Báo Cáo Hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư tại phòng Hành chính – Tổng hợp Chi nhánh Ngân hà

Lời mở đầu


Ngày nay khi công nghệ thông tin đang trở thành ngành có vai trò quan trọng nhất trong tất cả những ngành công nghệ hiện đại (công nghệ thông tin, công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ năng lượng, công nghệ vũ trụ và công nghệ đại dương) thì Quản trị văn phòng ngày càng khẳng định được vai trò, nhiệm vụ của mình. Theo đối tượng nghiên cứu thì Quản trị văn phòng có chức năng định hướng, chức năng tổ chức, chức năng duy trì hoạt động, chức năng kiểm soát, chức năng đánh giá. Theo khái niệm về công tác văn phòng, chức năng của văn phòng gồm có tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Rõ ràng, Quản trị văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc thu thập, phân tích, tổng hợp, quản lý, sử dụng và lưu chuyển thông tin theo hướng hiện đại hoá. Đó chính là cơ sở để nhà quản trị định hướng và quản lý điều hành đơn vị, giúp họ chiến thắng trong cạnh tranh.
Với những cách tiếp nhận khác nhau, khái niệm Quản trị văn phòng theo chức năng là khái quát nhất, khái niệm văn phòng được hiểu khái quát như sau:
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.
Nhận thức được vai trò to lớn đó của văn phòng, các nhà quản trị hiện đã quan tâm xây dựng củng cố văn phòng trong đơn vị mình theo hướng hiện đại hóa. Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp, thực tế trong xã hội tồn tại tất yếu ngành văn phòng.
Trong xu thế phát triển của nền kinh tế thị trường, nhất là trong giai đoạn Việt Nam vừa mới gia nhập WTO, tình hình kinh tế Việt Nam có nhiều biến động ảnh hưởng đến đời sống xã hội, đặc biệt là giáo dục Việt Nam bởi từ trước đến nay, nền giáo dục Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn, trong đó việc áp dụng kiến thức với thực tiễn là vấn đề đáng quan tâm do chưa đủ cơ sở vật chất, trình độ chưa cao . Bởi vậy, khi Việt Nam gia nhập WTO, gánh nặng càng đè lên vai ngành giáo dục. Và Ngành Quản trị văn phòng cũng là một ngành được quan tâm, chú ý bởi lúc này, hoạt động của các cơ quan, đơn vị đang dần thay đổi, các doanh nghiệp Nhà nước có xu hướng cổ phần hóa, thậm chí giải thể những cơ quan hoạt động không đạt hiệu quả và không cần thiết.
Để giúp các sinh viên ngành Quản trị Văn phòng không khỏi bỡ ngỡ khi bắt tay vào công tác, trong quá trình học tập tại trường Đại học Dân lập Phương Đông, các giảng viên trong trường luôn cung cấp những kiến thức bổ ích, những bài học giúp sinh viên có thể hiểu và nắm bắt kịp với thời đại. Đặc biệt trường còn tổ chức cho các sinh viên có thời gian thực tập trước khi ra trường.
Chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh là một đơn vị trực thuộc Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam, là một đơn vị có sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước đang trong thời kỳ chuẩn bị cổ phần hóa, vì thế, trong giai đoạn thực tập của mình, em đã lựa chọn Phòng Tổ chức - Hành chính Chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh để thực hành những kiến thức đã học tại trường và học hỏi thêm những kinh nghiệm từ sự thành công của Chi nhánh.
Trong quá trình thực tập tại phòng Hành chính – Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh, với những kiến thức đã học được tại trường Đại học Dân lập Phương Đông và dưới sự chỉ bảo tận tình, chu đáo của các cô chú, các anh chị tại phòng, em đã tiếp thu được những kiến thức bổ ích, đồng thời, trong quá trình nghiên cứu tại phòng Hành chính – Tổng hợp, em đặc biệt quan tâm đến công tác văn thư của chi nhánh. Vì thế, em đã lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư tại phòng Hành chính – Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh” để viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.
Để nghiên cứu được những đối tượng đa dạng, có tính chất vận động thường xuyên, không ổn định trong công tác văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh em đã sử dụng tổng hợp các phương pháp trong khoa học Quản trị văn phòng, đó là: Phương pháp duy vật biện chứng và lịch sử; Phương pháp tư duy và phương pháp kỹ thuật.
Ngoài lời mở đầu kết luận và phụ lục thì nội dung chuyên đề của em gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại phòng Tổ chức – Hành chính Chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh
Chương 3: Một số nhận xét và đè nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại phòng Tổ chức – Hành chính Chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh


MỤC LỤC


LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 4
1.1. Khái niệm công tác văn thư 4
1.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 4
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư 5
1.4. Nội dung công tác văn thư 7
1.4.1. Nhóm công việc thứ nhất: Xây dựng văn bản 7
1.4.2. Nhóm công việc thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản 8
1.4.3. Nhóm công việc thứ ba: Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 16
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN BẮC NINH 18
2.1. Khái quát chung về chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh 18
2.1.1. Sự hình thành và phát triển của chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh 18
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh 19
2.1.3. Tổ chức bộ máy của chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển
Bắc Ninh 21
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại phòng tổ chức - hành chính chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh 22
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng tổ chức - hành chính 22
2.2.2. Cơ cấu tổ chức phòng tổ chức - hành chính 24
2.2.3. Thực trạng công tác văn thư tại phòng hành chính - tổng hợp chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh 28


CHƯƠNG 3. MỘT SỐ NHÂN XÉT VÀ ĐỀ NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP CHI NHÁNH NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN BẮC NINH 33
3.1. Đánh giá, nhận xét 33
3.1.1. Đánh giá 33
3.1.2. Nhận xét 34
3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn thư trong phòng tổ chức - hành chính chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Bắc Ninh 36
KẾT LUẬN 38
TÀI LIỆU THAM KHẢO 40