Chuyên Đề Kiểm soát quy trình bán hàng

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG

Nội dung kiểm tra

- Các chức năng cơ bản trong quy trình

- Mục tiêu của quy trình

- Rủi ro của quy trình

- Cơ chế kiểm soát áp dụng

- Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng

- Hệ thống chứng từ trong quy trình

- Quy chế nghiệp vụ bán hàng

Mô hình công ty nghiên cứu

- Công ty sản xuất

- Quy mô vừa

- Sản xuất hàng công nghệ

- Cơ cấu tổ chức công ty :

+ HĐTV

+ Ban kiểm soát

+ Tổng Giám Đốc

+ Kiểm toán nội bộ

+ BP Tiếp thị & bán hàng

+ BP Tài chính – Kế toán & IT

+ BP hành chánh – Nhân sự

+ BP sản xuất

+ BP Vật tư – mua hàng

+ BP Kỷ thuật tổng hợp (cơ khí, điện máy, xây dựng )

+ Đội xe tải

+ Và 3 BP : Kho, quỹ, bảo vệ

Các chức năng cơ bản

- Bán hàng : Nhận đặt hàng, Quyết định bán hàng, Chuẩn bị hàng, Giao hàng

- Thu tiền

- Ghi nhận – báo cáo

Mục tiêu của quy trình

- Bán hàng : bán đúng, bán đủ, bán kịp thời

- Thu tiền : thu bằng nộp trước

- Ghi nhận và báo cáo => ngắn gọn, rõ ràng dể hiểu

Mục tiêu của việc bán hàng :

- Bán đúng :Đúng khách hàng, Đúng giá, Đúng hàng

- Bán đủ : đủ số lượng đã thỏa thuận

- Bán kịp thời : kịp thời hạn đã cam kết

Mục tiêu của việc thu tiền :

- Thu đúng : đúng người, đúng lô hàng

- Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu

- Thu kịp thời : hạn (không để nợ quá hạn)

Mục tiêu của việc ghi nhận và báo cáo

- Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu

(đối với cả BPkế toán & BP bán hàng

Rủi ro của quy trình

- Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp thời

- Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp thời

- Ghi nhận & báo cáo : không .

Các cơ chế kiểm soát

- Phê duyệt

- Sử dụng mục tiêu

- Bất kiêm nhiệm

- Bảo vệ tài sản

- Đối chiếu

- Báo cáo bất thường

- Kiểm tra & theo dõi

- Định dạng trước

Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng

Một số rủi ro

- Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả)

+ Đánh giá uy tín

+ Duyệt hạn mức tín dụng

+ Phân tích tuổi nợ

+ Nếu bán hàng lần đầu