Tiểu Luận Kiểm tra việc ghi chép số liệu kế toán chi tiết

MỞ ĐẦU
Kiểm tra số liệu là yêu cầu khách quan của kế toán phải cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của đơn vị một cách trung thực, hợp lý và kịp thời cho công tác quản lý. Quá trình ghi chép trên tài khoản có thể có sai sót, nhầm lẫn do nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan khác nhau. Nếu là sai sót do chủ quan tất nhiên chúng ta sẽ không tự kiểm tra mà cần phải có đối tác bên ngoài tham gia vào việc kiểm tra. Trong phạm vi bài tiểu luận này chỉ đề cập đến công tác tự kiểm tra của nhân viên kế toán. Kế toán phải kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số tổng cộng, giữa chứng từ và sổ sách. Tuy nhiên, sự sai sót trong quá trình tính toán, xử lý số liệu và ghi chép sổ sách là điều có thể vì thực tế mỗi kỳ kế toán trong đơn vị phát sinh rất nhiều nghiệp vụ, hay cụ thể hơn là do những nguyên nhân khác nhau như ghi nhầm sổ, ghi sai định khoản, bỏ sót nghiệp vụ, ghi trùng một nghiệp vụ nhiều lần. Do đó, vào lúc cuối kỳ trước khi tổng kết tình hình hoạt động sản xuất trong kỳ, kế toán cần phải kiểm tra lại toàn bộ số liệu đã ghi chép trong kỳ nhằm phát hiện những sai sót, kịp thời chỉnh sửa sai sót nhằm bảo đảm tính chính xác của số liệu kế toán. Phương pháp kiểm tra thường dùng là lập bảng cân đối số dư và số phát sinh, bảng đối chiếu số phát sinh, bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Thông qua cách thức kiểm tra việc ghi chép số liệu kế toán chi tiết, kế toán có thể thu thập được những số liệu kế toán có độ chính xác cao, ví dụ như số dư tài khoản hay các nghiệp vụ kinh tế. Với ý nghĩa và tầm quan trọng của việc kiểm tra số liệu kế toán chi tiết, tôi chọn đề tài “Kiểm tra việc ghi chép số liệu kế toán chi tiết” cho tiểu luận nguyên lý kế toán của mình. Mục tiêu nghiên cứu là sự hiểu biết chung và nắm bắt về nội dung và phương pháp kiểm tra việc ghi chép số liệu kế toán chi tiết. Bài tiểu luận gồm có hai chương:
Chương 1: Các khái niệm
Chương 2: Kiểm tra việc ghi chép số liệu kế toán chi tiết





Chương 1: Các khái niệm
Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin và số liệu kế toán, là một trong những mặt quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp.
Kế toán chi tiết là việc sử dụng các tài khoản phân tích để phản ánh và theo dõi một cách cụ thể và chi tiết hơn đối tượng hạch toán kế toán đã phản ánh trong tài khoản tổng hợp tương ứng nhằm cung cấp thông tin cụ thể hơn về đối tượng hạch toán kế toán đã phản ánh trong tài khoản tổng hợp. Kế toán chi tiết ngoài việc sử dụng thước đo giá trị còn sử dụng thước đo hiện vật, thước đo lao động. Ví dụ như khi theo dõi hàng háo thì tài khoản tổng hợp chỉ cho biết giá trị hàng hóa tồn, xuất, nhập là bao nhiêu, khi theo dõi chi tiết sẽ cung cấp them chỉ tiêu về số lượng, đơn giá ngoài chỉ tiêu về giá trị nên cung cấp thêm thông tin về hiện vật.

Chương 2: Kiểm tra việc ghi chép số liệu kế toán chi tiết
2.1 Nội dung kiểm tra
Nội dung kiểm tra việc ghi chép số liệu kế toán chi tiết là việc đối chiếu, kiểm tra số liệu ghi chép giữa các tài khoản tổng hợp với các tài khoản chi tiết của nó được thực hiện thông qua bảng tổng hợp chi tiết với tài khoản tổng hợp.
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết (bảng chi tiết số dư và số phát sinh) được xây dựng trên cơ sở mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết nhằm đối chiếu số liệu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Bảng tổng hợp số liệu chi tiết là một trang sổ liệt kê toàn bộ số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, số dư cuối kỳ của các sổ, thẻ chi tiết của tài khoản tổng hợp. Số liệu tổng cộng của từng sổ, thẻ chi tiết được ghi một dòng vào bảng. Số liệu tổng cộng của bảng này phải khớp trùng với số liệu chung trên tài khoản tổng hợp. Nếu có chênh lệch tức là quá trình ghi chép của kế toán có sai sót, phải kiểm tra và sửa chữa lại. Như vậy phương pháp này dùng để kiểm tra số liệu của riêng từng tài khoản mà mỗi tài khoản, tùy theo nội dung phản ánh, có những đặc điểm riêng, yêu cầu quản lý riêng nên mẫu sổ chi tiết, mẫu bảng số liệu chi tiết có thể không giống nhau, mà được xây dựng thiết kế mẫu biểu tùy theo từng nhóm tài khoản và yêu cầu quản lý.
Thực chất đối chiểu kiểm tra qua bảng tổng hợp chi tiết chính là sự đối chiểu kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Trong thực tế, người ta thường sử dụng kết hợp hai phương pháp: Bảng cân đối phát sinh và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để vừa kiểm tra số liệu tổng quát của các tài khoản kế toán vừa kiểm tra số liệu chi tiết của từng tài khoản kế toán, cùng với những quan hệ đối chiếu khác (thủ kho, thủ quỹ, người mua, người bán ) đảm bảo cho việc xác định tính chính xác của số liệu kế toán trước khi lập báo cáo kế toán.

2.2 Phương pháp kiểm tra một số bảng tổng hợp số liệu chi tiết áp dụng phổ biển
2.2.1 Bảng tổng hợp chi tiết về hàng tồn kho
Bảng tổng hợp chi tiết về hàng tồn kho là bảng tổng hợp số liệu của các loại nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập, xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ dùng để kiểm tra các số liệu ở các sổ chi tiết về nguyên liệu, vật liệu. Số liệu tổng hợp có khớp đúng với tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu hay không, theo nguyên tắc phù hợp giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết.
Kết cấu bảng tổng hợp chi tiết về hàng tồn kho được thể hiện qua mẫu bảng sau:
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VỀ HÀNG TỒN KHO
Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu
[TABLE]
[TR]
[TD]STT
[/TD]
[TD]Tên đối tượng
[/TD]
[TD]Đơn vị tính
[/TD]
[TD="colspan: 2"]Tồn đầu kỳ
[/TD]
[TD="colspan: 2"]Nhập trong kỳ
[/TD]
[TD="colspan: 2"]Xuất trong kỳ
[/TD]
[TD="colspan: 2"]Tồn cuối kỳ
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]SL
[/TD]
[TD]TT
[/TD]
[TD]SL
[/TD]
[TD]TT
[/TD]
[TD]SL
[/TD]
[TD]TT
[/TD]
[TD]SL
[/TD]
[TD]TT
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]


[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]
[/TD]
[TD]Tổng cộng
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]X
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]X
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]X
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]X
[/TD]
[TD]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]

Bảng được lập trên cơ sở số liệu của các số chi tiết nguyên liệu, vật liệu. Cuối mỗi kỳ kế toán, mỗi trang sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu được cộng số nhập, số xuất và tính ra số tồn cuối kỳ, kể cả về số lượng và số tiền. Căn cứ vào tổng số của mỗi trang (mỗi trang ghi chép một loại nguyên liệu), kế toán ghi vào bảng tổng hợp số liệu chi tiết một dòng. Như vậy có bao nhiêu loại nguyên liệu thì có bấy nhiêu trang sổ chi tiết và cuối kỳ lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết nguyên liệu thì có bấy nhiêu dòng. Sau khi nhập xong số liệu vào bảng tổng hợp số liệu chi tiết nguyên liệu, sẽ cộng số liệu của các cột “số tiền” rồi đối chiếu với sổ tổng hợp tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu. Các cột “số lượng” không cộng được vì các đơn vị đo lường khác nhau, người ta đánh dấu X vào dòng tổng cộng để biểu thị các cột đó không cộng được. Đối với bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho, cách kiểm tra được thực hiện bằng cách lấy tổng hàng tồn đầu kỳ cộng tổng hàng nhập trong kỳ trừ đi tổng hàng xuất trong kỳ.

2.2.2 Bảng tổng hợp chi tiết về thanh toán
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết về thanh toán là bảng tổng hợp số liệu các khoản nợ hay các khoản phải thu đối với từng người bán, người mua về số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ. Bảng dùng để kiểm tra các số liệu ở các sổ chi tiết tài khoản 331 - Phải trả người bán và tài khoản 131 – Phải thu khách hàng. Số liệu tổng hợp có khớp đúng theo nguyên tắc phù hợp giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết hay không?
Kết cấu bảng tổng hợp chi tiết về thanh toán được thể hiện qua mẫu bảng sau:
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Tài khoản 331 – Phải trả người bán
[TABLE]
[TR]
[TD]
STT
[/TD]
[TD]
Tên đối tượng
[/TD]
[TD="colspan: 2"]Số dư đầu kỳ
[/TD]
[TD="colspan: 2"]Số phát sinh trong kỳ
[/TD]
[TD="colspan: 2"]Số dư cuối kỳ
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Nợ
[/TD]
[TD]Có
[/TD]
[TD]Nợ
[/TD]
[TD]Có
[/TD]
[TD]Nợ
[/TD]
[TD]Có
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]


[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]
[/TD]
[TD]Tổng cộng
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng
[TABLE]
[TR]
[TD]
STT
[/TD]
[TD]
Tên đối tượng
[/TD]
[TD="colspan: 2"]Số dư đầu kỳ
[/TD]
[TD="colspan: 2"]Số phát sinh trong kỳ
[/TD]
[TD="colspan: 2"]Số dư cuối kỳ
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Nợ
[/TD]
[TD]Có
[/TD]
[TD]Nợ
[/TD]
[TD]Có
[/TD]
[TD]Nợ
[/TD]
[TD]Có
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]
[/TD]
[TD]

[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]
[/TD]
[TD]Tổng cộng
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]

Bảng được lập trên cơ sở số liệu của các sổ chi tiết về khoản thanh toán với người bán và người mua. Cuối mỗi kỳ kế toán, căn cứ vào tổng số của từng trang sổ chi tiết của từng người bán, người mua (mỗi người bán, người mua mở một trang riêng), kế toán ghi vào sổ tổng hợp số liệu chi tiết phải trả người bán, sổ tổng hợp số liệu chi tiết phải thu khách hàng. Mỗi trang sổ, lấy số tổng cộng để ghi trên một dòng. Như vậy có bao nhiêu loại người bán, người mua thì có bấy nhiêu trang sổ chi tiết và có bấy nhiêu dòng trên bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán và bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng. Sau khi nhập xong dữ liệu vào bảng tổng hợp chi tiết, kế toán sẽ cộng số liệu của các cột rồi đối chiếu với sổ tổng hợp tài khoản 331 – Phải trả người bán và sổ tổng hợp 131 – Phải thu khách hàng. Nếu có sự chênh lệch chứng tỏ việc ghi chép có sai sót cần kiểm tra lại để sửa sai.

2.3 Một số yêu cầu đối với kiểm tra việc ghi chép số liệu kế toán chi tiết
· Kiểm tra việc ghi chép số liệu kế toán chi tiết phải được thực hiện thường xuyên, liên tục.
· Nội dung kiểm tra là đối chiếu số liệu tổng cộng ở mỗi bảng tổng hợp chi tiết với các số liệu tương ứng ở tài khoản tổng hợp.
· Kiểm tra phải được thực hiện nghiêm túc, cẩn thận, trung thực và khách quan.
· Phải có báo cáo kịp thời về các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi.
KẾT LUẬN
Kiểm tra việc ghi chép số liệu kế toán chi tiết là một biện pháp bảo đảm cho các số liệu kế toán được chính xác, trung thực. Việc ghi chép số liệu kế toán kết hợp với công việc ghi sổ kép, công việc cân đối, đối chiểu lẫn nhau giữa các nghiệp vụ kinh tế, các số liệu kế toán tổng hợp và chi tiết không những tạo nên sự kiểm soát chặt chẽ các hoạt động kinh tế tài chính mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của các số liệu kế toán. Việc kiểm tra số liệu kế toán chi tiết là biện pháp hữu hiệu để phát hiện sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán. Tuy nhiên, đây là công việc mất nhiều công sức và thời gian của kế toán, vì vậy việc ghi chép số liệu kế toán chi tiết phải được thực hiện nghiêm túc, cẩn thận ngay từ khâu đầu tiên.





















DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt
1. Bài giảng môn Nguyên lý kế toán 1 (Trường đại học Duy Tân - GV Nguyễn Khánh Thu Hằng).
2. Bùi Văn Dương (2002), “Lý thuyết kế toán”, NXB Thống kê.
3. Phạm Gặp và Phan Đức Dũng (2005), “Kế toán đại cương”, NXB Thống kê.
Các trang web hỗ trợ
4. www.khoinghiep.info
5. www.clubtaichinh.net
6. www.***********
7. www.tuvan.webketoan.vn