Luận Văn Kỹ năng giao dịch thư tín trong kinh doanh

KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH DOANH


MỤC TIÊU CHƯƠNG:
Giúp người đọc hiểu được:
- Tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh
- Hiểu và vận dụng được cách viết trực tiếp và cách viết gián tiếp ứng dụng cho thư tín trong các tình huống giao tiếp kinh doanh.

NỘI DUNG CHƯƠNG:
5.1. Thư tín trong kinh doanh
5.2. Kỹ năng viết thư tín trong kinh doanh
Kỹ năng viết thông điệp tích cực và trung lập
Kỹ năng viết thông điệp ước muốn
Kỹ năng viết thông điệp tiêu cực
Kỹ năng viết thông điệp thuyết phục.
5.3. Câu hỏi thảo luận
5.4. Bài tập áp dụng









5.1. THƯ TÍN TRONG KINH DOANH
5.1.1. Tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh
5.1.1.1. Thư tín là một phần tất yếu của giao tiếp viết. Thực hiện thư tín hiệu quả sẽ có lợi cho bản thân và tổ chức
Thư, theo định nghĩa trong Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam của GS Nguyễn Lân, là giấy của một người gửi cho một người khác để nói lên ý kiến hay tình cảm của mình. Theo nghĩa đen thì tưởng chừng như đơn giản, nhưng trong kinh doanh, nhất là đối với những người làm công tác quản trị, thư tín hầu như không thể thiếu trong suốt quá trình làm việc. Chúng ta đã xem qua tầm quan trọng của kỹ năng viết cũng như thông điệp viết trong giao tiếp kinh doanh ở chương 5. Thư tín là một phần không nhỏ trong các giao tiếp viết. Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực hiện viết thư cho cấp trên, cấp dước, cho người đồng nghiệp của mình, viết cho nhà chung cấp, viết cho đối tác, cho khách hàng, Vì vậy thư tín được viết tốt sẽ mang lại lợi ích cho công ty cũng như cho chính bản thân người viết.
5.1.1.2. Thư tín quan trọng cả nội dung và hình thức- Giao dịch thư tín cũng phải theo đúng các nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh
Thư tín thương mại là một sợi dây liên lạc giữa công ty này với công ty khác, giữa các cấp quản trị trong nội bộ công ty, giữa công ty với khách hàng. Thư tín thể hiện phong cách của người viết và văn hóa của công ty hay của cả đất nước khi giao dịch với đối tác nước ngoài. Vì vậy mà hình thức và nội dung của thư tín đều rất quan trọng. Ngoài việc phân tích người nhận và tình huống giao tiếp, tiếp theo là theo đúng các bước của thông điệp viết, người viết còn phải chú ý đến việc thể hiện phong cách riêng của mình trong thư thương mại. Hình thức bên ngoài của thư là bộ mặt của công ty cũng như của người viết thư; nó sẽ tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận về người gửi và cũng giúp người viết đạt được mục tiêu trong giao tiếp kinh doanh.
5.1.2. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh
5.1.2.1. Thiết kế hình thức
Hình thức của thư tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận. Do đó giấy sử dụng viết thư phải là giấy tốt. Tiếp theo là khoảng cách trình bày phải cân đối, khoảng cách hai bên lề nên đều nhau- khoảng 3cm (# 1.2 inches), khoảng cách cuối thư nên chừa từ 4cm - 5cm (# 1.5 đến 2 inches). Nói chung, thư phải được phân bố cân đối giữa các phần. Điều quan trọng nhất là các nội dung của thư trong một trang giấy.

Các hình 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 cho chúng ta một số khái niệm về thiết kế hình thức thư.

Hình 5.1. Thiết kế thư có 3 đoạn theo kiểu khối, đoạn mở đầu và đoạn kết ngắn, đoạn giữa dài hơn



Hình 5.2 Thiết kế thư có 4 đoạn theo kiểu khối, đoạn mở đầu và đoạn cuối ngắn, hai đoạn ở giữa dài hơn