Luận Văn Hoạt động đàm phán và hợp đồng mua bán ngoại thương

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN VÀ HỢP ĐỒNG MUA BÁN NGOẠI THƯƠNG

I. Khái quát về hoạt động đàm phán
1. Khái niệm của hoạt động đàm phán
Đàm phán là quá trình thương lượng giữa các bên để giải quyết các xung đột và mâu thuẫn để đi tới thống nhất có lợi cho các bên.
2. Đặc điểm của hoạt động đàm phán
Mục tiêu của đàm phán trong mua bán ngoại thương rất đa dạng chúng ta cần phải nắm bắt được mục tiêu của đối tác để đảm bảo thành công trong quá trình đàm phán. Cụ thể chúng ta có thể cần nắm bắt về một số mục tiêu như : về hiệu quả, về tính an toàn, về thị trường, về thương nhân
Để đánh giá được một hoạt động đàm phán chúng ta cần phải xem xét nó một cách toàn diện theo những tiêu chuẩn, những khía cạnh sau :
+ Mức độ đạt được mục tiêu và chi phí trong đàm phán
+ Mối quan hệ giữa hai bên với đối tác
Đàm phán là sự kết hợp chặt chẽ giữa yếu tố khoa học và nghệ thuật
Đàm phán là sự theo đuổi mục tiêu có giới hạn
Đàm phán là quá trình không ngừng điều chỉnh mục tiêu, là sự thay thế chuyển hóa liên tục giữa mục tiêu này với mục tiêu khác giữa hai bên để cuối cùng đi tới một sự thống nhất.
Đàm phán là tiếp cận với một phong cách tập quán, một hệ thống luật pháp, tôn giáo khác nhau vì vậy sự am hiểu là rất cần thiết.
3. Các bước trong đàm phán
a. Chuẩn bị đàm phán : Bao gồm những công việc
- Chuẩn bị thông tin: trước khi đàm phán cần nắm được thông tin như
+ Thông tin về bản thân doanh nghiệp như : giá thành sản phẩm, khả năng cung cấp hàng hóa, khả năng tiêu thụ, tài chính
+ Thông tin về hàng hóa (số lượng, chất lượng .)
+ Thông tin về thị trường (giá cả, cung cầu, diễn biến .)
+ Thông tin về đối tác : tên gọi của đối tác, chức năng, thời gian thành lập, loại hình doanh nghiệp, thông tin về cá nhân đàm phán
- Chuẩn bị về chiến lược đàm phán: trước khi đàm phán ta cần xác định tư duy chủ đạo của mình là tư duy chiến lược hay tư duy ứng phó.
- Chuẩn bị về kế hoạch đàm phán: trong kế hoạch đàm phán phải chú ý đến các nội dung:
+ Mục tiêu: nên xác lập hệ thống các mục tiêu mà doanh nghiệp phải đạt được, những mục tiêu mà ta có thể hi sinh. Mỗi mục tiêu nên có một giới hạn để dễ dàng hơn trong quá trình đàm phán
+ Phải chú ý đến các biện pháp để thực hiện mục tiêu.
+ Chú ý đến vấn đề nhân sự trong đàm phán.
b. Đàm phán:
Nội dung của bước này tùy thuộc vào loại hình đàm phán. Trong qua trình đàm phán các bên luôn thực hiện những nguyên tắc sau:
+ Lễ phép, lịch sự
+ Hòa khí, thiện cảm
+ Không xa rời mục tiêu đã định
+ Luôn chủ động
c. Kết thúc đàm phán
Nếu thành công cần phải thể hiện thái độ sẽ thực hiện tố tất cả thõa thuận giữa 2 bên đồng thời cũng nhắc nhở đối phương về điều đó. Còn nếu thất bại cố gắng làm cho đối phương hiểu rằng điều đó không ảnh hưởng qua nhiều đến doanh nghiệp. Chúng ta sẽ sẵn sàng đàm phán lại nếu đối phương cũng có ý định đó. Cho dù như thế nào chúng ta cần phải lưu ý giữ được quan hệ giữa 2 bên, tạo được hình ảnh tốt cho đối tác, tạo cơ hội để làm ăn tiếp theo.
4. Các phương thức đàm phán chủ yếu
Trong mua bán ngoại thương việc đàm phán có thể được thực hiện theo 2 phương pháp là trực tiếp hoặc gián tiếp
a. Phương pháp gián tiếp: được thực hiện qua 2 công cụ là thư tín và điện thoại
* Qua thư tín: mọi việc từ từ trao đổi đền chấp nhận các điều kiện giao dịch đều được tiến hành thông qua thư từ, điện tín (telex, fax, internet .) Đây là phương thức phổ biến nhất trong giao dịch giữa những nhà xuất nhập khẩu để thành lập hợp đồng. Đặc biệt là đối với những cuộc tiếp xúc ban đầu. Và ngay khi 2 bên đã có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì mối quan hệ ấy cũng phải thông qua thư từ.
So vói gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín có nhiều ưu điểm hơn:
- Tiết kiệm được nhiều chi phí, dễ thực hiện
- Trong cùng một lúc có thể giao dịch được với nhiều khách hàng.
Tùy nhiên đó là đứng ở góc độ người viết thư còn theo góc độ nủa người nhận thư thì chính một số ưu điểm trên lại trở thành nhược điểm :
- Khó phán đoán ý đồ của đối phương qua lời lẽ trong thư nếu như học là người khéo léo, già dặn.
- Việc giao dịch qua thư đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi cho nên dễ bị bỏ lỡ cơ hội mua bán tốt. Và nếu thời gian để thư đến tược tay người nhận càng dài thì sẽ càng bất lợi. Chẳng hạn như 2 báo giá (hoặc 2 chấp nhận) với những điều khoản tương tự nhau cùng được gởi đến cho một thương nhân thì rất có thể mình sẽ không được chọn làm đối tác giao dịch nếu báo giá ấy của mình đén sau. Do vậy nếu vì một lý do khách quan nào đó mà thư của mình đến chậm hơp thư của người khác (có thể do khoảng cách địa lý xa hơn hoặc là do việc chuyển phát thư gặp phải trở ngại gì đó khiến thư từ chậm trê hay thất lạc .) thì khả năng tạo được một cơ hội mua bán tốt sẽ rất ít.
- Đôi khi giao dịch được với nhiều khách hàng cũng không hoàn toàn có lợi nhất là trong khi hỏi giá. Nếu người mua hỏi giá quá nhiều nơi sẽ gây nên trên thị trường ảo tưởng là nhu cầu quá căng thẳng. Và đó sẽ là điều không có lợi cho người mua
- Tuy vậy một số nhược điểm của giao dịch qua thư tín vẫn có thể khắc phục phần nào nếu như có thêm sự trợ giúp của một công cụ nữa đó là điện thoại.
* Qua điện thoại: việc trao đổi qua điện thoại nhanh chóng, giúp người giao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trương, đúng vào thời cơ cần thiết. Tuy nhiên phí điện thoại giữa các nước rất cao nên các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường phảo hạn chế về mặt thời gian, các bên không thể trình bày chi tiết. Mặt khác trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng không có gì làm bằng chứng cho những thõa thuận, quyết định trong trao đổi bởi vậy điện thoại chỉ được dùng trong những trường hợp thật cần thiết, thạt khẩn trương, sợ lỡ thời cơ, hoặc trong những trường hợp mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết
Khi phải sử dụng điện thoại cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác. Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thõa thuận.
Nói chung, giao dịch qua điện thoại và giao dịch qua thư tín là 2 phương pháp giao dịch bổ sung, hỗ trợ cho nhau
b. Phương pháp trực tiếp
- Theo phương pháp này thì hai bên mua bán sẽ gặp gỡ trực tiếp để trao đổi về mọi điều kiện giao dịch, về những vấn đề có liên quan đến việc ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng, bước đầu thành lập hợp đồng nếu như cùng đi đến ưng thuận.
- Phương pháp này thường được dùng khi 2 bên có nhiều điều kiện phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi đàm phán về những hợp đồng có giá trị lớn và các diều kiện giao dịch có tính chất phức tạp
- Việc thành lập hợp đồng qua gặp gỡ trực tiếp có những ưu điểm:
+ Đẩy nhanh được tốc độ giao dịch đàm phán (nhanh chóng biết được có thành lập được hợp đồng hay không vì gần như là ngay lập tức nhận được thông tin phản hồi từ phía bên kia). Và đôi khi là lối thoát cho những giao dịch đàm phán bằng thư đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả. Thành lập hợp đồng qua thư từ nhiều khi phải kéo dài tới vài tháng, trong khi đó qua đàm phán gặp gỡ trực tiếp chỉ tốn khoảng 2-3 ngày.
+ Thuận tiện trong việc giải thích cam kết các điều kiện giao dịch
+ Vì là trao đổi trực tiếp mặt đối mặt nên phương pháp này tiện cho việc tìm hiểu thành ý, thái độ của đối phương có thể căn cứ vào tình hình tiến triển để điều chỉnh kịp thời sách lược, tranh thủ đi đến mục đích dự định, do vậy:
+ Tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho hợp đồng
+ Thuận lợi cho việc thiết lập và duy trì quan hệ lâu dài với nhau
-Tuy nhiên cũng phải thấy rằng thành lập hợp đồng theo phương pháp này không phải đơn giản và không phải bất kỳ một thương nhân vào cũng có đủ khả năng để thực hiện, bởi:
+Nó đòi hỏi chi phí cao: mỗi lần gặp gỡ nhau thì chi phí bỏ ra cho việc đi lại, tiếp đón là rất tốn kém. Hơn nữa các bên giao dịch phải biết chấp nhận sự rủi ro là chịu thiệt toàn bộ các khoản chi phí đã bỏ ra trong trường hợp không đi đến kết quả gì
+ Phía thành lập tổ chức, đồng thời thiết kế hàng loạt các nhân tố : chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nhân sự, chi phí hoạt động cho tô chức đó và rõ ràng điều này sẽ đòi hỏi khá nhiều thời gian lẫn tiền của.
+ Đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên có trình độ, chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm bắt được ý đồ đối phương , nhanh chóng có biện pháp đối phó trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi. Bằng không chỉ cần sơ hở một chút để lộ ý định của mình cho đối phương biết được thì sẽ rất bất lợi. Ngoài ra, muốn đẩy nhanh tốc độ đàm phán thì ngoài yếu tố nắm vững nghiệp vụ, người tiến hành đàm phán còn cần phải biết ngôn ngữ dùng trong đàm phán để có thể chủ động và linh hoạt trong ứng xử.
+ Dù có thành lập được hợp đồng hay không thì trong đàm phán 2 bên cũng chỉ trao đổi và đi đến một quyết định nào đó trong khoảng thời gian ngắn vì vậy nhất thiết phải có sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng trước khi tiến hành đamg phán. Công việc chuẩn bị này cũng rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cuộc giáo dịch và đòi hỏi rất nhiều công sức bởi mỗi bên đàm phán không chỉ đề ra các điều kiện giao dịch định trao đổi mà còn phải dự đoán cho được ý định của khách hàng, dự kiến những yêu cầu hoặc những nhận xét mà khách hàng sẽ nêu ra đối với các điều kiện giao dịch, đồng thời phải đưa ra được cách giải quyết tất cả những vấn đề đó
II. Các hành vi giao dịch
1. Hỏi giá (Inquiry)