Tài liệu Kiểm soát chu trình mua hàng – tồn trữ - trả tiền

I. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ - TRẢ TIỀN:
1. Mục tiêu kiểm soát
Do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng, tồn trữ, và trả tiền, kiểm soát nội bộ đối với chu trình này cần được thiết kế phù hợp nhằm hạn chế những sai phạm. Việc kiểm soát tốt chu trình sẽ giúp đơn vị đạt được cả ba mục tiêu theo báo cáo Coso (1992) đã đề ra.
1.1. Sự hữu hiệu và hiệu quả:
Là mua hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng Sự tồn tại và phát triển của đơn vị bị ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Vì thế đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và đúng thời điểm, mua hàng với giá hợp lý nhất, nhận hàng đúng số lượng và chất lượng đã đặt hàng. Trong khi đó mục tiêu hiệu quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí phải bỏ ra.
1.2. Báo cáo tài chính đáng tin cậy
Là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng, tồn trữ, và trả tiền, như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn hàng bán được trình bày trung thực và hợp lý. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác kịp thời tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng . Là các yêu cầu chủ yếu của công tác và giúp đơn vị cung cấp được báo cáo tài chính đáng tin cậy.
1.3. Tuân thủ pháp luật và các quy định:
Các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối của pháp luật, ví dụ như việc ký kết hợp đồng, việc quản lý hóa đơn mua hàng, chi trả tiền hàng Ngoài ra doanh nghiệp còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn trong bảo quản, điều kiện vệ sinh, an ninh
2. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
2.1 Những thủ tục kiểm soát chung:
a Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
Để phân chia trách nhiệm đầy đủ, một cách tổng quát đơn vị cần tách biệt các chức năng sau: mua hàng, xét duyệt mua hàng, xét duyệt chọn nhà cung cấp, đặt hàng, bảo quản và ghi sổ kế toán, cụ thể:
- Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác.
- Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng.
- Chức năng xét duyệt chọn nhà cung cấp phải tách biệt với chức năng đặt hàng.
- Bộ phận đăt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng.
b Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
b1 Kiểm soát chung:
Ø Kiểm soát đối tượng sử dụng:
§ Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm đều có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình.
§ Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào hệ thống.
Ø Kiểm soát dữ liệu: