tri. Theo luật định, bạn phải “thực hiện chế độ tiếp xúc và báo cáo với cử tri về hoạt động của mình và của HĐND”. Sau mỗi kỳ họp HĐND, bạn có “trách nhiệm báo cáo với cử tri về kết quả của kỳ họp, phổ biến và giải thích các nghị quyết của HĐND, vận động và cùng với nhân dân thực hiện các nghị quyết đó” (Điều 39 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003). Để hoàn thành tốt những công việc này, đặc biệt là hoạt động tiếp xúc cử tri, bạn cần có kỹ năng giao tiếp.


Giao tiếp ví như một con đường mà thông qua đó, ý kiến, thông tin, quan điểm được truyền từ điểm nguồn tới điểm đích. Con đường này có thể đầy chông gai, nhưng cũng có thể bằng phẳng. Người đại biểu dân cử nếu có khả năng giao tiếp tốt, biết lắng nghe, chia sẻ ý kiến, thường xuyên tìm kiếm thông tin phản hồi từ phía cử tri, từ các đại biểu đồng nghiệp và những chuyên viên trong văn phòng, sẽ có một hành trình dễ dàng hơn. Có nhiều cách giao tiếp, nhưng hình thức giao tiếp quan trọng nhất là khả năng lắng nghe một cách cảm thông và với sự hiểu biết sâu sắc của bạn.


Vai trò nhà giao tiếp: Trong vai trò nhà giao tiếp, người đại biểu dân cử đưa và nhận thông tin, ý tưởng, tình cảm một cách chính xác và có hiểu biết. Dưới đây, chúng ta sẽ tập trung vào việc giao tiếp bằng lời, và nhấn mạnh các kỹ năng nghe hơn là kỹ năng nói. Trước hết sẽ là một ví dụ về một cuộc đối thoại với cộng đồng:


Tốc độ tăng dân số trong huyện của bạn thời gian qua là rất nhanh, số người sinh con thứ ba trở lên tăng đột biến. Chính quyền địa phương đã áp dụng nhiều biện pháp tuyên truyền, tuy nhiên, do việc giải thích chính sách chưa đến nơi đến chốn, công tác dân số thực hiện chưa tốt nên kết quả không cao, thậm chí đã có

những phản ứng khá gay gắt từ phía người dân. Một trong những giải pháp tình thế được đưa ra là, đại biểu HĐND, qua các cuộc tiếp xúc cử tri sẽ là người tích cực tuyên truyền, giải thích, vận động bà con thực hiện tốt công tác kế hoạch hóa gia đình. HĐND cần có thêm thông tin để đối thoại với cử tri một cách hiệu quả nhất. Có thể, bạn và các đại biểu khác chưa rõ phải bắt đầu từ đâu và câu hỏi thường trực là: Phải tiến hành như thế nào? Lúc này, bạn bắt đầu vai trò của một nhà giao tiếp.


Nhận thức và hiện thực khách quan: Nhận thức là vốn liếng về ý nghĩa của những điều bạn đã trải nghiệm. Nhận thức là nhân tố chính của quá trình diễn giải hiện thực khách quan. Những gì bạn diễn giải là những cái bạn quan sát được, là những điều mà bạn định nghĩa hiện thực. Thông thường, có thể nhận thức sự vật theo nhiều cách khác nhau và sự khác nhau đó làm ảnh hưởng đến nhận thức của bạn về thực tiễn. Và có khi, nó giống như câu chuyện thầy bói xem voi vậy. Đôi lúc, chính nhận thức lại gây trở ngại cho quá trình giao tiếp. Do đó, những nỗ lực để giao tiếp hiệu quả sẽ giúp điều hoà nhận thức của bạn với nhận thức của người khác về thế giới xung quanh.


Trong ví dụ trên, cái khó mà bạn vấp phải là sự khác nhau trong nhận thức của bạn và của một số người dân về vấn đề sinh con thứ ba trở lên, như điều kiện nuôi dạy con cái, áp lực tăng dân số đối với phát triển và tiến bộ xã hội .


Những trở ngại đối với việc giao tiếp có hiệu quả: Khả năng xảy ra các cuộc giao tiếp không hiệu quả giữa bạn với người dân địa phương là rất lớn. Trên thực tế, trong những lần tiếp xúc cử tri của bạn, có những người phát biểu quan điểm, song cũng có người không nói gì cả. Vậy có những trở ngại gì? Dưới đây sẽ chỉ ra một số trở ngại đối với việc giao tiếp hiệu quả:


- Những người đang giao tiếp với bạn có mục tiêu, giá trị và quan điểm khác


với bạn;

- Kinh nghiệm của bạn khác với họ và bạn không nhận ra những sự khác biệt


này;




- Có thể những người bạn đang giao tiếp bỗng trở nên không thân thiện và không hài lòng với một đại biểu dân cử ;


- Không gian giao tiếp có thể gây cản trở.




Biện pháp tăng hiệu quả giao tiếp: Để tăng hiệu quả giao tiếp, bạn cần:




- Hạn chế đưa ra những lời phán xét về người mình đang giao tiếp, vì phán xét sẽ gây ra nghi ngờ về các giá trị đạo đức và hành vi ứng xử của người đó, và vì thế, bạn sẽ không thể tìm hiểu thêm được gì;


- Nên tiếp cận với một vấn đề theo nhiều cách khác nhau tuỳ theo hoàn cảnh


giao tiếp chứ không nên cố hữu với một cách riêng;




- Có khả năng làm việc tự động, không gian dối, không có động cơ mờ ám là một công cụ có giá trị cho việc giao tiếp;


- Sự cảm thông là một công cụ lắng nghe hiệu quả. Đó là khả năng hoà đồng với các vấn đề của người khác, chia sẻ tình cảm và chấp nhận những phản ứng tình cảm bề ngoài. Đây là một đặc điểm có thể dẫn đến những cuộc giao tiếp có hiệu quả;


- Truyền tải đến người đối diện một cảm giác công bằng sẽ làm tăng khả năng thành công trong giao tiếp của bạn (thể hiện sự tin cậy và tôn trọng lẫn nhau, bỏ qua sự khác biệt về vị trí, cấp bậc, cởi mở với người mình đang giao tiếp để truyền đạt và tiếp thu kinh nghiệm).


Trong lần đóng vai một “cộng tác viên” tuyên truyền dân số này, sẽ là sai lầm


nếu bạn nghĩ rằng, những người nói ít vì họ đã hài lòng. Để có một cuộc giao tiếp

tốt thì cần phải biết, vì sao họ nói ít đi. Họ càng nói ít đi, bạn càng phải lắng


nghe.




Lắng nghe chủ động và tích cực: Có thể nói, lắng nghe là một kỹ năng quan trọng nhất giúp bạn thực hiện tốt vai trò một nhà giao tiếp. Biết lắng nghe một cách chủ động, tích cực là một kỹ năng đòi hỏi phải luyện tập. Khi bạn nghe một người nào đó nói, bạn rất dễ nghĩ đến một việc khác, tâm trí không tập trung. Lắng nghe một cách chủ động, tích cực đòi hỏi bạn phải hiểu cả những điều được nói và những điều không được nói. Đồng thời, nó yêu cầu bạn phải nhận thức được cả ý nghĩa của các cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt. Lắng nghe chủ động, tích cực có nghĩa là, bạn luôn đặt ra câu hỏi như: Bạn có hiểu những gì người khác đang nói không? Người khác có hiểu bạn không? Cảm xúc đi kèm với bức thông điệp là gì? Lời nói được đưa ra trong ngữ cảnh nào? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn trở thành những người biết lắng nghe. Tuy nhiên, chỉ lắng nghe thôi chưa đủ, bạn cần tích cực tham gia các cuộc thảo luận và phải nỗ lực kiểm tra những điều người khác đang nói để tránh sự hiểu nhầm hay xuyên tạc sự kiện. Với người đang đối thoại, bạn nên thể hiện thái độ, cử chỉ, lời nói để họ biết rằng, bạn (1) thực sự đang lắng nghe; (2) quan tâm đến những gì người ta đang nói; và (3) tôn trọng người giao tiếp.