Luận Văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Côn

Khóa luận tốt nghiệp năm 2011
Đề tài: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Quyết định
Lời cám ơn .
Nhận xét của công ty thực tập .
Mục lục
Danh mục sơ đồ
Danh mục bảng biểu .
Danh mục chữ viết tắt .
LỜI NÓI ĐẦU .
Chương 1 .1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN
MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN .
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2
1.1.1.Sự cần thiết của HT KSNB đối với một Công ty .2
1.1.2.Khái niệm .2
1.1.3.Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB 4
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát 6
1.1.3.2. Đánh giá rủi ro 7
1.1.3.3. Các hoạt động kiểm soát .8
1.1.3.4. Thông tin và truyền thông . 11
1.1.3.5. Giám sát 12
1.1.4. Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB . 13
1.1.5. Hoàn thiện cơ cấu kiểm soát nội bộ trong tổ chức 13
1.1.6. Cách thức tìm hiểu hệ thống KSNB . 15
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG
TIỀN VÀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG CÔNG TY 17
1.2.1. KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền 17
1.2.1.1.Yêu cầu của KSNB 17
1.2.1.2. Các nguyên tắc của KSNB 17
1.2.1.3. KSNB đối với tiền thu tiền . 18
1.2.1.4. KSNB đối với chi tiền . 18
1.2.2. KSNB đối với các khoản thanh toán 18
1.2.2.1. KSNB đối với phải thu khách hàng . 19
1.2.2.2. KSNB đối với nợ phải trả 20
Chương 2 . 21
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU
TƯ KHÁNH HÒA 22
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 22
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ . 23
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty . 25
2.1.3.1. Cơ cấu quản lý 25
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ 25
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của công ty 27
2.1.4.1. Các nhân tố bên trong . 27
2.1.4.2. Các nhân tố bên ngoài . 28
2.1.5. Đánh giá khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công Ty TNHH MTV
Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa trong thời gian qua 29
2.1.6. Phương hướng phát triển của công ty . 31
2.2. KHÁI QUÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH
MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA . 32
2.2.1. Cơ cấu tổ chức . 32
2.2.2. Hệ thống chính sách quy định 32
2.2.3. Sự kiểm soát của Công Ty đối với các đơn vị trực thuộc 33
2.2.4. Nguyên tắc phân quyền, ủy quyền . 33
2.2.5. Kiểm tra độc lập 34
2.2.6. Phân tích rà soát . 34
2.2.7. Hệ thống thông tin kế toán . 35
2.2.7.1. Chính sách kế toán 35
2.2.7.2. Tổ chức công táckế toán tại công ty . 36
2.8. Đánh giá hệ thống KSNB . 42
2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TNHH MTV
THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA 43
2.3.1. KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty 43
2.3.1.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán vốn bằng tiền 43
2.3.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán vốn bằng tiền 46
2.3.1.3. Xử lý nghiệp vụ trong chu trình 55
2.3.1.4. Sổ sách, chứng từ minh họa 60
2.3.1.5. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền . 61
2.3.2. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản thanh toán 67
2.3.2.1. Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu . 67
2.3.2.2.Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản phải trả 77
2.4. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG
VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC
KHOẢN THANH TOÁN NÓI RIÊNG TẠI CÔNG TY 88
2.4.1. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty . 88
2.4.2. Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và
các khoản thanh toán 93
Chương 3: . 96
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN
TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA
3.1. KIẾN NGHỊ 1: TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHẶT CHẼ CÁC KHOẢN THU CHI
TẠI CÔNG TY . 97
3.2. KIẾN NGHỊ 2: TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC THU HỒI NỢ VÀ NÂNG CAO
KHẢ NĂNG THANH TOÁN . 101
3.3. KIẾN NGHỊ 3: TỔ CHỨC BỘ PHẬN KIỂM SOÁT NHẬN HÀNG RIÊNG
103
3.4. KIẾN NGHỊ 4: CÔNG TY NÊN MỞ THÊM CÁC SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT
104
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty . 25
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán . 37
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kế toán máy 40
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng tiền mặt tại quỹ . 47
Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từkế toán giảm tiền mặt tại quỹ 49
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng tiền gửi ngân hàng 51
Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán giảm tiền gửi ngân hàng . 54
Sơ đồ 2.8: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng các khoản phải thu do bán
chịu hàng hóa 69
Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng các khoản phải trả do mua
chịu hàng hóa 79
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Bảng các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ .5
Bảng 2.1: Bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm
2009, 2010 . 29
Bảng 2.2: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với tiền 61
Bảng 2.3: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với tiền 64
Bảng 2.4: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu . 71
Bảng 2.5: Bảngđánh giá kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu . 74
Bảng 2.6: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với mua hàng –trả tiền 81
Bảng 2.7: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với mua hàng –trả tiền 84
Bảng 2.8: Bảng đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 89
Bảng 3.1: Bảng hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với tiền 99
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
-KSNB : Kiểm soát nội bộ
-TNHH MTV: Trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
-TNHH TM & ĐT: Trách nhiệm hữu hạn Thương Mại và Đầu Tư.
-BCH TW : Ban chấp hành Trung Ương.
-SXKD : Sản xuất kinh doanh
-BH : Bảo hiểm
-BHXH : Bảo hiểm xã hội
-BHYT : Bảo hiểm y tế
-BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp
-TSCĐ :Tài sản cố định.
-BP :Bộ phận
-KTT : Kế toán trưởng
-CT : Chứng từ.
-BCLQ : Báocáo liên quan.
-GBC : Giấy báo có.
-GBN : Giấy báo nợ.
-UNT : Ủy nhiệm thu.
-UNC : Ủy nhiệm chi
-SNKC : Sổ nhật ký chung
-TNDN : Thu nhập doanh nghiệp.
-KH : Khách hàng.
-NCC : Nhà cung cấp.
-BB : Biên bản.
-PĐX : Phiếu đề xuất
-HĐ : Hóa đơn.
-HĐGTGT : Hóa đơn giá trị gia tăng
LỜI NÓI ĐẦU
1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI:
Cùng với tiến trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của đất nước, các doanh
nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn
diện, từng bước vươn lên khẳng định vai trò chủ đạo trong nền kinh tế.
Nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, thể chế pháp lý dần đi vào ổn định
nhưng môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp càng ngày càng trở nên gay
gắt. Các doanh nghiệp không những phải đương đầu với các doanh nghiệp trong
nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Thể chế càng thông
thoáng thì sự cạnh tranh này càng khó khăn, bởi các doanh nghiệp nước ngoài đã đi
trước ta cả về công nghệ, trình độ quản lý và tiềm lực kinh tế. Nhiều biện pháp nâng
cao khả năng cạnh tranh của doanhnghiệp được đặt ra trong đó việc “ nâng cao nội
lực, tăng sức cạnh tranh” rất được quan tâm. Theo đó, việc xây dựng được một hệ
thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong việc phát huy nội lực,
hạn chế rủi ro trong một công ty.
 Vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ là gì ?
 Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế?
 Và nó được thiết lập như thế nào ?
Để làm rõ những câu hỏi trên trong đợt thực hiện đồ án tốt nghiệp được sự
chấp thuận của ban chủ nhiệm khoa kế toán –tài chính và ban lãnh đạo công ty
TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa em đã thực hiện đề tài : “ Hoàn
thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mụcvốn bằng tiền và các khoản
thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa”
2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU:
 Tìm hiểu thực trạng về hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của
Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa.
 Đề xuất những kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của
công ty.
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU:
Đối tượng đề tài nghiên cứu chính là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa. Cụ thể, đề tài nghiên cứu về
kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công
ty.
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:
Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
-Phương pháp quan sát
-Phương pháp phân tích.
-Phương pháp phỏng vấn.
Bên cạnh đó sử dụng công cụ để thu thập thông tin:
-Bảng câu hỏi.
Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đồ án gồm 3 chương:
-Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục
vốn bằng tiền và các khoản thanh toán.
-Chương 2: Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn
bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư
Khánh Hòa.
-Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện Hệ thống kiếm soát nội bộ đối
với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV
Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa.
6. NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI:
Đề tài: “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng
tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư
Khánh Hòa” đã có những đóng góp sau đây:
-Tổng kết được cơ sở lí luận về hệ thống kiểm soát nội bộ.
-Nghiên cứu khái quát về cơ cấu tổ chức nhân sự, tổ chức kế toán, tổ chức
chứng từ, tổ chức tài khoản và tổ chức sổ sách kế toán của Công ty.
-Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc xử lý phần hành kế
toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty.
-Đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soátnội bộ tại
công ty
-Đưa ra các kiến nghị giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung đề tài
chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của thầy cô và các bạn để bài luận văn này được hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin chân thành cám ơn đến các thầy cô trong Khoa Kế Toán –Tài
Chính, cô Nguyễn Ngọc Chi –Kế toán trưởng Công ty TNHH MTV Thương Mại
và Đầu Tư Khánh Hòa người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành tốt khóa luận,
cùng toàn thể các anh chị trong phòng tài chính Công Ty TNHH MTV Thương Mại
và Đầu Tư Khánh Hòa –những người đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập.
1
CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN
VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN.
2
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
1.1.1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với một công ty.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung -quyền
lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành.
Làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những
điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm
sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc
cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin
tưởng cảm tính? .Từ những vấn đề rất thiết thực này mà khái niệm “ HỆ
THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ “ ra đời.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích
như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các
rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm .). Bảo vệ tài
sản khỏi bị hư hỏng, mấtmát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính
chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân
thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạtđộngcủa tổ chức chức cũng như các quy định
của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực
và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng
lòng tin đối với họ .
Vậy Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là gi?
Nó có tác dụng thế nào trong công tác quản lý và kế toán tại một doanh
nghiệp?
1.1.2. Khái niệm:
Năm 1992, tổ chức COSO ( Committee ofSonsoring Organization) là một Ủy
ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đã
đưa ra định nghĩa thiết thực nhất cho đến nay vẫn được nhiều người chấp nhận.
Theo đó: