Luận Văn Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP may Thăng Long

CHƯƠNG I:

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.


1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất.

1.1.1 Vị trí vai trò của NVL trong doanh nghiệp sản xuất:

Nguyên vật liệu là đối tượng của lao động, một trong ba yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp, NVL là bộ phận tài sản lưu động, dự trữ cho sản xuất và được bảo quản lưu trữ trong các kho để đáp ứng yêu cầu sản xuất, giúp quá trình sản xuất trong doanh nghiệp hoạt động thường xuyên liên tục không phải chờ đợi hay chạy cầm chừng.

Trong các doanh nghiệp sản xuất chi, phí về NVL thường chiếm tỉ lệ lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy tăng cường công tác quản lý, công tác hạch toán chi tiết NVL, để nâng cao hiệu quả sử dụng và tiết kiệm NVL trong quá trình sản xuất. Từ đó giảm được chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm. Đây là điều mà doanh nghiệp luôn phải quan tâm.

1.1.2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý:

Đặc điểm của NVL là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nên khi tham gia vào quy trình sản xuất NVL bị tiêu hao hoàn toàn, thay đổi hình thái ban đầu và hình thành nên thực thể sản phẩm. Giá trị NVL bị chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Như vậy, đối với doanh nghiệp sản xuất, NVL là yếu tố đầu vào quan trọng nhất, là bộ phận cơ bản cấu thành giá trị sản phẩm và thường chiếm tỉ trọng lớn trong cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc tổ chức quản lý, sử dụng NVL như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất là một trong những mục tiêu quan trọng đối với doanh nghiệp. Công tác quản lý điều hành NVL là một quá trình thu thập, xử lý thông tin nhằm đưa ra những quyết định đối với đối tượng NVL. Các thông tin này phải bao quát được toàn bộ quá trình hình thành, biến động , loại bỏ NVL, cho phép doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về NVL, giúp cho doanh nghiệp có các quyết định đúng dắn.

Do NVL là một phần tài sản hàng tồn kho của doanh nghiệp, là lượng vốn chết mà doanh nghiệp buộc phải có để dự trữ cho sản xuất, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được thường xuyên, liên tục. Kèm theo dự trữ là các chi phí khác như: Bảo quản, bốc dỡ . Bởi vậy nếu doanh nghiệp không xây dựng một tỉ lệ vốn đầu tư hợp lý sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp. Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng thiếu tư liệu sản xuất buộc phải ngừng hoặc giảm tiến độ, khi đó không có doanh thu nhưng vẫn phải trả các khoản chi phí bất biến như: Khấu hao nhà xưởng, bảo dưỡng máy móc thiết bị, trả lương cho công nhân nghỉ chờ việc Từ đó sẽ dẫn tới nguy cơ thua lỗ. Ngược lại nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và các chi phí liên quan sẽ tăng lên không cần thiết, như hiện tượng vốn trong kho không sinh lãi trong khi doanh nghiệp vẫn phải trả lãi ngân hàng hoặc đồng tiền sụt giá . dẫn đến thất thoát thiếu hụt về vốn. Để tận dụng các cơ hội kinh doanh cần đến vốn, tăng thu giảm chi, nhà quản trị luôn phải nghiên cứu thị trường và nhạy bén trước những thời điểm hàng hạ hay có nguy cơ khan hiếm hàng, để sao cho có lợi nhất về chi phí thu mua, đảm bảo về số lượng, chất lượng đáp ứng cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Do vậy, các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua NVL, đảm bảo kịp thời cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy, từ khâu thu mua doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua nhằm thực hiện kế hoạch theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Để hạ được chi phí sản xuất trong kỳ, hạ được giá thành sản phẩm, đòi hỏi không chỉ quản lý NVL ở khâu thu mua mà phải quản lý chặt chẽ NVL trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu từ khâu thu mua, khâu dự trữ bảo quản tới khâu sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt khâu kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản trong dự trữ đối với từng loại NVL, tránh hư hỏng, mất mát cũng là một trong các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm. Trong khâu sử dụng phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán NVL.

Trong doanh nghiệp sản xuất, mỗi bộ phận quản lý quan tâm đến NVL một mặt khác nhau, bộ phận kho quan tâm dến NVL về mặt số lượng, hiện vật và quá trình bảo quản như thế nào cho phù hợp, tiết kiệm. Bộ phận sử dụng NVL quan tâm đến chất lượng NVL được sử dụng trong sản xuất và định mức tiêu hao NVL. Như vậy cả hai bộ phân trên chỉ quan tâm theo dõi, quản lý về mặt lượng của NVL ở một khâu cụ thể trong quá trính sản xuất, không có sự tổng quát liên hệ với nhau mà NVL không chỉ xem xét ở hình thái hiện vật, ở mặt lượng mà còn phải quan tâm đến mặt giá trị.

Công tác hạch toán NVL với việc ghi chép, phản ánh thu thập, tổng hợp số liệu về NVL ở cả hai hình thức: giá trị và hiện vật trong suốt quá trình vận động của NVL, từ nguồn hình thành thu mua, bảo quản nhập xuất tồn, loại bỏ NVL. Cung cấp các thông tin một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của NVL dưới mọi hình thức, giúp nhà quản trị có cái nhìn bao quát toàn bộ quá trình hình thành, biến động của NVL. Các thông tin này là cơ sở vững chắc, dựa trên nó, các nhà quản trị có được các quyết định kinh doanh đúng đắn, hợp lý giúp doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh. Như vậy, hạch toán kế toán là chiếc cầu nối các bộ phận cùng quản lý NVL trong doanh nghiệp, là công cụ quản lý hữu hiệu nhất, là trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị.

Mặt khác, với việc luôn theo dõi sát sao sự biến động, tình hình dự trữ, giúp hạch toán NVL có khả năng kiểm soát sự tác động riêng của NVL đến quá trình sản xuất, thúc đẩy việc cung cấp một cách kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần cho quá trình sản xuất, đảm bảo thường xuyên nguồn cung ứng, định mức dự trữ, tiêu hao NVL. Phát hiện sớm những sai sót để ngăn ngừa mất mát, lãng phí trong sản xuất, đưa ra những thông tin đầy đủ, kịp thời cho nhà quản trị không phụ thuộc vào thời gian, giúp cho nhà quản trị nắm bắt được nhanh nhất, tận dụng được cơ hội kinh doanh. Nhờ đó, có thể giảm được các khoản chi phí, thu được lợi nhuận lớn hơn.

Như vậy, kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng cung cấp, truyền đạt thông tin tài chính của đơn vị kinh tế là nền tảng của quyết định bên trong cũng như bên ngoài của toàn đơn vị về toàn bộ các hoạt động quản trị như hoạch định chương trình, giải quyết các vấn đề kinh tế phát sinh . Vì vậy, sự hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng là vô cùng cần thiết để các bộ phận này thực hiện đúng vai trò của mình, trở thành công cụ đắc lực cho nhà quản trị.

Để giúp cho công tác quản lý NVL trong doanh nghiệp được tốt hơn, kế toàn NVL cần hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình:

- Tổ chức, đánh giá, phân loại phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng - giảm của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp và tính giá thành sản phẩm.

- Kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch thu mua, dự trữ bảo quản và tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh.

- Bên cạnh đó, các nhân viên kế toán cần thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm trước công việc, luôn phải đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán. Cung cấp số liệu, tài liệu cho công tác thống kê, thông tin kế toán, giúp kiểm tra, giám sát vi phạm chế độ kế toán, kỷ luật tài chính.

1.2 Tổ chức phân loại và đành giá NVL

1.2.1 Phân loại NVL.

Trong mỗi doanh nghiệp,do tính chất đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau. Mỗi loại, thứ khác nhau có nội dung kinh tế, công dụng, bảo quản và tính năng kỹ thuật khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng thứ loại NVL phục vụ cho kế toán quản trị, cần phải tiến hành phân loại NVL. Trong việc phân loại NVL có nhiều tiêu thức làm căn cứ cho việc phân loại.

* Phân loại NVL căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của NVL trong sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp về NVL được chia thành các loại sau:

- NVL chính: là đối tượng chủ yếu để tạo nên thực thể của sản phẩm. Do vậy, tuỳ thuộc từng doanh nghiệp khác nhau thì NVL chính cũng khác nhau như: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo máy, xây dựng cơ bản; bông vải trong các doanh nghiệp may. Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục đưa vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm, hàng hoá như: Sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được xem là NVL chính.

- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm có thể làm tăng chất lượng của sản phẩm hoặc NVL chính, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, chỉ may .

- Nhiên liệu: là những loại vật liệu trong quá trình sử dụng cung cấp năng lượng cho ta. Nhiên liệubao gồm các loại ở thể khí, lỏng, rắn như: hơi đốt, xăng dầu, than củi . dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm và quá trình thực hiện các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị.

- Phụ tùng thay thế: gồm các loại chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất và phương tiện vận tải.

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng trong xây dựng cơ bản như thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, các công cụ, vật kết cấu lắp đặt vào công trình

- Vật liệukhác (phế liệu): là những loại vật liệu chưa được sắp xếp vào các loại trên, thường là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và chế tạo sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình xây dựng.

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị và kế toán chi tiết NVL của từng doanh nghiệp mà trong từng loại trên được chia thành từng nhóm, từng thứ NVL một cách chi tiết hơn. Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL, là cơ sở để tổ chức hoạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp.