Báo Cáo Hoàn thiện công tác văn thư và lưu trữ Văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng Mai

LỜI MỞ ĐẦU


Đảng và Nhà nước ta đang tích cực thực hiện chủ trương cải cách nền hành chính quốc gia theo tinh thần Nghị quyết đại hội Đảng Cộng Sản Việt Nam khoá VIII. Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí quan trọng trong cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước của Đảng và nhân dân ta. Công tác văn thư, lưu trữ đóng góp tích cực trong việc thực hiện chủ trương đó. Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu được ở bất kỳ cơ quan nào và công việc này phần lớn được thực hiện bởi hoạt động văn phòng. Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả trong công tác lãnh đạo.
Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí quan trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Đất nước của Đảng và nhân dân ta. Tuy nhiên, ở một số cơ quan, tổ chức còn nhận thức chưa thực sự đúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ chưa quan tâm đúng mức việc chăm lo, xây dựng tổ chức, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, bên cạnh đó còn nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng do còn lúng túng, thiếu khoa học trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chính mình.
Từ những vấn đề trên, nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ giúp cho mỗi học viên chúng ta hiểu thêm về những cơ sở lý luận cơ bản và kỹ năng thực tế khi tiến hành nghiệp vụ hành chính.
Là học viên Đại học Hành chính KH9-HCH2, với sự giới thiệu của Học viện và được sự đồng ý của Văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng Mai tiếp nhận về thực tập tại đơn vị, trong thời gian thực tập từ những kiến thức đã học với sự hiểu biết của bản thân cùng sự giúp đỡ của cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND- UBND quận Hoàng Mai em đã nghiên cứu, tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ:
“Hoàn thiện công tác văn thư và lưu trữ Văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng Mai”

MỤC LỤC




LỜI CẢM ƠN 3
PHẦN I : PHẦN MỞ ĐẦU 4
LỜI MỞ ĐẦU 4
1.1. Mục đích thực tập. 5
1.2. Nội dung thực tập. 5
1.3. Thời gian địa điểm thực tập. 6
1.4. Báo cáo quá trình thực tập 7
1.5. Những công việc đã làm trong quá trình thực tập tại phòng Văn Thư Lưu Trữ quận Hoàng Mai , thành phố Hà Nội. 7
PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG 8
Chương I : Tổng quan về UBND Hoàng Mai thành phố Hà Nội. 8
1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của UBND quận Hoàng Mai thành phố Hà Nội 8
1.2. Tổ chức bộ máy hành chính của UBND quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội. 10
1.2.1. Lãnh đạo UBND quận Hoàng Mai: 10
1.2.2. Uỷ viên UBND quận: 11
1.2.3. Hệ thống tổ chức của UBND quận Hoàng Mai 11
1.3. Văn phòng HĐND-UBND quận: 12
1.3.1. Vị trí, chức năng: 12
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 12
1.3.3. Cơ cấu tổ chức về nhân sự 15
1.3.3.1. Văn phòng HĐND- UBND quận: 15
1.3.3.2. Biên chế: Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND do UBND quận quyết định trong tổng biên chế hành chính quận. 16
Chương II : Thực Trạng công tác Văn thư lưu trữ tại UBND quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội. 17
2.1. Những quy định thực hiện công tác lưu trữ tại phòng văn thư lưu trữ. 17
2.1.1. Công tác lưu trữ. 17
2.1.1.1. Khái niệm: 17
2.1.1.2. Vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư: 18
2.1.2. Cơ chế hoạt động của công tác Lưu trữ tại phòng Văn thư lưu trữ. 18
2.1.2.1.Văn bản đến: 18
2.1.2.2. Văn bản đi: 19
2.1.2.3. Văn bản mật 20
2.1.2.4. Quy trình tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 21
2.2.Công tác quản lý văn bản. 22
2.2.1. Quản lý văn bản đến 22
2.2.2. Quản lý văn bản đi 26
2.2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu: 29
2.3. Bộ phận Văn thư lưu trữ tại ubnd quận Hoàng Mai. 29
2.3.2. Nơi làm việc và trang thiết bị tại phòng Văn thư lưu trữ. 30
2.3.3. Số lượng cán bộ công chức tại phòng Văn thư lưu trữ. 30
2.4 Thống kê tài liệu lưu trữ. 31
2.5 Nhận xét hoạt động tại phòng văn thư lưu trữ UBND quận Hoàng Mai. 32
2.5.1. Những kết quả đạt được. 32
2.5.2. Hạn chế 33
2.5.2.1 Nhân sự: 33
2.5.2.2 Pháp luật: 34
2.5.2.3 Cơ sở vật chất: 34
2.5.3 Nguyên nhân. 34
2.5.3.1.Nguyên nhân khách quan. 34
2.5.3.2 Nguyên nhân chủ quan. 35
Chương III : Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện công tác văn thư taị UBND quận Hoàng Mai thành phố Hà Nội. 35
3.1. Một số giải pháp 36
3.1.1 Hoàn thiện, sửa đổi bổ sung văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ. 36
3.1.2 Hoàn thiện và kiện toàn tổ chức làm công tác văn thư, tổ chức bố trí hợp 36
3.1.3 Áp dụng các phương tiện khoa học kỹ thuật theo hướng hiện đại hoá công tác văn thư. 37
3.2. Một số kiến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện công tác Văn thư lưu trữ tại UBND quận Hoàng Mai thành phố Hà nội. 38
KẾT LUẬN 40