Luận Văn Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH sản xuất thương mại Minh Thành Phong

LỜI MỞ ĐẦU
Kế toán là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, công tác hạch toán rất cần thiết đối
với mọi đơn vị kinh doanh nó giúp hạch toán các khoản thu, chi và xác định kết quả
kinh doanh trong toàn đơn vị.
Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, đơn vị thường phát sinh các mối quan hệ
thanh toán với Ngân hàng, với các tổ chức, cá nhân, đơn vị khác về các khoản tiền vay
với các cơ quan tài chính tất cả quan hệ thanh toán trên đều thực hiện chủ yếu bằng
tiền, khoản mục được đánh giá là rất quan trọng trong các báo cáo tài chính. Nhiệm vụ
của kế toán là hạch toán, và quản lý nó để nó được sử dụng đúng mục đích và có hiệu
quả.
Xuất phát từ mục đích yêu cầu và tầm quan trọng của công tác kế toán tiền kết
hợp với những kiến thức tiếp thu ở nhà trường em quyết định chọn đề tài “kế toán và
quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong” để làm chuyên đề tốt
nghiệp cho mình.
Với mong muốn được hiểu rõ hơn về các phương pháp kế toán mà công ty hiện
tại đang áp dụng và cách quản lý tiền sao cho hiệu quả, thực tế sẽ như thế nào so với
những gì mà em được học. Từ đó em xin đóng góp một số ý kiến cá nhân để có thể
giúp công ty hoàn thiện hơn trong công tác tổ chức kế toán của mình.
Chuyên đề gồm 3 phần:
Phần 1 : Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền và quản lý tiền
Phần 2:Giới thiệu khái quát về công ty TNHHSXTM Minh Thành Phong, thực
trạng kế toán tiền và quản lý tiền tại đơn vị
Phần 3:Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý
tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong.
Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng
dẫn của cô Phạm Trà Lam, sự giúp đỡ của phòng tài chính – kế toán ở công ty TNHH
SX TM Minh Thành Phong.
Do kiến thức và thời gian có hạn nên bài làm của em còn nhiều sai sót, em rất
mong các thầy cô và các anh chị trong công ty góp thêm ý kiến để bản thân em có được
nhận thức đúng đắng hơn về thực tế và hiểu sâu thêm về lý luận.
Em xin chân thành cảm ơn!Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 2
Phần 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ TIỀN
1.1. Vai trò và nhiệm vụ của quản lý tiền trong doanh nghiệp
1.1.1. Vai trò của tiền đối với hoạt động của doanh nghiệp
Tiền tại doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang
chuyển. Tài sản bằng tiền biểu hiện cụ thể dưới các hình thái đơn vị tiền tệ như tiền
Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, Tiền được coi là mạch máu
lưu thông của doanh nghiệp, tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán khi
doanh nghiệp mua vật tư, hàng hóa, trả lương cho người lao động, để đầu tư mới tài
sản cố định, nhằm tiếp tục quá trình tái sản xuất mở rộng của mình.
1.1.2. Nhiệm vụ của quản lý tiền trong doanh nghiệp
Vì tiền đóng vai trò mạch máu lưu thông của doanh nghiệp nên việc quản lý tiền
phải hết sức chặt chẽ để tránh thất thoát, gian lận. Nhiệm vụ quản lý tiền trong doanh
nghiệp như sau:
- Không bao giờ để hết tiền mặt, cạn tiền mặt là định nghĩa của thất bại kinh doanh.
Dòng số cuối cùng của Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ phải luôn là một con số dương.Tuy
nhiên cũng hạn chế hết sức tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp ứng
cho nhu cầu thanh toán.
- Biết chắc số dư tiền mặt hiện có.
- Đảm bảo hệ thống kế toán luôn hoàn tất công việc hạch toán các khoản thu chi
trong ngày phát sinh. Có như vậy, người quản lý mới có được số liệu cần thiết vào
đúng lúc.
- Không nên trông chờ vào hạn mức tín dụng của ngân hàng: Số dư tiền mặt và số
dư hạn mức tín dụng với ngân hàng là hai thứ hoàn toàn khác biệt. Không nên tìm cách
xoay sở số dư tiền mặt bằng cách sử dụng tín dụng ngân hàng.
- Lập dự toán ngân quỹ: tức là dự báo trước các dòng tiền (vào và ra) sẽ xuất hiện
trong tương lai, để biết chắc số dư trong thời gian tới.
1.2. Tổ chức chứng từ với công tác quản lý tiền trong doanh nghiệp
1.2.1. Các loại chứng từ sử dụng
- Phiếu thu: nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ, thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để
thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ các khoản thu. Phiếu thu là chứng từ bắt
buộc, do kế toán lập thành 3 liên, thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho
người nộp tiền và1 liên lưu ở nơi lập phiếu.
- Phiếu chi: là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế
toán.Phiếu chi cũng là chứng từ bắt buộc, nó được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở nơi lập
phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với các chứng từ
gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận tiền.
- Giấy báo nợ: là chứng từ nhận được khi ngân hàng đã thực hiện chuyển khoản
vào tài khoản của cá nhân hay đơn vị khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Giấy báo nợ là cơ sở để kế toán tiền gửi ngân hàng ghi giảm tiền của doanh nghiệp tại
ngân hàng vào sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng.Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 3
- Giấy báo có: giấy báo có là chứng từ mà doanh nghiệp nhận từ ngân hàng để báo
cho doanh nghiệp biết rằng doanh nghiệp có một khoản tiền được chuyển vào tài khoản
của mình tại ngân hàng, giấy báo có là cơ sở để kế toán ngân hàng ghi tăng tiền vào sổ
theo dõi tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
- Biên lai thu tiền: là giấy biên nhận của doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thu tiền
hoặc thu séc của người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để
người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ. Biên lai thu tiền áp dụng trong trường
hợp thu tiền phạt, lệ phí, ngoài pháp luật phí, lệ phí và các trường hợp khách hàng
nộp séc thanh toán với các khoản nợ.
- Ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là chứng từ của doanh nghiệp gửi đến ngân hàng
phục vụ mình để ủy nhiệm cho ngân hàng thực hiện việc thu tiền một đơn vị hay một
cá nhân nào đó.
- Ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là một chứng từ mệnh lệnh nhằm ủy nhiệm cho
ngân hàng chi tiền theo mục đích của doanh nghiệp, ủy nhiệm chi thường được đính
kèm với giấy báo nợ.
- Giấy đề nghị tạm ứng: giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, là
chứng từ để làm căn cứ lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và
các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và
ghi sổ kế toán.
- Giấy đề nghị thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi
nhưng chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ để làm thủ
tục thanh toán, làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.
1.2.2. Một số nguyên tắc kiểm soát tiền mặt
1.2.2.1. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Nội dung cơ bản của nguyên tắc này là phải tách biệt người thực hiện nghiệp vụ
kinh tế phát sinh với người ghi sổ kế toán.
- Áp dụng nguyên tắc này trong việc quản lý tiền là nên tách biệt người giữ sổ kế
toán tiền mặt với thủ quỹ. Tức là ghi chép các giao dịch tiền mặt phải được một nhân
viên thực hiện và nhân viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền
mặt. Còn với nhân viên giữ tiền thì không được tiếp cận với sổ kế toán.
- Đối với tiền gửi ngân hàng: Phải có một người có thẩm quyền kiểm tra thực
hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán của công
ty, người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền.
1.2.2.2. Xây dựng quy trình khi thu chi
- Nguyên tắc này có nghĩa là doanh nghiệp phải có quy định về quá trình lưu
chuyển chứng từ cụ thể cho từng nghiệp vụ thu và chi tiền.
- Chẳng hạn như đối với nghiệp vụ thu tiền thì kế toán tiền lập phiếu thu, ghi đầy
đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng
duyệt và ký, rồi phiếu thu lại được chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi
nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu
trước khi ký và ghi rõ họ và tên.Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong

SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 4
- Đối với nghiệp vụ chi tiền, doanh nghiệp nên quy định cụ thể cho các loại
nghiệp vụ chi tiền. Quy định ai là người duyệt chi trong từng trường hợp cụ thể.
1.2.2.3. Xây dựng hạn mức tiền
- Doanh nghiệp phải quy định hạn mức tiền tồn tại quỹ tối thiểu và tối đa là bao
nhiêu. Tiền tồn tại quỹ nhiều sẽ dễ thất thoát, mất mát nên tùy vào quy mô, tính chất
hoạt động của doanh nghiệp mà doanh nghiệp quy định số tiền tối đa tại quỹ, nếu vượt
qua mức đó thủ quỹ có thể đem tiền để gửi ngân hàng.
- Lượng tiền tối thiểu tại doanh nghiệp phải được duy trì để đảm bảo có một
lượng tiền thường xuyên cho nhu cầu sử dụng tiền tại đơn vị.
- Đồng thời có hạn mức thanh toán tiền mặt, mọi khoản thanh toán vượt quá một
mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
1.2.2.4. Quản lý ngoại tệ
- Ngoại tệ tại quỹ hay gửi tại ngân hàng phải theo dõi từng loại theo nguyên tệ.
- Sử dụng ngoại tệ phải tuân theo quy chế quản lý ngoại hối của nhà nước.
- Tuy ngoại tệ nên theo dõi theo từng loại theo nguyên tệ nhưng phải hạch toán
theo Việt Nam đồng.
1.2.2.5. Phân quyền trong quyết định chi
Nguyên tắc này có nghĩa là công ty phân chia quyền phê duyệt chi ở các mức chi
khác nhau cho hai người trở lên. Công ty nên áp dụng một cách thiết thực đòi hỏi nhiều
chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó - chẳng hạn như một chữ ký
của Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chính và một chữ ký của Tổng Giám đốc. Mọi
chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán được trình lên
1.2.2.6. Công tác kiểm kê
Cần tổ chức công tác kiểm kê định kỳ, cuối tháng hoặc cuối quý và kiểm kê đột
xuất tiền mặt tồn quỹ. Người kiểm kê không phải là người giữ quỹ và không ghi chép
sổ sách về tiền.
1.3. Các nguyên tắc kế toán
1.3.1. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam
hay đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toán được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
- Ở các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ thanh toán, kế toán phải quy đổi ngoại tệ
ra đồng Việt Nam dựa vào tỷ giá hối đoái thực tế bình quân liên ngân hàng do ngân
hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc tỷ giá hối
đoái ngày giao dịch. Tỷ giá đó còn gọi là tỷ giá hối đoái thực tế. Đối với ngoại tệ,
doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ sách kế toán chi tiết các tài
khoản tiền.
- Các loại ngoại tệ khi nhập, xuất được ghi nhận tương tự như các loại hàng tồn
kho. Nghĩa là khi ngoại tệ nhập quỹ thì quy đổi theo tỷ giá hối đoái thực tế, khi xuất ra
có thể tính theo một trong bốn phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước – xuất
trước (FIFO), nhập sau – xuất trước (LIFO), hay giá đích danh. Nguyên tắc này cũng
được vận dụng đối với vàng bạc, đá quý, là tiền của doanh nghiệp.