Chuyên Đề Kế toán thanh toán

4.1. KHÁI NIỆM, NỘI DUNG, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN
4.1.1. Khái niệm
Các nghiệp vụ thanh toán của đơn vị HCSN phát sinh trong mối quan hệ giữa đơn vị với các đối tượng bên trong và bên ngoài nhằm giải quyết các quan hệ tài chính liên quan tới quá
trình hình thành, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí ngân sách Nhà nước tập trung và kinh
phí khác.
4.1.2. Nội dung các nghiệp vụ thanh toán
Các nghiệp vụ thanh toán trong đơn vị dự toán là những quan hệ thanh toán giữa đơn vị với Nhà nước, với các tổ chức, cá nhân bên ngoài về quan hệ mua, bán, dịch vụ, vật tư, sản phẩm, hàng hóa và các quan hệ thanh toán giữa đơn vị cấp trên, cấp dưới, với viên chức và các đối tượng khác trong đơn vị.
* Các nghiệp vụ thanh toán nếu được phân loại theo đối tượng thanh toán thì có:
- Các khoản phải thu khách hàng.
- Tạm ứng cho cán bộ, nhân viên của đơn vị.
- Các khoản phải thanh toán cho người cung cấp.
- Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp.
- Các khoản phải nộp Nhà nước về thuế và lệ phí.
- Phải thanh toán cho viên chức và đối tượng khác.
- Kinh phí cấp cho cấp dưới


- Thanh toán nội bộ cấp trên và cấp dưới.
Xét theo tính chất công nợ phát sinh
-Thanh toán các khoản phải thu (khách hàng mua, CNV, cho vay, thuế GTGT khấu trừ, các khoản phải thu khác).
-Thanh toán các khoản phải trả (phải trả người bán, nội bộ, thanh toán các khoản cho
Nhà nước, phải nộp theo lương, phải nộp khác)
4.1.3. Nguyên tắc kế toán thanh toán
Mọi khoản thanh toán của đơn vị phải được kế toán chi tiết từng nội dung thanh toán cho từng đối tượng và từng đợt thanh toán.
Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyên
kiểm tra, đôn đốc, thu hồi nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn, kinh phí. Trường hợp có số dư nợ lớn thì phải đối chiếu, xác nhận công nợ cho nhau, đồng thời phải nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp ngân sách, tránh gây tổn thất kinh phí cho Nhà nước.
Trường hợp một đối tượng vừa là phải thu, vừa là phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ.
Các khoản phải thu và nợ phải trả bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết chi
từng khoản con nợ và chủ nợ theo cả hai chiều số lượng và giá trị.
4.1.4. Nhiệm vụ kế toán
Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác, rõ ràng các khoản phải thu, các khoản nợ phải trả theo từng khoản phải thu, từng khoản phải trả.

4.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU
4.2.1. Nội dung các khoản phải thu
Theo tính chất và đối tượng thanh toán, các khoản phải thu gồm:
- Các khoản phải thu của đơn vị sự nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, nhượng bán, thanh lý TSCĐ
- Các khoản phải thu của đơn vị sự nghiệp đối với Nhà nước theo các đơn đặt hàng.
- Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý
- Các khoản phải thu khác.
4.2.2. Nhiệm vụ kế toán
Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán.
Mọi khoản nợ phải thu của đơn vị đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán. Số nợ phải thu của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng
số nợ phải thu trên tài khoản chi tiết của các con nợ.
Các khoản nợ phải thu của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết cho từng con nợ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Trong kế toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ để có biện pháp thu
hồi nợ kịp thời.
Tài khoản này còn phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân chờ quyết định xử lý và các khoản bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra như mất mát, hư hỏng
vật tư, hàng hoá đã có quyết định xử lý, bắt bồi thường vật chất.
4.2.3. Tài khoản 311 - Các khoản phải thu


Kế toán sử dụng tài khoản 311 -Các khoản phải thu: Phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu của đơn vị với khách hàng, với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị.
Không hạch toán vào TK 311 các nghiệp vụ bán hàng hóa, sản phẩm và cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay, các khoản tạm ứng của công nhân viên, các khoản phải thu nội bộ giữa
các đơn vị cấp trên, cấp dưới.
Kết cấu và nội dung phản ánh TK 311 như sau: Bên Nợ:
- Các khoản phải thu với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa cung cấp dịch vụ , nhượng bán, thanh lý vật tư, TSCĐ .
- Thuế GTGT được khấu trừ đối với những hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
thuế; các dự án viện trợ không hoàn lại được hoàn thuế GTGT.
- Giá trị tài sản thiếu hụt chờ xử lý hoặc đã xử lý bắt bồi thường nhưng chưa thu được.
- Các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi theo dơn đặt hàng, chi đầu tư xây dựng cơ bản nhưng quyết toán không được duyệt bị xuất toán phải thu hồi
- Số phải thu về cho mượn tạm thời về tiền, vật tư
- Các khoản phải thu khác
Bên Có:
- Số tiền đã thu của khách hàng
- Số tiền ứng, trả trước của khách hàng
- Số thuế GTGT đầu váo đã khấu trừ
- Kết chuyển số thuế GTGT đầu váo không được khấu trừ
- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn thuế
- Số thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại người bán, hoặc được giảm giá, được hưởng chiết khấu thương mại.
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền.
- Số tiền đã thu về bồi thường vật chất và các khoản nợ phải thu khác
Số dư bên Nợ: - Các khoản nợ còn phải thu.
- Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ và số thuế GTGT được hoàn lại nhưng
Ngân sách chưa hoàn trả
Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu, khách hàng ứng trước tiền chưa nhận hàng.
Tài khoản 311 chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2
- TK 3111: Phải thu của khách hàng
- TK 3113: Thuế GTGT được khấu trừ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3
+ TK 31131: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
+ TK 31132: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
- TK 3118: Phải thu khác

4.2.4. Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu


1- Phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa xuất bán, lao vụ, dịch vụ cung cấp, đã được xác định là tiêu thụ nhưng chưa thu được tiền.
Nợ TK 311 (3111): Phải thu khách hàng
Có TK 531: Thu từ hoạt động SXKD Có TK 333 (3331)
hoặc
Nợ TK 311 (3111): Phải thu khách hàng
Có TK 531: Thu từ hoạt động SXKD
2- Xác định giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại (nếu có) cho khách hàng bằng việc thanh toán bù trừ
Nợ TK 531: Thu từ hoạt động SXKD Nợ TK 333 (3331)
Có TK 311 (3111): Phải thu của khách hàng hoặc

Nợ TK 531: Thu từ hoạt động SXKD
Có TK 311 (3111): Phải thu của khách hàng
3- Nhận được tiền do khách hàng trả nợ
Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH
Có TK 311 (3111): Phải thu của khách hàng
4- Trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vụ ghi:
+ Khi nhận được tiền
Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH
Có TK 311 (3111): Phải thu của khách hàng
- Khi giao hàng cho người mua, đồng thời người mua chấp nhận, ghi: Nợ TK 311 (3111): Phải thu của người mua
Có TK 531: Thu từ hoạt động SXKD
Có TK 333 (3331)
hoặc
Nợ TK 311 (3111): Phải thu khách hàng
Có TK 531: Thu từ hoạt động SXKD
5- Các khoản phải thu khác của viên chức, có thể trừ dần vào lương khi được phép của cấp có thẩm quyền
Nợ TK 334 (334): Phải trả cho viên chức
Có TK 311 (3118): Phải thu khác
6- Trường hợp vật tư, hàng hóa và số tiền mặt tồn quỹ phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 311 (3118): Phải thu khác
Có TK 111, 152, 153, 155
7. Những TSCĐ được đầu tư bằng nguồn vốn vay, bằng nguồn vốn kinh doanh, khi phát hiện thiếu, ghi:
Nợ TK 214


Nợ TK 311 (3118)
Có TK 211, 213
8. Những TSCĐ được đầu tư bằng nguồn ngân sách nhà nước, khi phát hiện thiếu, ghi: Nợ TK 214
Nợ TK 466
Có TK 211, 213
Đồng thời
Nợ TK 311 (3118)
Có TK 511 (5118) Khi có quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 511 (5118)
Nợ TK 111, 112, 334
Có TK 311 (3118)
9- Cuối niên độ kế toán, sau khi xác nhận nợ, tiến hành lập chứng từ bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả của cùng một đối tượng
Nợ TK 331: Các khoản phải trả
Có TK 311: Các khoản phải thu
10- Các khoản nợ phải thu vì lý do nào đã không đòi được, được cấp thẩm quyền cho quyết toán vào chi hoạt động hoặc chi dự án
Nợ TK 661, 662
Có TK 311: Các khoản phải thu
11- Các khoản đã chi hoạt động hoặc chi dự án không được duyệt y phải thu hồi
Nợ TK 311 (3118): Phải thu khác
Có TK 661, 662

4.3. KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠM ỨNG
4.3.1. Khái niệm và nguyên tắc quản lý
Tiền tạm ứng là khoản tạm chi quỹ kinh phí, vốn nhằm thực hiện các hoạt động hành chính, sự nghiệp hoặc kinh doanh trong đơn vị. Số tiền tạm ứng có thể được sử dụng để chi
tiêu cho các công vụ như: mua sắm văn phòng phẩm, chi trả công sửa chữa, chi mua vật tư,
hàng hóa, dịch vụ, chi công tác phí, chi nghiệp vụ phí, tạm ứng, chi thực hiện dự án, đề tài, chương trình nghiên cứu khoa học, nhu cầu cho tạm ứng, có thể bằng tiền hoặc tài sản tương đương tiền.