Luận Văn Kiểm toán khoản mục vốn bằng tiền tại công ty cổ phần nước giải khát chương dương

Kiểm toán khoản mục vốn bằng tiền tại công ty cổ phần nước giải khát chương dương

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 NỘI DUNG VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA KHỎAN MỤC TIỀN

1.1.1 Nội dung

Tiền mặt: bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Số liệu được trình bày trên báo cáo tài chính của khoản mục này là số dư của tài khoản Tiền mặt vào thời điểm khóa sổ sau khi đã được đối chiếu với số thực tế và tiến hành các điều chỉnh cần thiết.

Tiền gửi ngân hàng: bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng bạc, đá quý, kim khí quý được gửi tại ngân hàng. Số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng trình bày trên bảng cân đối kế toán phải được đối chiếu và điều chỉnh theo sổ phụ ngân hàng vào thời điểm khóa sổ.

Tiền đang chuyển: bao gồm các khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ mà công ty đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước, hoặc đã gửi qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng, hay tuy đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng để trả cho các đơn vị khác, thế nhưng đến ngày khóa sổ thì công ty vẫn chưa nhận được giấy báo hay bảng kê của ngân hàng, hoặc giấy báo của kho bạc.

1.1.2 Đặc điểm

Tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong Tài sản ngắn hạn. Do thường được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của một công ty, nên đây là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch.

Tiền còn là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ, và hầu hết các tài sản khác của công ty. Do đó, những sai sót và gian lận trong các khoản mục khác thường có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ của tiền.

Số phát sinh của các tài khoản Tiền thường lớn hơn số phát sinh của hầu hết các tài khoản khác.

Tiền lại là tài sản rất nhạy cảm nên khả năng xảy ra gian lận, biển thủ thường cao hơn các tài sản khác.

Một đặc điểm khác của Tiền là bên cạnh khả năng số dư bị sai lệch do ảnh hưởng của các sai sót và gian lận, còn có những trường hợp số dư trên báo cáo tài chính vẫn đúng nhưng sai lệch đã diễn ra trong các nghiệp vụ phát sinh và làm ảnh hưởng đến các khoản mục khác.

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN

1.2.1 Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền

1.2.1.1 Trường hợp thu tiền trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Khi bán hàng và thu tiền trực tiếp cần tách rời giữa chức năng bán hàng và thu tiền.

Đối với các đơn vị dịch vụ như khách sạn, nhà hàng đơn vị có thể giao cho một nhân viên thu ngân độc lập với bộ phận cung cấp dịch vụ để lập phiếu tính tiền hoặc hóa đơn. Việc đánh số liên tục trước khi sử dụng và trên các phiếu tính tiền, hóa đơn hoặc vé là điều cần thiết để ngăn ngừa sai phạm.

Đối với các công ty bán lẻ, một nhân viên thường phải đảm nhiệm nhiều việc như bán hàng, nhận tiền, ghi sổ. Trong điều kiện đó, thủ tục kiểm soát tốt nhất là sử dụng các thiết bị thu tiền:

ã Nên sử dụng hệ thống máy tính tiền để khách hàng có thể nhìn thấy và kiểm tra trong khi mua hàng.

ã Phiếu tính tiền phải được in ra, và khuyến khích khách hàng nhận phiếu và mang theo cùng với hàng hóa.

ã Cuối ngày, cần tính tổng số tiền thu của hàng hóa bán ra căn cứ số liệu theo dõi trên máy và đối chiếu với số tiền do nhân viên bán nộp vào quỹ trong ngày.

Nếu không trang bị được hệ thống máy móc tiên tiến, cần phải quản lý được số thu trong ngày thông qua việc yêu cầu lập báo cáo bán hàng trong ngày.

1.2.1.2 Trường hợp thu nợ của khách hàng

Nếu khách hàng đến nộp tiền: khuyến khích họ yêu cầu được cấp phiếu thu hoặc biên lai.

Nếu thu tiền tại cơ sở của khách hàng: Quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu, và thường xuyên đối chiếu công nợ để chống thủ thuật gối đầu.

Nếu thu tiền qua bưu điện: cần phân nhiệm cho các nhân viên khác nhau đảm nhận các nhiệm vụ như: lập hóa đơn bán hàng - theo dõi công nợ - đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết về công nợ - mở thư và liệt kê các séc nhận được - nộp các séc vào ngân hàng- thu tiền.

1.2.2 Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền.

1.2.2.1 Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán.

Nguyên tắc chung là hầu hết các khoản chi nên thực hiện thanh toán qua ngân hàng, ngoại trừ một số khoản nhỏ mới sử dụng tiền mặt.

Nên xây dựng một hệ thống séc được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Các séc đã được đánh số trước nhưng không được sử dụng phải được lưu lại đầy đủ để tránh tình trạng bị mất cắp, hay bị lạm dụng. Các séc hư, mất hiệu lực phải đóng dấu hủy bỏ, hay gạch bỏ để tránh tình trạng sử dụng lại, và phải được lưu trữ đầy đủ. Trước khi ký séc phải đánh dấu các chứng từ gốc để ngăn ngừa việc sử dụng lại chứng từ gôc để chi nhiều lần.

1.2.2.2 Vận dụng đúng nguyên tắc ủy nhiệm và phê chuẩn.

Người quản lý nên thực hiện sử ủy quyền cụ thể cho thuộc cấp trong một số công việc. Đối với tiền phải tuân thủ quyền cho những người xét duyệt có đủ khả năng và liêm chính, đồng thời cần ban hành văn bản chính thức về sự phân nhiệm.

1.2.2.3 Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi.

Các séc chỉ được lập và ký duyệt sau khi đã kiểm tra các chứng từ có liên quan và cần có thể thức để theo dõi cho đến khi các séc này đã được gửi đi.

1.2.2.4 Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng.

Số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trên sổ sách phải bằng với số dư của sổ phụ tại ngân hàng. Mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải được kết chuyển vào các khoản phải thu khác, hay phải trả khác và xử lý phù hợp.